ドキュメントライブラリとは何か。

ドキュメントライブラリは、自分と同僚がファイルを簡単に見つけ、共同作業を行い、いつでも任意のデバイスからアクセスできる安全な場所を提供します。たとえば、 SharePoint のサイトのドキュメントライブラリを使用して、特定のプロジェクトまたは特定のクライアントに関連するすべてのファイルを格納できます。ファイルの追加やフォルダー間でのファイルの移動は、1 つの場所から別の場所にドラッグアンドドロップするのと同じくらい簡単です。

何も選択されていないドキュメントライブラリのサムネイルビュー。

注: お使いの画面はこれとは異なりますか。管理者は、ドキュメントライブラリでクラシックエクスペリエンスを設定している可能性があります。その場合、「ライブラリの概要」を参照してください。ドキュメントライブラリの所有者、サイトの所有者、または管理者であれば、「ドキュメントライブラリの既定の環境を新しい環境またはクラシック環境に切り替える」で既定の設定を変更するための手順をご確認いただけます。

注: 一部の機能は現在、クラシックエクスペリエンスでのみ使用できます。ページの左下隅にある [ 従来の SharePointに戻る ] をクリックして、クラシックエクスペリエンスに切り替えます。

SharePoint と SharePoint Server 2019 の既定のサイトにはドキュメントライブラリが含まれており、新しいサイトを作成すると自動的に作成されます。必要に応じて、追加のドキュメントライブラリをサイトに追加できます。ライブラリの追加は、たとえば、一連のファイルへのアクセスを制限する必要がある場合に便利です。各ドキュメントライブラリに、ファイルの一覧、フォルダー、各ライブラリに関する主要な情報、つまり、ファイルの作成者や最終変更者などが表示されます。そのような情報を利用してファイルを整理すれば、ファイルを簡単に検索できます。

ドキュメントライブラリで可能な操作:

SharePoint ドキュメントライブラリからのファイル、フォルダー、またはリンクの追加、編集、削除、ドキュメントの共同編集、ダウンロード。
ライブラリ、ライブラリ内のフォルダー、ライブラリ内の個々のファイルへのアクセス権の制御。
最終変更日など、ファイルに対するアクティビティの追跡記録と変更時の通知受け取り。
ドキュメントライブラリのカスタムビューを作成する
ファイルまたはフォルダーの共有。
別のライブラリにあるファイルへのリンクや外部 Web ページへのリンクなど、ライブラリ外に保存されている要素へのリンクをドキュメントライブラリで追加する。
誰もが簡単に見つけられるように、ドキュメントライブラリのリンク、ファイル、フォルダーを強調表示する。

画面を詳しく見ていきましょう。

ドキュメントライブラリページの左上にあるのがメインメニューです。

SharePoint Onine ドキュメントライブラリメニュー

ここでは、新しいフォルダー、ドキュメント、ドキュメントライブラリ外にある要素へのリンクを作成できます。

Office 365 で新しいフォルダーやドキュメントを作成する

注: ドキュメントの種類の一覧は、アクセス許可とサイトの設定方法によって異なります。

フォルダーやファイルをアップロードすることもできます。

Office 365 でドキュメントライブラリにファイルやフォルダーをアップロードする

注: フォルダーは現在、 Internet Explorerではサポートされていません。

新しいOneDrive 同期アプリとファイルを同期したり、何かが変更されたときに通知を受け取るアラートを作成したりすることもできます。

ドキュメントライブラリページの右上にある [ 表示オプション ] をクリックして、ドキュメントライブラリビューを [リスト]、[コンパクト]、[タイル] ビューに変更します。 Internet Explorerを使用している場合は、エクスプローラーで [表示] をクリックして、Windows エクスプローラーでドキュメントライブラリを開くことができます。 [ビューを名前を付けて保存] をクリックしてカスタムビューを保存することもできます。または、ライブラリの所有者または管理者の場合は、[現在のビューの編集] をクリックして、ライブラリ設定ページでビューを編集または作成できます。

Office 365 でドキュメントライブラリビューを変更する

新しい列を追加し、表示する列を選択するには、リストビューの場合は列ヘッダーの右端にある [+ ] または [ + 列の追加] をクリックするか、[タイル] ビューの場合は、[ ドキュメントライブラリの [並べ替え] ボタン ] をクリックし、列ヘッダーの右端にある [ ドキュメントライブラリの [列を追加する] ボタン ] をクリックします。

グループ接続ドキュメントライブラリに列ドロップダウンを追加する

必須のプロパティ、最近のアクティビティ、ファイルの共有者など、ファイルやフォルダーに関する情報を情報ウィンドウで表示したり、編集したりできます。情報ウィンドウを表示または非表示にするには、ファイルまたはフォルダーを選択し、メインメニューの右側にある [ ドキュメントライブラリの [詳細] ウィンドウ ] をクリックします。ファイルまたはフォルダーを右クリックし、[詳細] を選択する方法でも情報ウィンドウを表示できます。

Office 365 の [ドキュメントメタデータ] ウィンドウ

ファイルまたはフォルダーを選択すると、ドキュメントライブラリの左上にあるメニューがそのファイルまたはフォルダーに実行できるアクションの一覧に変わります。

選択したファイルにドキュメントライブラリメニューの変更が表示される

注: サムネイルビューでファイルまたはフォルダーメニューを表示するには、サムネイルの右上隅をクリックします。

別のバージョンのドキュメントメニューを表示するには、ファイル名を右クリックするか、リストビューの場合は、ファイル名の横にある省略記号 Office 365 のドキュメントライブラリリストの省略記号クリックします。このメニューには、[ 先頭にピン留めする ] などの追加のアクションが含まれており、ファイルを強調表示して、ユーザーや他のユーザーがすばやくファイルを見つけることができます。