|
Dodając osoby, które będą pracować nad projektem, weź pod uwagę dwie następujące kwestie:
Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami. |
|---|
Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .
Jeśli nie znasz zarządzania projektami Jeśli jesteś nowym użytkownikiem zarządzania projektami, możesz zdać sobie sprawę, że dodawanie zadań jest czymś więcej niż tylko dodawaniem zadań, takimi jak liczba osób, które należy na nie umieścić, jak uwzględnić urlopy i urlopy innych osób oraz jak i gdzie umieścić dane osobowe, takie jak numery telefonów, adresy e-mail i informacje o wynagrodzeniu.
Poniżej znajdziesz porady ułatwiające rozpoczęcie pracy.
Dowiedz się, jakie typy zasobów można przydzielać do zadań Po zebraniu potrzebnych informacji o zadaniach w projekcie określ typy potrzebnych zasobów.
- People zasoby Są to zasoby, które zwykle uważamy za pracę nad zadaniami. Menedżerowie projektów czasami nazywają je zasobami pracy w odróżnieniu od materiałów i sprzętu.
- Zasoby przedsiębiorstwa Te zasoby są zasobami pracy zarządzanymi i współużytkowanymi w całej organizacji. Zasoby przedsiębiorstwa są używane w programie Project Professional.
- Zasoby materiałowe Te zasoby obejmują komputery lub maszyny używane do wykonywania pracy nad zadaniami.
- Zasoby ogólne Te zasoby określają wymagania dotyczące personelu dla zadań, a nie konkretnych osób, takich jak cieśla czy deweloperzy.
Zastanów się, jak liczba zasobów zmienia czas trwania W przypadku umieszczenia wielu zasobów w zadaniu należy się spodziewać skrócenia czasu trwania zadania. Jednak w wielu przypadkach dodawanie osób do zadania może mieć odwrotny skutek. Może to zwiększyć koszty, dodatkową komunikację i inne niedociągnięcia. Na przykład projekt nowego mostu płatnego prawdopodobnie nie posunie się szybciej, jeśli podwoisz liczbę architektów projektu. Program Project umożliwia kontrolowanie, co stanie się z czasem trwania zadań po dodaniu do zadań.
Zastanów się, w jaki sposób możliwości danej osoby wpływają na czas trwania zadań Doświadczenie danej osoby może mieć bezpośredni wpływ na czas trwania zadania. Możesz oczekiwać, że osoba z pięcioletnim doświadczeniem wykona zadanie w krótszym czasie niż osoba z dwoma osobami.
Jeśli jesteś doświadczonym menedżerem projektu W miarę jak projekty stają się coraz większe, jest więcej rzeczy do przemyślenia. Musisz uwzględniać użytkowanie zasobów w innych wydziałach, zatrudniać dostawców, śledzić pracę setek osób, generować raporty dla kadry kierowniczej i pamiętać o licznych złożonych kwestiach, które wcześniej nawet nie przyszły Ci do głowy. Na szczęście program Microsoft Project udostępnia specjalistyczne narzędzia, których będziesz potrzebować.
Poniżej znajdziesz porady ułatwiające zdobycie biegłości.
Przejrzyj i uściślij oszacowania czasu trwania Użyj zbieranych informacji o bieżącym projekcie i podobnych projektach, aby uściślić swoje oszacowania czasu trwania. Dokładność oszacowania wymagań dla zasobów (a w rezultacie także kosztów projektu) zależy w dużej mierze trafności szacowanych czasów trwania zadań.
Śledzenie postępu zasobów Upewnij się, że osoby w projekcie wysyłają regularne aktualizacje stanu zadań. Widoki i raporty w programie Microsoft Project pomagają śledzić na bieżąco pracę wszystkich osób.
Identyfikowanie problemów z nadmierną alokacją zasobów Program Project ułatwia określenie, kiedy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań w tym samym czasie.
Monitoruj plany bazowe Plany bazowe przedstawiają projekt, aby porównać bieżący postęp z tym, co zaplanowano na początku.
Rozpowszechnianie pracy przez bilansowanie Gdy użytkownicy jednocześnie pracują nad zbyt dużą liczbą zadań, program Project może dostosować przydziały do bardziej realistycznego obciążenia pracą. Bilansowanie przydziałów zasobów umożliwia równomierne rozłożenie pracy.
Eksportowanie danych projektu do programu Excel w celu dalszej analizy Program Excel może ci pomóc, gdy potrzebujesz dalszej analizy informacji o programie Project. Na przykład możesz wyeksportować informacje dotyczące zadania i zasobów do programu Excel w celu utworzenia zaawansowanych raportów wartości wypracowanej, a następnie wyświetlić informacje przy użyciu wykresów przebiegu w czasie, aby zobaczyć, jak kształtują się koszty w odniesieniu do ilości wykonanej pracy.
Szkolenie pracowników z nowymi umiejętnościami Duże organizacje inwestują czas i pieniądze, aby szkolić swoich pracowników w zakresie nowych umiejętności i pracy w różnych środowiskach. Szkolenie bieżących pracowników może okazać się bardziej ekonomicznym sposobem na poprawę wydajności, niż zatrudnianie nowych osób.
Krok 1. Dodawanie pracowników do projektu
| Dodawanie pracowników do projektu | Osoby i inne zasoby należy najpierw dodać, zanim będzie można przydzielić je do pracy nad zadaniami. Zasoby mogą obejmować materiały, takie jak cement lub farba, bądź zasoby kosztowe, na przykład koszty przelotu i wyżywienia. |
|---|---|
| Zmienianie dni roboczych w kalendarzu projektu | Po dodaniu osób do projektu zmodyfikuj ich kalendarze służbowe, aby uwzględnić ich czas pracy. W programie Project założono, że większość osób pracuje w standardowym tygodniu, od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 17:00. Ale nie musisz trzymać się tego harmonogramu pracy. |
| Dodawanie świąt i urlopów | Każdy uczestnik projektu musi mieć czas na odpoczynek. Każdy uczestnik projektu może zachorować. Każdy uczestnik projektu lubi święta. W tym artykule przedstawiono sposób uwzględniania tego czasu w harmonogramie. |
| Udostępnianie pracowników za pomocą puli zasobów | Do projektu można dodać pracowników z puli zasobów. Pula zasobów umożliwia przechowywanie wszystkich informacji na temat pracowników w jednym pliku programu Project, który może być używany jako część projektów głównych. |
| Ukrywanie kolumny z informacjami poufnymi | Do projektu możesz dodać informacje poufne, takie jak zarobki i numery telefonów, i ukryć je w widokach bez utraty tych danych. |
Krok 2. Przydzielanie osób i innych zasobów do zadań
| Przydzielanie osób do pracy nad zadaniami | Po dodaniu zadań do harmonogramu możesz zacząć przydzielać osoby do pracy nad zadaniami. |
|---|---|
| Wyświetlanie obciążeń pracą i dostępności zasobów | Możesz znaleźć zasoby z nadmierną alokacją lub nieprzydzielone w projekcie lub w różnych projektach oraz sprawdzić, czy dokonane przydziały spowodowały jakiekolwiek konflikty. |
| Pokazywanie nazw zadań obok pasków wykresu Gantta | Paski wykresu Gantta można łatwiej rozpoznawać, gdy są obok nich wyświetlane nazwy zadań. Jest to pomocne w przypadku raportów i spotkań. |
| Wprowadzanie kosztów personelu i materiałów | Podczas dodawania pracowników do projektu są również dodawane koszty z nimi związane. Następnie po przypisaniu osób do pracy nad zadaniami program Microsoft Project automatycznie obliczy koszt projektu. |
| Sprawdzanie aktualizacji stanu | Jeśli inne osoby wprowadziły swój stan pracy w Project Web App, możesz zobaczyć zmiany harmonogramu w programie Project. |
| Usuwanie osoby z projektu | Pracownicy przerywają pracę nad projektami, opuszczają firmę lub, być może z powodu błędnego wpisania ich nazwiska, nigdy nie istnieli. We wszystkich tych przypadkach może być konieczne usunięcie osób z projektu. |
Krok 3. Zarządzanie osobami i innymi zasobami
| Wybieranie odpowiedniego widoku do wyświetlania zasobów | Po przydzieleniu osób do zadań i rozpoczęciu pracy skorzystaj z wielu widoków dostępnych w programie Project, aby monitorować postępy i wprowadzać zmiany w harmonogramie. |
|---|---|
| Zmienianie czasu trwania zadania | Jednym ze sposobów rozwiązywania problemów związanych z obciążeniem pracą jest skrócenie czasu trwania zadań. |
| Dzielenie pracy w celu zmniejszenia obciążenia osób pracą | Jeśli osoby w projekcie pracują jednocześnie nad zbyt dużą liczbą zadań, możesz zezwolić, aby program Project rozdzielił pracę bardziej równomiernie. |
| Zmienianie ustawienia Wg nakładu pracy w odniesieniu do typów zadań | W przypadku dodania lub usunięcia osób z zadania czas trwania zadania w programie Project jest odpowiednio skracany lub wydłużany. To działanie jest nazywane planowaniem według nakładu pracy. Jeśli nie chcesz, aby czas trwania został zmieniony, możesz zmienić ustawienie Wg nakładu pracy zadania. |
| Śledzenie postępu harmonogramu | Śledzenie przebiegu pracy nad projektem jest istotne nie tylko pod kątem zakończenia projektu w ustalonym czasie. Pozwala również uczyć się na błędach oraz sukcesach dotyczących projektu. |
| Zapisywanie planu bazowego | Kiedy szef pyta, jak przebiega projekt w porównaniu z pierwotnym planem, ostatnią rzeczą, którą chcesz powiedzieć, jest "Nie wiem". Możesz tego uniknąć, ustawiając plan bazowy jako migawkę oryginalnego harmonogramu przed rozpoczęciem pracy nad projektem. |
| Wyświetlanie raportu o projekcie dotyczącego postępu pracowników | Utwórz i dostosuj raporty graficzne dotyczące postępu projektu. W programie Project możesz wyświetlać te raporty lub eksportować je do innych aplikacji, takich jak program PowerPoint, Word lub Excel. |