Utilizar o modelo de site de gestão de Projetos do SharePoint

Primeiro, siga as instruções sobre como adicionar o modelo a um site novo ou existente.

Explore conteúdos, peças Web e páginas de sites pré-preenchidos e decida que personalizações de site serão necessárias para se alinhar com a marca, voz e objetivo comercial geral da sua organização. 

Conteúdo do modelo de publicação de notícias, lista e site pré-preenchido:

• Home page – fornece um local de destino para as equipas partilharem conteúdos, colaborarem e obterem facilmente atualizações para o projeto

• Calendário - Apresenta o calendário do Outlook da equipa

• Lista do project tracke r - Controle todo o progresso do trabalho relacionado com o próximo projeto. Personalize este modelo de lista ao editar campos de texto da lista.

• Lista de controladores de problemas – controle quaisquer problemas que possam atrapalhar o projeto.  Personalize este modelo de lista ao editar campos de texto da lista.

• Biblioteca de documentos – acesso fácil e seguro a ficheiros de projeto

• Reciclagem – fornece acesso a conteúdos relacionados com projetos recentemente eliminados 

• Modelo de relatório de estado - Utilize este modelo pronto para publicar facilmente relatórios de estado do projeto na sua equipa. Personalize este modelo de publicação de notícias ao editar peças Web Texto e Imagem da lista.

Depois de adicionar o modelo de site de gestão de projetos, está na altura de personalizá-lo e torná-lo seu. 

Verificar o estado do projeto e as listas de monitorização de problemas – utilize a peça Web Hero para manter os membros da equipa atualizados sobre o estado do projeto. Contagem decrescente para a iniciação do projeto – utilize a peça Web Temporizador de contagem decrescente para informar os membros da equipa quanto tempo resta para se prepararem para o lançamento do projeto. Realçar recursos utilizados frequentemente – utilize a peça Web Biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido aos recursos e ficheiros da equipa.  Rever a atividade recente do site de equipa – utilize a peça Web Atividade do site para ver o conteúdo visualizado recentemente por outros membros da equipa. Apresentar uma lista de agendamentos e prazos do projeto – utilize a peça Web Eventos para criar uma lista de prazos importantes da equipa. Partilhar notícias e anúncios da equipa – utilize a peça Web Notícias para publicar anúncios de equipa e oportunidades de eventos. Fornecer uma lista de ferramentas utilizadas frequentemente – utilize a peça Web Ligações rápidas para simplificar a colaboração ao compilar uma lista de ferramentas utilizadas frequentemente para o projeto.  Fornecer acesso a contactos chave – utilize a peça Web Pessoas para listar os pontos principais de contacto para a gestão de projetos.

Personalize o aspeto, a navegação do site, as peças Web e o conteúdo do site de acordo com as necessidades dos visualizadores e da organização. Ao efetuar personalizações, certifique-se de que o site está no modo de edição ao selecionar Editar no canto superior direito do site. À medida que trabalha, guarde como rascunho ou Volte a publicar alterações para tornar as edições visíveis para os visualizadores.

1. Utilize a peça Web Destaque para realçar o estado do projeto

1. Comece por selecionar a peça Web Destaque e selecione Editar .

2. Em seguida, selecione as opções Camada e Mosaico que melhor se adequam às necessidades da organização.

Veja esquemas diferentes e saiba mais sobre como editar apeça Web Hero.

2. Utilize a peça Web Temporizador de contagem decrescente para que os membros da equipa saibam quanto tempo resta

1. Comece por selecionar a peça Web Temporizador de contagem decrescente e selecione Editar .

2. Adicione a Data e Hora do evento. 

3. Selecione a opção Formatar para a apresentação do temporizador.

4. Adicione uma ação Chamar a ao alterar o texto de sobreposição e adicione uma ligação para mais informações.

5. Personalize a imagem de fundo da peça Web ao selecionar Alterar, selecionar uma origem de imagem e selecionar Inserir.  

Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Temporizador de contagem decrescente.

3. Utilize a peça Web Biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido aos recursos

1. Para alterar a origem da vista ou pasta da peça Web Biblioteca de documentos, selecione Editar .

2. Para editar pastas, etiquetas e conteúdo da biblioteca de documentos, navegue para a biblioteca em Conteúdos do site. Faça as suas edições e os seus conteúdos serão atualizados na peça Web.

Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Biblioteca de documentos.

4. Utilize a peça Web Atividade do site para se manter atualizado sobre a atividade da equipa

1. Comece por selecionar a peça Web Atividade do site e selecione Editar peça Web .

2. Introduza um número na caixa de ferramentas em Mostrar tantos itens de cada vez.

Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Atividade do Site.

5. Utilize a peça Web Eventos para controlar datas e prazos

1. Comece por selecionar a peça Web Eventos e selecione Editar .

2. Selecione a Origem.

3. Em seguida, selecione o Intervalo de datas que deve ser apresentado no site. 

4. Em seguida, selecione o Esquema.

5. Selecione o Número máximo de itens que devem ser listados nesta peça Web. 

Saiba mais sobre apeça Web Eventos.

6. Utilize a peça Web Notícias para realçar os anúncios da equipa do projeto e as oportunidades de eventos.

1. Comece por selecionar a peça Web Notícias e selecione Editar .

2. Em seguida, selecione a notícia Origem que contém as informações que pretende apresentar.

3. Selecione as opçõesEsquema, Visualização e Filtro que melhor apresenta os membros da equipa da organização.

4. Na secção Organizar , determine a ordem pela qual as notícias devem ser apresentadas.

Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Notícias.

7. Utilize a peça Web Ligações rápidas para compilar uma lista de ferramentas utilizadas frequentemente para o projeto.

1. Navegue na peça Web Ligações Rápidas, selecione a ligação e, em seguida, Edite .

2. Edite a ligação, o título, o ícone e a descrição, se necessário.

3. Para adicionar uma ligação, selecione + Adicionar ligações.

Veja diferentes tipos de esquemas e opções de edição para a peça Web Ligações Rápidas.

8. Utilize a peça Web Pessoas para listar os pontos de contacto principais dos projetos

1. Comece por eliminar a imagem da peça Web Pessoas.

2. Em seguida, adicione a peça Web Pessoas ao selecionar a linha com um +com um círculo, da seguinte forma:

   

3. Selecione Editar na peça Web Pessoas.

4. Introduza o nome de uma pessoa ou grupo e, em seguida, selecione Guardar.

Saiba mais sobre a peça Web Pessoas.

Personalize as seguintes páginas no site: 

• Lista do project tracke r - Controle todo o progresso do trabalho relacionado com o próximo projeto. Personalize este modelo de lista ao editar campos de texto da lista.

• Lista de controladores de problemas – controle quaisquer problemas que possam atrapalhar o projeto.  Personalize este modelo de lista ao editar campos de texto da lista.

• Modelo de relatório de estado - Aceda a este modelo em Definições e, em seguida , em Conteúdo do site. Utilize este modelo pronto para publicar facilmente relatórios de estado do projeto na sua equipa. Personalize este modelo de publicação de notícias ao editar peças Web Texto e Imagem da lista.

Personalizar o aspeto e a navegação do site

Antes de partilhar o seu site com outras pessoas, coloque os retoques finais no seu site ao garantir que os utilizadores conseguem encontrar o site, navegar facilmente por ligações e páginas e aceder rapidamente aos conteúdos no site.

• Edite bibliotecas de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.

• Editar e personalizar a navegação do site.

• Altere o aspeto do seu site ao personalizar o tema, o logótipo, os esquemas de cabeçalho e o aspeto do seu site.

• Adicione ou remova páginas a este site ou à navegação do site para acomodar conteúdos existentes.

• Opte por associar este site a um site central na sua organização ou adicionar este site a uma navegação de site hub existente , se necessário.

Partilhe o seu site com outras pessoas depois de ter personalizado o seu site, revisto e publicado o rascunho final. 

1. Selecione Definições e, em seguida, Permissões do Site.

2. Em seguida, selecione Convidar pessoas e, em seguida, selecione Adicionar membros ao grupo e, em seguida, Adicionar para conceder acesso total ao conteúdo do site de equipa, recursos partilhados como o calendário de equipa do Outlook e direitos de edição ao site.

3. Em seguida, selecione Convidar pessoas e , em seguida, Partilhar site apenas e, em seguida , Guardar para partilhar o site, mas não recursos partilhados ou direitos de edição do site.

Saiba mais sobre como gerir definições de site de equipa, informações do site e permissões.

Depois de criar e iniciar o seu site, a próxima fase importante é manter o conteúdo do site. Certifique-se de que tem um plano para manter o conteúdo e as peças Web atualizados. 

Melhores práticas de manutenção do site:

• Planear a manutenção do site – estabeleça uma agenda para rever o conteúdo do site com a frequência necessária para garantir que os conteúdos ainda são precisos e relevantes.

• Publicar notícias regularmente – distribua os anúncios, informações e estados mais recentes pela organização.  Saiba como adicionar uma mensagem de Notícias num site de equipa ou site de comunicação e mostrar a outras pessoas que irão publicar anúncios sobre como podem utilizar as notícias do SharePoint.

• Verificar ligações e peças Web – mantenha as ligações e as peças Web atualizadas para garantir que está a tirar partido do valor total do seu site.

• Utilizar a análise para melhorar a interação – veja a utilização do site com o relatório de dados de utilizaçãoincorporado para obter informações sobre conteúdos populares, visitas a sites e muito mais.

• Rever periodicamente as definições do site – depois de criar um site no SharePoint, pode efetuar alterações às definições, informações do site e permissões do site.