O que é uma biblioteca de documentos?

Uma biblioteca de documentos fornece um lugar seguro para armazenar arquivos em que você e seus colegas de trabalho podem encontrá-los facilmente, trabalhar juntos e acessá-los de qualquer dispositivo a qualquer momento. Por exemplo, você pode usar uma biblioteca de documentos em um site em Microsoft Office SharePoint Online para armazenar todos os arquivos relacionados a um projeto específico ou a um cliente específico. Adicionar arquivos ou mover arquivos entre pastas é tão fácil quanto arrastá-los e retirá-los de um local para outro.

Uma visualização em miniatura de uma biblioteca de documentos sem nada selecionado.

Observação: Sua tela parece diferente disso? O administrador pode ter uma experiência clássica definida na biblioteca de documentos. Se sim, confira Introdução às bibliotecas. Se você for proprietário, proprietário ou administrador da biblioteca de documentos, consulte Alternar a experiência padrão para bibliotecas de documentos de novo ou clássico para as etapas para definir a experiência padrão.

Observação: Atualmente, alguns recursos só estão disponíveis na experiência clássica. Clique em Retornar ao Microsoft Office SharePoint Online clássico no canto inferior esquerdo da página para alternar para a experiência clássica.

O site padrão em Microsoft Office SharePoint Online e SharePoint Server 2019 inclui uma biblioteca de documentos e uma é criada automaticamente quando você cria um novo site. Você pode adicionar bibliotecas de documentos adicionais a um site conforme necessário. Isso é útil, por exemplo, se você precisar restringir o acesso a um conjunto de arquivos. Cada biblioteca de documentos exibe uma lista de arquivos, pastas e informações importantes sobre cada um, como quem criou ou modificou um arquivo pela última vez. Você pode usar essas informações para organizar seus arquivos e facilitar a localização deles.

Em uma biblioteca de documentos, você pode:

Adicionar, editar, excluir um arquivo, pasta ou link de uma biblioteca de documentos do SharePoint, coautor e baixar documentos.
Controlar quem tem acesso a uma biblioteca, uma pasta com em uma biblioteca ou um arquivo individual dentro de uma biblioteca.
Acompanhe a atividade em um arquivo, como quando ele foi modificado pela última vez, e receba uma notificação quando algo tiver sido alterado.
Criar uma exibição personalizada de uma biblioteca de documentos
Compartilhe arquivos ou pastas com outras pessoas.
Adicione um link em uma biblioteca de documentos a algo armazenado fora da biblioteca, por exemplo, um link para um arquivo localizado em uma biblioteca diferente ou até mesmo um link para uma página da Web externa.
Realce um link, arquivo ou pasta em uma biblioteca de documentos para que você e outras pessoas possam chegar a eles rapidamente.

Vamos dar uma olhada

Na parte superior esquerda da página da biblioteca de documentos está o menu main.

Menu Biblioteca de Documentos Onine do SharePoint

Aqui você pode criar uma nova pasta, um documento ou um link para algo localizado fora da biblioteca de documentos,

Office 365 Criar uma pasta ou documento

Observação: A lista de tipos de documento variará dependendo de suas permissões e de como seu site foi configurado.

ou carregar uma pasta ou arquivos.

Office 365 Carregar arquivos ou pastas em uma biblioteca de documentos

Observação: No momento, as pastas não têm suporte por Internet Explorer.

Você também pode sincronizar arquivos com o novo aplicativo Sincronização do OneDrive ou criar um alerta para receber uma notificação quando algo tiver sido alterado.

Na parte superior direita da página biblioteca de documentos, clique em Exibir opções para alterar a exibição da biblioteca de documentos para List, Compact, Tiles view. Se usar Internet Explorer, você poderá abrir a biblioteca de documentos no Windows Explorador de Arquivos, clicando em Exibir em Explorador de Arquivos. Você também pode salvar uma exibição personalizada clicando em Salvar exibição como ou, se você for um proprietário ou administrador da biblioteca, poderá editar ou criar exibições na página de configurações da biblioteca clicando em Editar exibição atual.

Office 365 Alterar a exibição da biblioteca de documentos

Você pode adicionar novas colunas e selecionar as colunas a serem exibidas clicando em + ou + Adicionar colunas no lado direito dos cabeçalhos da coluna se estiver na exibição de lista ou, se estiver na exibição Blocos, clicando em Botão Organizar biblioteca de documentos e clicando em Biblioteca de Documentos Adicionar um Botão de Coluna no lado direito dos cabeçalhos da coluna.

Adicionar uma lista suspensa de colunas em uma biblioteca de documentos conectada em grupo

Você pode exibir e editar informações sobre um arquivo ou pasta, como propriedades necessárias, atividade recente ou com quem um arquivo é compartilhado, no painel de informações. Para mostrar ou ocultar o painel de informações, selecione um arquivo ou pasta e clique em Painel Detalhes da Biblioteca de Documentos no lado direito do menu main. Você também pode exibir o painel de informações clicando com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta e selecionando Detalhes.

painel de metadados de documento Office 365

Quando você seleciona uma pasta ou arquivo, o menu na parte superior esquerda da biblioteca de documentos é alterado para uma lista de ações que você pode executar nessa pasta ou arquivo.

Um arquivo selecionado mostra a alteração no menu da biblioteca de documentos

Observação: Para expor o menu arquivo ou pasta quando estiver no modo de exibição de miniatura, clique no canto superior direito da miniatura.

Você pode ver outra versão do menu do documento clicando com o botão direito do mouse no nome do arquivo ou, se estiver na exibição da lista, clicando nas reticências reticências da lista de biblioteca de documentos Office 365 ao lado do nome do arquivo. Este menu contém ações adicionais, como Fixar na parte superior , o que realça os arquivos para que você e outras pessoas possam encontrá-los rapidamente.