Останнє оновлення: 29 жовтня 2020 р.

Групи Microsoft 365 – це служба, яка працює з уже використовуваними засобами Microsoft 365, тож ви можете співпрацювати з колегами, створюючи документи, створюючи електронні таблиці, працюючи над планами проектів, планами нарад або надсилаючи електронну пошту.

У цій статті пояснюється принцип роботи групи, а також наводяться корисні посилання на подальші інструкції.

Останні новини та відео про Групи Microsoft 365 дивіться Office блоґах

Поради.: 

  • Якщо вам потрібні відомості про використання груп контактів Outlook, щоб надсилати повідомлення певній групі осіб, наприклад компанії приятелів, див. статтю Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook для ПК.

  • Щоб дізнатися про Microsoft Family Safety та як сімейна група допомагає вам залишатися на зв'язку з членами сім'ї та захистити їх на пристроях Windows 10, Xbox і пристроях з Android, див. в статті Група родини Microsoft.

Що таке Групи Microsoft 365 ?

Групи в Microsoft 365 дає змогу вибрати коло людей, з ким ви хочете працювати, і легко налаштувати добірку ресурсів для спільного використання. Ресурси – це, наприклад, спільна поштова скринька Outlook, спільний календар або бібліотека документів для співпраці над файлами.

Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи. Крім того, групи – це новий і вдосконалений підхід, який заміняє собою списки розсилки або спільні поштові скриньки, що використовувалися раніше.

Порада.: Відомості про оновлення традиційних списків розсилки, щоб Office_365_Groups, див. в цій статті.

Доступні ресурси дещо залежать від типу створеної групи.

Яку групу слід створити?

Однак не слід забувати, що потреби різних груп відрізняються. Різні команди можуть віддавати перевагу роботі різних Microsoft 365 інструментами для співпраці в будь-якій формі, якою ви віддаєте перевагу.

Якщо робоча група надає перевагуспівпраці електронною поштою та потребує спільного календаря: створіть групу Microsoft 365 групі в Outlook.

Якщо ваша команда хоче співпрацювати впостійному середовищі чату, або використовуйте вбудовані програми : Створення команди Microsoft Team.

Якщо потрібно створити великийвідкритий форум для вашої компанії, наприклад оголошення й обговорення на рівні керівництва, можна створити групу в Yammer.

Ви можете створити Групи Microsoft 365 різноманітних засобів, зокрема Outlook, Outlook в Інтернеті, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams тощо. Інструмент, з якого слід почати, залежить від групи, з якою ви працюєте. Наприклад, ми в корпорації Майкрософт зазвичай починаємо з Outlook, де створюємо групу, об’єднану на основі електронної пошти й календаря. Якщо групу призначено для спілкування на корпоративному рівні, ми починаємо з Yammer. Якщо для співпраці потрібен чат, радимо створити групу в Microsoft Teams.

Створюючи групу, потрібно вирішити, яка вона буде: приватна чи загальнодоступна. Переглядати вміст загальнодоступної групи й приєднуватися до неї може будь-хто в організації. Вміст приватної групи можуть переглядати лише учасники групи, яких затверджує її власник.

Примітка.: Наразі групи, створені в інтернет-версії Outlook, приватні за замовчуванням.

І загальнодоступні, і приватні групи закриті для доступу та перегляду користувачами з-за меж вашої організації, якщо їх не було спеціально запрошено як гостей.

Докладні відомості про те, як змінити загальнодоступні групи на приватні (або навпаки), див. в Microsoft 365 групи.

Власники, учасники та гості

Власники груп – це їхні модератори. Вони можуть додавати й вилучати учасників і мають унікальні дозволи, як-от можливість видаляти розмови зі спільної поштової скриньки або змінювати параметри групи. Власники груп можуть перейменовувати групи, оновлювати їхні описи або зображення, а також виконувати безліч інших дій. Власники груп за своєю роллю відповідають адміністраторам колекцій сайтів SharePoint.

Порада.: Якщо можливо, варто мати принаймні двох власників групи. Таким чином, якщо один власник недоступний, інший може вносити зміни до групи.

Учасники групи – це звичайні користувачі у вашій організації, яким групи потрібні для співпраці. Вони мають доступ до всього вмісту групи, але не можуть змінювати її параметри. У SharePoint їх називають учасниками сайту. Докладні відомості про додавання або вилучення учасників групи див. цій статті.

Гості схожі на учасників групи, однак вони не належать до вашої організації. За замовчуванням користувачі можуть запрошувати гостей приєднатися до групи, але цей параметр можна змінити. Докладні відомості див. в цій Microsoft 365.

Виберіть потрібний тип групи:

Якщо вам до вподоби режим спільної поштової скриньки, радимо використовувати групи в Outlook. Створивши групу в Outlook, ви отримаєте такі переваги:

  • спільна поштова скринька – для спілкування учасників групи електронною поштою. Така папка "Вхідні" має адресу, і її можна налаштувати для отримання повідомлень від користувачів із-за меж групи та навіть із-за меж організації (подібно до традиційного списку розсилки);

  • спільний календар – для планування подій, пов’язаних із групою;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для накопичення ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із групою;

  • Planner для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.

Жодний із цих ресурсів немає потреби створювати вручну; вони створюються автоматично разом із групою, а учасникам групи призначаються необхідні права на їх використання.

Ви можете отримати доступ до цих ресурсів через знайомий класичний клієнт Microsoft Outlook (2016 або новішої версії), використовуючи інтернет-версії Outlook, Outlook 2016 для Mac (лише спільна поштова скринька) або Outlook для мобільних пристроїв. Потрібний обліковий запис Групи Microsoft 365 області переходів ліворуч у Outlook комп'ютері або в Інтернеті.

Групи відображаються в області переходів ліворуч у класичній програмі Outlook та інтернет-версії Outlook

Нова картка Групи Microsoft 365 з'являться для швидкого доступу до спільних ресурсів групи. Просто наведіть вказівник миші на ім'я групи в інтернет-версії Outlook або службі SharePoint.

Зображення нового спливаючого вікна у Групах Office 365

Microsoft Teams – це наше найновіше рішення для співпраці. Microsoft Teams – це постійна робоча область на основі чату, призначена для внутрішнього спілкування робочих груп, де можна в режимі реального часу в довільній формі обговорювати вузькі теми або вести бесіди в підгрупах. 

Yammer надає корпоративні соціальні функції для спільної роботи. Ця служба допомагає налагоджувати нові зв’язки та знаходити фахівців у своїй організації. За її допомогою можна спілкуватися та обговорювати ідеї в масштабах компанії або об’єднуватися з іншими користувачами за спільними інтересами.

Створивши підключенуMicrosoft 365 групі в Yammer ви отримаєте:

  • група Yammer – спільне місце, де можна спілкуватися та ділитися інформацією;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для збору ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із вашою групою;

  • Planner – для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.

Ви можете отримати доступ до цих інструментів у службі Yammer в браузері або за допомогою програми Yammer на пристрої з iOS, Android чи Windows Phone.

Якщо група більше не потрібна, її можна видалити, щоб звільнити системні ресурси. Водночас група більше не з'являтиметься в списках і не відображатиметься. Див. статтю Видалення групи. Якщо ви не хочете відволікатися на видалення застарілих груп, адміністратор може налаштувати політики терміну дії, в результаті чого старі групи видалятимуться автоматично через вказаний період часу. Див. Microsoft 365. політику терміну дії групи.

Примітка.: Вміст на цій вкладці призначено для адміністраторів.

Є три основні моделі підготовки дляГрупи Microsoft 365: відкрита, під контролем IT-відділу або контрольована. Кожна з них має свої переваги.

Модель

Переваги

Відкрита (стандартна)

Користувачі можуть за потреби створювати власні групи без допомоги ІТ-відділу.

Під керівництвом ІТ-відділу

Користувачі звертаються з проханням створити групу до ІТ-відділу. ІТ-фахівці можуть надати їм допомогу у виборі відповідних засобів спільної роботи.

Контрольована

Створення груп може бути обмежено певними користувачами, групами або службами (див. дивіться: Керування правами на створення Microsoft 365 груп)

Щоб керувати іменуванням імен ваших імен Групи Microsoft 365, скористайтеся політикою іменування, щоб примусово дотримуватись певних стандартів, зокрема префіксів і суфіксів, а також блокувати неодмінні імена. Докладні відомості Microsoft 365 див. в Microsoft 365.

Кожна група має принаймні одного власника, який може додавати або вилучати учасників і здійснювати базовий нагляд за групою та її вмістом. Зазвичай власники виконують це в Outlook. Див. статтю Додавання або вилучення учасників групи в Outlook. Якщо власник (або власники) групи з певної причини покидає організацію, адміністратор може призначити групі нового власника. Див. статтю Призначення нового власника групі без власника.

Крім того, якщо у вас є Exchange Online дозволи адміністратора, ви можете адмініструвати групи в Центрі адміністрування Microsoft 365 (див. статтею Керування участю в групі в Центрі адміністрування Microsoft 365)або за допомогою PowerShell (див. статтею Керування групами Microsoft 365 за допомогою PowerShell).

Часом виникає потреба видалити групу з клієнта. Відомості про те, як це зробити, див. в статті Видалення групи. Якщо групу видалено випадково, адміністратор може відновити її протягом 30 днів. Докладні відомості див. в Microsoft 365 групі.

Якщо ви бажаєте автоматизувати життєвий цикл свого облікового запису Групи Microsoft 365 можна використовувати політики терміну дії, щоб термін дії груп завершувався через певний проміжок часу. Власники групи отримуватимуть повідомлення електронною поштою за 30, 15 днів і за один день до завершення терміну її дії та зможуть легко продовжити його, якщо група буде потрібна. Див. Microsoft 365. політику терміну дії групи.

Обмеження для груп

Максим. …

Значення

Кількість власників групи

100

Кількість груп, які може створити користувач

250

Кількість груп, які може створити адміністратор

Стандартне обмеження центру обробки даних, що становить 500 тис.

Кількість учасників

Більше 1000, проте до розмов групи можуть одночасно отримувати доступ тільки 1000 учасників.

У дуже великих групах під час звернення до календаря та розмов користувачі можуть помітити затримки в Outlook.

Кількість груп, у яких може брати участь користувач

 1 000

Сховище файлів

1 терабайт + 10 ГБ на абонента + додатковий придбаний простір. Ви можете придбати необмежений обсяг додаткового сховища.

Розмір поштової скриньки групи

50 ГБ

За замовчуванням організація може створити до Microsoft 365 500 000 груп.

Якщо ви плануєте використовувати функцію "Зворотний запис групи" в засобі Azure Active Directory Підключення, максимальна довжина тексту, пов'язана з атрибутом "Опис", – 448 символів.

Докладні відомості про сховище SharePoint Online та його обмеження див. тут і тут.

Ефективніше керування Групи Microsoft 365, якщо у вас є інтерактивні відомості про використання груп. У Microsoft 365 адміністрування є засіб звітування, який дає змогу переглядати обсяг сховища, кількість активних груп і спосіб їх використання. Докладні відомості див. Microsoft 365. у звітах у Центрі адміністрування.

Групи Microsoft 365 також надає низку засобів для забезпечення відповідності вимогам,захисту інформації та витребування електронної інформації.

Див. також

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до Microsoft оцінювачів

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за ваш відгук!

×