ドキュメントのルーティング方法を決定するために、Content Organizer はユーザーが作成したルールを使用します。 ルールはコンテンツ タイプとメタデータの組み合わせに基づいています。
この記事では、ドキュメントまたはレコードを整理およびルーティングするためのルールを作成する方法について説明します。 任意の SharePoint エンタープライズ サイトで、ドキュメント ルーティングを有効にすることができます。
重要
最初に、コンテンツ オーガナイザー機能を有効にし、レコードをルーティングするようにオーガナイザーを構成する必要があります。 コンテンツ オーガナイザーを構成する方法の詳細については、「 ドキュメントをルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成する」を参照してください。
この記事の内容
ルールを作成する前の手順: 最初の手順
伝票ルーティングのルールを作成する前に、いくつかの重要な手順に従う必要があります。
- コンテンツ オーガナイザー機能をアクティブ化します。
- ドキュメントのルーティング先となるライブラリとフォルダーを作成します。 ルーティングするドキュメントの種類ごとにフォルダーを作成することができます。 たとえば、電子メール レコードや Excel スプレッドシート専用のライブラリを作成します。 ライブラリを作成する方法については、「 SharePoint でドキュメント ライブラリを作成する」を参照してください。
- コンテンツ タイプは、ルーティングするドキュメントに関連付ける必要があります。 コンテンツ タイプは、ドキュメントが最終的に保存される場所を決定する条件の一部にすることができます。
ドキュメントのルーティング方法を理解する
ドキュメントをレコード センター サイトまたは他の種類の SharePoint サイトのライブラリまたはフォルダーにルーティングできます。 コンテンツ オーガナイザー機能をアクティブ化すると自動的に作成されるドロップ オフ ライブラリが既定の場所として機能します。 ドキュメント ルーティング プロセスは、いくつかの要素で構成されます。
ターゲット ライブラリとフォルダー コンテンツ スチュワードまたはレコード マネージャーは、ドキュメントをルーティングする必要があるライブラリとフォルダーを手動で作成し、これらのライブラリをターゲット ライブラリとして指定します。
サイト コンテンツの種類 すべてのドキュメントにはコンテンツ タイプが必要であり、ユーザーは適切なサイト コンテンツ タイプをターゲット ライブラリに手動で追加できます。
ライブラリをドロップオフするルールに一致しないドキュメント、または必要なメタデータが見つからないドキュメントはドロップオフ ライブラリに送信されるので、ユーザーが必要なメタデータを入力できるようになります。 または、アップロードされたすべてのドキュメントが一時的にドロップオフ ライブラリにルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成することもできます。
注
ドロップ オフ ライブラリは、どのルールにも一致しない項目を "網羅" 対象として設計されています。 これは、恒久的なコラボレーション サイトとしてではなく、一時的な場所として設計されています。
ドキュメント ルールの一覧 これは、すべてのルーティング ルールのコレクションです。 コンテンツ スチュワードまたはレコード マネージャーは、このリストにアクセスしてルーティング ルールを作成、管理、表示します。
次の図は、特定の条件を満たすことに基づいてドキュメントと電子メール メッセージがルーティングされる方法と、情報が欠落しているドキュメントをドロップ オフ ライブラリに返す方法を示しています。
ドキュメントをルーティングするルールを作成する
レコード ルーティング リストに追加するレコードの種類ごとに、レコード タイトルと説明を指定します。 レコードが格納されているサイト内の場所も指定します。 関連するすべてのレコードが適切な場所にルーティングされるようにするには、レコードの種類に代替の名前を指定できます。
注
ドキュメントをルーティングするルールを作成するには、少なくともサイト所有者のアクセス許可が必要です。
コンテンツ オーガナイザー ルールを作成するサイトに移動します。
サイド リンク バー パネルの [ サイト コンテンツ] オプションを表示するには、[ その他] を選択します。
[アプリ] メニュー行から [設定] を選択します。
[ サイトの設定 ] ページの [サイトの管理 ] セクションで、[ コンテンツ開催者のルール] を選択します。
[コンテンツ オーガナイザー ルール] ページの [クリックして新しいアイテムを追加] で、[追加] を選択します。
[ ルール名 ] セクションで、ルールの条件とアクションを説明する名前を入力します。
[ ルールの状態と優先度 ] セクションで、受信コンテンツにルールを適用するには、[ アクティブ] を選択します。 次に、優先度を選択して、コンテンツが複数のコンテンツ オーガナイザー ルールと一致する場合のコンテンツのルーティング方法を決定します。
このルールを受信コンテンツに適用しない場合は、[ 非アクティブ] を選択します。提出のコンテンツ タイプ セクションで、ルールをコンテンツ タイプに関連付けます。 これにより、コンテンツ オーガナイザーへの提出物に選択したコンテンツ タイプのラベルが付けられ、ルールの条件で使用されるプロパティが識別されます。
- 適切なコンテンツ グループを選択します。 選択したグループによって、次の手順で選択できるコンテンツの種類が決まります。
- 適切なコンテンツ タイプを選択します。
- 選択したコンテンツ タイプが別の SharePoint サイトで異なる名前になっている場合は、[ 代替名] の下にあるチェック ボックスをオンにします。 次に、表示されたフィールドに、他のサイトで使用されている名前を入力し、[ 追加] を選択します。 代替コンテンツ タイプの名前が下の一覧に表示されます。
[ 条件] セクションで、申請のプロパティがルールに対して満たす必要のある条件を選択します。 たとえば、タイトルに "budget" という単語が含まれるすべての文書にルールを適用することができます。 さらに条件を追加するには、[ 別の条件を追加 ] リンクを選択します。
注
[ プロパティ] ドロップダウンに表示されるプロパティは、手順 6 で選択したコンテンツの種類によって異なります。
[ ターゲットの場所] セクションで、ルールに一致するコンテンツを配置する場所を入力または参照します。 類似の文書をフォルダー内にグループ化するには、[ 自動的にフォルダーを作成する] チェック ボックスをオンにします。 たとえば、organization内のプロジェクトのすべてのドキュメントをリストするプロパティがある場合、コンテンツオーガナイザーがプロジェクトごとに個別のフォルダーを作成するように強制できます。
注
コンテンツ オーガナイザーのルールは、ドキュメントを別の場所にルーティングするためのものです。 コラボレーション中にルールを使用して同じ場所にファイルを再投稿することはサポートされていません。