Outlook でのインライン候補

Outlook でメールを作成しているときに、メール配信をスケジュールするための提案が表示される場合があります。 この機能の詳細と、Outlook での送信のスケジュールに関するページでその機能を使用する方法について説明します。

予定表の招待状を読んでいるときに、[集中作業の時間を予約する] の提案が表示される場合があります。会議の負荷が高い場合は、この提案を受け取り、深い作業を行う時間を増やします。

予定表に時間を追加するには:

1. 分析情報で [推奨される時刻を表示 する] を選択します。 ウィンドウが開き、来週の各日に使用可能なフォーカスタイム スロットが表示されます。

2. 予約する時刻の予定表アイコンを選択します。 一覧表示されたすべての時間を予約するには、[すべて予約] を選択します。

フォーカス時間の詳細については、こちらをご覧ください。

Outlook で仕事から離れた今後の時間に関するメールまたは予定表の招待を作成するときに、休暇の準備を提案するメッセージが表示される場合があります。 [ プラン ] を選択して、[休暇の計画] チェックリストを開きます。 チェックリストを使用して、次の手順を実行します。

• スケジュールされた休暇に関するカスタム メッセージを使用して、すべての会議を 1 か所で解決します。

• 自動応答を作成し、予定されている休暇についてチームに通知します。

• フォーカス時間をスケジュールして、作業を終了する前にタスクをまとめ、戻ったときに作業に追いつきます。

会議出席依頼が既存のフォーカス時間ブロックと競合する場合は、フォーカス時間を再スケジュールするか、新しい会議時間を提案する提案を受け取る可能性があります。

新しい会議時間を提案するには:

1. [他の利用可能時間を表示する] を選択します。

2. 次の週の時間ブロックを選択すると、会議の開催者に新しい時間が提案されます。

フォーカス時間を移動するには:

1. [フォーカス ブロックの移動] を選択します。

2. 今後 1 週間に新しいフォーカス ブロックを選択します。

適用対象: Viva Insights サブスクリプションを持つユーザー。

会議出席依頼を受け取ると、会議の準備時間を予約するための提案が表示されることがあります。

1. 提案で [ 時間の予約] を選択し、招待を受け入れます。 

2. アドイン ウィンドウが開きます。 準備時間オプションを選択します。

   1. 時間：会議の直前、会議の 1 日前、または会議の前の週の最後の稼働日。

   2. 期間: 15 分、30 分、または 1 時間。

選択したオプションに基づいて、Viva Insightsは予定表の空の場所を検索し、"[会議名] の準備時間" という名前の予定をスケジュールします。

この提案を受け取る場合:

Viva Insightsは、次のすべての条件が満たされたときに、この提案を表示します。

• 会議:

  • 招待者が 11 人以下である。

  • 30 分から 60 分の間続く予定です。

  • 再帰しません。

  • 取り消されていません。

  • 出席者の応答が必要です。

  • プライベートではありません。

  • "Free"、"Working elsewhere"、または "Away" ステータスがありません。

• あなたが：

  • 会議の開始の少なくとも 15 分前に会議出席依頼を開きます。

  • 勤務時間中は、少なくとも 15 分の準備時間を使用できます。

  • 過去 7 日間の出席者会議の準備のナッジは嫌いではなかった。

  • この会議の準備時間をまだ予約していません。

  • 必要な会議出席者です。

  • 会議を辞退していません。

適用対象: この提案は現在、該当するサービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます 。

1 時間の期間で会議出席依頼を作成するときに、会議を 15 分短縮してバッファー時間を作成し、出席者の時間を節約するための提案が表示される場合があります。

[会議の短縮] を選択して、会議時間を 15 分短縮します。 また、Insights アドインも開き、会議のすべての参加者が保存した時間を確認できます。

この提案を受け取る場合:

• 1 時間の会議を作成しています。

• 同じ日の会議をスケジュールしているわけではありません。

• 定期的な会議の場合は、開催者を含む少なくとも 3 人の出席者がいます。 出席者はオプションまたは必須のいずれかです。

• 繰り返されない会議の場合は、開催者を含む少なくとも 4 人の出席者がいます。 出席者はオプションまたは必須のいずれかです。

適用対象: この分析情報は、現在、該当するサービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます 。

送信したメールの読み取り中に、メールを開いたメールの受信者の割合を示す分析情報が表示される場合があります。

[その他の分析情報を表示] を選択すると、メールを開いたり転送したりしたユーザーの数と、そのメールの読み取りに費やした平均時間と、そのメールの添付ファイルに関する同様の情報が表示されます。 この情報は、必要に応じて受信者をフォローアップしたり、仕事を完了するためにコミュニケーション スタイルを調整したりするのに役立ちます。

適用対象 : この提案は現在、該当するサービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます 。

5 人以上の受信者にメールを作成するときに、「Insights でメールを追跡できる」という提案が表示される場合があります。

[このメールを追跡する] を選択すると、メールの開封率と、このメールに関するその他の統計情報が表示されます。 この情報は、電子メールを送信した 15 分後に利用可能になります。 この情報を確認するには、送信されたメールを開くか、Insights アドインを開き、[メールの開いている料金の追跡] を選択します。