Bruke Microsoft Viva Insights i Outlook

Møter er avgjørende for et sunt samarbeid. Bedre praksis for møter kan forbedre produktivitet, informasjonsdeling, innovasjon, beslutningstaking og forbindelser mellom gruppemedlemmer.

Innsikten Forbered deg på møter viser en liste over kommende møter som du har organisert, eller som du har blitt invitert til de neste sju kalenderdagene (inkludert gjeldende dag). Denne innsikten hjelper deg med å avgjøre om hvert møte er klart. Velg Forbered deg til møtene for å se en innsikt for hvert av de kommende møtene. Velg for å filtrere etter alle, organiserte eller inviterte møter.

Dette kan du gjøre med denne innsikten:

• Vis deltakere: Finn ut hvor mange prosent av de inviterte som har godtatt møtet, og antall inviterte. Velg pil ned for å se mer informasjon om disse deltakerne.

• Vis konflikter: Få en liste over alle andre møter som har en konflikt med dette møtet.

• Svar (hvis du er en invitert): Svar Ja eller Nei på invitasjonen. Hvis du allerede har svart, vises svaret ditt her. Hvis et møte er planlagt utenfor vanlig møtetid (når du vanligvis organiserer og deltar på møter i løpet av og utenfor arbeidsdagen), er det uthevet med et alternativ for å svare tilsvarende.

• Vis vedlegg: Vis antall vedlegg som er relatert til dette møtet, sammen med titlene og lagringsplasseringen (tilkoblet eller lokalt). Hvis et vedlegg er lagret på nettet, kan du se flere detaljer om det eller åpne det.

• Vis relaterte dokumenter: Vis dokumenter som kan hjelpe deg med å forberede deg til møtet.

• Avgjør om møtet har en kobling på nettet (hvis du er arrangøren): Hvis møtet har en kobling på nettet, vil du legge merke til et Ja her. Hvis den ikke gjør det, vil du legge merke til et nei.

• Forberedelsestid for bøker: Bestill enten 15 minutter eller 30 minutter forberedelsestid før møtet. Bestilt tid vises i kalenderen og refererer til møtet, som "Forberedelsestid for [møtetittel]." Du kan også avlyse tidspunktet for møteforberedelse eller slette det direkte fra kalenderen.

Gjelder for: personer som er registrert i en gjeldende serviceplan

Med åpne priser for spor e-postmeldinger og dokumenter forteller Viva Insights deg:

• Hvor mange personer som åpnet e-posten din.

• Gjennomsnittstiden personer har brukt på å lese e-posten din.

• Hvor mange e-postmottakere som åpnet et dokument som du delte i e-postmeldingen som en kobling eller som et vedlegg.

Få leseinformasjon om sendte e-postmeldinger:

1. Hvis Viva Insights-ruten ikke allerede er åpen, velger du Viva Insights-ikonet på Hjem-båndet i Outlook for å åpne den. Hvis du får en «Velkommen!»-melding, velger du Kom i gang.

2. Velg én av følgende:

   1. Åpen e-postfrekvens i kontekst – viser lesestatistikk for den sendte e-postmeldingen som du har åpen i Outlook. Den gir også åpne satser for koblede eller vedlagte dokumenter som er lagret i OneDrive for Business eller i SharePoint.

      Obs!: I sjeldne tilfeller kan den åpne dokumentfrekvensen være høyere enn den åpne e-postfrekvensen. Dette kan skje når mottakere åpner dokumentet via andre kilder enn e-postmeldingen der det ble delt.

   2. Spor e-poståpningsfrekvenser – viser lesestatistikk for alle sendte e-postmeldinger.

Begge disse alternativene viser emnelinjen for e-post og et sammendrag av den åpne satsen, den åpne satsen (noen ganger uttrykt som en prosentdel) og antall videresendinger.

Det kan være enkelt å miste oversikten over forespørsler du har gjort av kollegene dine. Ved automatisk å trekke ut dine utestående oppfølginger fra de siste 14 dagene med e-postkommunikasjon, kan innsikt i oppfølging av forespørsler hjelpe deg med å sjekke inn på forespørsler du har gjort til kollegene dine, for eksempel:

• "Kan du sende meg den siste rapporten for dette året?"

• «Alle, fullfør ytelsesevalueringene innen slutten av uken.»

• «Avbryt svar på Carrin Patmans lunsj som er planlagt tidlig i neste uke.»

1. Velg Følg opp forespørslene dine i Viva Insights tilleggsruten.

2. Velg én av følgende:

• Følg opp, som åpner en ny melding i den eksisterende e-posttråden.

• Merk som fullført, som hvis oppgaven allerede er fullført.

• Ellipser (...) > Dette er ikke en oppfølging for å fjerne dette fra oppfølgingslisten. Merking som Dette er ikke en oppfølging hjelper Viva Insights finne ut hva som er en oppfølging i fremtiden.

Bestill tid til fokus kan hjelpe deg med å beskytte tid for fokusert arbeid, og også minimere varsler (og dermed distraherende) av Teams-chatter og -samtaler i løpet av fokustiden.

1. Velg Boktid for å fokusere i Viva Insights tilleggsruten. Denne innsikten vises hvis kalenderen har tid tilgjengelig i arbeidstiden som ikke blokkeres av møter eller avtaler.

2. Velg:

   • Plussikonet (+) ved siden av en fokusblokk du vil legge til i kalenderen.

   • Blyantikonet for å endre hva fokusblokken vises som i kalenderen. La oss si at du vil fokusere på «Salgspitch» i to timer. Du endrer «Fokustid»-etiketten til «Salgspitch», og deretter velger du plussikonet (+). Denne handlingen bestiller en to timers avtale i kalenderen med navnet «Salgspitch».

   • Bestill alt for å planlegge all tilgjengelig fokustid samtidig, og konfigurer deg med beskyttet tid gjennom hele uken. Bruk innsikten angi lunsjtimer for å angi innstillinger for lunsjtimer. Viva Insights vil respektere preferansene dine når den planlegger fokustid.

Når du ser på dokumenter, vises en liste over de delte OneDrive- og SharePoint-dokumentene i e-postmeldinger som du ikke har åpnet ennå. Denne listen inneholder dokumenter fra de siste 14 dagene.

1. Velg Fang opp dokumenter i Viva Insights tilleggsruten.

2. Velg:

   • Åpne e-post eller Åpne møte for å åpne e-postmeldingen eller møtet der uleste dokumenter ble delt.

   • Bestill tid til å planlegge tid i kalenderen for å se gjennom uleste dokumenter.

Basert på samarbeidsmønstrene dine kan legg til viktige personer foreslå at du merker noen av kontaktene dine som viktig. Når du har merket disse kontaktene som viktige, Viva Insights minner deg på å fullføre oppgaver for dem og åpne ulest e-post fra dem.

1. Velg Legg til viktige personer i Viva Insights tilleggsruten.

2. Velg Merk som viktig for hver kontakt du vil prioritere.

Bruk Angi lunsjtimer for å beskytte lunsjtiden og tilpasse Viva Insights for å ta hensyn til dine foretrukne lunsjtimer.

Du kan angi lunsjtimer på én av to måter – i Innstillinger eller ved å bruke kortet Angi lunsjtimer:

Angi lunsjtimer i Innstillinger 

1. Innstillinger (tannhjulikonet) i Viva Insights tilleggsruten.

2. Velg alternativet Rediger (blyant) under Angi lunsjtimer.

3. Endre verdiene i feltene Start lunsjtime og Avslutt lunsjtime.

4. Velg Oppdater.

Angi lunsjtimer gjennom kortet Angi lunsjtimer

1. Velg Angi lunsjtimer i Viva Insights tilleggsruten.

2. Du vil legge merke til standard lunsjtimer. Velg Bekreft for å beholde det som er her, eller Endre for å redigere dem.

3. Hvis du vil blokkere lunsj i kalenderen hver dag, velger du Legg til en regelmessig kalenderhendelsefor å beskytte denne gangen.

4. Hvis du har gjort endringer, velger du Oppdater.

Bruk innsikten planlegg tidsavbruddet for å redusere stresset med planlegging for kommende tidspunkt borte fra jobb. Dette sjekklisteverktøyet hjelper deg med følgende:

• Løs alle møtene på ett sted med en egendefinert melding om planlagt fri.

• Skriv automatiske gjenopprettinger, og varsle teamet om den planlagte fritiden.

• Planlegg fokustid for å avslutte aktiviteter før du går og for å fortsette arbeidet når du kommer tilbake.

Planlegg tidsplanen med alle disse alternativene samtidig eller enkeltvis når du kommer nærmere datoen. Du kan også komme tilbake når som helst og endre detaljer før du går. Viva Insights sporer fremdriften og oppdaterer hvilke handlinger som utføres.

1. Gå til kortet Planlegg tid borte i Viva Insights tilleggsruten.

2. Velg Hjelp meg med å planlegge å få en sjekkliste som inneholder følgende planleggingsalternativer:

   1. Velg datoer – Konfigurer en «Fraværende»-avtale i kalenderen for de valgte datoene:

      1. Velg start- og sluttdatoer for når du er fraværende.

      2. Velg Planlegg.

   2. Angi automatiske svar – Skriv og lagre en fraværsmelding for datoene du valgte:

      1. Behold med standardmeldingen eller rediger fraværssvaret under Skriv eller rediger melding.

         Obs!: Hvis du har skrevet en melding for en tidligere fraværsperiode, vil du se den nyeste meldingen du brukte som standard i feltet Skriv eller rediger melding.

      2. Velg Send utenfor organisasjonen for å sende den samme meldingen til personer i og utenfor organisasjonen.

         Tips!: Hvis du vil sende en annen melding for automatisk svar til personer utenfor organisasjonen, kan du gjøre dette via Outlook: Innstillinger> E-> Automatiske svar.

      3. Velg Lagre.

   3. Varsle samarbeidspartnere – Varsle personer du har jobbet med de siste fire ukene om det kommende tidspunktet du er borte.  

      1. Hvis du vil varsle samarbeidspartnerne via en e-post, velger du Åpne nytt e-postutkast, gjør endringer og Send.

      2. Hvis du vil varsle samarbeidspartnerne gjennom en møteinvitasjon, velger du Åpne ny møteinvitasjon, gjør endringer og Send.

   4. Løse møter – avslå eller avlyse møter du har organisert eller godtatt for mens du er borte.

      1. Avslå og avlyse møter med denne meldingen – Rediger meldingen som Viva Insights sender for å avslå eller avlyse møteinvitasjoner.

      2. Velg møter som skal avslås og avlyses – Velg hvilke møter du vil avslå eller avlyse, eller bruk Velg alle til å avslå eller avlyse alle møtene som er oppført. Når du er ferdig, velger du Bekreft. Du kan også velge Åpne ved siden av et møte for å se flere detaljer om det.

   5. Reserver tid til fokus – Planlegg tid til å fokusere på å pakke opp arbeidet før du går, og deretter på å fange opp etter at du kommer tilbake.

      1. Utvid åpne spor for gjennomgang.

      2. Velg plusstegnet (+) ved siden av de tilgjengelige fokustidslukene du vil bestille.

      3. Velg Ferdig for å legge dem til i kalenderen.

Som leder kan du bruke Innsikt i teamet ditt til å gjøre følgende:

• Handle på oppgaver du lovet å få gjort, eller at gruppemedlemmene ba deg om å fullføre.

• Se gjennom viktige e-postmeldinger og dokumenter fra gruppemedlemmer som du ikke har lest ennå.

Denne funksjonen er bare tilgjengelig for Viva Insights brukere som har direkterapporter oppført i Azure Active Directory. Hvis du er en overordnet, men ikke ser denne funksjonen, kan du kontakte Microsoft 365-administratoren.

Velg Ta kontakt med teamet i Viva Insights tilleggsruten for å se teammedlemmene du trenger å koble til på nytt, og handlinger du kan utføre for å gjøre dette.