Exigir aprovação de itens em uma lista ou biblioteca

Listas e bibliotecas contêm frequentemente informações confidenciais, como orçamentos de campanhas de marketing ou iniciativas de recursos humanos. Pode ser importante ter apenas versões "oficiais" de itens ou ficheiros visíveis por utilizadores específicos.

Pode exigir a aprovação de um item ou ficheiro antes de o conteúdo ficar visível para utilizadores específicos. Ao exigir aprovação, as organizações podem aplicar um nível significativo de qualidade e segurança aos seus conteúdos confidenciais.

Navegue para a lista para a qual pretende exigir aprovação.
Selecione Definições e, em seguida, Definições da lista.
Na secção Definições gerais, selecione Definições de controlo de versões.
Na secção Aprovação de Conteúdo , selecione Sim em resposta a Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos? Na secção Histórico de Versões do Item , especifique se pretende criar versões sempre que um item é editado. Também pode optar por limitar o número de versões que são mantidas.
Na secção Segurança do Item de Rascunho , determine que utilizadores podem ver itens de rascunho na lista.

Dica: Se precisar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.
Pode escolher qualquer uma das seguintes opções:
- Utilizadores que podem ler itens na lista.
- Apenas os utilizadores que podem editar itens na lista.
- Apenas os utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do item.
Selecione OK.

Se alguém submeter um item a uma lista ou biblioteca que necessite de aprovações, estará em Status Pendentes até que alguém (que tenha, pelo menos, o nível gerir Listas permissões) o aprove. Enquanto aguarda aprovação, permanece em Status Pendentes.

Normalmente, quando um item está em Status Pendentes, apenas o criador do item e as pessoas que têm permissões para gerir listas e bibliotecas podem vê-lo. Após o respetivo status mudar de Pendente para Aprovado, fica visível para qualquer pessoa que tenha permissão para ver a lista ou biblioteca.

Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o criador ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias os elimine. Todos os itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca recebem status Aprovados automaticamente.

Importante: Se a segurança na biblioteca de sites estiver configurada para permitir que qualquer utilizador leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura para o site pode ver todos os itens na lista ou biblioteca, se os itens estão no status Aprovado.

Observação: Apenas os utilizadores com permissões de Controlo Total ou Estrutura podem alterar as definições da biblioteca do SharePoint.

Aceda à biblioteca do SharePoint para a qual pretende exigir aprovação.
Selecione Definições e, em seguida, Definições da Biblioteca.

Se não vir estes itens de menu, selecione Biblioteca e, no grupo Definições, selecione

Definições da biblioteca.
Para abrir a página Definições de Controlo de Versões , em Definições Gerais, selecione Definições de controlo de versões.
Na secção Aprovação de Conteúdo , selecione Sim em resposta a Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos? Na secção Histórico de Versões do Documento , especifique se pretende Microsoft Office SharePoint Online criar versões quando um ficheiro é editado. Também pode optar por limitar o número de versões que são mantidas.
Na secção Segurança do Item de Rascunho , determine que utilizadores podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos.

Dica: Se precisar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.
Pode escolher qualquer uma das seguintes opções:
- Utilizadores que podem ler itens na lista.
- Apenas os utilizadores que podem editar itens na lista.
- Apenas os utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do item.
Selecione OK.