|
Ak pridávate osôb do projektu, nezabudnite na dve veci:
Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov. |
|---|
Tipy na riadenie projektov skôr než začnete. . .
Ak ste so správou projektov ešte nelimitovaní Ak riadenie projektov ešte len začínate vykonávať, možno si uvedomíte, že je toho viac, než len pridávať úlohy, ako napríklad počet ľudí, ktorí si ich majú dať do projektu, ako zohľadniť dni voľna a dovolenky a ako a kam vložiť osobné informácie, ako sú napríklad telefónne čísla, e-mailové adresy a informácie o mzdách.
Nasledovné tipy vám pomôžu začať.
Informácie o typoch zdrojov, ktoré môžete priradiť k úlohám Po zhromaždení potrebných informácií o projektových úlohách identifikujte typy zdrojov, ktoré budete potrebovať.
- People zdroje. Projektoví manažéri na ich odlíšenie od vybavenia a materiálov používajú aj názov pracovné prostriedky.
- Podnikové zdroje Tieto zdroje sú pracovné zdroje spravované a zdieľané v rámci organizácie. Podnikové zdroje sa používajú v Projecte Professional.
- Materiálové zdroje Tieto zdroje zahŕňajú počítače alebo stroje používané na dokončenie práce na úlohách.
- Všeobecné zdroje informácií Tieto zdroje určujú personálne požiadavky na úlohy a nie konkrétnych jednotlivcov, ako sú tesári alebo vývojári.
Zvážte, ako počet zdrojov mení trvanie Ak k úlohe vložíte viacero zdrojov, očakávate, že trvanie úlohy sa skráti. V mnohých prípadoch však môže mať pridávanie ľudí do úlohy opačný účinok. Môže pridať ďalšie náklady, dodatočnú komunikáciu a inú neefektívnosť. Napríklad návrh nového mýtneho mosta pravdepodobne nebude rýchlejší, ak zdvojnásobíte počet architektov v projekte. Project umožňuje riadiť, čo sa stane s trvaním úloh po pridaní do úloh.
Zváženie vplyvu možností osoby na trvanie úloh Skúsenosti osoby môžu priamo ovplyvniť trvanie úlohy. Môžete očakávať, že osoba s päťročnou praxou dokončí úlohu za kratší čas ako osoba s dvoma osobami.
Ak ste skúsený projektový manažér Ako sa projekty zväčšujú, je potrebné myslieť na viac vecí. Je potrebné myslieť na používanie zdrojov v ďalších oddeleniach, najímať dodávateľov, sledovať prácu stoviek ľudí, pripravovať správy pre vedenie a mnoho ďalších zložitých aktivít, o akých sa vám ani len nesnívalo. Microsoft Project našťastie obsahuje odborné nástroje, ktoré vám s tým pomôžu.
Nasledujúce tipy pomôžu rozšíriť vašu odbornú spôsobilosť.
Kontrola a spresnenie odhadov trvania Na spresnenie odhadu trvania použite zhromaždené informácie o aktuálnom projekte a podobných projektoch. Presnosť vašich odhadovaných požiadaviek na zdroje (a následné skutočné náklady) z veľkej časti závisí od presnosti odhadu trvania úlohy.
Sledovanie priebehu zdrojov Uistite sa, že ľudia v projekte odosielajú pravidelné aktualizácie stavu úloh. Zobrazenia a zostavy v Microsoft Projecte pomáhajú sledovať prácu osôb v rámci projektu.
Identifikácia problémov s preťažením zdrojov Project vám pomôže zistiť, kedy ľudia pracujú na príliš mnohých úlohách súčasne.
Sledujte svoje pôvodné hodnoty Pôvodné plány poskytujú snímku projektu, aby ste porovnali aktuálny priebeh s tým, čo ste plánovali na začiatku.
Distribúcia práce vyvažovaním Keď ľudia pracujú na príliš mnohých úlohách súčasne, Project môže upraviť priradenia na realistickejšie vyťaženie. Vyvážené priradenie zdrojov je jedným zo spôsobov vyrovnania záťaže.
Export údajov projektu do Excelu na ďalšiu analýzu Excel vám môže pomôcť, keď potrebujete ďalšiu analýzu informácií o Projecte. Môžete napríklad exportovaním informácií o úlohe a zdrojoch do Excelu získať komplexné správy s pridanou hodnotou a následne zobraziť údaje pomocou kriviek a zistiť, či spotrebované financie zodpovedajú dokončenej práci.
Školenie zamestnancov s novými zručnosťami Veľké organizácie investujú čas a peniaze do prípravy svojich zamestnancov na nové zručnosti a prácu v rôznych prostrediach. Tréning aktuálnych zamestnancov môže byť z hľadiska nákladov efektívnejším spôsobom zvýšenia výkonu, ako prijímanie nových ľudí.
Krok 1: Pridanie osôb do projektu
| Pridanie osôb do projektu | Predtým, než ich priradíte k úlohám, musíte okrem osôb pridať aj ďalšie zdroje. Môžu nimi byť materiálové zdroje, napríklad cement alebo farby alebo zdroje rozpočtových nákladov, napríklad letenky a potraviny. |
|---|---|
| Zmena pracovných dní kalendára projektu | Po pridaní ľudí do projektu upravte ich pracovné kalendáre tak, aby zohľadňovali ich pracovný čas. Project predpokladá, že väčšina ľudí pracuje štandardný týždeň, od pondelka do piatka, od 8:00 do 17:00. Ale nemusíte sa držať toho pracovného plánu. |
| Pridanie sviatkov a dní voľna | Všetci potrebujeme dovolenku. Všetci ochorieme. A my všetci máme radi naše sviatky. Zistite, ako zohľadniť tento nenaplánovaný čas tak, že ho pridáte do plánu. |
| Zdieľanie osôb prostredníctvom fondu zdrojov | Do projektu môžete pridávať osoby z fondu prostriedkov. Fond prostriedkov umožňuje uchovávať všetky informácie o osobách v jednom súbore Projectu, ktorý sa použije ako súčasť hlavných projektov. |
| Skrývanie stĺpcov s citlivými informáciami | Do projektu môžete pridať citlivé údaje, napríklad platy a telefónne čísla, a v zobrazeniach ich skryť bez straty informácií. |
Krok 2: Priraďovanie osôb a ďalších zdrojov k úlohám
| Priradenie osôb k práci na úlohách | Po pridaní úloh do plánu môžete začať priraďovať osoby, ktoré na nich budú pracovať. |
|---|---|
| Zobrazenie vyťaženia zdrojov a dostupnosti | Môžete nájsť preťažené alebo nedostatočne pridelené zdroje v projekte alebo v rámci projektov a zistiť, či priradené úlohy, ktoré ste vykonali, mali za následok akékoľvek konflikty. |
| Zobrazenie názvov úloh vedľa pruhov Ganttovho grafu | Pruhy Ganttovho grafu sú prehľadnejšie, ak sa vedľa nich zobrazujú názvy úloh. Je to užitočné najmä v zostavách a na schôdzach. |
| Zadávanie nákladov na osoby a materiály | Ak pridávate osoby do projektu, pridávate aj náklady na ne. Po ich priradení k úlohám Microsoft Project automaticky vypočíta náklady na projekt. |
| Kontrola aktualizácií stavu | Ak ľudia zadali svoj pracovný stav do Project Web App, zmeny plánu sa zobrazia v Projecte. |
| Odoberanie osôb z projektu | Ľudia odchádzajú z projektov a spoločností alebo ste možno nesprávne napísali ich meno a nikdy skutočne neexistovali. Vo všetkých týchto prípadoch pravdepodobne chcete ľudí z projektu odstrániť. |
Krok 3: Spravovanie osôb a ďalších zdrojov
| Výber správneho zobrazenia na zobrazenie zdrojov | Ak po priradení k úlohám a spustení práce môžete v Projecte používať rozmanité zobrazenia na sledovanie priebehu a vykonávanie zmien v pláne. |
|---|---|
| Zmena trvania úlohy | Jedným z riešení problémov s pracovnou záťažou je skrátenie trvania úloh. |
| Distribúcia práce na zníženie pracovného zaťaženia ľudí | Ak ľudia pracujú naraz na príliš veľkom počte priradených úloh v projekte, môžete pomocou Projectu prácu automaticky lepšie distribuovať. |
| Zmena nastavenia riadeného úsilím pre typy úloh | Ak pridávate osoby do úlohy alebo ak ich odoberáte, Project trvanie úlohy predlžuje a skracuje. Tento postup sa označuje ako plánovanie riadené úsilím. Ak nechcete, aby sa trvanie menilo, môžete plánovanie riadené úsilím zmeniť. |
| Sledovanie plánovaného priebehu | Sledovanie práce v rámci projektu je dôležité nielen na zaistenie včasného ukončenia projektu. Tiež sa vďaka nemu môžete poučiť z chýb a úspechov v rámci projektu. |
| Uloženie pôvodného plánu | Keď sa váš šéf pýta, ako sa váš projekt darí v porovnaní s pôvodným plánom, posledná vec, ktorú chcete povedať, je "Ja neviem." Môžete tomu zabrániť nastavením pôvodného plánu ako snímky originálneho plánu pred začiatkom projektu. |
| Zobrazovanie zostáv zobrazujúcich priebeh projektov používateľov | Môžete vytvárať a prispôsobovať grafické zostavy o priebehu projektov. Môžete ich zobrazovať v Projecte alebo ich exportovať do iných aplikácií, ako napríklad PowerPoint, Word alebo Excel. |
Návrat na návod na riadenie projektov