Você pode acessar a caixa de correio de outra pessoa se tiver recebido as permissões apropriadas para sua caixa de correio. As permissões podem variar de somente leitura até criação, exclusão e permitir respostas a mensagens.
Observação
As etapas deste artigo descrevem o compartilhamento da caixa de correio ou pasta associada à sua conta de email. Se você quiser criar uma única caixa de correio que possa ser acessada por uma ou mais pessoas, consulte Abrir e usar uma caixa de correio compartilhada no Outlook.
O que considerar ao compartilhar uma caixa de correio ou pasta
Ao compartilhar a caixa de correio ou pasta associada à sua conta de email, você precisa considerar como deseja que as pessoas que você convida interajam com sua caixa de correio.
- Os convidados respondem como eles mesmos: um gerente precisa de um assistente ou colega para monitorar uma pasta específica em sua caixa de correio enquanto eles estão fora. Nesse cenário, a manger concede ao assistente ou ao colega permissão para responder às mensagens, mas as respostas às mensagens nessa caixa de correio ou pasta serão mostradas como provenientes da conta de email do convidado.
- Os convidados respondem em seu nome (também conhecido como acesso de delegado): um gerente precisa de um assistente ou colega para monitorar e responder a emails em seu nome. Nesse cenário, o gerente concede as permissões de assistente ou colega para acessar sua pasta ou caixa de correio, mas quando o convidado responde às mensagens, suas respostas são mostradas como: <convidar> em nome do <gerente>. Esse tipo de compartilhamento requer permissões de acesso delegado . Para obter ajuda com a configuração de permissões de delegado, consulte Permitir que mensagens sejam enviadas em seu nome ao compartilhar uma pasta ou caixa de correio.
Observação
O compartilhamento de pastas ou caixas de correio só pode ser feito usando a conta corporativa ou escolar com assinaturas qualificadas do Microsoft 365 ou contas de trabalho ou de estudante hospedadas por Exchange Online.
Selecione uma opção de guia abaixo para a versão do Outlook que você está usando. Qual versão do Outlook eu tenho?
Compartilhar caixas de correio ou pastas sem acesso de delegado
Observação
Se as etapas nesta guia Novo Outlook não funcionarem, talvez você ainda não esteja usando o Novo Outlook para Windows. Selecione a guia Outlook Clássico e siga essas etapas.
Compartilhar e acessar uma pasta ou caixa de correio no novo Outlook
Há duas maneiras de interagir com pastas compartilhadas: o proprietário da caixa de correio que deseja compartilhar uma ou mais pastas ou compartilhar toda a caixa de correio. O convidado, a pessoa que o proprietário convidou para compartilhar sua pasta ou caixa de correio.
- Proprietário de pasta ou caixa de correio: como proprietário da caixa de correio, você pode compartilhar toda a caixa de correio ou uma ou mais pastas com outras atribuindo os níveis de permissão apropriados. O compartilhamento de uma caixa de correio ou pasta concede acesso, mas não notifica o destinatário.
- Convite: quando alguém compartilha uma caixa de correio ou pasta com você, para acessar o conteúdo compartilhado, você deve adicionar manualmente a caixa de correio ou pasta compartilhada ao painel de pastas. As ações que você pode executar dependem do nível de permissão concedido pelo proprietário.
Etapas do proprietário:
Como selecionar e compartilhar a pasta ou a caixa de correio com outras pessoas
Para compartilhar uma ou mais pastas ou compartilhar toda a caixa de correio com outras pessoas em sua organização, siga estas etapas:
- No novo Outlook, navegue até a pasta que você deseja compartilhar.
- Clique com o botão direito do mouse na pasta e escolha Compartilhamento e permissões.
- Na janela Permissões para a pasta , se a pessoa ainda não estiver incluída na lista de pessoas com quem você está compartilhando, selecione
para adicioná-las. - Insira o nome ou o endereço de email da pessoa à qual você está dando permissão e selecione Adicionar.
- Na lista de nomes na janela Permissões para a pasta, selecione o nome da pessoa que você acabou de adicionar.
- Na seção Permissões , selecione a lista suspensa nível de permissão e selecione as permissões que você deseja conceder a esse usuário. Se você não tiver certeza de qual nível de permissão selecionar, confira a seção abaixo Entender permissões de compartilhamento.
- Confirme as configurações de compartilhamento e clique em OK. A pessoa com quem você está compartilhando receberá um email para informar que você compartilhou uma pasta com ela.
Como funcionam as permissões de pasta pai
Para permitir o acesso a uma subpasta compartilhada, o Outlook precisa fornecer visibilidade à estrutura de pastas acima dela (por exemplo: Caixa de correio → Caixa de entrada → Pasta de Projeto).
Se essas pastas pai já tiverem permissões atribuídas, o Outlook as preservará. Caso contrário, ele atribui automaticamente a permissão mínima necessária ("Pasta visível").
A permissão "Pasta visível" só permite que o destinatário navegue até a pasta compartilhada; ele não permite que eles exibam ou interajam com o conteúdo das pastas pai.
Como remover privilégios de compartilhamento
- No novo Outlook, navegue até a pasta que você está compartilhando.
- Clique com o botão direito do mouse na pasta e escolha Compartilhamento e permissões.
- Selecione a pessoa com quem você está compartilhando e selecione Excluir ícone.
Aviso
- A remoção de permissões de uma subpasta compartilhada não remove automaticamente as permissões visíveis pasta que podem ter sido adicionadas às pastas pai.
- Para remover totalmente o acesso, talvez seja necessário remover permissões de cada pasta pai separadamente.
Etapas de convite:
Aceitar e exibir uma pasta ou caixa de correio compartilhada com você
Quando alguém compartilha uma pasta com você, um email é enviado para informar você. Agora você pode adicionar isso ao painel de pastas para poder acessá-lo no novo Outlook.
- No painel de pastas, clique com o botão direito do mouse em Compartilhado comigo.
- Selecione Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio.
- Insira o endereço de email ou o nome da pessoa que compartilhou uma pasta com você e clique em Adicionar.
- O nome da pessoa aparecerá no nó Compartilhado comigo. Expanda o nó para exibir todas as pastas que a pessoa compartilhou com você.
Remover a pasta compartilhada ou a caixa de correio do painel de pastas
Se você decidir que não deseja mais ver a caixa de correio ou pasta da outra pessoa sempre que abrir o Novo Outlook, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Remover pasta compartilhada.
Entender permissões de compartilhamento
Ao compartilhar uma pasta, você pode definir permissões que definem o que cada usuário que acessa a pasta pode fazer. Selecionar uma opção no menu suspenso nível de permissão dispara a seleção de permissões de acesso Leitura, Gravação, Outras e Excluir . A captura de tela à direita mostra qual nível de permissões são escolhidas automaticamente ao selecionar um nível de permissão do editor de publicação.
Dica
Se você remover uma dessas caixas de seleção associadas a um nível de permissão, o nível será alterado para Personalizado.
A tabela abaixo detalha o tipo de ações que o convidado pode fazer dependendo do conjunto de nível de permissão .
| Nível de permissão | Atividades que um convidado pode executar |
|---|---|
| Proprietário | Criar, ler, modificar e excluir todos os itens na pasta compartilhada. Como proprietário, um usuário pode alterar os níveis de permissão que outras pessoas têm para a pasta. |
| Editor de Publicação | Criar, ler, modificar, excluir todos os itens e criar subpastas. |
| Editor | Criar, ler, modificar e excluir todos os itens. |
| Autor de Publicação | Criar e ler itens, criar subpastas, modificar e excluir itens criados por você. |
| Autor | Criar e ler itens, modificar e excluir itens que você criar. |
| Autor não editor | Criar e ler itens e excluir itens que você criar. |
| Revisor | Apenas ler itens. |
| Colaborador | Apenas criar itens. |
| Nenhum | Não é possível executar nenhuma atividade. O usuário permanece na lista de permissões, mas não tem permissão e não pode abrir a pasta. |
| Personalizada | Execute atividades definidas especificamente pelo proprietário da pasta. |
