Exigir aprovação de itens em uma lista ou biblioteca

Listas e bibliotecas geralmente contêm informações confidenciais, como orçamentos de campanhas de marketing ou iniciativas de recursos humanos. Pode ser importante ter apenas versões "oficiais" de itens ou arquivos que podem ser visualizados por usuários específicos.

Você pode exigir a aprovação de um item ou arquivo antes que o conteúdo se torne visível para usuários específicos. Ao exigir aprovação, as organizações podem aplicar um nível significativo de qualidade e segurança ao seu conteúdo sensível.

  1. Navegue até a lista que você deseja exigir aprovação.

  2. Selecione Configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuveme, em seguida, Listar configurações.

  3. Na seção Configurações Gerais, selecione Configurações de versão.

  4. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim em resposta à aprovação Exigir conteúdo para itens enviados? Na seção Histórico de Versão do Item, especifique se você deseja criar versões sempre que um item for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões mantidas.

  5. Na seção Draft Item Security, determine quais usuários podem ver itens de rascunho na lista.

    Dica: Se você exigir aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contém itens, todos os itens na biblioteca serão marcados Aprovados.

  6. Você pode escolher um dos seguintes:

    • Usuários que podem ler itens na lista.

    • Somente usuários que podem editar itens na lista.

    • Somente usuários que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

  7. Selecione OK.

Se alguém enviar um item a uma lista ou biblioteca que exija aprovações, ele está em status pendente até que alguém (que tenha pelo menos o nível de permissões Gerenciar Listas) o aprove. Enquanto aguarda aprovação, permanece no status Pendente.

Normalmente, quando um item está em status pendente, somente o originador de item e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que seu status muda de PendenteparaAprovado, ele se torna visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou biblioteca.

Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o autor ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias os exclua. Todos os itens ou arquivos que já existem na lista ou biblioteca receberão o status Aprovado automaticamente.

Importante: Se a segurança na biblioteca de sites estiver configurada para permitir que qualquer usuário leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de leitura para o site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, se os itens estão no status Aprovado.

Observação: Somente usuários com permissões controle total ou design podem alterar SharePoint de biblioteca.

  1. Vá para a biblioteca SharePoint que você deseja exigir aprovação.

  2. Selecione Configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuveme, em seguida, Biblioteca Configurações.

    Se você não vir esses itens de menu, selecione Bibliotecae, no grupo Configurações, selecione

    Configurações da biblioteca.

  3. Para abrir a página Controle Configurações versão, em Geral Configurações, selecione Configurações de controle de versão.

    Caixa de diálogo Configurações da biblioteca com Versioning selecionado.
  4. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim em resposta à aprovação Exigir conteúdo para itens enviados? Na seção Histórico de Versão do Documento, especifique se você deseja Microsoft Office SharePoint Online criar versões quando um arquivo for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões mantidas.

  5. Na seção Draft Item Security, determine quais usuários podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos.

    Caixa de diálogo Opções de versão

    Dica: Se você exigir aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contém itens, todos os itens na biblioteca serão marcados Aprovados.

  6. Você pode escolher um dos seguintes:

    • Usuários que podem ler itens na lista.

    • Somente usuários que podem editar itens na lista.

    • Somente usuários que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

  7. Selecione OK.

Se alguém enviar um item ou arquivo a uma lista ou biblioteca que exija aprovações, ele está em status pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias para fazer isso aprove-o. Enquanto aguarda aprovação, permanece no status Pendente.

Normalmente, quando um item ou arquivo está em status pendente, somente o originador do item ou arquivo e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que seu status muda de PendenteparaAprovado, ele se torna visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o autor ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias os exclua. Todos os itens ou arquivos que já existem na lista ou biblioteca receberão o status Aprovado automaticamente.

Importante: Se a segurança na biblioteca de sites estiver configurada para permitir que qualquer usuário leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de leitura para o site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, se os itens estão ou não no status Aprovado.

Somente as pessoas que têm permissões de Controle Total ou Design podem alterar as configurações de Lista ou Biblioteca.

Para configurar a aprovação necessária de itens ou arquivos

  1. Se a lista ou biblioteca de sites ainda não estiver aberta, no painel Início Rápido, selecione seu nome.

  2. Na faixa de opções, selecione a guia Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou Ferramentas de Lista.

  3. Se você estiver trabalhando em uma biblioteca, selecione Biblioteca Configurações. Se você estiver trabalhando em uma lista, selecione Configurações de lista. Neste exemplo, a página Biblioteca Configurações abre.

    Página de configurações da biblioteca com link de configurações de controle de versão exibido

  4. Em Geral Configurações, selecione Configurações de controle de versão. A página Versioning Configurações abre.

    Página Seleções de Controle de Versão mostrando as seleções para Aprovar

  5. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?

  6. Na seção Draft Item Security, determine quais usuários podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Neste exemplo, somente usuários que podem aprovar itens (e o autor do item) estão selecionados.

  7. Selecione OK.

    O exemplo a seguir mostra itens aprovados em uma biblioteca depois que a opção Exigir aprovação de conteúdo foi definida como Sim. Como esses arquivos já estavam na biblioteca, eles foram aprovados automaticamente.

    SharePoint libarary após a aprovação ser necessária. Os arquivos já na biblioteca estão no status Aprovado.

Sua organização pode, eventualmente, achar inconveniente ou desnecessário exigir aprovação para cada item de arquivo em uma lista ou biblioteca específica. Esse requisito não só exige tempo da pessoa que precisa conceder ou negar aprovação, mas também impede que as pessoas colaborem facilmente em um arquivo ou item. Se você determinar que sua organização não precisa mais ter todos os itens ou arquivos aprovados, você poderá remover o requisito.

Para remover o requisito de aprovação de itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca

  1. Se a lista ou biblioteca de sites ainda não estiver aberta, no painel Início Rápido, selecione seu nome.

  2. Na faixa de opções, selecione a guia Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou a guia Lista no grupo Ferramentas de Lista.

  3. Se você estiver trabalhando em uma biblioteca, selecione Biblioteca Configurações. Se você estiver trabalhando em uma lista, selecione Listar Configurações. Neste exemplo, a página Biblioteca Configurações abre.

    Página de configurações da biblioteca com link de configurações de controle de versão exibido

  4. Em Geral Configurações, selecione Configurações de controle de versão. A página Versioning Configurações abre.

  5. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Não em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? Uma caixa de diálogo de aviso é exibida.

    Mensagem de aviso que aparece quando Não é selecionado na seção Aprovação de Conteúdo da caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão

  6. Para fechar a mensagem, selecione OK.

  7. Para fechar a caixa de diálogo Configurações versão, selecione OK. Quando você retorna à sua lista ou biblioteca, o Status da Aprovação não está mais disponível na página. Todos os usuários que têm permissão para exibir a lista ou biblioteca podem exibir todo o conteúdo que reside lá.

Para obter mais informações, consulte Aprovar ou rejeitar itens ou arquivos em uma lista de sites ou biblioteca e Tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação.

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