O que é uma biblioteca de documentos?

Uma biblioteca de documentos fornece um local seguro para armazenar ficheiros onde você e os seus colegas podem encontrá-los facilmente, trabalhar nos mesmos em conjunto e aceder aos mesmos a partir de qualquer dispositivo em qualquer altura. Por exemplo, pode utilizar uma biblioteca de documentos num site no Microsoft Office SharePoint Online para armazenar todos os ficheiros relacionados com um projeto específico ou um cliente específico. Adicionar ficheiros ou mover ficheiros entre pastas é tão fácil como arrastar e largar ficheiros de uma localização para outra.

Uma visualização em miniatura de uma biblioteca de documentos sem nada selecionado.

Observação: O seu ecrã tem um aspeto diferente deste? O administrador pode ter a experiência clássica definida na biblioteca de documentos. Se sim, confira Introdução às bibliotecas. Se for proprietário, proprietário ou administrador da biblioteca de documentos, consulte Mudar a experiência predefinida para bibliotecas de documentos de novas ou clássicas para obter os passos para definir a experiência predefinida.

Observação: Atualmente, algumas funcionalidades só estão disponíveis na experiência clássica. Clique em Regressar à Microsoft Office SharePoint Online clássica no canto inferior esquerdo da página para mudar para a experiência clássica.

O site predefinido no Microsoft Office SharePoint Online e SharePoint Server 2019 inclui uma biblioteca de documentos e um é criado automaticamente quando cria um novo site. Pode adicionar bibliotecas de documentos adicionais a um site conforme necessário. Isto é útil, por exemplo, se precisar de restringir o acesso a um conjunto de ficheiros. Cada biblioteca de documentos apresenta uma lista de ficheiros, pastas e informações chave sobre cada um, como quem criou ou modificou um ficheiro pela última vez. Pode utilizar estas informações para organizar os seus ficheiros e facilitar a sua localização.

Numa biblioteca de documentos, pode:

Adicionar, editar, eliminar um ficheiro, pasta ou ligação de uma biblioteca de documentos do SharePoint, cocriar e transferir documentos.
Controlar quem tem acesso a uma biblioteca, a uma pasta numa biblioteca ou a um ficheiro individual numa biblioteca.
Controle a atividade num ficheiro, como quando foi modificado pela última vez, e receba uma notificação quando algo tiver sido alterado.
Criar uma exibição personalizada de uma biblioteca de documentos
Partilhe ficheiros ou pastas com outras pessoas.
Adicione uma ligação numa biblioteca de documentos a algo que esteja armazenado fora da biblioteca, por exemplo, uma ligação para um ficheiro localizado numa biblioteca diferente ou até mesmo uma ligação para uma página Web externa.
Realce uma ligação, ficheiro ou pasta numa biblioteca de documentos para que você e outras pessoas possam aceder-lhes rapidamente.

Vamos dar uma olhada

No canto superior esquerdo da página da biblioteca de documentos encontra-se o menu principal.

Menu Biblioteca de Documentos Onine do SharePoint

Aqui, pode criar uma nova pasta, documento ou uma ligação para algo que esteja localizado fora da biblioteca de documentos,

Office 365 Criar uma pasta ou documento

Observação: A lista de tipos de documentos varia consoante as suas permissões e a forma como o seu site foi configurado.

ou carregue uma pasta ou ficheiros.

Office 365 Carregar arquivos ou pastas em uma biblioteca de documentos

Observação: As pastas não são atualmente suportadas pelo Internet Explorer.

Também pode sincronizar ficheiros com a nova aplicação Sincronização do OneDrive ou criar um alerta para receber uma notificação quando algo mudar.

No canto superior direito da página da biblioteca de documentos, clique em Ver opções para alterar a vista da biblioteca de documentos para a vista Lista, Compacto e Mosaicos. Se utilizar Internet Explorer, pode abrir a biblioteca de documentos no Windows Explorador de Arquivos ao clicar em Ver no Explorador de Arquivos. Também pode guardar uma vista personalizada ao clicar em Guardar vista como ou, se for proprietário ou administrador da biblioteca, pode editar ou criar vistas na página de definições da biblioteca ao clicar em Editar vista atual.

Office 365 Alterar a exibição da biblioteca de documentos

Pode adicionar novas colunas e selecionar as colunas a apresentar ao clicar em + ou + Adicionar colunas na extremidade direita dos cabeçalhos de coluna se estiver na vista de lista ou ao clicar em Botão Organizar biblioteca de documentos e, em seguida, clicar em Biblioteca de Documentos Adicionar um Botão de Coluna no lado direito dos cabeçalhos de coluna se estiver na vista Mosaicos.

Adicionar uma lista suspensa de colunas em uma biblioteca de documentos conectada em grupo

Pode ver e editar informações sobre um ficheiro ou pasta, como propriedades necessárias, atividade recente ou com quem um ficheiro é partilhado, no painel de informações. Para mostrar ou ocultar o painel de informações, selecione um ficheiro ou pasta e clique em Painel Detalhes da Biblioteca de Documentos no lado direito do menu principal. Também pode ver o painel de informações ao clicar com o botão direito do rato num ficheiro ou pasta e selecionar Detalhes.

painel de metadados de documento Office 365

Quando seleciona uma pasta ou ficheiro, o menu no canto superior esquerdo da biblioteca de documentos muda para uma lista de ações que pode efetuar nessa pasta ou ficheiro.

Um arquivo selecionado mostra a alteração no menu da biblioteca de documentos

Observação: Para expor o menu de ficheiros ou pastas na vista de miniaturas, clique no canto superior direito da miniatura.

Pode ver outra versão do menu do documento ao clicar com o botão direito do rato no nome do ficheiro ou, se estiver na vista de lista, ao clicar nas reticências reticências da lista de biblioteca de documentos Office 365 junto ao nome do ficheiro. Este menu contém ações adicionais, como Afixar na parte superior , que realça os ficheiros para que você e outras pessoas os possam encontrar rapidamente.