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Pode controlar e gerir informações ao longo do tempo com o controlo de versões em listas e bibliotecas, bem como ver e recuperar versões anteriores do histórico do item.

Quando ativada, as novas versões são adicionadas ao histórico de um item após as alterações serem guardadas. O número de versões armazenadas e a visibilidade de versões secundárias ou de rascunho podem ser modificadas para cada lista e biblioteca.

Ativar e configurar o controlo de versões numa lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca que pretende ativar o controlo de versões.

  2. Selecione Definições Botão Configurações em forma de engrenageme, em seguida, selecione Definições da Lista ou Definições da Biblioteca.

    Menu Configurações com as configurações de lista realçadas

  3. Na página Definições , selecione Definições de controlo de versões.

    Caixa de diálogo Configurações de biblioteca com Versões selecionadas.
  4. Na página Definições da versão , tem as seguintes definições disponíveis:

    • Para uma biblioteca de documentos:

      • Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos.

      • Crie uma versão sempre que editar um ficheiro nesta biblioteca de documentos utilizando apenas versões principais ou versões principais e secundárias.

      • Limite o número de versões e rascunhos a reter.

      • Defina quem pode ver itens de rascunho.

      • Exigir que os documentos sejam verificados antes de poderem ser editados.

        Opções de Configurações de Biblioteca no SharePoint Online, mostrando a versão habilitada
    • Para uma Lista:

      • Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos.

      • Crie uma versão sempre que editar um item na lista.

      • Limite o número de versões e rascunhos a reter.

      • Defina quem pode ver itens de rascunho na lista.

        Opções de Configurações de Lista no SharePoint Online, mostrando a versão habilitada
  5. Selecione OK.

Para ver, restaurar ou eliminar uma versão anterior numa lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca com o item ou documento que pretende ver o histórico.

  2. Junto ao item para o qual pretende ver o histórico, selecione ... (reticências).

  3. Selecione Histórico de versões.

    Menu do botão direito da biblioteca de documentos com o histórico de versão em destaque

    Se não vir Histórico de versões, selecione Mais e, em seguida, selecione Histórico de versões.

  4. Na caixa de diálogo Histórico de versões , paire o rato sobre a ligação de data numa versão anterior e, para mostrar o menu, selecione a seta para baixo.

    Botão de caixa de diálogo suspensa versão
  5. No menu, pode fazer o seguinte.

    Menu item de versão
    • Ver o documento atual. É apresentada uma caixa de diálogo onde pode restaurar ou eliminar uma versão anterior, bem como ver o status de aprovação atual. Também pode editar a versão atual a partir desta caixa de diálogo.

    • Restaure o documento. É apresentada uma caixa de diálogo a perguntar se pretende torná-lo no documento atualmente aprovado. Irá adicioná-la como uma nova versão.

    • Elimine o documento. É apresentada uma caixa de diálogo a perguntar se tem a certeza de que pretende enviar o item para a Reciclagem.

    • Rejeitar esta versão. Só aparece em documentos aprovados, em vez de Eliminar.

  6. Quando terminar, no canto superior direito, selecione X.

Outras definições que afetam o controlo de versões

Pode configurar outras definições que afetam o controlo de versões. Em listas e bibliotecas, pode exigir que o conteúdo seja aprovado. Nas bibliotecas, pode exigir que seja dada saída dos ficheiros.

Para obter informações sobre estas definições e muito mais, consulte Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca?

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