כיצד להוציא, להכניס או לבטל שינויים בקבצים בספריית SharePoint.
האם הקבצים שלי נשמרים באופן אוטומטי כאשר אני מכניס אותם?
לא, הוצאת קובץ משנה רק את מצב הקובץ כדי לאפשר רק לך לערוך את הקובץ.
אם תוציא קובץ ולא תשמור אותו בחזרה, השינויים שלך לא יישמרו. אם ברצונך לשמור את השינויים, שמור תמיד את הקובץ.
אופן שמירת הקובץ תלוי בעורך או בכלי שבו אתה משתמש. אם אתה עורך קובץ טקסט באופן מקוון, עליך ללחוץ באופן מפורש על 'שמור'. עם זאת, אם אתה עורך ביישום Microsoft 365, כגון ב- Word או Excel, באפשרותך לסגור את המסמך והוא יישמר באופן אוטומטי.
אם תוציא קובץ, תשמור אותו ולאחר מכן תבטל את ההוצאה, השינויים שלך לא יישמרו בחזרה בספריה.
מדוע ניתן לערוך קובץ מבלי להוציא אותו?
כברירת מחדל, כל אדם בעל הרשאת עריכה בספריית מסמכים יכול לשנות קובץ. עם זאת, באפשרותך להגדיר את הספריה כך שתדרוש ממישהו לבדוק תחילה את הקובץ לפני שינוי הקובץ.
עליך להיות הבעלים של ספריית המסמכים או מנהל האתר או בעל הרשאות דומות לביצוע הגדרה זו.
פתח את הספריה שברצונך לדרוש הוצאת קבצים.
ב- SharePoint, לחץ על 'הגדרות'
ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות ספריה'.
ב- SharePoint 2016, בחר 'דף' ולאחר מכן בחר 'הגדרות ספריה'.
בדף הגדרות, בחר הגדרות ניהול גירסאות.
בדף ' הגדרות ניהול גירסאות ', גלול למטה ובחר 'כן ' עבור דרוש הוצאת מסמכים לפני שניתן יהיה לערוך אותם.
כיצד ניתן לבצע הוצאה של קבצים בספריה שלי?
כברירת מחדל, ספריית מסמכים מאפשרת לחברים בעלי הרשאת עריכה לשנות ולערוך קבצים מבלי להוציא אותם. כדי למנוע זאת, הפעל את הוצאת הקבצים הנדרשת בספריה. עליך להיות הבעלים של ספריית המסמכים או מנהל האתר או בעל הרשאות דומות לביצוע הגדרה זו.
פתח את הספריה שברצונך לדרוש הוצאת קבצים.
ב- SharePoint, לחץ על 'הגדרות'
ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות ספריה'.
ב- SharePoint 2016, בחר 'דף' ולאחר מכן בחר 'הגדרות ספריה'.
בדף הגדרות, בחר הגדרות ניהול גירסאות.
בדף ' הגדרות ניהול גירסאות ', גלול למטה ובחר 'כן ' עבור דרוש הוצאת מסמכים לפני שניתן יהיה לערוך אותם.
כיצד לראות למי הוצאו קבצים?
דרך מהירה לראות למי הוצא עמודה היא לרחף מעל סמל ' הוצא'
כדי לראות עצה המציינת מי הוציא את הקובץ.
באפשרותך גם להוסיף את העמודה 'הוצא על-ידי ' לתצוגת ברירת המחדל של הספריה. באופן זה, כולם יכולים לראות בקלות מי הוציא את המסמך. כדי ללמוד כיצד להוסיף עמודת 'הוצא על-ידי ' ב- SharePoint, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה.
מידע נוסף
- עבור SharePoint 2016, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.
- עבור SharePoint, ראה יצירת תצוגה מותאמת אישית של ספריית מסמכים.
כיצד ניתן לבצע ניהול גירסאות לזמין?
ניהול גירסאות הוא דרך ליצור היסטוריה של שינויים במסמך הדורש מחזור פרסום מבוקר של גירסאות ראשיות או של גירסאות ראשיות ומשניות.
הפעל ניהול גירסאות
כדי ללמוד כיצד להפעיל ניהול גירסאות, ראה הפעלה וקביעת תצורה של ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה.
מהי הדרך הטובה ביותר להעלות קבצים?
שימוש בגרירה ושחרור
הדרך הנפוצה ביותר להעלות קבצים היא על-ידי גרירתם מתיקיה במחשב או ברשת לספריית המסמכים. תחילה, פתח את הספריה באתר שלך. לאחר מכן אתר במחשב את המסמכים שברצונך להעלות, בחר אותם וגרור אותם אל המקום בספריה שבו כתוב גרור קבצים לכאן.
אם אינך רואה את האפשרות לגרור ולשחרר קבצים, התקן את הגירסה העדכנית ביותר של תוכנת הדפדפן שלך או את Microsoft 365. תכונה זו דורשת מינימום של Office 2016 או את הגירסה העדכנית ביותר של Microsoft Edge, Firefox או Chrome.
שימוש בפקודה 'פתח באמצעות הסייר' ב- SharePoint 2016
פקודה זו פותחת את סייר הקבצים במחשב שלך, אבל מציגה את מבנה התיקיות במחשב השרת הבסיסי של האתר. לפעמים עליך להעתיק או להעביר מסמכים רבים מספריה אחת לאחרת.
הערה
פתח באמצעות Explorer ב- SharePoint 2016, או הצג ב- סייר הקבצים עם SharePoint פועלים רק ב- Internet Explorer 11. הוא אינו נתמך על-ידי Microsoft Edge, Google Chrome או Mozilla FireFox.
לדוגמה, אולי תרצה להעביר את כל המסמכים שנוצרו לפני יותר משנה בספריה אחת לספריה אחרת כדי לאחסן את המידע בארכיון. אולי גם תרצה להעתיק מסמכים מספריה שנמצאת בבעלותך מאתר אחד לספריה אחרת באתר משנה, כאשר אתה מחליף קבוצות עבודה.
ניתן גם לערוך שינויים בקבצים בתיקיה, כגון להעתיק אותם, לשנות את שמם, למחוק אותם וכן הלאה.
שימוש בפקודה 'העלה' ב- SharePoint 2016
בספריית המסמכים שלך, בחר 'העלה' ולאחר מכן בחר 'בחר Files', ונווט אל העלאת קבצים בודדים.
היתרון בגישה זו הוא שהיא פועלת בכל דפדפן ובכל גירסת דפדפן שברשותך כעת.
עצות קשורות לגבי הוצאה, הכנסה וגירסאות
בכל שיטת העלאה, זכור את העובדות הבאות לגבי הוצאה, הכנסה וגירסאות של קבצים כשאפשרויות אלה זמינות:
- אם אתה מעלה קובץ לספריה הדורשת הוצאה של קבצים, המערכת מוציאה תחילה את הקובץ אליך. עדיין תצטרך להכניס את הקובץ כדי שאנשים אחרים יוכלו להציג ולערוך אותו.
- אם הספריה מוגדרת למעקב אחר גירסאות קבצים, צורת העבודה האופיינית היא להוסיף את הקובץ שהועלה כגירסה חדשה, שתהפוך לחלק מהיסטוריית הגירסאות של הקובץ.
- אם הספריה דורשת ממך להוסיף ערכים לאחת או יותר מהעמודות בספריה, כמו שם מחלקה או מספר פרוייקט, עדיין תצטרך לערוך את הערכים ולהכניס את המסמך לפי שפעולת העלאת הקובץ מסתיימת.
מידע נוסף
- עבור SharePoint 2016, ראה העלאת קבצים ותיקיות לספריה.
- עבור SharePoint ו- Microsoft 365, ראה העלאה, הצגה והסרה של קבצי פרוייקט או מסמכי פרוייקט.
- לקבלת מידע נוסף אודות מסמכים, ראה וידאו: הוספת מסמכים לספריה.
כיצד ניתן להוסיף מסמך חדש כגירסה של מסמך קיים?
ניתן לקבל מסמך חדש להוספה כגירסה חדשה על-ידי הוצאת המסמך היוצא והחלפת כל התוכן בגירסה החדשה. לאחר שינוי הגירסה שהוצאה, הכנס אותה שוב. SharePoint ייצור עותק חדש תוך שמירה על גירסאות קודמות (בתנאי שתצורתן נקבעה לכך). לקבלת מידע נוסף על ניהול גירסאות, ראה כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימות ובספריות.
האם ניתן לקבל תזכורת על כך שמסמך נמצא במצב הוצאה לאחר פרק זמן מסוים?
לא, למרבה הצער, מסביבת SharePoint אין דרך להגדיר תזכורת או לקבל את התאריך שבו מסמך הוצא. ישנם ממשקי תכנות יישומים (API) שיאפשרו זאת, אך הם דורשים כתיבת תוכנית מותאמת אישית. פנה למנהל המערכת או למעצב האתר.
כדי לעקוף את הבעיה, שים לב לסמל ' הוצא' , או הוסף עמודת 'הוצא על-ידי ' לספריה. כדי ללמוד כיצד להוסיף עמודת 'הוצא על-ידי ' ב- SharePoint, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה.
למה משתמשים אחרים לא רואים את הקובץ שהעליתי עכשיו?
אם אתה מעלה קבצים לספריה המחייבת הוצאה של קבצים, המערכת מוציאה תחילה את הקבצים אליך. תוכל לראות את הקבצים, אבל משתמשים אחרים לא יראו אותם וזו נקודה שקל להחמיץ. כדי שמשתמשים אחרים יוכלו להציג או לערוך את הקבצים, הקפד למלא את המאפיינים הנדרשים ולאחר מכן הכנס את הקבצים.
מידע נוסף
- לקבלת פרטים נוספים על הכנסה והוצאה של קבצים ב- SharePoint, ראה הוצאה או הכנסה של קבצים בספריית מסמכים.
- לקבלת פרטים נוספים על הכנסה והוצאה של קבצים ב- SharePoint 2016, ראה הוצאה, הכנסה או ביטול שינויים בקבצים בספריית SharePoint.
- להעלאת קבצים ל- SharePoint 2016, ראה העלאת קבצים ותיקיות לספריה.
- להעלאת קבצים ל- SharePoint, ראה העלאה, הצגה והסרה של קבצי פרוייקט או מסמכי פרוייקט.
לחצתי על קישור למסמך בדואר אלקטרוני, אבל הוא נפתח לקריאה בלבד – למה?
אם מישהו שולח לך קישור לקובץ SharePoint ואתה בוחר אותו, הקפד תמיד לקרוא את פס הכותרת כדי לראות אם מופיע הכיתוב 'לקריאה בלבד ' לפני שתתחיל לערוך. אם הכיתוב מופיע והספריה דורשת הוצאת קבצים, תצטרך להוציא את הקובץ. תוכל תמיד לנווט לספריה על-ידי בדיקת כתובת ה- URL לאיתור הספריה.
אך אם הקובץ הוא מסמך Office, כגון Word, Excel או PowerPoint, זה קל בהרבה. ראשית, העבר את המסמך למצב עריכה, בחר את הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן אתר את לחצן 'ניהול גרסאות ', שבו תוכל להשתמש כדי להוציא את הקובץ.
אבל שים לב שייתכן גם שהקובץ כבר נמצא במצב הוצאה אצל מישהו, ובמקרה זה הפקודה ' הוצא ' לא תהיה זמינה.
כדאי להשתמש בתיקיית הטיוטות המקומית שלי?
כמה פעמים ראית את זה?
תכונת הטיוטות המקומיות קיימת כבר בכמה גירסאות. באמצעות האפשרות השתמש בתיקיית הטיוטות המקומית שלי, ניתן להעביר את הקובץ למצב לא מקוון ולמצוא אותו בקלות במחשב, אם תצטרך לפתוח אותו בהמשך בזמן שאינך מחובר לרשת. כברירת מחדל, התיקיה נקראת 'טיוטות SharePoint' והיא נמצאת בתיקיה 'מסמכים' או ' המסמכים שלי '. דרך אגב, תיבת דו-שיח זו לא תוצג אם תבחר שני קבצים או יותר להוצאה.
אבל הזמנים השתנו. אם ברצונך לעבוד עם קבצים במצב לא מקוון, מומלץ להשתמש ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר, המאפשר להעביר בקלי קלות כל ספריית מסמכים למצב לא מקוון ולסנכרן שינויים באופן אוטומטי.
מידע נוסף
- סנכרן את OneDrive או ספריות אחרות של SharePoint עם המחשב שלך באמצעות OneDrive.
- הורד את לקוח הסינכרון של סינכרון OneDrive ללא תשלום.
כיצד ניתן לבצע הכנסת קבצים בין תיקיות?
בספריות המאורגנות בתיקיות, יש לעתים קרובות תצוגת ברירת מחדל המציגה את כל התיקיות. אם ברצונך להכניס קבצים רבים לתיקיות רבות, צור תצוגה חדשה ש"משטיחה" את הספריה כך שתוכל לראות את כל הקבצים בתצוגה אחת בלי תיקיות. לשם כך, בחר הצג את כל הפריטים ללא התיקיות תחת תיקיות בדף 'עריכת תצוגה'. במקביל, תוכל להגדיל את מגבלת הקבצים כדי לראות את כל הקבצים בבת אחת על-ידי הגדלת מספר הפריטים שיוצגו תחת מגבלת פריטים. כך יהיה קל יותר לבחור בפעולה אחת את כל הקבצים שאתה מעוניין להכניס.
מידע נוסף
- עבור SharePoint 2016, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.
- עבור SharePoint, ראה יצירת תצוגה מותאמת אישית של ספריית מסמכים.
מדוע איני רואה סמל 'הוצא' בתיקיית OneDrive המקומית שלי לעבודה או לבית הספר?
אם סינכרנת ספריה עם OneDrive לעבודה או לבית הספר, עדיין תוכל להוציא קבצים בדפדפן. ניתן לראות את סמל 'הוצא' בדפדפן כדי לציין שהקובץ הוצא. עם זאת, אין סמל הוצאה בקובץ בתיקיה המקומית במכשיר שלך מכיוון שלתיקיה המקומית אין מידע על מצב ההוצאה/הכנסה של הקובץ ב- SharePoint.
עם זאת, תוכל לבצע את הפעולות הבאות בתיקיה המקומית שלך:
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הקובץ.
- בחר הצג באופן מקוון או בחר OneDrive לעבודה או לבית הספר ולאחר מכן בחר עבור אל דפדפן.
כעת ניתן לראות במהירות את ספריית SharePoint ואת מצב ההוצאה/הכנסה של כל קובץ בספריה.
מישהו הוציא קובץ ויצא לחופשה. מה השלב הבא?
אין צורך לחכות עד שהוא יחזור לעבודה.
מנהל אתר או מנהל ספריה יכול להשתמש בהרשאה עקיפת הוצאת קבצים המאפשרת להכניס מסמך או לבטל הוצאה של מסמך שביצע משתמש אחר. אבל עליך להיות מודע להשלכות של פעולה זו. ייתכן שהעמית שנמצא בחופשה רוצה להוסיף את העותק המקומי עם השינויים בחזרה למסמך בספריה, ויש צורך להתאים בין שתי הגירסאות באופן ידני או באמצעות כלי השוואה, כמו אלה הכלולים ב- Word וב- Excel.
מידע נוסף
- הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint.
- השווה בין שתי גירסאות של חוברת עבודה באמצעות השוואת גליונות אלקטרוניים.
- שילוב תיקונים של מסמך.
האם כדאי לי להפוך הוצאה והכנסה של קבצים לזמינות?
במילים פשוטות, הוצאה והכנסה של קבצים היא דרך לנעול קובץ לעריכה בלעדית ולאחר מכן לשחרר את הנעילה לטובת אחרים. כדאי להביא בחשבון את סגנון שיתוף הפעולה שלך בעת יצירת ספריות, סידור קבצים וקבלת החלטות לגבי הדרך הטובה ביותר לשתף פעולה. קיימות כמה דרכים לשיתוף פעולה עם משתמשים אחרים בעבודה על מסמכים. הטבלה הבאה יכולה לעזור לך להחליט מה הדרך הטובה ביותר עבורך.
| סגנון שיתוף פעולה | שימושים אופייניים | שיטת עבודה מומלצת |
|---|---|---|
| לא רשמי | מסמכים שוטפים של הצוות, עריכה קלה או בתדירות נמוכה והתנגשויות עריכה מזדמנות. | בטל את הדרישה להוציא קבצים (זוהי הגדרת ברירת המחדל של הספריות), אבל עדיין תוכל להוציא קבצים בודדים לפי הצורך. |
| עריכה משותפת | שיתוף פעולה במסמכים בקלות ובזמן אמת באמצעות מוצרי Office במחשבי לקוח באמצעות Office באינטרנט | בטל את הדרישה להוציא קבצים והימנע מהוצאת קבצים משום שהיא לא תואמת לעריכה משותפת. |
| רשמי | הערות וסקירות ברצף ואישור מסמכים. | הפעל את הדרישה להוצאת קבצים. |
הנה עוד כמה עצות וטריקים אם הוצאת הקבצים זמינה בספריה:
- אל תוציא קבצים לזמן רב מדי.
- הוסף את העמודה הוצא על-ידי לתצוגת ברירת המחדל של הספריה. כך יוכלו המשתמשים האחרים לראות בקלות מי הוציא את המסמך. אם עמודה זו אינה מוצגת בתצוגה, באפשרותך עדיין לרחף מעל סמל ' הוצא' כדי לראות עצה המציינת מי הוציא את הקובץ.
- שאל לפני שאתה עוקף את הצ'ק-אאוט של מישהו אחר.
- הימנע מעריכת קבצים שכבר הוצאו.
- זכור כי השינויים אינם גלויים לאחרים עד להכנסתם.
מידע נוסף
- הגדר ספריה כדי לדרוש הוצאה של קבצים.
- שיתוף פעולה ועריכה משותפת של מסמכים.
- יצירת עמודה ברשימה או בספריה.
- יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.
קראתי וניסיתי הכול אבל אני עדיין תקוע - מה עושים עכשיו?
אם אתה עדיין נתקל בבעיות או באופן פעולה לא צפוי, אולי הגיע הזמן לשלוח בקשת שירות.