Innebygde forslag i Outlook

Når du skriver en e-postmelding i Outlook, kan du få forslag til planlegging av e-postleveranser. Mer informasjon om denne funksjonen og hvordan du bruker den i Planlegg sending i Outlook.

Når du leser en kalenderinvitasjon, vil du kanskje legge merke til et forslag om å bestille tid for fokusert arbeid. Du får dette forslaget når du har en tung møtebelastning, slik at du får mer tid til å gjøre dypt arbeid.

Slik legger du til tid i kalenderen:

1. Velg Se foreslåtte tidspunkter for innsikten. En rute åpnes med tilgjengelige fokustidsluker hver dag i den kommende uken.

2. Velg kalenderikonet for tidspunkter du vil bestille. Hvis du vil reservere alle oppførte tider, velger du Bestill alle.

Mer informasjon om fokustid.

Når du skriver en e-post- eller kalenderinvitasjon i Outlook om den kommende tiden du er borte fra jobb, kan du få et forslag om å forberede deg til fri. Velg Plan for å åpne sjekklisten Planlegg tiden din. Bruk sjekklisten til å:

• Løs alle møtene på ett sted med en egendefinert melding om planlagt fri.

• Skriv automatiske svar, og varsle teamet om den planlagte fridagen.

• Planlegg fokustid for å avslutte aktiviteter før du går og for å fortsette arbeidet når du kommer tilbake.

Hvis en møteinnkallelse er i konflikt med en eksisterende fokustidsblokk, kan du få et forslag om å planlegge fokustiden på nytt eller foreslå et nytt møtetidspunkt.

Slik foreslår du et nytt møtetidspunkt:

1. Velg Se andre tilgjengelige tidspunkter.

2. Velg en tidsblokk i løpet av neste uke som passer for deg, som foreslår et nytt tidspunkt for møtearrangøren.

Slik flytter du fokustiden:

1. Velg Flytt fokusblokken.

2. Velg en ny fokusblokk i løpet av den kommende uken.

Gjelder for: Brukere med Viva Insights abonnement.

Når du får en møteinvitasjon, vil du kanskje legge merke til et forslag om å bestille forberedelsestid for møter.

1. Velg Boktid i forslaget, som godtar invitasjonen. 

2. Tilleggsruten åpnes. Velg alternativene for forberedelsestid:

   1. Tid: Rett før møtet, én dag før møtet eller den siste arbeidsdagen i uken før møtet.

   2. Varighet: 15 minutter, 30 minutter eller 1 time.

Basert på alternativene du valgte, søker Viva Insights etter et tomt sted i kalenderen og planlegger en avtale med navnet «Forberedelsestidspunkt for [Møtenavn]».

Når du får dette forslaget:

Viva Insights viser deg dette forslaget når alle følgende betingelser er oppfylt:

• Møtet:

  • Har 11 eller færre inviterte.

  • Er planlagt å vare mellom 30 og 60 minutter.

  • Det gjentar seg ikke.

  • Har ikke blitt avbrutt.

  • Krever svar fra deltakere.

  • Er ikke privat.

  • Har ikke statusen «Ledig», «Arbeider et annet sted» eller «Borte».

• Du:

  • Åpne møteinvitasjonen minst 15 minutter før møtet starter.

  • Ha minst 15 minutter tilgjengelig for forberedelsestid i arbeidstiden.

  • Mislikte ikke noen forberedelser for møteforberedelser for deltakere de siste sju dagene.

  • Har ikke bestilt forberedelsestid for dette møtet ennå.

  • Er en obligatorisk møtedeltaker.

  • Har ikke avslått møtet.

Gjelder for: Dette forslaget er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldende serviceplan .

Når du skriver en møteinvitasjon med en varighet på én time, kan du se et forslag om å forkorte møtet med 15 minutter for å bygge litt buffertid og spare deltakerne tid.

Velg Forkort møtet for å redusere møtetiden med 15 minutter. Dette åpner også Innsikter-tillegget, der du kan se hvor mye tid som er lagret av alle deltakerne i møtet.

Når du får dette forslaget:

• Du skriver et møte på én time.

• Du planlegger ikke et møte samme dag.

• For regelmessige møter er det minst tre deltakere, inkludert arrangøren. Deltakere kan være valgfrie eller obligatoriske.

• For møter som ikke gjentas, er det minst fire deltakere, inkludert arrangøren. Deltakere kan være valgfrie eller obligatoriske.

Gjelder for: Denne innsikten er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldende serviceplan.

Når du leser en e-postmelding du har sendt, kan det hende du ser en innsikt som fremhever hvor stor prosentandel av mottakerne av e-postmeldingen som har åpnet e-postmeldingen.

Velg Se flere innsikter for å se hvor mange personer som har åpnet eller videresendt e-posten din og gjennomsnittstiden de brukte på å lese e-posten, i tillegg til lignende informasjon for vedlegg i e-postmeldingen. Denne informasjonen kan hjelpe deg med å følge opp mottakere om nødvendig og/eller skreddersy kommunikasjonsstilen for å få jobben gjort.

Gjelder for: Dette forslaget er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldende serviceplan .

Når du skriver en e-postmelding til mer enn fem mottakere, kan du få et forslag som sier «Innsikt kan spore e-postmeldingen».

Velg Spor denne e-postmeldingen for å se den åpne e-postfrekvensen og mer statistikk om denne e-postmeldingen. Denne informasjonen blir tilgjengelig 15 minutter etter at du har sendt e-postmeldingen. Du kan se denne informasjonen ved å åpne den sendte e-postmeldingen eller ved å åpne Innsikter-tillegget og velge Spor åpne priser for e-post.