Delegering i Viva Engage

Med delegering kan du tilordne noen til å publisere og utføre handlinger på dine vegne. Denne funksjonen kan for eksempel være nyttig hvis du trenger å kommunisere med fellesskapene og tilhengerne dine, men ikke kan publisere så ofte du ønsker, eller hvis du er borte fra kontoret.

Alle Viva Engage brukere kan tilordne en annen bruker fra samme Viva Engage nettverk som representanten eller representanten. Når en representant publiserer, vises innlegget som om det ble forfattet av brukeren som delegerte rollen – delegaten. Som representant eller representantadministrator arver du tillatelser til å legge inn, redigere, lukke og slette meldinger i Viva Engage fellesskap og dreiebøker som både du og delegaten har tilgang til.  

Obs!: Alle vedlegg som lastes opp for innlegget, merkes som eid av representanten eller representantadministratoren.

Når en representant eller representantadministrator legger inn en melding på vegne av delegaten, utløses det et varsel til delegaten og andre representanter de har oppnevnt.

Obs!: På vegne av meldinger vises i dataeksportoppføringer og er synlige for administratorer.

Få tilgang til instrumentbordet for delegering

Velg ellipseknappen (...) til venstre i det øverste navigasjonspanelet i Viva Engage på nettet, og velg Representantbehandling.

Hurtigmeny for Viva Engage brukere

Legg til representanter

Det finnes to måter å tilordne en representant eller representantadministrator på. Først går du til innstillinger-siden for representant . Følg deretter fremgangsmåten nedenfor.

Metode 1: Delegat legger til representanter og representantledere

Rullegardinliste som viser representant og representantadministrator når du legger til en representant

Skriv inn brukerens navn i boksen Legg til representant .
Velg rollen som representant eller representantadministrator.
Velg + for å legge til representanten.
Når du legger til representanter, aktiverer eller deaktiverer du dreieboktilgang med dreiebok-avmerkingsboksen til høyre for representantens navn.

Hvis du legger til en representantadministrator med tilgang til dreieboken, kan de gi dreieboktilgang til andre representantmedlemmer i gruppen.
Når du tilordner en representant, mottar både du og representanten en e-postvarsling om representantstatus.

Tips!: Hvis du vil fjerne en representant eller representantadministrator, følger du trinnene ovenfor og fjerner krysset til høyre for representantens oppføring. Du ser en forespørsel om å fjerne for å bekrefte.

Metode 2: Representanter og representantadministratorer ber om tillatelser

Brukere kan også be om en representantrolle direkte via siden representantinnstillinger.

Side som viser alternativet for å be om en representantrolle

popup-vindu, inkludert relevant informasjon for å sende inn representantforespørselen

Velg Be om en representantrolle i boksen Utgående forespørsler.
Skriv inn navnet på delegaten du vil be om tillatelser fra, og hvilken type rolle du ber om (representant eller representantadministrator). Aktiver eller deaktiver tilgang til dreieboken på eller av.

Hvis du legger til noen som representantadministrator og gir dem tilgang til dreieboken din, kan de som representantadministrator også gi historietilgang til andre representantmedlemmer i gruppen.
Velg Send forespørsel.
Delegaten mottar en e-postmelding med en direkte kobling til siden for representantinnstillinger, og ber dem om å godkjenne eller avslå forespørselen.
Den nye representanten eller representantadministratoren, delegaten og den eksisterende representantgruppen mottar et varsel om at et nytt medlem er en del av representantteamet.

Delegere og delegere lederroller

Representanter og representantadministratorer støtter ulike sett med roller og rettigheter og kan arve roller og rettigheter fra delegater. Rollene til en representantadministrator varierer basert på deres evne til å administrere flere representanter, et mer omfattende sett med dreiebokhandlinger og administrere ledernes analyse og målgruppe.

Legg inn, svar, rediger og slett meldinger på vegne av delegaten. Notat: Reaksjoner, for eksempel Liker og Takk, er ikke tilgjengelige for representanter.
Utfør kunngjøringer på vegne av delegaten der delegaten har kunngjøringsrettigheter.
- Hvis delegaten har rettigheter til kunngjøring av dreiebok, kan representantene deres komme med kunngjøringer om dreiebok på deres vegne.
- Hvis delegaten er en fellesskapsadministrator, kan representantene deres gjøre fellesskapskunngjøringer på deres vegne.
Lukk samtaler for ytterligere svar i fellesskap på vegne av delegaten. Engage administratorer kan åpne samtaler på nytt.
Vis delegererens personlige analyse og målgruppeanalyse (Viva Suite-lisens kreves) hvis delegaten er en identifisert leder.
Representanter med dreieboktilgang (Viva Suite-lisens kreves) kan gjøre følgende:
- Legg inn i delegatens historie på deres vegne.
- Lukk eller åpne samtaler på nytt for å få flere svar på dreieboken eller på delegatens historie.
- Del og administrer filer i delegatens dreiebokmappe i OneDrive.

Obs! Mer informasjon om Viva Suite-lisensen.

Hvem ser representantinformasjon

Engage administratorer kan ikke vise delegeringsinformasjon på tvers av hele Viva Engage nettverket. Ved å eksportere nettverksdata til CSV og filtrere på delegate_id-kolonnen , kan administratorer identifisere alle meldinger som er gjort på vegne av en delegat. Delegater og deres tilordnede representantadministrator kan legge til eller fjerne representanter. Når en representant legger inn innlegg på vegne av delegaten, mottar alle representanter et klokkevarsel i Viva Engage med informasjon om innlegget.

Når en representant eller delegat forlater sin rolle

Når du fjerner en representant slik at de ikke kan legge ut på dine vegne, skjer det ingen endringer i representantens tidligere innlegg. Alle innlegg fra representanten forblir og lagres på ubestemt tid med delegererens andre innlegg. Hvis for eksempel en leder forlater firmaet, vises alle meldingene deres (inkludert de som er lagt inn på deres vegne), som lederens data (ikke representantens data) i en dataeksport.  

Finn ut mer

Oversikt over dreieboken i Viva Engage

Kunngjøringer om dreiebok i Viva Engage

Delegering i Viva Engage