จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

ใช้กฎเพื่อดําเนินการบางอย่างกับอีเมลที่เข้ามาในกล่องขาเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะเปลี่ยนระดับความสําคัญของข้อความเมื่อข้อความเข้ามา ย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ หรือลบข้อความเหล่านั้นตามเกณฑ์ที่กําหนด

เลือกตัวเลือกแท็บด้านล่างสำหรับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้อยู่ ฉันใช้ Outlook เวอร์ชันใด

หมายเหตุ:

หากขั้นตอนต่างๆ ภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ นี้ยังไม่ทํางาน คุณอาจยังไม่ได้ใช้ Outlook ใหม่ สําหรับ Windows เลือกแท็บ Outlook แบบคลาสสิก และทําตามขั้นตอนเหล่านั้นแทน
ขณะนี้Outlook ใหม่ ไม่สนับสนุนกฎสําหรับการจัดการบัญชีของบริษัทภายนอก เช่น Gmail, Yahoo และ iCloud เมื่อต้องการตั้งค่ากฎสําหรับบัญชีเหล่านี้ โปรดกําหนดค่าผ่านผู้ให้บริการอีเมลที่เกี่ยวข้อง

ใน Outlook ใหม่ คุณมีตัวเลือกในการ:

สร้างกฎกล่องจดหมายเข้าสําหรับ Outlook สําหรับ Windows ใหม่

กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความขาเข้า และสามารถสร้างได้จากโฟลเดอร์

เมื่อต้องการสร้างกฎที่ย้ายอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งที่ระบุหรือชุดผู้ส่งไปยังโฟลเดอร์อย่างรวดเร็ว ให้คลิกขวาที่ข้อความในรายการข้อความของคุณที่คุณต้องการสร้างกฎ โฮเวอร์เหนือกฎ แล้วเลือก สร้างกฎ
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งหรือชุดผู้ส่ง แล้วเลือก ตกลง
หลังจากเลือก ตกลง กฎจะถูกนําไปใช้กับข้อความขาเข้าทั้งหมด

ถ้าคุณต้องการทำมากกว่าแค่ย้ายข้อความจากผู้ส่งหรือชุดของผู้ส่งที่ระบุไปยังโฟลเดอร์ ให้เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม. เมนูการตั้งค่ากฎจะเปิดขึ้น

สกรีนช็อตของแถบการตั้งค่ากฎ

ทุกกฎต้องมีอย่างน้อยสามอย่าง: ชื่อ เงื่อนไข และการกระทํา กฎยังสามารถประกอบด้วยข้อยกเว้นของเงื่อนไข คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไข การกระทํา และข้อยกเว้นได้หลายข้อในแต่ละขั้นตอน โดยเลือก เพิ่มเงื่อนไขเพิ่มการกระทํา และ เพิ่มข้อยกเว้น
ถ้าคุณไม่ต้องการให้เรียกใช้กฎอีกหลังจากเรียกใช้กฎนี้แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดประมวลผลกฎเพิ่มเติม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติมใน Outlook
กด บันทึก เพื่อสร้างกฎของคุณ หรือ ละทิ้ง เพื่อยกเลิกการสร้างกฎ

แก้ไขกฎกล่องจดหมายเข้าใน Outlook สําหรับ Windows ใหม่

ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
เลือก จดหมาย > กฎ
ในกฎที่คุณต้องการแก้ไข ให้เลือก
กด บันทึก เมื่อต้องการบันทึกการแก้ไขกฎ

หมายเหตุ: บางกฎที่สร้างขึ้นใน Outlook แบบคลาสสิกไม่สามารถประมวลผลโดย Outlook ใหม่ได้เนื่องจากเป็นกฎฝั่งไคลเอ็นต์ เมื่อต้องการแก้ไขกฎที่ถูกโยกย้ายจาก Outlook แบบคลาสสิก ให้สร้างกฎใหม่เพื่อแทนที่

ลบกฎกล่องจดหมายเข้าใน Outlook สําหรับ Windows ใหม่

ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
เลือก จดหมาย > กฎ
ในกฎที่คุณต้องการลบ ให้เลือก

เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการปิดใช้งานกฎชั่วคราว ให้เลือกตัวสลับที่อยู่ถัดจากกฎ

ตั้งค่าลําดับการนํากฎกล่องจดหมายเข้าไปใช้กับข้อความขาเข้าใน Outlook ใหม่สําหรับ Windows

กฎกล่องจดหมายเข้าจะถูกนําไปใช้กับข้อความขาเข้าโดยยึดตามลําดับที่กฎถูกจัดอยู่ในรายการ กฎกล่องจดหมายเข้า คุณสามารถจัดเรียงกฎที่คุณสร้างเพื่อนําไปใช้กับข้อความที่เข้ามาในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
เลือก จดหมาย > กฎ
เลือกกฎ แล้วใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อเปลี่ยนลำดับที่กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความขาเข้า

เรียกใช้กฎกล่องจดหมายเข้ากับข้อความที่มีอยู่ใน Outlook ใหม่สําหรับ Windows

ตามค่าเริ่มต้น กฎกล่องจดหมายเข้าจะทํางานบนข้อความขาเข้า หลังจากที่คุณ ได้สร้างกฎแล้ว เมื่อต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความที่มีอยู่ ให้ทําดังนี้

ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
เลือก จดหมาย > กฎ
เลือก ถัดจากกฎที่คุณต้องการนำไปใช้

ปิดใช้งานและเปิดใช้งานกฎใน Outlook สําหรับ Windows ใหม่

ถ้าคุณต้องการหยุดชั่วคราว หรือหยุดชั่วคราว กฎจากการดําเนินการและคุณไม่ต้องการลบ กฎให้พิจารณาการปิดใช้งานกฎ เมื่อต้องการปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานกฎ ให้ทําดังนี้