Nowy program Outlook oferuje nowe, zaawansowane środowisko poczty e-mail, które może pomóc administratorom wykonawczym i pełnomocnikom zwiększyć produktywność w codziennej pracy. W tym artykule przedstawiono kilka nowych porad dotyczących kalendarza i poczty w programie Outlook, które są przydatne dla administratorów wykonawczych. Aby rozpocząć pracę, zachęcamy do wypróbowania nowego programu Outlook.
Chcemy się dowiedzieć, jak możemy ulepszyć środowisko dla administratorów wykonawczych i pełnomocników. Tutaj możesz przesłać swoją opinię.
Uwaga
Udzielanie pełnomocnictw jest dostępne tylko w przypadku korzystania z konta służbowego na platformie Microsoft 365 lub z usługą Exchange Online.
Udostępnianie kalendarza i uzyskiwanie do niego dostępu z uprawnieniami do edycji lub delegowania
Udostępnianie zarządzania kategoriami pełnomocnikowi
Wyświetlanie kalendarzy udostępnionych
Dodawanie nowych kalendarzy udostępnionych lub delegowanych
Dodawanie i wyświetlanie udostępnionych lub delegowanych skrzynek pocztowych i folderów
Zarządzanie kategoriami kierownika i korzystanie z nich jako pełnomocnika
Porady dla asystentów kierownika w aplikacjach Poczta i Kalendarz
Udostępnianie kalendarza i uzyskiwanie do niego dostępu z uprawnieniami do edycji lub delegowania
Aby dowiedzieć się, jak udostępnić kalendarz i uzyskać do niego dostęp z uprawnieniami do edycji lub delegowania w programie Outlook, zobacz Udostępnianie kalendarza i uzyskiwanie do niego dostępu z uprawnieniami do edycji lub delegowania w programie Outlook.
Udostępnianie pełnomocnikowi dostępu do zarządzania kategoriami
W okienku nawigacji wybierz pozycję Kalendarz
.Na karcie Narzędzia główne wybierz pozycję Udostępnij kalendarz.
Na stronie Udostępnianie i uprawnienia wpisz nazwisko lub adres e-mail osoby, której chcesz udostępnić kalendarz, i przypisz mu pełnomocnictwo. Chociaż możesz udostępnić kalendarz więcej niż jednej osobie, w aplikacji Outlook w sieci Web możesz dodawać tylko jedną osobę jednocześnie.
Po dodaniu osoby, która ma otrzymać uprawnienia do zarządzania Twoim kalendarzem, wybierz listę rozwijaną obok jej nazwiska i wybierz żądany poziom dostępu dla tej osoby.
Wybierz pozycję Pełnomocnik, aby nadać to samo uprawnienie, które ma edytor, oraz umożliwić odbieranie zaproszeń na spotkania i odpowiadania na nie w Twoim imieniu.
Aby zezwolić pełnomocnikowi na zarządzanie kategoriami, zaznacz pole wyboru Zezwól pełnomocnikowi na zarządzanie kategoriami.
Po zakończeniu dodawania osoby, której chcesz udostępnić kalendarz, i wybraniu poziomu uprawnień, wybierz pozycję Udostępnij. Jeśli nie chcesz teraz udostępnić kalendarza, wybierz przycisk Usuń.
Osoba, której udostępniono kalendarz, otrzyma wiadomość e-mail z powiadomieniem. Po naciśnięciu przycisku Zaakceptujw zaproszeniu Twój kalendarz zostanie dodany do listy kalendarzy tej osoby.
Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę Udostępnianie kalendarza i uzyskiwanie dostępu do niego z uprawnieniami do edycji lub delegowania w programie Outlook.
Wyświetlanie kalendarzy udostępnionych
Kalendarze udostępnione lub delegowane mogą nie być domyślnie wyświetlane w nowym programie Outlook. Aby wyświetlić kalendarze udostępnione, kliknij pozycję Pokaż wszystkie na liście kalendarzy i wyświetl kalendarze udostępnione w obszarze Kalendarze People. Następnie wybierz odpowiedni kalendarz i na wstążce wybierz pozycję Widok dzielony , aby wyświetlić wiele kalendarzy obok siebie.
Dodawanie nowych kalendarzy udostępnionych lub delegowanych
Możesz dodać nowy kalendarz udostępniony lub pełnomocnika z otrzymanej wiadomości e-mail w celu zarządzania zaproszeniem lub bezpośrednio z poziomu kalendarza.
Aby dodać kalendarz bezpośrednio z kalendarza, kliknij pozycję Dodaj kalendarz. Następnie wybierz pozycję Dodaj z katalogu i wybierz kierownika lub członka zespołu, którego kalendarz chcesz dodać.
Uwaga
Możesz dodać kalendarz dowolnego członka zespołu i wyświetlić jego domyślne szczegóły udostępniania kalendarza (w większości organizacji jest to zazwyczaj udostępnianie informacji o czasie wolnym/zajętym).
Dodawanie i wyświetlanie udostępnionych lub delegowanych skrzynek pocztowych i folderów
Aby dodać udostępnione lub delegowane skrzynki pocztowe i foldery, kliknij trzy kropki obok folderu Udostępnione dla mnie w obszarze konta i wybierz pozycję Dodaj udostępniony folder lub skrzynkę pocztową.
Następnie wybierz konto współużytkowane lub delegowane, które chcesz dodać. Następnie możesz wyświetlić udostępnioną skrzynkę pocztową lub foldery w obszarze Udostępnione dla mnie.
Zarządzanie kategoriami kierownika i korzystanie z nich jako pełnomocnika
Jeśli przyznano Ci uprawnienia do zarządzania kategoriami, musisz zaakceptować przyznane uprawnienia i ponownie uruchomić program Outlook, aby zarządzać listą kategorii kierownika w ustawieniach
.
Teraz możesz tworzyć nowe kategorie w imieniu kierownika, który udzielił uprawnienia. Te kategorie można też stosować do zdarzeń Poczta i Kalendarz członka zarządu.
Wyświetlanie i tworzenie kategorii dla kierownika:
- Przejdź do ustawień programu Outlook .
- Wybierz pozycję Kategorie kont>.
- Wybierz konto kierownika z listy rozwijanej, aby wyświetlić jego kategorie.
- W tym miejscu możesz tworzyć nowe kategorie.
Stosowanie kategorii do spotkań i zdarzeń w kalendarzu Kalendarz:
- W programie Outlook przejdź do pozycji Kalendarz.
- Rozwiń sekcję o nazwie Kalendarze
People i wybierz kalendarz kierownika. - Wybierz i przytrzymaj (lub kliknij prawym przyciskiem myszy) jedno ze spotkań lub wydarzeń danej osoby, a następnie wybierz pozycję Kategoryzuj
- Aby dodać istniejącą kategorię, wybierz ją z listy lub wybierz pozycję Nowa kategoria. Wprowadź nazwę nowej kategorii i wybierz kolor.
- Wybierz pozycję Zapisz.
Uwaga
- Obecnie kategorie można tworzyć tylko w imieniu innej osoby. Możliwość edytowania, dodawania kategorii do ulubionych lub usuwania ich w imieniu innej osoby nie jest jeszcze obsługiwana.
- Ponadto może upłynąć do 30 minut, zanim nowa kategoria pojawi się w kalendarzu tej osoby.
Poniżej przedstawiono kilka porad dotyczących kalendarza i poczty e-mail, które pomogą asystentom kierownika i pełnomocnikom lepiej zarządzać czasem pracy w nowym programie Outlook.
Porady dotyczące aplikacji Kalendarz
Znajdowanie czasu i zamawianie spotkania osobistego
Podczas planowania spotkania kliknij pozycję Znajdź czas , aby łatwo znaleźć odpowiednie przedziały czasu w kalendarzach uczestników. Możesz wyświetlić dostępność, umieszczając wskaźnik myszy na ikonie uczestnika.
Możesz również zażądać osobistego uczestnictwa, włączając przełącznik Wydarzenie osobiste . Nadal możesz dodać link do spotkania w aplikacji Teams dla uczestników, którzy nie mogą dołączyć osobiście.
Planowanie wydarzeń z udziałem osobistym w programie Outlook
Korzystanie z Asystenta planowania
Użyj asystenta planowania, aby łatwo znaleźć czas na spotkania. W nowym programie Outlook możesz wyświetlać strefy czasowe uczestników i etykiety harmonogramu w Asystencie planowania.
Zwróć uwagę, że strefy czasowe uczestników są wyświetlane tylko wtedy, gdy co najmniej jeden uczestnik jest w innej strefie czasowej.
Używanie Asystenta planowania w celu łatwiejszego planowania spotkań
Automatyczne spotkania online
W nowym programie Outlook wszystkie spotkania są domyślnie online. Przełącznik spotkania aplikacji Teams jest włączony, gdy dodajesz uczestników do spotkania. W przeciwieństwie do klasycznego programu Outlook, link do spotkania w aplikacji Teams i szczegóły są dodawane po wysłaniu zaproszenia. Następnie możesz wyświetlić zaproszenie na spotkanie, aby wyświetlić i skopiować szczegóły spotkania w aplikacji Teams.
Pracujemy nad zaktualizowaniem tego zachowania i wstępnym utworzeniem linków do spotkań, dzięki czemu w przyszłości środowisko będzie zgodne z klasycznym programem Outlook.
Uwaga
Możesz zaktualizować każde ustawienie online spotkania w Ustawieniach>, Zdarzeniach kalendarza>** i zaproszeniach, a następnie włączyć lub wyłączyć opcję Dodaj spotkanie online do wszystkich spotkań.
Jeśli korzystasz z usługinnych dostawców spotkań online, takich jak Zoom lub Cisco WebEx, zobaczysz ich również jako opcje dostawcy spotkań w tym ustawieniu, pod warunkiem, że masz zainstalowany dodatek sieciowy.
Ukryj listę uczestników
Teraz możesz ukryć listę uczestników, tak aby nie była widoczna dla użytkowników otrzymujących zaproszenie na spotkanie. Podczas tworzenia nowego spotkania wybierz pozycję Opcje odpowiedzi i kliknij pozycję Ukryj listę uczestników
Uczestnicy mogą dodawać pokoje
W nowym programie Outlook uczestnicy mogą dodawać pokoje, przesyłając zaproszenie na spotkanie do odpowiednich pomieszczeń. Pokój spotkania będzie wtedy widoczny dla wszystkich uczestników.
Edytowanie zdarzeń w serii
Nowy program Outlook dla systemu Windows oferuje następujące opcje edytowania serii spotkań:
- To zdarzenie: Aktualizacje tylko wybranego wystąpienia serii spotkań.
- To i wszystkie następujące zdarzenia: Aktualizacje wybranej instancji i wszystkich przyszłych wystąpień w serii, pozostawiając przeszłe wystąpienia bez zmian. (Ta opcja nie jest dostępna w klasycznym programie Outlook dla systemu Windows).
- Wszystkie zdarzenia w serii: Aktualizacje wszystkich wystąpień w serii spotkań.
Zmienianie terminu, spotkania lub wydarzenia w programie Outlook
Duplikowanie spotkania
Kliknij prawym przyciskiem myszy zdarzenie na powierzchni kalendarza i wybierz Duplikuj zdarzenie , aby je zduplikować.
Dodawanie wielu stref czasowych w kalendarzu
Łatwo zarządzaj spotkaniami w różnych strefach czasowych w nowym programie Outlook. Nowy program Outlook umożliwia dodanie do 20 stref czasowych w kalendarzu, podczas gdy klasyczny program Outlook umożliwia dodanie tylko 3 stref czasowych.
Zarządzanie ustawieniami strefy czasowej w programie Outlook
Używanie kategorii kierownika w kalendarzu
Wybierz i przytrzymaj (lub kliknij prawym przyciskiem myszy) zdarzenie w widoku kalendarza, a następnie wybierz pozycję Kategoryzuj , aby zastosować kategorie kierownika. W przyszłości planujemy umożliwić administratorom edytowanie, dodawanie do ulubionych i usuwanie kategorii dyrektorów.
Używanie kategorii kalendarza i przypomnień w programie Outlook
Otrzymywanie powiadomień kalendarza udostępnionego
W nowym programie Outlook użytkownicy mogą wybrać opcję otrzymywania powiadomień o zmianach zdarzeń w kalendarzu udostępnionym. Ta możliwość dotyczy zarówno dyrektora wykonawczego, jak i pełnomocników.
Możesz wybrać kalendarze, dla których chcesz włączyć powiadomienia w obszarze Ustawienia> Calendar > Udostępnione kalendarze> Calendar aktualizacje.
Otrzymywanie powiadomień z kalendarza udostępnionego w programie Outlook
Nie wysyłaj odpowiedzi Śledzono potwierdzenie uczestnictwa
W klasycznym programie Outlook, jeśli użytkownik wybierze opcję Nie wysyłaj odpowiedzi podczas wysyłania potwierdzenia uczestnictwa, organizator nie będzie mógł śledzić tego pojedynczego potwierdzenia uczestnictwa.
Jednak w nowym programie Outlook, jeśli użytkownik usunie zaznaczenie pola wyboru Email organizator podczas RSVPing, nawet jeśli nie zostanie wysłana widoczna odpowiedź e-mail do organizatora, organizator nadal będzie mógł śledzić to RSVP, o ile organizator i uczestnik RSVPing są w tej samej dzierżawie M365 (lub organizacji).
W przyszłości planujemy obsługiwać śledzenie potwierdzeń uczestnictwa w różnych dzierżawach.
Zachowywanie odrzuconych spotkań w kalendarzu i spotkań z potwierdzeniem uczestnictwa w skrzynce odbiorczej
Zachowaj odrzucone spotkania w kalendarzu, aby nadal mieć o nich świadomość i w razie potrzeby zaktualizować potwierdzenie uczestnictwa później. Można to włączyć, wybierając pozycję Ustawienia>Calendar>Wydarzenia i zaproszenia oraz klikając pole wyboru Zapisz odrzucone zdarzenia.
Spotkania, na które wysłano potwierdzenie uczestnictwa, mogą być również przechowywane w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu można je później łatwo znaleźć. Można to zrobić z poziomu Ustawienia>Calendar>Wydarzenia i zaproszenia>Zaproszenia od innych osób i wybierając opcję Usuń zaproszenia ze skrzynki odbiorczej po udzieleniu odpowiedzi.
Te ustawienia muszą być włączone w skrzynce pocztowej kierownika, aby były przestrzegane odpowiednio w kalendarzu pełnomocnika i folderze skrzynki odbiorczej.
Obserwowanie spotkania, w którym nie możesz uczestniczyć
Nowa opcja potwierdzenia uczestnictwa umożliwia poinformowanie organizatora, że nie możesz uczestniczyć w spotkaniu, ale chcesz być informowany. Nadal będziesz mieć dostęp do czatu spotkania oraz wszelkich nagrań i notatek ze spotkania, jeśli są dostępne. Jest to świetny sposób, aby być na bieżąco z dyskusjami, do których Ty lub Twoi kierownicy nie możecie dołączyć.
Potwierdzenie uczestnictwa osobiście lub wirtualnie
Jeśli chcesz wiedzieć, ile osób weźmie udział w wydarzeniu osobiście lub wirtualnie, utwórz wydarzenie na żywo, włączając przełącznik Wydarzenie osobiste obok pola lokalizacji. Mimo że oznaczasz wydarzenie jako "osobiste", możesz również dodać spotkanie aplikacji Teams dla osób, które nie mogą pojawić się w biurze i mimo to chcą w nim uczestniczyć.
Adresaci będą teraz widzieć opcje potwierdzenia uczestnictwa Tak, osobiście, Tak, wirtualnie i Tak bez informacji o obecności.
Wyślij aktualizację do dodanych/usuniętych uczestników
Teraz możesz wysyłać aktualizacje spotkania tylko do dodanych/usuniętych uczestników, zamiast do wszystkich osób z listy adresatów.
Zmienianie terminu, spotkania lub wydarzenia w programie Outlook
Przeciąganie i upuszczanie wiadomości e-mail oraz załączników
Nowy program Outlook obsługuje przeciąganie i upuszczanie wiadomości oraz załączników do formularza spotkania, aby zapewnić wydajność przepływu pracy.
Kopiowanie i eksportowanie uczestników spotkania
Nowy program Outlook wprowadza ulepszone funkcje zarządzania uczestnikami, w tym:
- Kopiowanie: Łatwe kopiowanie i wklejanie informacji o uczestnikach bezpośrednio z interfejsu
- Sortowanie: sortowanie alfabetyczne listy uczestników według nazwy wyświetlanej (wkrótce)
- Wyszukiwanie: Szybko znajduj uczestników za pomocą zaledwie kilku naciśnięć klawiszy (już wkrótce)
- Pobieranie: Eksportowanie szczegółów śledzenia uczestników do pliku .csv do użytku zewnętrznego (już wkrótce)
Porady dotyczące poczty
Filtry poczty i reguły dla administratorów wykonawczych
W nowym programie Outlook administratorzy wykonawczy mogą używać filtru wiadomości e-mail z zaproszeniami kalendarza , aby łatwo znajdować zaproszenia na spotkania.
Możesz także skonfigurować regułę Wiadomość Email otrzymaną dla innych osób dla konta kierownika, aby automatycznie przenosić ją do osobnego folderu i kategoryzować według własnego uznania.
Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł w programie Outlook
Przeciąganie i upuszczanie wiadomości e-mail w celu tworzenia zadań
Bez wysiłku bądź na bieżąco, przeciągając wiadomości e-mail do widoku Mój dzień, aby przekształcić je w zadania.
Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł w programie Outlook
Przypinanie wiadomości e-mail w celu uzyskania szybkiego dostępu
Teraz możesz przypiąć wiadomość e-mail, która będzie wyświetlana u góry skrzynki odbiorczej, oszczędzając czas i nie musisz wracać do niej, aby jej wyszukać. Najedź kursorem na wiadomość e-mail lub kliknij ją prawym przyciskiem myszy i wybierz pozycję Przypnij , aby ją przypiąć.
Planuj, kiedy wysyłać wiadomości e-mail
W dzisiejszym świecie pracy hybrydowej Twój dzień może być nocą dla kogoś innego, więc nie chcesz wysyłać wiadomości e-mail do kogoś w środku nocy. Dzięki nowemu programowi Outlook możesz łatwo wysłać wiadomość e-mail, kiedy tylko chcesz. Po prostu wybierz strzałkę listy rozwijanej obok pozycji Wyślij i wybierz pozycję Zaplanuj wysyłanie.
Opóźnianie lub planowanie wysłania wiadomości e-mail w programie Outlook
Odkładanie wiadomości e-mail
Za pomocą funkcji odłożenia możesz zaplanować czas, po którym wiadomość e-mail zostanie ponownie dostarczona do skrzynki odbiorczej, pojawiając się w wybranym przez Ciebie czasie, dzięki czemu będziesz mieć możliwość zajęcia się nią w odpowiednim momencie. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną wiadomość i wybrać polecenie Odłóż lub wybrać pozycję Odłóż z poziomu wstążki. Następnie wybierz godzinę, o której wiadomość ma zostać dostarczona.
Cofanie godziny wysłania
Nowy program Outlook oferuje opcję cofania wysyłania. Po wysłaniu wiadomości e-mail opcja cofnięcia jest widoczna przez maksymalnie 10 sekund. Aby zarządzać tym ustawieniem, możesz przejść do pozycji Poczta Compose Ustawienia>poczty>i Odpowiedz>,Cofnij wysyłanie.
konfigurowanie poza biurem
Odpowiedzi automatyczne możesz skonfigurować na czas swojej nieobecności. Możesz również zablokować swój kalendarz i automatycznie odrzucać nowe spotkania w tym środowisku. Aby skonfigurować odpowiedzi automatyczne, przejdź do pozycji Ustawienia>Konta>Odpowiedzi automatyczne.
Korzystanie z korespondencji seryjnej
Nowy program Outlook obsługuje podstawową funkcję korespondencji seryjnej. W obszarze Nowa wiadomość wybierz listę rozwijaną Wyślij i wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną. Każdy adresat otrzyma własną kopię wiadomości e-mail bez wyświetlania innych adresatów na liście.
Zaawansowana korespondencja seryjna będzie wkrótce dostępna i będzie zezwalać na umieszczanie w wiadomościach e-mail zmiennych wartości, które można wypełnić wartościami zdefiniowanymi na liście. Postępuj zgodnie z tym elementem planu, aby uzyskać więcej szczegółów.
Przekazywanie opinii
Przesyłanie opinii Twoja opinia może pomóc nam ulepszyć produkt.
Opinię na temat nowego środowiska programu Outlook możesz przesłać zopinii opomocy>. Wspomnij – jestem EA lub jestem pełnomocnikiem podczas dodawania komentarzy.