Agendar uma reunião com outras pessoas

Você pode enviar uma solicitação de reunião para uma ou mais pessoas. O Outlook rastreia quem aceita a solicitação para a reunião e faz a reserva do horário no seu calendário. Ao criar uma solicitação de reunião, você pode adicionar anexos, definir um local e usar o Assistente de Agendamento para escolher o melhor horário para a reunião.

Agendar reunião

  1. Crie uma solicitação de reunião de uma das seguintes maneiras:

    • A partir da Caixa de entrada, selecione Novos itens > Reunião ou utilize o atalho do teclado Ctrl + Shift + Q.

      Para agendar uma reunião, na guia Página Inicial, no grupo Novo, escolha Novos Itens e, em seguida, Reunião.

    • A partir do calendário, selecione Nova reunião ou utilize o atalho do teclado Ctrl + Shift + Q.

      Novo comando de Reunião na faixa de opções

    • A partir de uma mensagem de email na Caixa de entrada, selecione o botão Responder com reunião.

      A partir de uma mensagem de e-mail, selecione responder com reunião.
  2. Duas maneiras para adicionar participantes:

    • Adicione seus participantes à linha Para da solicitação de reunião e pule para a etapa 4.

    • Se você estiver usando uma Microsoft 365 ou uma conta do Exchange, utilize o Assistente de Agendamento para ver os horários dos participantes.

  3. No Assistente de Agendamento, clique na caixa abaixo do seu nome e digite o nome ou endereço de email de um participante ou clique no botão Adicionar Participantes para abrir seu catálogo de endereços.

    Clique no ícone ao lado do nome do participante no Assistente de Agendamento para marcar um participante específico como Participante Obrigatório , Participante Opcional ou Recurso. Quando você começa a digitar o nome de um participante, o Outlook fornece sugestões com base nas pessoas com quem você se encontrou ou enviou emails recentemente. Para adicionar um participante escolha um nome na lista.

    Você pode marcar as participações como obrigatórias ou opcionais.
  4. Adicione o assunto da reunião, horário do início e do término e o local.

    No Outlook 2016 e no Outlook para Microsoft 365, você pode começar a digitar o nome de um local, por exemplo, Cafeteria Fourth ou Sala de Conferência 23 e o Outlook vai procurar pelo local correspondente. Selecione uma das sugestões para escolher este local ou continue digitando para inserir outro local.

    Dica: Se você utiliza uma conta do Microsoft Exchange ou Microsoft 365 uma conta de email, clique em Assistente de Agendamento e em Localizador de Sala para verificar a disponibilidade e fazer a reserva do local. Para obter mais informações, consulte Usar o Assistente de Agendamento e o Localizador de Sala para reuniões no Outlook.

  5. Para anexar um arquivo a uma solicitação de reunião, no menu Inserir, selecione Anexar Arquivo e escolha o arquivo que deseja adicionar.

  6. Se você não deseja que esta reunião seja recorrente, clique em Enviar. Caso contrário, consulte Tornar uma reunião recorrente.

Para recursos adicionais use o Outlook Mobile junto com o Outlook para Computador. Se você usa o Outlook para iOS, seu dispositivo móvel pode lembrá-lo quando você precisar sair para chegar a tempo aos seus compromissos.

Ative a Hora de Sair

  1. No Outlook para iOS, selecione Configurações > Hora de Sair.

  2. Selecione uma conta compatível e utilize o controle deslizante para habilitar a Hora de Sair.

Observação: A Hora de Sair ainda não está disponível no Outlook para Android. Apenas Microsoft 365, Outlook.com e algumas contas do Gmail são compatíveis.

Impedir que os participantes encaminhem a reunião

Se estiver usando Microsoft 365, ao criar uma solicitação de reunião, você pode impedir que os participantes encaminhem a solicitação para outras pessoas. Esta nova opção está disponível para clientes do Canal Atual após a atualização para a Versão 1808.

  • Antes de enviar uma solicitação de reunião, selecione Opções de Resposta > Permitir Encaminhamento para alternar a capacidade dos participantes de encaminhar uma solicitação de reunião.

Para saber mais, consulte Impedir o encaminhamento de uma reunião.

  1. Clique em Reunião > Recorrência.

    Comando recorrente na faixa de opções

    Observação: Use o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião de forma que ocorra regularmente.

  2. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.

    Observação: Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião muda para Série de Reuniões.

  3. Para enviar a solicitação de reunião, clique em Enviar.

Adicionar uma pessoa a uma reunião

Você pode adicionar outro participante a uma reunião.

Se você for o proprietário da reunião:

  1. Clique duas vezes para abrir a reunião e use a linha Para ou o Assistente de Agendamento para adicionar uma ou mais pessoas à reunião.

  2. Clique em Enviar e selecione um dos seguintes:

    • Envie atualizações apenas para os participantes adicionados ou excluídos.

    • Envie atualizações para todos os participantes.

Se você não é o proprietário da reunião

  1. Abra a solicitação de reunião. No grupo Responder na faixa, selecione Responder e, em seguida, Encaminhar. Adicione um ou mais destinatários à solicitação de reunião.

  2. Clique em Enviar. O proprietário da reunião receberá uma notificação de que você encaminhou a solicitação de reunião para outra pessoa. Para obter mais informações, consulte Encaminhar uma reunião.

Encerrar reuniões mais cedo

Se estiver usando o Outlook para Microsoft 365, agora você pode fazer com que o Outlook encerre suas reuniões alguns minutos antes. Isto pode ajudá-lo a aumentar o tempo de deslocamento entre as reuniões. Você pode escolher uma duração diferente para reuniões com menos de uma hora e reuniões com mais de uma hora.

  1. Selecione Arquivo > Opções > Calendário > Opções do calendário

  2. Marque a caixa de seleção Encerrar compromissos e reuniões mais cedo.

    Selecionada a caixa de diálogo de opções do Calendário do Outlook e a caixa de seleção Encerrar compromissos e reuniões mais cedo.
  3. Utilize os menus suspensos para selecionar o número de minutos para reuniões com menos de uma hora e com uma hora ou mais, depois clique em OK .

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