|
Dodając osoby, które będą pracować nad projektem, weź pod uwagę dwie następujące kwestie:
Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami. |
|---|
Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .
Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami, możesz zauważyć, że dodawanie zadań to nie wszystko: musisz na przykład wiedzieć, ile osób przydzielić do zadania, uwzględnić urlopy pracowników, a także wiedzieć, jak i gdzie dodawać informacje osobiste, takie jak numery telefonów, adresy e-mail i informacje o wynagrodzeniu.
Poniżej znajdziesz porady ułatwiające rozpoczęcie pracy.
Informacje o typach zasobów, które możesz przydzielać do zadań Po zgromadzeniu niezbędnych informacji dotyczących zadań w projekcie określ typy wymaganych zasobów.
- People zasoby: są to zasoby, o których zazwyczaj myślimy w kontekście pracy nad zadaniami. Menedżerowie projektów czasami nazywają je zasobami pracy w odróżnieniu od materiałów i sprzętu.
- Zasoby przedsiębiorstwa Te zasoby są zasobami pracy zarządzanymi i współużytkowanymi w organizacji. Zasoby przedsiębiorstwa są używane w programie Project Professional.
- Zasoby materiałowe Do tych zasobów należą komputery i sprzęt używane do wykonywania pracy nad zadaniami.
- Zasoby ogólne Te zasoby określają wymagania dotyczące personelu dla zadań, a nie określonych osób, takich jak cieśla lub programista.
Czas trwania zmieniający się wraz z liczbą zasobów W przypadku przydzielania wielu zasobów do zadania można oczekiwać, że czas trwania zadania będzie krótszy. Jednak w wielu przypadkach dodanie osób do zadania może przynieść odwrotny skutek. Może to powodować dodatkowe koszty, dodatkową komunikację i inne nieefektywności. Na przykład projekt nowego płatnego mostu prawdopodobnie nie pójdzie szybciej, jeśli podwoisz liczbę architektów w projekcie. Program Project pozwala kontrolować, co dzieje się z czasem trwania zadań po ich dodaniu.
Zastanów się, jak zdolności danej osoby wpływają na czas trwania zadań Doświadczenia danej osoby mogą mieć bezpośredni wpływ na czas wykonywania zadania. Można by oczekiwać, że osoba z pięcioletnim doświadczeniem wykona zadanie w krótszym czasie niż osoba z dwoma.
Jeśli masz duże doświadczenie jako menedżer projektu Im większe projekty, tym więcej rzeczy do przemyślenia. Musisz uwzględniać użytkowanie zasobów w innych wydziałach, zatrudniać dostawców, śledzić pracę setek osób, generować raporty dla kadry kierowniczej i pamiętać o licznych złożonych kwestiach, które wcześniej nawet nie przyszły Ci do głowy. Na szczęście program Microsoft Project udostępnia specjalistyczne narzędzia, których będziesz potrzebować.
Poniżej znajdziesz porady ułatwiające zdobycie biegłości.
Przeglądanie i uściślanie oszacowań czasu trwania Skorzystaj z informacji zebranych na temat bieżącego projektu i podobnych projektów, aby uściślić swoje oszacowania czasu trwania. Dokładność oszacowania wymagań dla zasobów (a w rezultacie także kosztów projektu) zależy w dużej mierze trafności szacowanych czasów trwania zadań.
Śledzenie postępu zasobów Upewnij się, że osoby pracujące nad projektem regularnie wysyłają aktualizacje o stanie zadania. Widoki i raporty w programie Microsoft Project pomagają śledzić na bieżąco pracę wszystkich osób.
Identyfikowanie problemów z nadmierną alokacją zasobów Program Project ułatwia identyfikowanie, kiedy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań jednocześnie.
Śledzenie planów bazowych Plany bazowe pozwalają szybko ocenić projekt i porównać bieżący postęp z tym, co zaplanowano na początku.
Dzielenie pracy przez bilansowanie Gdy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań jednocześnie, program Project może dostosować przydziały do bardziej realistycznego obciążenia pracą. Bilansowanie przydziałów zasobów umożliwia równomierne rozłożenie pracy.
Eksportowanie danych projektu do programu Excel w celu dalszej analizy Program Excel może być pomocny, gdy potrzebujesz przeprowadzić dalszą analizę informacji o projekcie. Na przykład możesz wyeksportować informacje dotyczące zadania i zasobów do programu Excel w celu utworzenia zaawansowanych raportów wartości wypracowanej, a następnie wyświetlić informacje przy użyciu wykresów przebiegu w czasie, aby zobaczyć, jak kształtują się koszty w odniesieniu do ilości wykonanej pracy.
Szkolenie pracowników w zakresie nowych umiejętności Duże organizacje inwestują czas i pieniądze, aby szkolić swoich pracowników pod kątem nowych umiejętności i pracy w różnych środowiskach. Szkolenie bieżących pracowników może okazać się bardziej ekonomicznym sposobem na poprawę wydajności, niż zatrudnianie nowych osób.
Krok 1. Dodawanie pracowników do projektu
| Dodawanie pracowników do projektu | Osoby i inne zasoby należy najpierw dodać, zanim będzie można przydzielić je do pracy nad zadaniami. Zasoby mogą obejmować materiały, takie jak cement lub farba, bądź zasoby kosztowe, na przykład koszty przelotu i wyżywienia. |
|---|---|
| Zmienianie dni roboczych w kalendarzu projektu | Po dodaniu osób do projektu zmodyfikuj ich kalendarze robocze, aby uwzględnić ich godziny pracy. Projekt zakłada, że większość ludzi pracuje zgodnie ze standardowym ustawieniem tygodnia, od poniedziałku do piątku, od godziny 8:00 do 17:00. Jednak nie musisz trzymać się tego harmonogramu pracy. |
| Dodawanie świąt i urlopów | Każdy uczestnik projektu musi mieć czas na odpoczynek. Każdy uczestnik projektu może zachorować. Każdy uczestnik projektu lubi święta. W tym artykule przedstawiono sposób uwzględniania tego czasu w harmonogramie. |
| Udostępnianie pracowników za pomocą puli zasobów | Do projektu można dodać pracowników z puli zasobów. Pula zasobów umożliwia przechowywanie wszystkich informacji na temat pracowników w jednym pliku programu Project, który może być używany jako część projektów głównych. |
| Ukrywanie kolumny z informacjami poufnymi | Do projektu możesz dodać informacje poufne, takie jak zarobki i numery telefonów, i ukryć je w widokach bez utraty tych danych. |
Krok 2. Przydzielanie osób i innych zasobów do zadań
| Przydzielanie osób do pracy nad zadaniami | Po dodaniu zadań do harmonogramu możesz zacząć przydzielać osoby do pracy nad zadaniami. |
|---|---|
| Wyświetlanie obciążeń pracą i dostępności zasobów | Można znaleźć zasoby z nadmierną lub niedostateczną alokacją w projekcie lub między projektami i sprawdzić, czy wprowadzone przydziały nie spowodowały konfliktów. |
| Pokazywanie nazw zadań obok pasków wykresu Gantta | Paski wykresu Gantta można łatwiej rozpoznawać, gdy są obok nich wyświetlane nazwy zadań. Jest to pomocne w przypadku raportów i spotkań. |
| Wprowadzanie kosztów personelu i materiałów | Podczas dodawania pracowników do projektu są również dodawane koszty z nimi związane. Następnie po przypisaniu osób do pracy nad zadaniami program Microsoft Project automatycznie obliczy koszt projektu. |
| Sprawdzanie aktualizacji stanu | Jeśli użytkownicy wprowadzili swój stan pracy w aplikacji Project Web App, zmiany w harmonogramie będą widoczne w programie Project. |
| Usuwanie osoby z projektu | Pracownicy przerywają pracę nad projektami, opuszczają firmę lub, być może z powodu błędnego wpisania ich nazwiska, nigdy nie istnieli. We wszystkich tych przypadkach może być konieczne usunięcie osób z projektu. |
Krok 3. Zarządzanie osobami i innymi zasobami
| Wybieranie odpowiedniego widoku do wyświetlania zasobów | Po przydzieleniu osób do zadań i rozpoczęciu pracy skorzystaj z wielu widoków dostępnych w programie Project, aby monitorować postępy i wprowadzać zmiany w harmonogramie. |
|---|---|
| Zmienianie czasu trwania zadania | Jednym ze sposobów rozwiązywania problemów związanych z obciążeniem pracą jest skrócenie czasu trwania zadań. |
| Dzielenie pracy w celu zmniejszenia obciążenia osób pracą | Jeśli osoby w projekcie pracują jednocześnie nad zbyt dużą liczbą zadań, możesz zezwolić, aby program Project rozdzielił pracę bardziej równomiernie. |
| Zmienianie ustawienia Wg nakładu pracy w odniesieniu do typów zadań | W przypadku dodania lub usunięcia osób z zadania czas trwania zadania w programie Project jest odpowiednio skracany lub wydłużany. To działanie jest nazywane planowaniem według nakładu pracy. Jeśli nie chcesz, aby czas trwania został zmieniony, możesz zmienić ustawienie Wg nakładu pracy zadania. |
| Śledzenie postępu harmonogramu | Śledzenie przebiegu pracy nad projektem jest istotne nie tylko pod kątem zakończenia projektu w ustalonym czasie. Pozwala również uczyć się na błędach oraz sukcesach dotyczących projektu. |
| Zapisywanie planu bazowego | Kiedy przełożony pyta Cię, jak obywa się realizacja projektu w porównaniu z jego pierwotnym planem, ostatnią rzeczą, którą powinien usłyszeć, jest "Nie wiem". Możesz tego uniknąć, ustawiając plan bazowy jako migawkę oryginalnego harmonogramu przed rozpoczęciem pracy nad projektem. |
| Wyświetlanie raportu o projekcie dotyczącego postępu pracowników | Utwórz i dostosuj raporty graficzne dotyczące postępu projektu. W programie Project możesz wyświetlać te raporty lub eksportować je do innych aplikacji, takich jak program PowerPoint, Word lub Excel. |