Kräva godkännande för objekt i en lista eller ett bibliotek
Listor och bibliotek innehåller ofta känslig information, till exempel budgetar för marknadsföringskampanjer eller personalinitiativ. Det kan vara viktigt att bara se till att vissa användare kan visa "officiella" versioner av objekt eller filer.
Du kan kräva godkännande av ett objekt eller en fil innan innehållet blir synligt för specifika användare. Genom att kräva godkännande kan organisationer tillämpa en betydande kvalitet och säkerhet på känsligt innehåll.
-
Gå till den lista som du vill kräva godkännande för.
-
Välj Inställningar
-
I avsnittet Allmänna inställningar väljer du Versionsinställningar.
-
I avsnittet Godkännande av innehåll väljer du Ja som svar på frågan Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt? I avsnittet Objektversionshistorik anger du om du vill skapa versioner varje gång ett objekt redigeras. Du kan också välja att begränsa antalet versioner som behålls.
-
I avsnittet Säkerhet för utkastobjekt avgör du vilka användare som kan se utkastobjekt i listan.
Tips: Om du kräver godkännande av innehåll för en lista eller ett bibliotek som redan innehåller objekt markeras alla objekt i biblioteket som Godkända.
-
Du kan välja något av följande:
-
Användare som kan läsa objekt i listan.
-
Endast användare som kan redigera objekt i listan.
-
Endast användare som kan godkänna objekt i listan och objektets författare.
-
-
Välj OK.
Om någon skickar ett objekt till en lista eller ett bibliotek som kräver godkännanden anges det som Väntande tills någon (som minst har behörighetsnivån Hantera listor) godkänner det. Medan den väntar på godkännande, finns den kvar i väntande status.
När ett objekt har statusen Väntande är det oftast bara objektets upphovsman och de personer som har behörighet att hantera listor och bibliotek som kan se det. När dess status ändras från Väntandetill Godkändvisas den för alla som har behörighet att visa listan eller biblioteket.
Avvisade artiklar finns kvar i listan eller biblioteket tills skaparen – eller någon annan som har nödvändiga behörigheter – tar bort dem. Alla objekt eller filer som redan finns i listan eller biblioteket beviljas automatiskt godkänd status.
Viktigt!: Om säkerhet i webbplatsbiblioteket har konfigurerats så att användare kan läsa objekt kan alla som har behörigheten Läsa för webbplatsen se alla objekt i listan eller biblioteket, oavsett om objekten har statusen Godkänd.
Obs!: Endast användare med fullständig behörighet eller designbehörigheter kan SharePoint ändra inställningar för bibliotek.
-
Gå till det SharePoint bibliotek som du vill kräva godkännande för.
-
Välj Inställningar
Om du inte ser menyalternativen väljer du Bibliotekoch i Inställningar väljer du
Inställningar för bibliotek.
-
Om du vill öppna sidan Inställningar versionshantering går du till Inställningaroch väljer Versionsinställningar.
-
I avsnittet Godkännande av innehåll väljer du Ja som svar på frågan Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt? I avsnittet Versionshistorik för dokument anger du om du vill SharePoint skapa versioner när en fil redigeras. Du kan också välja att begränsa antalet versioner som behålls.
-
I avsnittet Säkerhet för utkastobjekt avgör du vilka användare som kan se utkastobjekt i dokumentbiblioteket.
Tips: Om du kräver godkännande av innehåll för en lista eller ett bibliotek som redan innehåller objekt markeras alla objekt i biblioteket som Godkända.
-
Du kan välja något av följande:
-
Användare som kan läsa objekt i listan.
-
Endast användare som kan redigera objekt i listan.
-
Endast användare som kan godkänna objekt i listan och objektets författare.
-
-
Välj OK.
Om någon skickar ett objekt eller en fil till en lista eller ett bibliotek som kräver godkännanden är det statusen Väntande tills någon som har behörighet att göra det godkänner det. Medan den väntar på godkännande, finns den kvar i väntande status.
När ett objekt eller en fil har statusen Väntande är det oftast bara objektets eller filens upphovsman och de som har behörighet att hantera listor och bibliotek som kan se det. När dess status ändras från Väntandetill Godkändvisas den för alla som har behörighet att visa listan eller biblioteket. Avvisade artiklar finns kvar i listan eller biblioteket tills skaparen – eller någon annan som har nödvändiga behörigheter – tar bort dem. Alla objekt eller filer som redan finns i listan eller biblioteket beviljas automatiskt godkänd status.
Viktigt!: Om säkerhet i webbplatsbiblioteket är konfigurerat så att användare kan läsa objekt kan alla som har behörigheten Läsa för webbplatsen se alla objekt i listan eller biblioteket, oavsett om objekten har statusen Godkänd eller inte.
Endast personer med fullständig behörighet eller designbehörighet kan ändra inställningar för lista eller bibliotek.
Så här anger du godkännande för objekt eller filer som krävs
-
Om webbplatslistan eller biblioteket inte redan är öppet väljer du namnet i rutan Snabbstart.
-
I menyfliksområdet väljer du fliken Bibliotek i gruppen Biblioteksverktygeller Listverktyg.
-
Om du arbetar i ett bibliotek väljer du Biblioteksbibliotek Inställningar. Om du arbetar i en lista väljer du Listinställningar. I det här exemplet öppnas Inställningar bibliotekssidan.
-
Under Fliken Inställningarväljer du Versionsinställningar. Sidan Versionshantering Inställningar öppnas.
-
I avsnittet Godkännande av innehåll väljer du Ja som svar på frågan Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt?
-
I avsnittet Säkerhet för utkastobjekt avgör du vilka användare som kan se utkastobjekt i dokumentbiblioteket. I det här exemplet är Endast användare som kan godkänna objekt (och författaren av objektet) markerat.
-
Välj OK.
I följande exempel visas Godkända objekt i ett bibliotek när alternativet Kräv godkännande av innehåll har angetts till Ja. Eftersom dessa filer redan fanns i biblioteket har de godkänts automatiskt.
Förr eller senare kan det hända att organisationen inte behöver kräva godkännande för alla filobjekt i en viss lista eller ett visst bibliotek. Det kravet kräver inte bara tid från den person som måste bevilja eller neka godkännande, men det förhindrar också att personer enkelt samarbetar i en fil eller ett objekt. Om du anser att organisationen inte längre behöver få alla objekt eller filer godkända kan du ta bort kravet.
Ta bort kravet för godkännande av objekt eller filer i en lista eller ett bibliotek
-
Om webbplatslistan eller biblioteket inte redan är öppet väljer du namnet i rutan Snabbstart.
-
I menyfliksområdet väljer du fliken Bibliotek i gruppen Biblioteksverktyg eller fliken Lista i gruppen Listverktyg.
-
Om du arbetar i ett bibliotek väljer du Biblioteksbibliotek Inställningar. Om du arbetar i en lista väljer du List Inställningar. I det här exemplet öppnas Inställningar bibliotekssidan.
-
Under Fliken Inställningarväljer du Versionsinställningar. Sidan Versionshantering Inställningar öppnas.
-
I avsnittet Godkännande av innehåll väljer du Nej som svar på frågan Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt? En varningsdialogruta visas.
-
Stäng meddelandet genom att välja OK.
-
Stäng dialogrutan Versionshantering Inställningar genom att välja OK. När du återgår till listan eller biblioteket är Godkännandestatus inte längre tillgängligt på sidan. Alla användare som har behörighet att visa listan eller biblioteket kan visa allt innehåll som finns där.
Mer information finns i Godkänna eller avvisa objekt eller filer i en webbplatslista eller ett bibliotek och Allt om arbetsflöden för godkännande.
Behöver du mer hjälp?
Vill du ha fler alternativ?
Utforska prenumerationsförmåner, bläddra bland utbildningskurser, lär dig hur du skyddar din enhet med mera.
Communities hjälper dig att ställa och svara på frågor, ge feedback och få råd från experter med rika kunskaper.
