リストまたはライブラリの項目の承認を必須にする

リスト内のアイテムに対して承認を必須にするように指定する

1. 承認を要求するリストに移動します。

2. [ 設定 、[ リスト設定] の順に選択します。

3. [全般設定] セクションで、[バージョン設定] を選択します。

4. [コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムにコンテンツの承認を要求する] の回答で [はい] を選択します。

5. [ アイテムのバージョン履歴 ] セクションで、アイテムが編集されるたびにバージョンを作成するかどうかを指定します。 保持するバージョンの数を制限することもできます。

6. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、リスト内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

   ヒント

   既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。

7. 以下のいずれかを選択できます。

   • リスト内の項目を閲覧できるユーザー。
   • リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ。
   • リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテムの作成者のみ。

8. [OK] を選択します。

承認の状態

誰かが承認を必要とするリストまたはライブラリにアイテムを送信した場合、(少なくとも [リストの管理] アクセス許可 レベルを持つユーザー) が承認するまで、そのアイテムは保留中の状態になります。 承認を待機している間、そのアイテムの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムが [承認待ち] 状態の場合、そのアイテムの送信元ユーザーと、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーのみが、そのアイテムを見ることができます。 状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。

拒否されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。 リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

承認が必要な SharePoint ライブラリの項目を指定する

1. 承認を要求する SharePoint ライブラリに移動します。

2. [ 設定 、 そしてライブラリ設定。
   これらのメニュー項目が表示されない場合は、[ ライブラリ] を選択し、[ 設定] グループ で
   ライブラリの設定。

3. [ バージョン設定 ] ページを開くには、[ 全般設定] で [ バージョン設定] を選択します。

   

4. [コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムにコンテンツの承認を要求する] に対して [はい] を選択します。[ドキュメントのバージョン履歴] セクションで、ファイルの編集時に SharePoint でバージョンを作成するかどうかを指定します。 保持するバージョンの数を制限することもできます。

5. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

   

   ヒント

   既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。

6. 以下のいずれかを選択できます。

   • リスト内の項目を閲覧できるユーザー。
   • リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ。
   • リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテムの作成者のみ。

7. [OK] を選択します。

リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルに承認が必要であることを指定する

誰かが承認を必要とするリストまたはライブラリにアイテムまたはファイルを送信すると、必要なアクセス許可を持つユーザーが承認するまで、そのアイテムまたはファイルは 保留中 の状態になります。 承認を待機している間、そのアイテムの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムまたはファイルが [ 保留中 ] 状態の場合、アイテムまたはファイルの作成者と、リストとライブラリを管理するアクセス許可を持つユーザーのみが表示できます。 状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。 拒否されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。 リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

フル コントロールまたはデザインのアクセス許可を持つユーザーのみがリストまたはライブラリの設定を変更できます。

アイテムまたはファイルの必要な承認を設定するには

1. サイト一覧またはライブラリがまだ開いていない場合は、[サイド リンク バー] ウィンドウで、その名前を選択します。
2. リボンで、[ライブラリ ツール] または [リスト ツール] グループの [ライブラリ] タブを選択します。
3. ライブラリで作業している場合は、[ ライブラリの設定] を選択します。 リストで作業している場合は、[ リスト設定] を選択します。 この例では、[ ライブラリの設定 ] ページが開きます。
   
4. [ 全般設定] で、[ バージョン管理の設定] を選択します。 [ バージョン設定 ] ページが開きます。
   
5. [コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムにコンテンツの承認を要求しますか?] 質問に対して [はい] を選択します。
6. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。 この例では、 アイテムを承認できるユーザー (およびアイテムの作成者) のみ が選択されています。
7. [OK] を選択します。
   次の例は、[ コンテンツの承認を要求する] オプションが [はい] に設定された後のライブラリ内の承認済みアイテムを示しています。 これらのファイルは既にライブラリ内にあったため、自動的に承認されました。
   

サイト リストまたはライブラリから承認要件を削除する

最終的には、特定のリストまたはライブラリ内のすべてのファイル アイテムに承認を要求することが不便または不必要であると organization が感じるかもしれません。 この要件は、承認を付与または拒否する必要があるユーザーに時間を要求するだけでなく、ユーザーがファイルまたはアイテムで簡単に共同作業することを妨げます。 organization ですべてのアイテムまたはファイルを承認する必要がなくなった場合は、要件を削除できます。

リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルの承認要件を削除するには

1. サイト一覧またはライブラリがまだ開いていない場合は、[サイド リンク バー] ウィンドウで、その名前を選択します。
2. リボンで、[ライブラリ ツール] グループの [ライブラリ] タブ、または [リスト ツール] グループの [リスト] タブを選択します。
3. ライブラリで作業している場合は、[ ライブラリの設定] を選択します。 リストで作業している場合は、[ リストの設定] を選択します。 この例では、[ ライブラリの設定 ] ページが開きます。
   
4. [ 全般設定] で、[ バージョン管理の設定] を選択します。 [ バージョン設定 ] ページが開きます。
5. [コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムにコンテンツの承認を要求しますか?] 質問に対して [いいえ] を選択します。 警告ダイアログが表示されます。
   
6. メッセージを閉じるには、[ OK] を選択します。
7. [ バージョン管理の設定 ] ダイアログを閉じるには、[ OK] を選択します。 リストまたはライブラリに戻ると、ページに [承認状態 ] が表示されなくなります。 リストまたはライブラリを表示するアクセス許可を持つすべてのユーザーは、リストまたはライブラリに存在するすべてのコンテンツを表示できます。