Windows 版 Outlook のアーカイブ

新しい Outlook でアイテムをアーカイブする

1. アーカイブするメールを選択します。

2. [を選択ツール バーのアーカイブ。

3. アクションを確認し、[ 元に戻す] オプションが提示されるポップアップ通知が表示されます。

   

従来の Outlook では、次のオプションを使用できます。

アーカイブ アイテム | アーカイブ キーボードでのアイテム | バックスペース キーでアーカイブを無効にする | フォルダーアーカイブ検索 | オンライン アーカイブ | アーカイブ とオンライン アーカイブ | FAQ

従来の Outlook でアイテムをアーカイブする

1. 受信トレイまたは他のフォルダーからアーカイブするメッセージを 1 つまたは複数選択します。

2. [削除] グループで、[アーカイブ] を選択します。 Backspace キーを使用して、選択した 1 つまたは複数のメッセージを即座にアーカイブすることもできます。

   ヒント

   Microsoft 365、Exchange、Exchange Online、Outlook.com アカウントの場合、この機能を使用したことがない場合でも、アーカイブ フォルダーは既に存在します。 Outlook フォルダー リストに表示されます。 フォルダーが表示されず、Outlook 2016 または Outlook for Microsoft 365 を使用している場合は、[ファイル]>Office アカウント>更新オプション>今すぐ更新 の順に移動します。

3. メッセージは [アーカイブ] フォルダーに移動されます。 間違ってメッセージをアーカイブした場合は、[アーカイブ] フォルダーに移動し、メッセージを受信トレイに戻します。

   注

   [アーカイブ] ボタンが表示されるのは、Outlook 2016、Outlook 2019、および Outlook for Microsoft 365 のみです。 以前のバージョンの Outlook には、リボンに [アーカイブ] ボタンはありません。

従来の Outlook でキーボードを使用してメッセージをアーカイブする

Backspace キーをクリックして、選択した 1 つまたは複数のメッセージをアーカイブすることができます。 Delete キーをクリックすると、メッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。 Backspace キーの動作を変更することはできません。

Outlook for Microsoft 365の BackSpace キーによるアーカイブを無効にする方法

BackSpace キーによりアイテムが [アーカイブ] フォルダーに移動されないようにするには、次のレジストリ エントリを追加してこの機能を無効にできます。

グループ ポリシー レジストリ パス:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
名前: DisableOneClickArchive
型: DWORD
値: 1

Office カスタマイズ ツール (OCT) のレジストリ パス: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
名前: DisableOneClickArchive
型: DWORD
値: 1

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

[アーカイブ] フォルダーは、フォルダー一覧にあります。 フォルダー一覧を表示するには、[表示] >[フォルダー ウィンドウ] > [標準] を選択します。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

既定では、フォルダー一覧の上部にある 検索 機能を使用して Outlook アイテムを検索すると、従来の Outlook によってメールボックス全体が検索されます。

[アーカイブ] フォルダーのみを検索範囲として指定する場合は、最初にフォルダー一覧で [アーカイブ] フォルダーを選択します。 検索ボックスは、[アーカイブ] フォルダーのみを検索できるようになりました。

オンライン アーカイブとの違い

オンライン アーカイブは、通常よりも大きなメールボックスを使用する Microsoft 365 エンタープライズのお客様向けの機能です。 対象となるユーザーは、[オンライン アーカイブ] の機能により、古いメールの削除を防ぐことができます。 ユーザーのオンライン アーカイブは、独自のフォルダー構造を持つ Outlook の第 2 のアカウントのように動作します。 そのため、[受信トレイ] からの検索には含まれません。

[オンライン アーカイブ] が有効な場合、管理者やユーザーは、[アーカイブ ポリシー] を使用して、自動的に古いメッセージを [オンライン アーカイブ] に移動するように、メールボックスを設定することができます。

アーカイブとオンライン アーカイブを使用するとき

[アーカイブ] 機能を使用して、[受信トレイ] 内にある返信済みや対応済みのメッセージを常に取り除くことをお勧めします。 アーカイブをファイル フォルダーのように考えてください。 [アーカイブ] フォルダーにアイテムを保存し、引き続き簡単にアクセスできます。 また、自分好みのスタイルであれば、メッセージを削除したり、特定のフォルダーに移動したりすることもできます。

Office 365 Enterprise organizationに大きなメールボックスを持っているユーザーの場合、管理者は、1 年後、あるいはユーザーがメールボックス クォータに早く到達する時間に 1 年以内にアイテムをアーカイブ移動するように、アーカイブ ポリシーを設定することをお勧めします。 これにより、ユーザーは新しいメール用に空き領域を確保するために古いメールを削除する必要がありません。 指定した期間よりも古いメールは、[受信トレイ] フォルダーとローカルの [アーカイブ] フォルダーの両方から移動できます。

アーカイブについてよく寄せられる質問

アーカイブしたアイテムを移動する場所を変更できますか。

Microsoft 365、Exchange、Exchange Online、または Outlook.com アカウントを使用している場合には、アーカイブ アイテムの保存場所を変更することはできません。 [アーカイブ] フォルダーは従来の Outlook の既定のシステム フォルダーの 1 つであり、名前変更、移動、または削除を行うことはできません。 Gmail、Yahoo、iCloud などの POP または IMAP アカウントを使用している場合は、[ファイル] >[メールボックスの設定] >[ツール] > [アーカイブ フォルダーの設定] を選択して、アーカイブ フォルダーの場所を変更できます。

なぜアーカイブの新機能は、"オンライン アーカイブ" のような似たような名称なのですか。

アーカイブは、よく知られた機能で、Outlook Mobile、Outlook Web App、Outlook.com、さらには Gmail などの他のメール プロバイダーでも既に利用可能です。 名前が有名であり、また、[オンライン アーカイブ] が既存の機能であることから、この両方の点を維持することに決めました。

[古いアイテムの整理] はどうなりますか。

[古いアイテムの整理] は、古いメールを .pst ファイルに自動的に移動します。 つまり、メッセージがサーバーから削除され、検索が困難になります。 AutoArchive.pst ファイルを含むハード ドライブが使用できなくなると、これらのメッセージは失われることになります。 [オンライン アーカイブ] は、エンタープライズ レベルの [古いアイテムの整理] です。

[古いアイテムの整理] は、オンライン アーカイブをお持ちでない場合や、IT 部門がこの機能を無効にしていない場合でも使用できます。 Outlook 2016 の古いアイテムの整理の詳細については、「従来の Outlook for Windows で古いアイテムを手動でアーカイブする」を参照してください。

Office 365 Enterprise 管理者は、 [グループ ポリシー] を使用して、[アーカイブ] 機能を無効にできますか。

アーカイブは、Outlook for Windows、Outlook Mobile、Outlook on the web、および Outlook.com で幅広く利用できます。 アーカイブ機能は、グループ ポリシーを使用して無効にすることはできません。

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