กรองข้อมูลในช่วงหรือตารางใน Excel

ใช้ตัวกรองเพื่อซ่อนข้อมูลบางส่วนในตารางชั่วคราว เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับข้อมูลที่คุณต้องการดูได้

กรองช่วงของข้อมูล

1. เลือกเซลล์ใดๆ ภายในช่วง

2. เลือกตัวกรองข้อมูล>

3. เลือกลูกศร ส่วนหัวของคอลัมน์

4. เลือก ตัวกรองข้อความ หรือ ตัวกรองตัวเลข แล้วเลือกการเปรียบเทียบ เช่น ระหว่าง

   

5. ใส่เกณฑ์การกรอง แล้วเลือก ตกลง

   

กรองข้อมูลในตาราง

เมื่อคุณ ใส่ข้อมูลของคุณลงในตาราง ตัวควบคุมตัวกรองจะถูกเพิ่มลงในส่วนหัวของตารางโดยอัตโนมัติ

1. เลือกลูกศรส่วนหัวของคอลัมน์ สําหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง

2. ยกเลิกการเลือก (เลือกทั้งหมด) และเลือกกล่องที่คุณต้องการให้แสดง

   

3. เลือก ตกลง
   ลูกศรส่วนหัวของคอลัมน์ จะเปลี่ยนเป็นไอคอนตัวกรอง เลือกไอคอนนี้เพื่อเปลี่ยนหรือล้างตัวกรอง

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

กรองข้อมูลในตาราง

แนวทางและตัวอย่างของการเรียงลำดับและการกรองข้อมูลตามสี

กรองข้อมูลใน PivotTable

การกรองโดยใช้เงื่อนไขขั้นสูง

เอาตัวกรองออก

ข้อมูลที่ถูกกรองจะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณระบุและซ่อนแถวที่คุณไม่ต้องการให้แสดงเท่านั้น หลังจากที่คุณกรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถคัดลอก ค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ แผนภูมิ และพิมพ์ชุดย่อยของข้อมูลที่ถูกกรองได้โดยไม่ต้องจัดเรียงใหม่หรือย้ายข้อมูล

คุณยังสามารถกรองตามคอลัมน์ได้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ตัวกรองจะเพิ่มเข้าไป ซึ่งหมายความว่าตัวกรองเพิ่มเติมแต่ละตัวจะยึดตามตัวกรองปัจจุบันและลดชุดข้อมูลย่อยลงอีก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอง

ตัวกรองสองชนิด

เมื่อใช้ตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างตัวกรองได้สองชนิด คือ ตามค่ารายการหรือตามเกณฑ์ ตัวกรองแต่ละชนิดเหล่านี้เป็นแบบเอกสิทธิ์เฉพาะสําหรับแต่ละช่วงของเซลล์หรือตารางคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามรายการตัวเลข หรือเกณฑ์ ได้ แต่ไม่สามารถกรองด้วยทั้งสองอย่าง คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตัวกรองแบบกําหนดเองแต่ไม่สามารถกรองได้ทั้งสองอย่าง

การนําตัวกรองไปใช้ใหม่

เมื่อต้องการตรวจสอบว่ามีการนําตัวกรองไปใช้หรือไม่ ให้สังเกตไอคอนในส่วนหัวของคอลัมน์:

• ลูกศรดรอปดาวน์ หมายถึงการกรองถูกเปิดใช้งานแต่ไม่ได้นําไปใช้
  เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่เปิดใช้งานการกรองแต่ไม่ได้นําไปใช้ คําแนะนําบนหน้าจอจะแสดง "(แสดงทั้งหมด)"
• ปุ่มตัวกรอง หมายความว่ามีการนําตัวกรองไปใช้
  เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่ถูกกรอง คําแนะนําบนหน้าจอจะแสดงตัวกรองที่นําไปใช้กับคอลัมน์นั้น เช่น "เท่ากับสีของเซลล์สีแดง" หรือ "ใหญ่กว่า 150"

เมื่อคุณนําตัวกรองไปใช้ใหม่ ผลลัพธ์ต่างๆ จะปรากฏขึ้นด้วยสาเหตุต่อไปนี้:

• ข้อมูลถูกเพิ่ม ปรับเปลี่ยน หรือลบไปยังช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตาราง
• ค่าที่ส่งกลับโดยสูตรได้เปลี่ยนแปลงไปและแผ่นงานได้ถูกคำนวณใหม่

ไม่รวมชนิดข้อมูล

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่ารวมชนิดข้อมูล เช่น ข้อความและตัวเลข หรือตัวเลขและวันที่ในคอลัมน์เดียวกัน เนื่องจากมีคําสั่งตัวกรองเพียงชนิดเดียวเท่านั้นที่พร้อมใช้งานสําหรับแต่ละคอลัมน์ ถ้ามีชนิดข้อมูลผสมกัน คําสั่งที่แสดงคือชนิดข้อมูลที่เกิดขึ้นมากที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์ประกอบด้วยค่าสามค่าที่จัดเก็บเป็นตัวเลขและสี่เป็นข้อความ คําสั่ง ตัวกรองข้อความ จะแสดงขึ้น

กรองข้อมูลในตาราง

เมื่อคุณใส่ข้อมูลในตาราง ตัวควบคุมการกรองจะถูกเพิ่มที่ส่วนหัวของตารางโดยอัตโนมัติ

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก จัดรูปแบบเป็นตาราง แล้วเลือกสไตล์ตารางที่คุณต้องการ

2. ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง คุณสามารถเลือกได้ว่าตารางของคุณมีส่วนหัวของตารางหรือไม่

   • เลือก ตารางของฉันมีส่วนหัว เพื่อเปลี่ยนแถวบนสุดของข้อมูลของคุณเป็นส่วนหัวของตาราง ข้อมูลในแถวนี้จะไม่ถูกกรอง
   • อย่าเลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้ Excel สำหรับเว็บเพิ่มส่วนหัวของพื้นที่ที่สํารองไว้ (ที่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้) เหนือข้อมูลตารางของคุณ
     

3. เลือก ตกลง

4. เมื่อต้องการนําตัวกรองไปใช้ ให้เลือกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกตัวเลือกตัวกรอง

กรองช่วงของข้อมูล

ถ้าคุณไม่ต้องการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตาราง คุณยังสามารถนําตัวกรองไปใช้กับช่วงข้อมูลได้

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คอลัมน์ควรมีส่วนหัว
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

ตัวเลือกการกรองสําหรับตารางหรือช่วง

คุณสามารถใช้ตัวเลือก ตัวกรอง ทั่วไปหรือตัวกรองแบบกําหนดเองเฉพาะกับชนิดข้อมูลก็ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อกรองตัวเลข คุณจะเห็น ตัวกรองตัวเลข สําหรับวันที่ คุณจะเห็น ตัวกรองวันที่ และสําหรับข้อความ คุณจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกตัวกรองทั่วไปช่วยให้คุณเลือกข้อมูลที่คุณต้องการดูจากรายการข้อมูลที่มีอยู่ดังนี้

ตัวกรองตัวเลข ช่วยให้คุณนําตัวกรองแบบกําหนดเองไปใช้:

ในตัวอย่างนี้ ถ้าคุณต้องการดูภูมิภาคที่มียอดขายต่ํากว่า $6,000 ในเดือนมีนาคม คุณสามารถใช้ตัวกรองแบบกําหนดเองได้:

วิธีการมีดังนี้:

1. เลือกลูกศรตัวกรองที่อยู่ถัดจาก มีนาคม >ตัวกรอง>ตัวเลขน้อยกว่า แล้วใส่ 6000
   
2. คลิก ตกลง
   Excel สำหรับเว็บใช้ตัวกรองและแสดงเฉพาะภูมิภาคที่มียอดขายต่ํากว่า $6000
   

คุณสามารถนํา ตัวกรองวันที่ และ ตัวกรองข้อความ แบบกําหนดเองไปใช้ในลักษณะเดียวกันได้

เมื่อต้องการล้างตัวกรองออกจากคอลัมน์

• เลือกปุ่ม ไอคอนตัวกรอง ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือก ล้างตัวกรองจาก <"ชื่อคอลัมน์">

เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดออกจากตารางหรือช่วง

• เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในตารางหรือช่วงของคุณ และบนแท็บ ข้อมูล ให้เลือกปุ่ม ตัวกรอง
  วิธีนี้จะลบตัวกรองออกจากคอลัมน์ทั้งหมดในตารางหรือช่วงของคุณ และแสดงข้อมูลทั้งหมดของคุณ

ตัวกรองสำหรับชุดของค่าที่ด้านบนหรือด้านล่าง

1. เลือกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
3. เลือก ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง
4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกรายการใดรายการหนึ่ง แล้วใส่เกณฑ์การกรองของคุณ
   

ตัวกรองสำหรับตัวเลขเฉพาะ หรือช่วงตัวเลข

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
3. เลือก ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง
4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกรายการใดรายการหนึ่ง แล้วใส่เกณฑ์การกรองของคุณ
   
5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใส่หมายเลขที่คุณต้องการใช้
6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:
   

กรองตามสีฟอนต์ สีของเซลล์ หรือชุดไอคอน

คุณสามารถกรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยยึดตามเกณฑ์ที่มองเห็นได้ เช่น สีฟอนต์ สีของเซลล์ หรือชุดไอคอน และคุณสามารถกรองได้ไม่ว่าคุณจะจัดรูปแบบเซลล์ นําสไตล์เซลล์ไปใช้ หรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

1. ในช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ในตาราง ให้คลิกเซลล์ที่มีสีของเซลล์ สีฟอนต์ หรือไอคอนที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง
4. ภายใต้ ตัวกรอง ในเมนูป็อปอัพ ตามสี ให้เลือก สีของเซลล์สีฟอนต์ หรือ ไอคอนของเซลล์ จากนั้นคลิกสี

กรองเซลล์ว่าง

ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองมีเซลล์ว่าง

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ในพื้นที่ (เลือกทั้งหมด) ให้เลื่อนลงแล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย (ว่าง)

   หมายเหตุ

   • คุณสามารถใช้ตัวกรองกับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานได้ครั้งละ 1 ช่วงเท่านั้น
   • เมื่อคุณใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับคอลัมน์อื่นๆ เป็นค่าที่มองเห็นได้ในช่วงที่ถูกกรองในขณะนี้เท่านั้น
   • มีเพียง 10,000 รายการแรกที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในหน้าต่างการกรอง

ตัวกรองสำหรับข้อความที่ระบุ

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือก ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง เลือก เลือกหนึ่งรายการ จากนั้นในเมนูป็อปอัพ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าต้องการกรองช่วงสำหรับ	คลิก
   แถวที่ข้อความที่ระบุ	ประกอบด้วย หรือ เท่ากับ
   แถวที่ไม่มีข้อความที่ระบุ	ไม่ประกอบด้วย หรือ ไม่เท่ากับ

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใสข้อความที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:
   

   เมื่อต้องการ	คลิก
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ทั้งสองมีค่าเป็นจริง	และ
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือทั้งสองเกณฑ์สามารถมีค่าเป็นจริง	หรือ

กรองหาจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของบรรทัดในข้อความ

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง เลือก เลือกหนึ่งรายการ จากนั้นในเมนูป็อปอัพ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าต้องการกรองสำหรับ	คลิก
   จุดเริ่มต้นของบรรทัดในข้อความ	เริ่มต้นด้วย
   จุดสิ้นสุดของบรรทัดในข้อความ	ลงท้ายด้วย
   เซลล์ที่มีข้อความ แต่ไม่ได้เริ่มต้นด้วยตัวอักษร	ไม่ได้เริ่มต้นด้วย
   เซลล์ที่มีข้อความ แต่ไม่ได้สิ้นสุดด้วยตัวอักษร	ไม่ได้ลงท้ายด้วย

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใสข้อความที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:
   

   เมื่อต้องการ	คลิก
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ทั้งสองมีค่าเป็นจริง	และ
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือทั้งสองเกณฑ์สามารถมีค่าเป็นจริง	หรือ

ใช้อักขระตัวแทนในการกรอง

สามารถใช้อักขระตัวแทนเพื่อช่วยให้เกณฑ์ได้

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกหนึ่งรายการ แล้วเลือกตัวเลือกใดก็ได้

5. ในกล่องข้อความ ให้พิมพ์เกณฑ์และรวมอักขระตัวแทนของคุณ
   เช่น ถ้าคุณต้องการกรองเพื่อหาคำว่า “seat” และ “seam” ให้พิมพ์ sea?

6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   ให้ใช้	เมื่อต้องการค้นหา
   ? (เครื่องหมายคำถาม)	อักขระใดๆ หนึ่งตัว เช่น ใช้ sm?th เพื่อหา “smith” และ “smyth”
   * (เครื่องหมายดอกจัน)	จำนวนอักขระสูงสุดเท่าไหร่ก็ได้ เช่น ใช้ *east เพื่อหา "Northeast" และ "Southeast"
   ~ (เครื่องหมายตัวหนอน)	เครื่องหมายคำถามหรือดอกจัน ตัวอย่างเช่น there~? จะค้นหา "there?"

เอาตัวกรองออก หรือนำกลับมาใช้ใหม่

ให้เลือกทำดังนี้

เมื่อต้องการ	ให้ทำสิ่งนี้
เอาเกณฑ์การกรองที่ระบุสำหรับตัวกรองออก	เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีตัวกรอง แล้วเลือก ล้างตัวกรอง
เอาตัวกรองทั้งหมดที่นำไปใช้กับช่วงหรือตารางออก	เลือกคอลัมน์ของช่วงหรือตารางที่มีการนําตัวกรองไปใช้ จากนั้นบนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
เอาลูกศรตัวกรองออกจากช่วงหรือตาราง หรือนำลูกศรตัวกรองกลับมาใช้ใหม่	เลือกคอลัมน์ของช่วงหรือตารางที่มีการนําตัวกรองไปใช้ จากนั้นบนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอง

เมื่อคุณกรองข้อมูล เฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณเท่านั้นที่จะปรากฏขึ้น ข้อมูลที่ไม่ตรงกับเกณฑ์นั้นจะถูกซ่อน หลังจากที่คุณกรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถคัดลอก ค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ แผนภูมิ และพิมพ์ชุดย่อยของข้อมูลที่ถูกกรองได้

ตารางที่นําตัวกรอง 4 รายการบนสุดไปใช้

ตัวกรองเป็นสารเติมแต่ง ซึ่งหมายความว่าตัวกรองเพิ่มเติมแต่ละตัวจะยึดตามตัวกรองปัจจุบัน และลดชุดย่อยของข้อมูลลงอีก คุณสามารถสร้างตัวกรองที่ซับซ้อนได้โดยการกรองมากกว่าหนึ่งค่า มากกว่าหนึ่งรูปแบบ หรือมากกว่าหนึ่งเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตัวเลขทั้งหมดที่มากกว่า 5 ที่ต่ํากว่าค่าเฉลี่ยได้ แต่ตัวกรองบางตัว (สิบอันดับแรกและล่าง สูงกว่า และต่ํากว่าค่าเฉลี่ย) จะยึดตามช่วงของเซลล์ดั้งเดิม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกรองค่าสูงสุดสิบค่า คุณจะเห็นค่าสูงสุดสิบค่าในรายการทั้งหมด ไม่ใช่ค่าสิบอันดับแรกของชุดย่อยของตัวกรองสุดท้าย

ใน Excel คุณสามารถสร้างตัวกรองสามชนิด: ตามค่า ตามรูปแบบ หรือตามเกณฑ์ แต่ตัวกรองแต่ละชนิดเหล่านี้เป็นแบบเอกสิทธิ์เฉพาะร่วมกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามสีของเซลล์หรือตามรายการของตัวเลข แต่ไม่สามารถกรองได้ทั้งสองสี คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตัวกรองแบบกําหนดเองแต่ไม่สามารถกรองได้ทั้งสองอย่าง

ตัวกรองจะซ่อนข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ในลักษณะนี้คุณสามารถมีสมาธิกับสิ่งที่คุณต้องการเห็น ในทางตรงกันข้าม เมื่อคุณเรียงลําดับข้อมูล ข้อมูลจะถูกจัดเรียงใหม่ในลําดับบางอย่าง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลําดับ ให้ดูที่ เรียงลําดับรายการข้อมูล

เมื่อคุณกรอง ให้พิจารณาแนวทางต่อไปนี้:

• มีเพียง 10,000 รายการแรกที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในหน้าต่างการกรอง
• คุณสามารถกรองตามคอลัมน์ได้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ เมื่อคุณใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับคอลัมน์อื่นๆ เป็นค่าที่มองเห็นได้ในช่วงที่ถูกกรองในขณะนี้เท่านั้น
• คุณสามารถใช้ตัวกรองกับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานได้ครั้งละ 1 ช่วงเท่านั้น