Planlegge og produsere et direktesendt arrangement i Viva Engage

Er du klar til å opprette et direktesendt arrangement i Viva Engage? Du kan ha opptil ti presentatører og produsenter, inkludert deg. Denne typen arrangement er utformet for når presentatører bruker Microsoft Teams til å video seg selv fra sine egne datamaskiner.

Tips!: Planlegg arrangementet nå, slik at du har tid til å heve nivået. Deretter konfigurerer du en testhendelse for å sikre at alle involverte vet hva de skal gjøre under den faktiske hendelsen.

I Viva Engage kan du gå til fellesskapet der du vil være vert for arrangementet.
Velg Opprett et direktesendt arrangement på Arrangementer-fanen.

Obs!: Hvis du ikke ser koblingen Opprett et direktesendt arrangement , oppfyller ikke nettverket, kontoen eller fellesskapet kravene som er oppført i Organiser et direktesendt arrangement i Viva Engage.Kontakt IT-administratoren for hjelp.
Fyll ut tittel, plassering, start- og sluttidspunkt og detaljer for hendelsen. Deretter inkluderer du alle som kanskje produserer, presenterer og modererer arrangementet. Hvis du vil ha mer informasjon om roller, kan du se grupperoller for Teams-hendelser.
Velg om dette er en testhendelse. Testhendelser blir ikke forfremmet i fellesskapet eller hjemmefeeden. Klikk Neste for å velge hendelsesproduksjonstype og fullføre planleggingen.
Velg Microsoft Teams.
Velg Opprett. Dette tar deg rett til arrangementet i Viva Engage.

Inviter andre til å delta på det direktesendte arrangementet ved å dele deltakerkoblingen.

Velg Del og kopier koblingen fra arrangementssiden i Viva Engage.
Del koblingene til Viva Engage, Teams, kalenderinvitasjoner og Outlook – uansett hvor personer i organisasjonen sannsynligvis vil se dem. Vurder å sende ut påminnelser med koblingene rett før hendelsen.

Hvis du vil produsere arrangementet, må du (og andre presentatører) bruke Teams.

Produsenten av dette arrangementet må velge Produser (åpner Teams) for å starte produksjonen.
En ny fane åpnes. Velg Åpne Teams for å åpne den lokale Teams-appen.
Når Teams-appen åpnes, kan du bli med på arrangementet som produsent. Slå på kameraet.
Velg kamerafeeden nederst på skjermen for å forhåndsvise den i køen (til venstre) før du sender den til det direktesendte arrangementet (til høyre).
Bytt til et annet kamera: Velg Bytt kamera nederst i køen, eller gå til Enhetsinnstillinger og velg et nytt kamera
Velg Send direkte for å sende feeden fra forhåndsvisning til det direktesendte arrangementet.
Velg Start for å begynne å kringkaste direkte til deltakerne!
Obs!:
- Når feeden er aktiv, er den høyeste oppløsningen som støttes 720 px.
- Demp alle produsenter eller presentatører som ikke snakker aktivt. Hvis de ikke er dempet, sendes lyden direkte til deltakerne.
- Det er 15– til 60 sekunders forsinkelse fra tidspunktet en mediestrøm kringkastes til når deltakerne ser den.
Hvis du avslutter deling av video (for eksempel ved å slå av kameraet), vil alle se at direktesendt arrangement gjenopptas om et øyeblikk.
Hvis du vil dele skrivebordet eller et vindu, velger du Del og deretter skjermen du vil dele.

Tips!: Hvis du er den eneste produsenten i hendelsen, anbefaler vi at du bruker flere skjermer eller deler bestemte vinduer (i stedet for hele skrivebordet). Ellers vil alle se Teams (og valgene dine) når du gjør en endring. Med flere skjermer kan du legge innhold i kø i Teams på den ene skjermen og ha det delte innholdet på den andre.
Hvis du vil dele skrivebordet, velger du Del > Skrivebord > Innhold > Send direkte. Hvis hendelsen ikke allerede har startet, velger du Start.

Hvis du vil dele et vindu, velger du Del og velger ett av de åpne vinduene fra Windows-delen i kildestatusfeltet. Når vinduet er delt, bytter du til produsentgrensesnittet, velger Innhold og deretter Send direkte. Hvis hendelsen ikke allerede har startet, velger du Start.

Obs!: Ikke minimer det valgte vinduet, da dette hindrer at en forhåndsvisning vises i køen.
Hvis du vil slutte å dele skrivebordet eller vinduet, velger du Stopp deling i samtaleskjermvinduet. Som en anbefalt fremgangsmåte kan du invitere en medpresentatør til det direktesendte arrangementet, som deretter kan dele skrivebordet eller vinduet, som du deretter kan legge i kø for strømming til arrangementet. Dette vil igjen hjelpe deg med å unngå å vise Teams (og køen) til deltakerne.
Hvis du vil legge til en annen videofeed i kø, trenger du andre presentatører for å bli med i arrangementet. Feedene vises nederst på skjermen.
Obs!:
- Opptil ti presentatører eller produsenter (inkludert deg) kan dele video eller innhold samtidig.
- Hvis innholdet er live, kan andre presentatører eller produsenter begynne å dele skjermene sine ved å velge Del. Kontroller at hendelsesteamet er klar over denne potensielle konflikten.
Hvis du vil be en presentatør om å bli med i et direktesendt arrangement, velger du Deltakere og finner personen du vil bli med i. (Hvis du allerede har invitert dem, vises navnet i listen. Hvis ikke, kan du søke etter dem.) Når du finner dem, velger du Flere alternativer etter navn, og deretter Spør om å bli med. Teams vil kalle dem inn til møtet.

Hvis du ber noen om å bli med, blir de med som presentatør, noe som betyr at de kan snakke, dele skjermen, delta i møtechatten for arrangementsgruppen og moderere Q&A. Alle du ber om å bli med i, fjernes fra møtechatten for hendelsesgruppen etter møtet.
Hvis du vil avslutte hendelsen, velger du Avslutt.

Husk – Når det direktesendte arrangementet avsluttes, kan det ikke startes på nytt.
Slik kontrollerer du ytelsen til enhetene dine mens du produserer et direktesendt arrangement:
- Velg Tilstand og ytelse på instrumentbordet.
- Hvis du vil ha mer informasjon om hvilken type informasjon du kan vise, kan du se Produsere et direktesendt arrangement ved hjelp av Teams.

Personer kan gå til siden for direktesendt arrangement i Viva Engage etter at det direktesendte arrangementet er fullført.

Pass på å overvåke diskusjonen og svare på alle spørsmålene du lovet å følge opp.
Del koblinger til arrangementet slik at personer som gikk glipp av det, kan se videoen.

Roller i Viva Engage direktesendte arrangementer produsert med Teams

Det er fire roller som brukes til å produsere hendelser i Teams og Viva Engage, hver med ulike tillatelser. I tillegg finnes det funksjonelle roller i organisasjonen som skal tilordnes etter behov.

Assistent	Arrangøren oppretter hendelsen og har tillatelse til å: Produsere hendelsen (konfigurere hendelsesstrømmen) Avbryt hendelsen Rediger hendelsen Dele arrangementet med andre
Produsent	Produsenten koordinerer arrangementet og har tillatelse til å: Produsere hendelsen (konfigurerer hendelsesstrømmen) Dele arrangementet med andre
Presentatører	Presentatørene introduserer personer eller informasjon under arrangementet. Hvert arrangement kan ha opptil 10 presentatører om gangen. De har tillatelse til å: Produsere hendelsen (konfigurere hendelsesstrømmen) Dele arrangementet med andre
Moderator	Sensuransvarlig overvåker og svarer på innlegg fra deltakere. Tips!: Ideelt sett gjør Viva Engage-fellesskapsadministratoren denne oppgaven, fordi de kan markere det beste svaret på spørsmål og slette innlegg som bryter med firmaets retningslinjer. Oppgaver kan omfatte: Legge til kommentarer, spørsmål, avstemninger eller bilder bak kulissene før arrangementet for å stimulere engasjementet Svare på innlegg etter behov. Erkjenner spørsmål som trenger oppfølging Slette innlegg som bryter med firmaets retningslinjer Kommentere, stille spørsmål eller legge til undersøkelser som stimulerer til diskusjon Organisere innleggene ved å merke et innlegg med en #topic Merk det beste svaret på spørsmål som stilles i gruppen Hjelpe presentatøren med å administrere tid
Deltakere	Alle som deltar på arrangementet (før, under eller etter kringkastingen) er deltakere. Deltakere kan: Delta! Kommenter, still spørsmål eller svar på spørsmål Hold deg organisert. Følge et innlegg eller bokmerke bestemte spørsmål eller kommentarer du vil følge opp Dele hendelsen med andre ved å sende en kobling til den

For et stort team kan det være nyttig å ha en privat Viva Engage- eller Teams-gruppe til å kommunisere om arrangementet før, under og etter det.

Pass på at du har en samtale på forhånd om hvem som gjør hva, inkludert hvem som håndterer problemer som kan oppstå, for eksempel en presentatør som snakker for lenge eller upassende innlegg.