コンテンツ オーガナイザー ルールを作成してドキュメントをルーティングする

この記事の内容

• ルールを作成する前に: 最初の手順

• ドキュメントのルーティング方法を理解する

• ドキュメントをルーティングするルールを作成する

ルールを作成する前に: 最初の手順

ルーティング ドキュメントのルールを作成する前に、いくつかの重要な手順に従う必要があります。

1. コンテンツ オーガナイザー機能をアクティブ化します。

2. ドキュメントをルーティングするライブラリとフォルダーを作成します。 ルーティングするドキュメントの種類ごとにフォルダーを作成できます。 たとえば、電子メール レコードや Excel スプレッドシート専用のライブラリを作成します。 ライブラリを作成する方法については、「 SharePoint でドキュメント ライブラリを作成する」を参照してください。

3. コンテンツ タイプは、ルーティングされるドキュメントに関連付ける必要があります。 その中で、コンテンツ タイプは、ドキュメントが格納される最終的な場所を決定する条件の一部にすることができます。

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ドキュメントのルーティング方法を理解する

レコード センター サイトまたはその他の種類の SharePoint サイト内のライブラリまたはフォルダーにドキュメントをルーティングできます。 コンテンツ オーガナイザー機能をアクティブ化すると自動的に作成される Drop Off ライブラリは、既定の場所として機能します。 ドキュメント ルーティング プロセスは、次のいくつかの要素で構成されます。

• ターゲット ライブラリとフォルダー    コンテンツ スチュワードまたはレコード マネージャーは、ドキュメントをルーティングする必要があるライブラリとフォルダーを手動で作成し、これらのライブラリをターゲット ライブラリとして指定します。

• サイト コンテンツ タイプ    すべてのドキュメントにはコンテンツ タイプが必要であり、ユーザーは適切なサイト コンテンツ タイプをターゲット ライブラリに手動で追加できます。

• Drop Off ライブラリ    ルールに一致しないドキュメント、または必要なメタデータが不足しているドキュメントは、ユーザーが必要なメタデータを入力できるように、Drop Off ライブラリに送信されます。 または、アップロードされたすべてのドキュメントが一時的に Drop Off ライブラリにルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成することもできます。

  注: Drop Off ライブラリは、ルールに一致しない項目の "catch-all" として意図されています。 永続的なコラボレーション サイトとしてではなく、一時的な場所として設計されています。

• ドキュメント ルールの一覧    これは、すべてのルーティング規則のコレクションです。 コンテンツ スチュワードまたはレコード マネージャーは、この一覧にアクセスして、ルーティング 規則を作成、管理、および表示します。

次の図は、会議の特定の条件に基づいてドキュメントと電子メール メッセージをルーティングする方法と、情報が不足しているドキュメントを Drop Off ライブラリに返す方法を示しています。

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ドキュメントをルーティングするルールを作成する

[レコード ルーティング] リストに追加するレコードの種類ごとに、レコードのタイトルと説明を指定します。 また、レコードが格納されているサイト内の場所も指定します。 関連するすべてのレコードが適切な場所にルーティングされるようにするには、レコードの種類に代替名を指定します。

1. コンテンツ オーガナイザー ルールを作成するサイトに移動します。

2. サイド リンク バーの [ サイト コンテンツ ] オプションを表示するには、[ その他] を選択します。

3. [アプリ] メニューの [設定] を選択 します。

4. [ サイトの設定] ページの [ サイト管理 ] セクションで、[ コンテンツ オーガナイザールール] を選択します。

5. [ コンテンツ オーガナイザールール ] ページの [クリックして新しいアイテムを追加する] で、[追加] を選択 します。

6. [ ルール 名] セクションに、ルールの条件とアクションを説明する名前を入力します。

7. [ ルールの状態と優先度] セクションで、受信コンテンツにルールを適用するには、[アクティブ] を選択 します。 次に、優先度を選択して、複数のコンテンツ オーガナイザー ルールと一致するコンテンツのルーティング方法を決定します。
   このルールを受信コンテンツに適用しない場合は、[ 非アクティブ] を選択します。

8. [ 申請のコンテンツ タイプ] セクションで、ルールをコンテンツ タイプに関連付けます。 これにより、コンテンツ オーガナイザーへの提出に、選択したコンテンツ タイプのラベルが付けられ、ルールの条件で使用されるプロパティが識別されます。

   • 適切なコンテンツ グループを選択します。 選択したグループによって、次の手順で選択できるコンテンツ タイプが決まります。

   • 適切なコンテンツ タイプを選択します。

   • 選択したコンテンツ タイプが別の SharePoint サイトで別の名前を持っている場合は、[ 代替名] でチェックボックスをオンにします。 次に、指定したフィールドに、他のサイトで使用される名前を入力し、[ 追加] を選択します。 代替コンテンツ タイプの名前は、下の一覧に表示されます。

9. [ 条件 ] セクションで、申請のプロパティがルールに対して満たす必要がある条件を選択します。 たとえば、タイトルに "budget" という単語が含まれるすべてのドキュメントにルールを適用できます。 さらに条件を追加するには、[ 別の条件の追加] リンクを選択します。

   注: [ プロパティ ] ドロップダウンから使用できるプロパティは、手順 6 で選択したコンテンツ タイプによって異なります。

10. [ ターゲットの場所 ] セクションで、ルールに一致するコンテンツを配置する場所を入力または参照します。 類似のドキュメントをフォルダーにまとめる場合は、[ フォルダーを自動的に作成 する] チェック ボックスをオンにします。 たとえば、organization内のプロジェクトのすべてのドキュメントを一覧表示するプロパティがある場合は、コンテンツ オーガナイザーにプロジェクトごとに個別のフォルダーを作成するように強制できます。

    注: コンテンツ オーガナイザーのルールは、ドキュメントを別の場所にルーティングすることを目的としています。 コラボレーション中にルールを使用して同じ場所にファイルを再投稿することはサポートされていません。

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