Pregled: upravljanje mesta, dovoljenje in skupna raba za lastnike mest
Velja za
Ta članek uporabite kot pregled idej in najboljših praks za model upravljanja spletnega mesta. Če ste lastnik mesta, ustvarite model upravljanja, ki bo naslov za pravilnike, procese, vloge in odgovornosti spletnega mesta. S podobnim modelom boste lažje upravljali, kako ljudje uporabljajo vaše spletno mesto. Morda boste na primer želeli rezervirati datoteke, da več oseb ne bo poskušalo urejati datoteke hkrati.
Opomba: Veliko pravil skupne rabe in pravil dovoljenj določi sharePointov skrbnik. Ta članek uporabite kot osnovni vodnik, v katerem boste razumeli, kaj lahko nadzorujete kot lastnik mesta. Če želite spremeniti strategijo upravljanja organizacije, se obrnite na skrbnika za SharePoint.
Vloge in odgovornosti za podporo spletnega mesta
Z določanjem vlog in odgovornosti med načrtovanjem in ustvarjanjem spletnega mesta boste zmanjšali potrebe po počistiti ali prerazporediti mesto, ko se člani osebja obrnejo v skupino ali iz njih. Upravljanje mesta naj razmisli o tem, da bi vključili načrt za izobraževanje uporabnikov, spremljanje uporabe spletnega mesta, nadzor vsebine in obveščanje članov skupine, ki upravljajo spletno mesto.
Razmislite o določanju prioritete in določanju tega:
-
Izobraževanje za mesta za lastnike mest: Zagotovite osnovno izobraževanje za krmarjenje, iskanje in upravljanje dokumentov za nove lastnike spletnih mest.
-
Podpora za spletno mesto: V svoji skupini dodelite strokovnjaka za spletno mesto, ki bo odpravljal težave in bil povezovalni element s Skrbnikom za SharePoint.
-
Navodila za ustvarjanje mesta in uporabo: Organizacija je pogosto opisala pravilnik podjetja glede ustvarjanja mesta. Navedite posodobljeno povezavo do ustreznih smernic, navedite podatke za stik za lastnike spletnih mest in avtorje vsebine, če bodo potrebovali pomoč.
-
Objavljanje vsebine in nadzor: Načrtujte nadzor vsebine mesta in strani tako pogosto, kot je potrebno, da bo mesto ustrezno. Ustvarite urnik nadzora in dodelite lastnike vsebine za velike sezname in knjižnice.
Privzete SharePointove skupine
|
Naslov |
Privzeta raven dovoljenja |
Uporabljeno za |
|
Lastnik |
Popoln nadzor |
Ljudje, ki mora imeti možnost upravljanja dovoljenj, nastavitev in videza mesta. |
|
Član |
Urejanje in prispevanje |
Ljudje, ki mora imeti možnost urejanja vsebine mesta. Raven dovoljenja je odvisna od predloge mesta, ki je bila uporabljena za ustvarjanje mesta. |
|
Obiskovalec |
Samo za branje |
Ljudje, ki si mora ogledati vsebino mesta, ne sme pa je urejati. |
Sodobno upravljanje spletnega mesta
V sodobnem SharePointu je upravljanje mesta pomembnejše kot v prejšnjih različicah, saj je na voljo več nadzora in možnosti za ustvarjanje mesta. Upravljanje organizacije je odvisno od tega, koliko nadzora potrebuje vaša organizacija glede vsebine, ki določa podrobnosti za ustvarjanje mesta in upravljanje lastnika mesta. Skrbnik za SharePoint vam lahko pomaga razumeti pravilnike glede varnostnih zahtev, vladnih predpisov, partnerske blagovne znamke, pripomočkov za osebe s posebnimi potrebami in smernic za izobraževanje. Če želite izvedeti več o ustvarjanju spletnih mest in pravilnikih o uporabi v organizaciji, preden ustvarite načrt upravljanja mesta, se obrnite na skrbnika za SharePoint.
Sodobna struktura krmarjenja po SharePointovem mestu
Najbolj učinkovita SharePointova mesta omogočajo uporabnikom, da hitro najdejo, kar potrebujejo, da lahko uporabijo informacije, ki jih najdejo, da lahko sprejemajo odločitve, izvejo več o tem, kaj se dogaja, dostopajo do orodij, ki jih potrebujejo, ali se obrnejo na sodelavce, ki vam bodo pomagali odpraviti težavo. Več informacij o načrtovanju krmarjenja po mestu v SharePointu.
Del arhitekture informacij lahko vključuje razvrstitev informacij. Če so informacije, ki jih objavljate, visoko vrednost za podjetje, zahtevajo posebno varnost ali so zajete v pravilih za skladnost s predpisi, razmislite o nastavitvi sheme razvrstitve, s katero boste natančno prepoznali določene vrste vsebine, ki jih je treba skrbno upravljati. Ko informacije organizirate v določene sezname in knjižnice, lahko s funkcijami upravljanja upravljate način ogleda vsebine.
Sodobna SharePointova arhitektura je zasnovana tako, da je prilagodljiva in prilagodljiva glede na potrebe vaše organizacije. Sodobna spletna mesta je mogoče povezati sspletnimi mesti zvezdišča. Povezana spletna mesta delijo krmarjenje in partnersko povezovanje z zvezdiščem. Če lastnik mesta zvezdišča in lastniki mest to omogočijo, lahko povezana mesta dajo v skupno rabo tudi dovoljenja zvezdišča.
Ko določate strukturo krmarjenja na spletnem mestu, upoštevajte to:
-
Kakšno vrsto vsebine boste imeli na spletnem mestu? Kako bo to mogoče prevesti v strani, sezname in knjižnice?
-
Kako bodo informacije predstavljene na spletnem mestu?
-
Kako se bodo uporabniki mesta premikali po spletnem mestu?
-
Kako bodo informacije namenjene določenemu občinstvu?
-
Kako bo iskanje konfigurirano in optimizirano?
Upravljanje dovoljenj na sodobnih mestih
Celovitost, zaupnost in zasebnost informacij organizacije, ki so ključnega pomena, so v tem, kako varno je vaše spletno mesto – še posebej, komu želite dodeliti dostop do svojega spletnega mesta. Upravljanje dovoljenj na sodobnih mestih vključuje uporabnike in skupine uporabnikov. Dovoljenja za sodobno komunikacijo in spletna mesta skupin prihajajo iz predlog mesta, ki ponujajo različne možnosti. za vsako spletno mesto.
Spletna mesta za komunikacijo niso povezana Microsoft 365 skupinami in imajo tri privzete vloge – lastnike mest, člane mesta in obiskovalce mesta.
V nadaljevanju je nekaj namigov, ki jih morate upoštevati pri razvoju strategije dovoljenj:
-
Upoštevajte načelo najmanj pravic: Dodelite osebam najnižje ravni dovoljenj, ki jih potrebujejo za izvajanje dodeljenih opravil.
-
Uporabite standardne privzete skupine: Omogočite osebam dostop tako, da jih dodate v standardne, privzete skupine (kot so člani, obiskovalci in lastniki).
-
Priporočamo vam, da vsebino segmentirate glede na raven varnosti: Ustvarite spletno mesto ali knjižnico, ki je posebej namenjena občutljivim dokumentom, namesto da bi bila ta raztresena v večji knjižnici in zaščitena z enoličnimi dovoljenji.
Sodobna dovoljenja za mesto po naslovu
|
Naslov |
Raven dovoljenja |
Ima dovoljenje za: |
|
Lastnik mesta |
Popoln nadzor |
Poleg vsega, kar lahko član mesta naredi, lahko lastniki tudi: Spreminjanje teme mesta Spreminjanje postavitve krmarjenja Spreminjanje logotipa mesta Dodajanje ali odstranjevanje lastnikov mest Urejanje nastavitev člana mesta Dodajanje ali odstranjevanje obiskovalcev spletnega mesta Urejanje nastavitev mesta Brisanje mesta Dodajanje skupine v storitvi Microsoft 365 Povezovanje spletnega mesta z zvezdiščem |
|
Član mesta |
Urejanje in prispevanje |
Dodajanje, urejanje in brisanje seznamov Dodajanje, urejanje in brisanje knjižnic dokumentov Dodajanje ali odstranjevanje članov mesta Dodajanje, urejanje in odstranjevanje dokumentov Dodajanje, urejanje in brisanje strani Dodajanje, urejanje, brisanje objave novic Dodajanje, urejanje in brisanje odsekov strani Dodajanje, urejanje in brisanje spletnih gradnikov Dodajanje, urejanje in brisanje krmarjenja po mestu Ustvarjanje ali brisanje predlog strani Ogled metrike uporabe mesta |
|
Obiskovalec mesta |
Samo za branje |
Ogled vsebine |
Več virov za lastnike mest:
Upravljanje spletnega mesta
Pomemben, a pogosto nevidni del katerega koli spletnega mesta je njegov model upravljanja – nabor pravilnikov, vlog, odgovornosti in procesov, ki jih določite, da določite, kako osebe v vaši skupini uporabljajo SharePoint.
Številne organizacije imajo model upravljanja za spletna mesta na ravni osrednjega skrbništva ali zbirke mest, ki ga lahko ustvari in vzdržuje oddelek za IT ali skupina. Kot lastnik mesta morate ugotoviti, ali model upravljanja za zbirko mest ali gručo že obstaja. V tem primeru lahko uporabite to možnost za vodenje uporabnikov spletnega mesta ali ustvarjanje dodatnega modela upravljanja za odpravljanje določenih težav. Če ste na primer lastnik mesta za podmesto v zbirki mest, na primer klasično spletno mesto skupine, vam priporočamo, da ustvarite svoj model dodatnega upravljanja. za odpravljanje določenih težav na podmestu.
Model upravljanja mesta omogoča uporabnikom mesta, da lažje vedo, kdaj morajo ustvariti novo podmesto, seznam ali drugo vsebino mesta. Zagotavlja, da so podmesta in vsebina umaknjeni, ko so zastareli, da prihranite prostor za shranjevanje in ohranite natančne rezultate iskanja. Uporabnikom omogoča dostop do pravih vsebin. Poskrbite, da bodo lastniki podmest vedno enaki, saj bodo lahko lastniki podmest vedeli, katere predloge in teme so na voljo. Prav tako boste lažje spremenili lastnika mesta, ko osebe zapustijo organizacijo ali spremenijo vloge.
Dober model upravljanja za spletno mesto bi se moral osredotočati na naslednje dele:
-
Ustvarjanje mesta
-
Upravljanje dovoljenj
-
Informacijska arhitektura
-
Življenjski cikel in ukinitev spletnega mesta
-
Omejitve shrambe
-
Razvrstitev podatkov
-
Prilagajanje
-
Zaščita podatkov
-
Krmarjenje
-
Iskanje
-
Vloge in odgovornosti za podporo spletnega mesta
Nekatere dele prejšnjega seznama morda že določi model upravljanja na ravni zbirke mest ali organizacije, na primer koliko prostora za shranjevanje imate za svoje mesto in kakšne prilagoditve lahko naredite glede na videz in delovanje mesta. Drugi morda niso ustrezni, odvisno od tega, kako zapleteno je vaše spletno mesto skupine in koliko oseb ga uporabljate. Toda tudi če vam ni treba sprejemati odločitev glede teh tem, je dobro vedeti, katere odločitve so bile sprejete, tako da lahko uporabnike spletnega mesta obvestite in ustrezno uveljavite pravilnike.
Ustvarjanje podmesta
Morda boste želeli članom skupine omogočiti ustvarjanje podmest pod mestom skupine za uporabo v določenih projektih.
Možnost spontanega ustvarjanja novih podmest je lahko v veliko korist skupini, vendar lahko neomejeno ustvarjanje spletnih mest pride iz roke. Ko se podmesta prosto razmnožejo, lahko pride do težav. Primer:
-
Uporabniki težko najdejo pravo podmesto ali se prepričajo, ali ga imajo.
-
Podatke je mogoče podvojiti na več podmestih, pri tem pa uporabiti drag prostor za shranjevanje in ohraniti podvojene napore.
-
Zastareli podatki so lahko na podmestih, morda leta, in so prikazani med rezultati iskanja. Težko je izvedeti, katera različica informacij je pravilna.
-
Upravljanje dovoljenj za več podmest lahko postane glavni opravki, uporabniki pa se lahko nenamerno udejanijo z dostopom do informacij, ki jih res ne bi smeli imeti.
-
Ko zaposleni zapustijo skupino, so morda podmesta, ki jih ustvarijo, opuščena, kar povzroča zmedo in onemogočanje rezultatov iskanja za preostale uporabnike spletnega mesta.
Čas in energijo lahko prihranite, če nastavite nekatere pravilnike za ustvarjanje mesta, ki na naslednjih področjih:
-
Kdo lahko ustvarja podmesta?
-
Ali je treba nova podmesta odobriti vnaprej? V tem primeru kakšna so merila za odobritev in kdo dodeli odobritev?
-
Ali naj nova podmesta uporabljajo uveljavljene predloge in teme?
-
Koliko informacij je lahko shranjenih na spletnem mestu? To pomeni, koliko prostora na disku strežnika lahko traja?
-
Kakšna so pravila za vključevanje strategij za krmarjenje na spletnem mestu?
-
Kako dolgo naj bodo informacije shranjene na podmestih, preden bodo izbrisane ali arhivirane?
Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje mesta ali podmesta.
Upravljanje dovoljenj
Celovitost, zaupnost in zasebnost informacij organizacije, ki so ključnega pomena, so v tem, kako varno je vaše spletno mesto – še posebej, komu želite dodeliti dostop do svojega spletnega mesta.
Dodeljevanje in omejevanje dostopa do spletnega mesta se imenuje upravljanje dovoljenj in je ena od najpomembnejših odgovornosti kot lastnik mesta.
V nadaljevanju je nekaj namigov, ki jih morate upoštevati pri razvoju strategije dovoljenj.
-
Upoštevajte načelo najmanjše pravice: dodelite ljudem najnižje ravni dovoljenj, ki jih potrebujejo za izvajanje dodeljenih opravil.
-
Omogočite osebam dostop tako, da jih dodate v standardne, privzete skupine (kot so člani, obiskovalci in lastniki). Povečajte število članov v članih ali skupinah »Obiskovalci« in omejite število oseb v skupini »Lastniki«.
-
Z dedovanjem dovoljenj ustvarite čisto hierarhijo, ki je preprosta za ponazoritev. To pomeni, da se izogibajte dodeljevanju dovoljenj posameznikom, namesto dela s skupinami. Če je mogoče, podmesta preprosto podedujejo dovoljenja od mesta skupine, namesto da bi imela enolična dovoljenja.
-
Organizirajte vsebino, da boste lahko izkoristili prednosti dedovanja dovoljenj: Premislite o segmentacije vsebine po varnostni ravni – ustvarite mesto ali knjižnico posebej za občutljive dokumente, namesto da bi jih raztreseni v večji knjižnici in zaščiteni z enoličnimi dovoljenji.
Če želite več informacij o nastavljanju dovoljenj , glejte Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu ali Urejanje dovoljenj za seznam, knjižnico ali posamezen element.
Informacijska arhitektura
Arhitektura informacij spletnega mesta je podobna kazalu vsebine knjige: Določa, kako so informacije na tem spletnem mestu – spletne strani, dokumenti, seznami in podatki – organizirane in predstavljene uporabnikom mesta. Arhitektura informacij je pogosto zapisana kot hierarhični seznam vsebine mesta, ključne besede iskanja, podatkovni tipi in drugi koncepti.
Če želite ustvariti arhitekturo informacij, morate analizirati informacije, ki bodo predstavljene na spletnem mestu. Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih lahko uporabite za razvoj arhitekture informacij:
-
Kakšno vrsto vsebine boste imeli na spletnem mestu? Kako se prevede v podmesta, sezname, knjižnice in tako naprej?
-
Kako bodo informacije predstavljene na spletnem mestu?
-
Kako se bodo uporabniki mesta premikali po spletnem mestu?
-
Kako bodo informacije namenjene določenemu občinstvu?
-
Kako bo iskanje konfigurirano in optimizirano?
Del arhitekture informacij lahko vključuje razvrstitev informacij.
Če ima informacija, s katero se ukvarjate, visoko vrednost za podjetje, zahteva posebno varnost ali pa so zajete v predpisih o skladnosti s predpisi, boste morda želeli nastaviti razvrstitev sheme za prepoznavanje določenih vrst vsebine, ki jih je treba skrbno upravljati.
Ko informacije organizirate v določene sezname in knjižnice, lahko s funkcijami upravljanja upravljate način upravljanja vsebine. Primer:
Zahtevanje rezervacijo datotek
Ko zahtevate rezervacijo datoteke, zagotovite, da lahko datoteko ureja le ena oseba, dokler ni sproščena. Zahteva za rezervacijo dokumentov preprečuje, da bi več oseb hkrati spremenilo dokument, kar lahko povzroči spore pri urejanju in povzroči zmedo. Z zahtevo za rezervacijo lahko člane skupine tudi opomnite, naj dodajo pripombo, ko rezervirajo datoteko, tako da lahko lažje spremljate, kaj se je spremenilo v posamezni različici. Za več informacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.
Sledenje različicam
Če želite ohraniti prejšnje različice datotek, lahko s knjižnicami sledite datotekam, jih shranite in obnovite. Izberete lahko, da želite slediti vsem različicam na enak način. Lahko pa nekatere različice označite kot glavne, na primer dodate novo poglavje priročniku in nekatere različice kot podrazličice, na primer popravite črkovalno napako. Za lažje upravljanje prostora za shranjevanje lahko izberete število posameznih različic, ki jih želite shraniti. Če želite več informacij shranjevanju različic, si oglejte Delovanje shranjevanja različic na seznamu ali v knjižnici.
Določite lahko, da je za dokument potrebna odobritev. Dokumenti ostanejo v stanju čakanja, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo, ki ima dovoljenje za to. Nadzirate lahko, katere skupine uporabnikov si lahko ogledajo dokument, preden je odobren. Ta funkcija je lahko uporabna, če knjižnica vsebuje pomembne smernice ali postopke, ki morajo biti končni, preden jih drugi vidijo. Če želite več informacij o odobritvi dokumenta, glejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mesta ali v knjižnici.
Knjižnice podpirajo tehnologijo RSS, tako da lahko člani delovne skupine samodejno prejmejo in si ogledajo posodobitve ali vire novic in informacij na usklajenem mestu. S tehnologijo RSS lahko opozorite na spremembe knjižnice, na primer ko se spremenijo datoteke, shranjene v knjižnici. Viri RSS omogočajo članom delovne skupine ogled usklajenega seznama spremenjenih datotek. Ustvarite lahko tudi e-poštna opozorila, tako da ste obveščeni, ko se datoteke spremenijo. Če želite več informacij o virih RSS, glejte Upravljanje virov RSS za mesto ali zbirko mest.
Knjižnica dokumentov ali vrsta vsebine lahko uporablja poteke dela, ki jih je vaša organizacija določila za poslovne procese, na primer upravljanje odobritve dokumenta ali pregledovanje. Vaša skupina lahko uporabi poslovne procese v dokumentih, imenovanih poteki dela, ki določajo dejanja, ki jih je treba izvesti v zaporedju, na primer odobritev ali prevajanje dokumentov. Potek dela je avtomatiziran način premikanja dokumentov ali elementov prek zaporedja dejanj ali opravil. Knjižnicam so privzeto na voljo trije poteki dela: odobritev, ki pošlje dokument skupini oseb v odobritev; Zbiranje povratnih informacij, ki pošlje dokument skupini oseb k povratnim informacijam in vrne dokument osebi, ki je začela potek dela kot kompilacija; in zberi podpise, ki dokument pošlje skupini ljudi, da zbere svoje digitalne podpise. Če želite več informacij o potekih dela, glejte Pregled potekov dela, vključenih v SharePoint.
Če vaša skupina deluje z več vrstami datotek, kot so delovni listi, predstavitve in dokumenti, lahko funkcionalnost knjižnice razširite tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine zagotavljajo prilagodljivost in enotnost v več knjižnicah. Vsaka vrsta vsebine lahko določi predlogo in celo procese poteka dela. Predloge delujejo kot začetna točka, za oblikovanje in katero koli standardno besedilo ter za lastnosti, ki veljajo za dokumente te vrste, kot je ime oddelka ali številka pogodbe. Če želite več informacij o vrstah vsebine, glejte Uvod v vrste vsebine in objavljanje vrste vsebine.
Če imate skupino občutljivih datotek in bi bilo dobro vedeti, kako so bili dokumenti uporabljeni, lahko določite pravilnik, ki omogoča, da omogočite sledenje dogodkom, kot so spremembe datotek, kopije ali brisanje. Če želite več informacij o nastavljanju nadzora, glejte Konfiguracija nastavitev nadzora za zbirko mest.
Življenjski cikel in ukinitev spletnega mesta
Mesta, kot so delovni deli dokumenta in mesta za razprave, se običajno prenehajo odzivati, ko niso več uporabna, pri tem pa se uporabljajo dragocen prostor za shranjevanje in iskanje rezultatov iskanja. Priporočamo, da nastavite urnik za pregledovanje spletnih mest in njihove vsebine (vsaj enkrat na leto), da preverite, ali jih je vredno držite.
Upoštevajte tudi, da večji model upravljanja vaše organizacije morda ni na voljo za zastarela spletna mesta. Skrbnik lahko na primer samodejno izbriše spletna mesta, ki niso bila nedotaknjena 90 dni. Kot lastnik mesta boste prejeli e-poštno opozorilo, da se bo to zgodilo. Če želite več informacij o pravilnikih o življenjskem ciklu in ukinitve, glejte Pravilniki o zaprtju mesta.
Omejitve shrambe
Skrbnik je morda nastavil omejitev količine prostora za shranjevanje na disku, ki ga lahko uporablja vaša skupina. Ugotoviti morate, ali je omejitev, in se odločiti, kako jo boste poenotili med spletna mesta, strani in knjižnice.
SharePoint Server privzeto določi omejitev velikosti 50 MB za en dokument, ki ga je mogoče prenesti v knjižnico dokumentov. Lastniki spletnih mest skupine poleg tega privzeto prejmejo opozorila, ko je prostor za shranjevanje v višini 90 % količinske omejitve.
Ko veste, kakšne so vaše omejitve, lahko s funkcijami, kot sta različica ali sledenje nadzora, zagotovite, da vaše spletno mesto ostane znotraj njih.
Iskanje
Vsebina je prikazana na številnih mestih, vključno s spletnimi mesti, seznami, knjižnicami, spletnimi gradniki in stolpci seznama. Ko nekdo išče po spletnem mestu, se privzeto prikaže vsa vsebina mesta in strani v rezultatih iskanja.
Kot lastnik mesta lahko izberete, ali naj bo vsebina spletnega mesta prikazana v rezultatih iskanja. Ko preprečite, da bi bila vsebina spletnega mesta prikazana v rezultatih iskanja, je blokirana tudi vsebina vseh podmest pod njim, ki se ne prikažejo v rezultatih iskanja.
Vsebina z omejenimi dovoljenji privzeto ni prikazana v rezultatih iskanja za uporabnike, ki nimajo dovoljenj za branje. To lahko spremenite tako, da se omejena vsebina prikaže v rezultatih iskanja, vendar uporabniki ne bodo mogli odpreti vsebine, za katero nimajo dovoljenja.
Zaščita podatkov
Funkcije varnostnega kopiranja in obnavljanja ščitijo vaše podatke pred nenamerno izgubo. Pogostost varnostnega kopiranja ter hitrost in raven obnovitve nastavi skrbnik. Če želite obnoviti vsebino na spletnem mestu, preberite več o obnovitvi elementov v košu.
Več virov
Načrtovanje spletnega mesta za komunikacijo
Ali potrebujete dodatno pomoč?
Ali želite več možnosti?
Raziščite ugodnosti naročnine, prebrskajte izobraževalne tečaje, preberite, kako zaščitite svojo napravo in še več.
Skupnosti vam pomagajo postaviti vprašanja in odgovoriti nanje, posredovati povratne informacije in prisluhniti strokovnjakom z bogatim znanjem.
