Kako deluje shranjevanje različic na seznamih in v knjižnicah

Kako deluje shranjevanje različic na seznamih in v knjižnicah

Če je za seznam ali knjižnico omogočeno shranjevanje različic, lahko shranite, spremljate in obnovite elemente na seznamu ter datoteke v knjižnici, kadar koli se spremenijo. Če ga uporabljate skupaj z drugimi nastavitvami, kot je na primer rezerviranje, imate nadzor nad vsebino, objavljeno na spletnem mestu. S funkcijo za kopiranje različic si lahko ogledate ali obnovite staro različico seznama ali knjižnice.

Pregled shranjevanja različic

Vsi, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov, lahko vklopijo ali izklopijo ustvarjanje različic za seznam ali knjižnico. Versioning is available for list items in all default list types — including calendars, issue tracking lists, and custom lists. Na voljo je tudi za vse vrste datotek, ki jih je mogoče shraniti v knjižnice, vključno s stranmi spletnih gradnikov. Če želite več informacij o nastavljanju in uporabi različic, glejte Omogočanje in konfiguracija različic za seznam ali knjižnico.

Opomba: Če ste uporabnik Microsoft 365 različic, je shranjevanje različic vklopljeno privzeto, ko ustvarite novo knjižnico ali seznam in bo samodejno shranilo zadnjih 500 različic dokumenta. Tako boste obdržali pomembne dokumente ali podatke. Če imate obstoječe knjižnice ali sezname na spletnem mestu ali spletnem mestu skupine, ki ne omogočajo različic, lahko funkcijo za uporabo različic kadar koli vklopite.

Shranjevanje različice lahko uporabite, če želite:

  • Slediti zgodovini različic.    Če je shranjevanje različic omogočeno, si lahko ogledate, kdaj in kdo je spremenil element ali datoteko. Ogledate si lahko tudi, kdaj so bile spremenjene lastnosti (podatki o datoteki). Če nekdo na primer spremeni rok za element seznama, so informacije prikazane v zgodovini različic. Ogledate si lahko tudi pripombe, ki jih dodajo uporabniki, ko sprostijo datoteke v knjižnici.

  • Obnovitev prejšnje različice    Če ste v najnovejši različici naredili napako, če je najnovejša različica poškodovana ali če vam je preprosto prejšnja različica bolj všeč, zamenjajte najnovejšo različico s prejšnjo. Obnovljena različica postane nova trenutna različica.

  • Si ogledati prejšnjo različico.    Prejšnjo različico si lahko ogledate, ne da bi prepisali trenutno različico. Če si zgodovino različic ogledate v Microsoft Officeovem dokumentu, na primer v Wordovi ali Excelovi datoteki, lahko primerjate dve različici in poiščete razlike.

Če seznam ali knjižnica omeji različice, se prepričajte, da so avtorji seznanjeni s tem, da bodo starejše različice izbrisane, ko bo dosežena omejitev različic.

Če je omogočeno shranjevanje različic, so različice ustvarjene v teh primerih:

  • Ko je element seznama ali datoteka prvič ustvarjena ali pri prenosu datoteke.

    Opomba:  Če je datoteko treba rezervirati, morate datoteko sprostiti, če želite ustvariti njeno prvo različico.

  • Ko prenesete datoteko, ki ima enako ime kot obstoječa datoteka.

  • Ko so lastnosti elementa seznama ali datoteke spremenjene.

  • Ko odprete Office dokument in ga shranite. Ko znova odprete dokument, bo ustvarjena nova različica, ko je urejanje shranjeno.

  • Občasno med urejanjem in shranjevanjem Office dokumentov. Vse spremembe in spremembe ne ustvarijo novih različic. Ko pogosto shranjujete spremembe, vsaka nova različica na primer zajame točko v času in ne vsake posamezne spremembe. To se pogosto zgodi, ko je samodejno shranjevanje omogočeno.

  • Med sodelovanjem pri ustvarjanju dokumenta, ko drug uporabnik začne z delom v dokumentu ali ko uporabnik klikne »Shrani« za prenos sprememb v knjižnico. 

Kadar koli so lahko na voljo največ tri različice datoteke: rezervirana različica, najnovejša podrazličica ali osnutek in najnovejša objavljena ali glavna različica. Vse druge različice so zgodovinske različice. Nekatere najnovejše različice so prikazane le uporabnikom, ki imajo dovoljenja za njihov ogled.

Glavna različica običajno predstavlja mejnik, na primer datoteko, poslano v pregled ali publikacijo, medtem ko je podrazličnica delo v teku, ki še ni pripravljeno za branje vseh udeležencev mesta. Glede na način dela vaše skupine bo vaša skupina morda potrebovala najnovejše podrazličice, kot je različica, ki je bila nedavno urejena. Sčasoma bo morda manj verjetno, da bo vaša skupina potrebovala starejšo podrazlič osebo.

Nekatere organizacije sledijo glavnim različicam in podrazličicam datotek v knjižnicah. Drugi sledijo le glavnim različicam. Glavne različice so identificirane s celimi števili, na primer 5.0; Podrazličice identificirajo decimalna števila, na primer 5.1.

Večina organizacij uporablja podrazličice, kadar so datoteke v razvoju, glavne različice pa, ko je dosežen določen mejnik ali ko so datoteke pripravljene, da si jih ogleda širše občinstvo. V številnih organizacijah si osnutke lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev datotek. To pomeni, da si nihče drug ne more ogledati podrazličic, ampak si lahko ogleda le objavljeno glavno različico.

Za sezname so na voljo glavne različice, ne pa tudi podrazličice. Vsaka različica elementa seznama je oštevilčena s celim številom. Če vaša organizacija zahteva odobritev elementov na seznamu, elementi ostanejo v stanju »V čakanju«, dokler jih nekdo z ustreznimi dovoljenji ne odobri. Ko so elementi v stanju »V čakanju«, so oštevilčeni z decimalnimi števili in se imenujejo osnutki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Številke različic so dodane samodejno vsakič, ko ustvarite novo različico. Na seznamu ali v knjižnici, v kateri je omogočeno shranjevanje različic, so različice oštevilčene s celimi števili, na primer 1.0, 2.0, 3.0 in tako naprej. Skrbnik je v knjižnicah morda omogočil shranjevanje različic tako za glavne različice kot tudi podrazličice. Če sledite podrazličicam, so oštevilčene z decimalnimi števili, na primer 1.1, 1.2, 1.3 in tako naprej. Ko je ena od teh različic objavljena kot glavna različica, številka različice postane 2.0. Nadaljnje podrazličice so oštevilčene z 2.1, 2.2, 2.3 in tako naprej.

Če zavržete rezervacijo, se številka različice ne spremeni. Če je bila najnovejša različica 3.0, ostane 3.0, ko zavržete rezervacijo.

Če izbrišete različico, sta različica in njena številka premaknjeni v koš. Preostale številke različic so prikazane v zgodovini različic. Druge številke različic se ne spremenijo. Če imate na primer dokument, ki ima podrazličici 4.1 in 4.2, vi pa se odločite izbrisati različico 4.1, prikaže nastala zgodovina različic le različici 4.0 in 4.2. To je prikazano na tej sliki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Zgodovina različic z eno izbrisano podrazličico

Konfigurirate lahko, kdo si lahko ogleda osnutke elementov seznama in datoteke. Osnutki so ustvarjeni na dva načina:

  • Ko v knjižnici, ki sledi glavnim različicam in podrazličicam, ustvarite ali posodobite podrazličico datoteke.

  • Ko ustvarite ali posodobite element na seznamu ali datoteko, ki še ni odobrena na seznamu ali v knjižnici, na katerem oz. v kateri je zahtevana odobritev vsebine.

Ko sledite glavnim različicam in podrazličicam, lahko določite, ali morajo imeti osebe dovoljenje za urejanje datotek, preden si lahko ogledajo in preberejo podrazličico. Ko uporabite to nastavitev, lahko osebe, ki imajo dovoljenje za urejanje datoteke, delajo z datoteko, osebe, ki imajo dovoljenje le za branje datoteke, pa si podrazličice ne morejo ogledati. Morda ne želite, da bi vsi, ki imajo dostop do vaše knjižnice, videli komentarje ali popravke, medtem ko urejate datoteko. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam in še nihče ni objavil glavne različice, datoteka ni vidna osebam, ki nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka.

Ko je zahtevana odobritev vsebine, lahko določite, ali si lahko datoteke, ki čakajo na odobritev, ogledajo osebe z dovoljenjem za branje, osebe z dovoljenjem za urejanje ali le avtor in osebe z dovoljenjem za odobritev elementov. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam, mora avtor najprej objaviti glavno različico, preden lahko predloži datoteko v odobritev. Ko je zahtevana odobritev vsebine, bodo lahko osebe, ki imajo dovoljenje za branje vsebine, vendar nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka, videle zadnjo odobreno ali glavno različico datoteke.

Ne glede na to, ali imajo osebe dovoljenje za urejanje datoteke ali ne, če ljudje poiščejo datoteko, ki je v manjši različici, ne bo imela rezultatov.

Nekatere organizacije dovoljujejo neomejene različice datotek, druge pa omejitve. Ko boste preverili najnovejšo različico datoteke, boste morda ugotovili, da manjka starejša različica. Če je najnovejša različica 101.0 in opazite, da različica 1.0 ni več na voljo, je skrbnik knjižnico konfiguriral tako, da dovoljuje le 100 glavnih različic datoteke. Dodatek 101. različice povzroči, da je prva različica izbrisana. Ostale so le različice od 2.0 do 101.0. Podobno velja, če dodate 102. različico, ostanejo le različice od 3.0 do 102.0.

Skrbnik se lahko prav tako odloči, da omeji število podrazličic na zgolj določeno število najnovejših različic. Če je na primer dovoljenih 100 glavnih različic, se lahko skrbnik odloči, da obdrži osnutke podrazličice le za zadnjih pet glavnih različic. Privzeto število podrazličice med glavnimi različicami je 511. Če boste poskušali shraniti še eno podrazličico, se bo prikazalo sporočilo o napaki, kjer bo navedeno, da morate najprej objaviti dokument.

V knjižnici, ki omeji število glavnih različic, za katero obdrži podrazličice, so v prejšnjih glavnih različicah izbrisane podrazličice, ko je dosežena omejitev različice. Če na primer hranite osnutke le za 100 glavnih različic in vaša skupina ustvari 105 glavnih različic, bodo pred tem na voljo le glavne različice. Podrazličice, ki so povezane s petimi najzgodnejšimi glavnimi različicami , na primer 1.2 ali 2.3, so izbrisane, glavne različice – 1, 2 in tako naprej – pa se ne izbrišejo, razen če knjižnica omeji tudi glavne različice.

Omejitev števila različic je po navadi dobra praksa. To pomeni, da lahko prihranite prostor v strežniku in zmanjšate nered za uporabnike. Če pa mora vaša organizacija shraniti vse različice zaradi pravnih ali drugih razlogov, ne uporabite nobenih omejitev.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z omejitvami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Opombe: Tako SharePoint v Microsoft 365 kot tudi SharePoint Server tako za knjižnico Nastavitve kot tudi za Nastavitve podrazličice na glavno različico. Tega števila ni mogoče spremeniti.

  • Knjižnice

    • ČeSharePoint v Microsoft 365    za knjižnice potrebujete tudi versioning; SharePoint Server vam omogoča, da kot možnost izberete Brez različic.

    • Glavne različice   SharePoint v Microsoft 365 knjižnice Nastavitve omogočajo obseg 100–50000 glavnih različic; SharePoint Server Knjižnica Nastavitve omogoča obseg od 1 do 50000 glavnih različic.

    • Podrazličice    Tako SharePoint v Microsoft 365 kot SharePoint Server knjižnica Nastavitve omogočata obseg od 1 do 50000 glavnih različic, ki dovoljujejo podrazličice.

  • Seznami

    • Versioning    Če SharePoint v Microsoft 365 in SharePoint Server seznam Nastavitve, lahko onemogočite funkcijo za uporabo različic.

    • Glavne različice    Tako SharePoint v Microsoft 365 kot SharePoint Server Seznam Nastavitve omogočajo obseg od 1 do 50000 glavnih različic.

    • Podrazličice    Tako SharePoint v Microsoft 365 kot SharePoint Server seznam Nastavitve omogočajo obseg od 1 do 50000 glavnih različic, ki dovoljujejo podrazličice.

  • Če ste uporabnik Microsoft 365, je samodejno vklopljeno ustvarjanje različic, ko ustvarite knjižnico ali seznam.

  • Pri SharePoint Server je vklopljeno samodejno ustvarjanje različic, ko ustvarite knjižnico, ni pa vklopljeno, ko ustvarite seznam.

Vsi, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov, lahko vklopijo ali izklopijo ustvarjanje različic. Za veliko mest je to ista oseba, ki upravlja mesto, saj seznami in knjižnice podedujejo dovoljenja mesta. Če želite poleg tega omogočiti shranjevanje različic, se lastnik mesta (ali druga oseba, ki upravlja seznam ali knjižnico) odloči, ali bo zahteval odobritev vsebine, kdo si lahko ogleda elemente osnutka ter ali je potrebna rezervacija. Vse te odločitve vplivajo na delovanje shranjevanja različic. Če se na primer oseba, ki upravlja knjižnico, odloči, da je zahtevana rezervacija, so številke različic ustvarjene le, ko je datoteka sproščena. Če je treba odobriti vsebino, so številke glavnih različic uporabljene šele, ko nekdo z ustreznim dovoljenjem odobri datoteke.

Pomembno: Če osebe, ki delajo v vaši knjižnici, nameravajo sodelovati pri ustvarjanju dokumentov, knjižnice ne konfigurirajte tako, da zahteva rezervacijo. Osebe ne morejo delati kot soavtorji, če so dokumenti, ki jih potrebujejo, rezervirani.

Če se želite naučiti vklopiti shranjevanje različic za seznam ali knjižnico, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Če je v knjižnici omogočeno shranjevanje različic, oseba, ki jo nastavi, določi, ali želi slediti tako glavnim različicam kot tudi podrazličicam, in določi tudi osebe, ki si lahko ogledajo podrazličice. Kadar je treba vsebino odobriti, si v večini primerov podrazličice lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev elementov. V drugih knjižnicah pa je shranjevanje različic nastavljeno tako, da si lahko vsi, ki lahko urejajo datoteke v knjižnici, ali vsi z dovoljenji za branje v knjižnici, ogledajo vse različice. Ko je različica odobrena, si jo lahko ogledajo vsi, ki imajo dovoljenja za branje za seznam ali knjižnico.

Čeprav seznami nimajo glavnih različic in podrazličic, so vsi elementi s stanjem V čakanju obravnavani kot osnutek. V večini primerov si osnutke lahko ogledajo le avtor elementa in osebe z dovoljenji »Polni nadzor« ali »Načrtovanje«. Osnutek je za te osebe prikazan s stanjem V čakanju, medtem ko si druge osebe lahko ogledajo le najnovejšo odobreno različico v zgodovini različic. Če je datoteka zavrnjena, ostane v stanju V čakanju toliko časa, dokler je nekdo z ustreznimi dovoljenji ne izbriše.

Privzeto je element ali datoteka v čakalni vrsti vidna le avtorju in osebam z dovoljenjem za upravljanje seznamov, lahko pa določite, ali si lahko druge skupine uporabnikov ogledajo element ali datoteko. Če je knjižnica nastavljena za sledenje glavnim različicam in podrazličicam, mora oseba, ki ureja datoteko, najprej objaviti glavno različico datoteke.

Če želite več informacij o nastavljanju odobritve za dokumente, si oglejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mest ali v knjižnici.

Opomba:  Varnost osnutkov je na nekaterih seznamih in v knjižnicah konfigurirana tako, da vsem uporabnikom mesta omogoča ogled različic s stanjem V čakanju in Odobreno.

Ko rezervirate datoteko iz knjižnice, ki ima vklopljeno shranjevanje različic, je ustvarjena nova različica vsakič, ko datoteko sprostite. Če so vklopljene glavne različice in podrazličice, se lahko ob sprostitvi odločite, katero vrsto različice želite sprostiti. V knjižnicah, kjer je treba datoteke rezervirati, so različice ustvarjene le ob sprostitvi.

V knjižnicah, kjer rezervacija ni obvezna, je nova različica ustvarjena po prvem shranjevanju datoteke, ko jo odprete. Vsa nadaljnja shranjevanja prepišejo različico, ki ste jo ustvarili pri prvem shranjevanju. Če zaprete program in znova odprete dokument, boste pri prvem shranjevanju znova ustvarili različico. Število različic se zato lahko zelo hitro pomnoži.

Za več informacij o rezervaciji in sprostitvi si oglejte Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v knjižnici.

Pomembno: Če pri ustvarjanju dokumenta sodelujete z drugimi, ga ne rezervirajte, razen če imate za to dober razlog in želite drugim preprečiti delo v dokumentu.

Če zahtevate rezervacijo, lahko vaša skupina kar najbolje uporabi različice, saj ljudje določijo, kdaj naj se ustvari različica. Različica je ustvarjena le, če nekdo rezervacija datoteke, jo spremeni, nato pa jo znova odebi. Če rezervacija ni potrebna, je ustvarjena različica, ko nekdo prvič shrani datoteko, ta različica pa je posodobljena, ko jo oseba zapre. Če ta oseba ali nekdo drug nato odpre in znova shrani datoteko, je ustvarjena druga različica. Glede na okoliščine morda ne boste želeli ustvariti več različic, na primer če morate zapreti datoteko, da se udeležite srečanja, preden končate s spreminjanjem datoteke.

Če je zahtevana rezervacija, osebe ne morejo dodajati datotek, jih spreminjati ali spreminjati lastnosti datotek, ne da bi najprej rezervirali datoteko. Ko osebe sprostijo datoteke, so pozvane, da vnesejo pripombe o izvedenih spremembah, kar pomaga pri ustvarjanju bolj smiselne zgodovine različic.

Opomba:  Če bodo v knjižnici shranjene datoteke aplikacije Microsoft Project (.mpp), ki so sinhronizirane s seznami opravil na vašem mestu, počistite polje Zahtevajte rezervacijo.

Za več informacij o zahtevanju rezervacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Seznami in knjižnice vsebujejo dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ki so različna glede na raven dovoljenja, ki je uporabljena za uporabnika ali določeno skupino. Nekdo, ki lahko ureja ravni dovoljenj za urejanje, lahko različno konfigurira ta dovoljenja ali pa ustvari novo skupino z ravnmi dovoljenj po meri.

Ta dovoljenja omogočajo prilagodljivost pri upravljanju knjižnice. Morda na primer želite nekomu omogočite brisanje različic datoteke brez dovoljenja za brisanje same datoteke. Dovoljenje za brisanje različic ni enako kot dovoljenje za možnost Izbriši elemente, tako da lahko zagotovite prilagojeno raven nadzora.

V tej tabli so prikazana dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ter privzete ravni, ki jim dovoljenja pripadajo.

Dovoljenje

Privzeta raven dovoljenja

Ogled različic

Poln nadzor, načrtovanje, prispevanje in branje

Brisanje različic

Poln nadzor, načrtovanje in prispevanje

Preglasitev rezervacije

Poln nadzor in načrtovanje

Odobritev elementov

Poln nadzor in načrtovanje

Če želite več informacij o dovoljenjih, glejte Razumevanje ravni dovoljenj.

Pustite nam komentar

Ali je bil članek uporaben? Če je odgovor pritrdilen, nam to sporočite na dnu te teme. Če ni bil, nam povejte, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Vključite svojo različico programa SharePoint, operacijskega sistema in brskalnika. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×