Добавление события вне офиса в календарь Outlook других пользователей
Applies To
Outlook для Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Новое приложение Outlook для WindowsВы можете легко пометить время как Занято или Нет на рабочем месте в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно сделать время вдали от ваших коллег? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
-
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
-
Чтобы научиться отправлять ответы об отсутствии на рабочем месте, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook.
Примечание: Эта функция доступна только пользователям, использующим рабочую или учебную учетную запись в Outlook с соответствующей подпиской Microsoft 365.
Выберите вариант вкладки ниже для используемой вами версии Outlook. Какая у меня версия Outlook?
Примечание: Если действия, описанные на этой вкладке "Новый Outlook", не работают, возможно, вы еще не используете новый Outlook для Windows. Перейдите на вкладку Классический Outlook и выполните эти действия.
Create "вне офиса" в календаре
-
В календаре на вкладке Главная выберите Создать событие.
-
Добавьте заголовок события, а затем выберите даты начала и окончания.
-
Чтобы заблокировать весь день (или дни), установите переключатель Весь день .
-
В группе Параметры выберите
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Отправить это событие "вне офиса" другим пользователям
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, в созданном вами событии будет помечено как "Нет на месте". Это означает, что если кто-то попытается запланировать встречу с вами, он увидит, что вы недоступны.
Распространенной ошибкой при отправке события за пределы офиса другим пользователям является открытие исходного события и изменение
-
В календаре щелкните правой кнопкой мыши созданное ранее событие out of office и выберите Дублировать событие.
-
Добавьте новый заголовок для события. Например, вам может потребоваться включить свое имя в название, чтобы любой, кто смотрит на это в своем календаре, сразу же знал, о чем речь.
-
В группе Участники выберите Параметры ответа и снимите флажок Запрос ответов в раскрывающемся списке.
-
В группе Параметры выберите
-
В разделе Пригласить участников добавьте предполагаемых получателей.
-
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
-
Если вы оповещаете пользователей о том, что вы будете вдали от офиса, в раскрывающемся списке Не повторяться выберите шаблон повторения и нажмите кнопку Сохранить.
-
Нажмите Отправить.
При отправке этого приглашения на собрание с
Управление доступностью в календаре
По умолчанию при добавлении элемента в календарь или принятии приглашения от другого пользователя элемент помечается в календаре как занят :
-
Это влияет на свободное или занятое время, которое другие пользователи видят в вашем календаре при попытке запланировать встречу с вами.
-
Если вы используете Teams, он также влияет на индикатор состояния и будет отображаться как занят, когда запланированы собрания или встречи.
При просмотре календаря левый край каждого элемента закодирован для указания его состояния: белый край указывает на свободное, а более темный цвет указывает на занят.
Вы можете настроить любой элемент календаря так, чтобы он отображалось как Занят, Бесплатный, Нет на рабочем месте и т. д.:
-
В календаре щелкните правой кнопкой мыши элемент, который нужно изменить.
-
В появившемся меню наведите указатель на пункт Показать как, а затем выберите нужный параметр.
Хотите изменить состояние в Teams? См . раздел Изменение состояния в Microsoft Teams.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Вы должны заблокировать свой отпуск в собственном календаре, а также сообщить коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив время отпуска в их календари.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
-
В календаре на вкладке Главная выберите Создать собрание.
Совет: Вы также можете использовать сочетание клавиш для создания нового приглашения на собрание, нажав клавиши CTRL+SHIFT+Q.
-
Введите описание в поле Название и при необходимости введите расположение в поле Расположение .
-
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Если вы хотите запланировать время вдали от офиса на основе другого часового пояса, выберите поле Часовые пояса проверка и выберите соответствующий часовой пояс.
-
В группе Участники в поле Параметры ответа снимите флажок Запрос ответов в раскрывающемся списке.
-
В группе Параметры для параметра Показать как в раскрывающемся списке выберите Бесплатно . Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Важно:
-
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
-
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
-
-
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
-
Добавьте предполагаемых получателей в строку Обязательный или Необязательный .
-
Если вы оповещаете пользователей о том, что вы будете вдали от офиса, в группе Параметры выберите Повторение, выберите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
-
Нажмите Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Распространенной ошибкой является открытие элемента приглашения на собрание в календаре и изменение параметра Показать как с "Бесплатно" на "Нет на месте " после отправки исходного запроса. Однако при этом обновление отправляется всем пользователям, которым вы отправили приглашение на собрание, изменяя значение "Бесплатный" на "Нет на месте " и преодолевая действия, предпринятые вами, чтобы избежать этого. Вы должны создать дубликат встречи в календаре с параметром Показать как , для параметра Нет на рабочем месте.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Вы также можете создавать элементы с параметром Показать как не на месте. Элементы, для которых задано значение "Нет на месте" , считаются похожими на элементы, для которых задано значение Занято. Кто-то не должен ожидать, что вы будете доступны в это время. Визуально два типа различаются: элементы, для которых задано значение "Нет на месте ", отображаются фиолетовым цветом, а элементы, для которых задано значение Занято , идентифицируются синей цветовой темой. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, вы можете переместить конфликтующий элемент Занят , но вы, вероятно, не сможете или не хотите изменить элемент "Нет на рабочем месте ", например ваш отпуск.
-
В календаре на вкладке Главная выберите Создать встречу.
-
В поле Заголовок введите имя для вашего времени.
-
В разделе Время начала и Время окончания выберите даты начала и окончания вашего времени.
-
Установите флажок Целый день.
-
Измените параметр Показать как на Нет на месте.
-
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Связанные статьи
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
