リストまたはライブラリ内のアイテムの承認を要求する

多くの場合、Listsやライブラリには、マーケティングキャンペーンの予算や人事イニシアチブなどの機密情報が含まれています。特定のユーザーが表示できるアイテムまたはファイルの "公式" バージョンのみを持つことが重要な場合があります。

コンテンツが特定のユーザーに表示される前に、アイテムまたはファイルの承認を要求できます。承認を要求することで、組織は機密性の高いコンテンツにかなりのレベルの品質とセキュリティを適用できます。

承認が必要な一覧に移動します。
[設定]、[設定の一覧表示] の順に選択します。
[全般設定] セクションで、[ バージョン管理の設定] を選択します。
[コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムのコンテンツの承認を要求する] に対する回答で [はい] を選択します。[項目のバージョン履歴] セクションで、アイテムが編集されるたびにバージョンを作成するかどうかを指定します。保持されるバージョンの数を制限することもできます。
[下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、リスト内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

ヒント: 既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。
以下のいずれかを選択できます。
- リスト内の項目を読み取ることができるユーザー。
- リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ。
- リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテム作成者のみ。
[OK] を選択します。

承認が必要なリストまたはライブラリにアイテムを送信した場合、そのアイテムは、ユーザー (少なくとも管理Listsアクセス許可レベルを持つ) が承認するまで保留中の状態になります。承認を待機している間、そのアイテムの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムが [承認待ち] 状態の場合、そのアイテムの送信元ユーザーと、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーのみが、そのアイテムを見ることができます。状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。

拒否されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

重要: サイトのライブラリのセキュリティが、どのユーザーでもアイテムを読み取ることができるように構成されている場合は、アイテムの状態が [承認済み] であるかどうかに関係なく、サイトに対する読み取り権限を持つすべてのユーザーが、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムを表示できます。

注: フルコントロールまたはデザインのアクセス許可を持つユーザーのみが SharePoint ライブラリの設定を変更できます。

承認が必要な SharePoint ライブラリに移動します。
[設定]、[ ライブラリの設定] の順に選択します。

これらのメニュー項目が表示されない場合は、[ライブラリ] を選択し、[ 設定] グループ で

ライブラリの設定。
[バージョン管理の設定] ページを開くには、[全般設定] で [バージョン管理の設定] を選択します。
[コンテンツの承認] セクションで、[送信されたアイテムのコンテンツの承認を要求する] に対する回答で [はい] を選択します。[ドキュメントバージョン履歴] セクションで、ファイルの編集時にバージョンを作成 SharePoint するかどうかを指定します。保持されるバージョンの数を制限することもできます。
[下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメントライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

ヒント: 既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。
以下のいずれかを選択できます。
- リスト内の項目を読み取ることができるユーザー。
- リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ。
- リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテム作成者のみ。
[OK] を選択します。