Сховище файлів для вашої компанії

Коли ви продовжуєте настроювати свою компанію в Microsoft 365, важливо розуміти, де зберігати файли.

Один із найкращих способів налаштувати зберігання та спільний доступ до файлів для свого бізнесу – використовувати OneDrive для особистих файлів, спільний доступ до яких потрібно керувати, а SharePoint і Teams – для файлів, до яких мають доступ усі або більшість із них.

OneDrive – це хмарна платформа для зберігання, де можна зберігати особисті або особисті файли. OneDrive тісно інтегровано з такими програмами, як Word, Excel і PowerPoint, що робить його зручним місцем для безпечного зберігання конфіденційних документів і доступу до них.

Використовуйте OneDrive, якщо потрібно створити лише ваш документ, наприклад, під час роботи над дуже конфіденційною або приватною інформацією.

Щоб почати роботу зі службою OneDrive, увійдіть, щоб завантажити та інсталювати класичну програму OneDrive, дотримуйтеся вказівок, щоб увійти в систему, а потім виберіть папки, які потрібно синхронізувати з хмарою. 

• Щоб створити новий файл у Службі OneDrive, просто натисніть кнопку Створити та виберіть тип файлу, який потрібно створити, наприклад документ Word або електронну таблицю Excel.

• Щоб керувати файлами у OneDrive, клацніть файл правою кнопкою миші та виберіть команду Перейменувати , щоб надати йому описове ім'я, або перетягніть файли до різних папок для кращої організації.

• Щоб надати спільний доступ до файлів у OneDrive , натисніть кнопку Спільний доступ і введіть адреси електронної пошти користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до файлу. Дізнайтеся більше про те, як керувати файлами у OneDrive.

SharePoint – це засіб для співпраці, який використовується для керування файлами та відомостями в організації та надання до них спільного доступу. SharePoint дає змогу кільком користувачам співпрацювати в одному централізованому розташуванні.

SharePoint використовується, коли потрібно створити документ, який буде записано та керовано групою користувачів або коли до нього потрібно надати спільний доступ. Наприклад, використовуйте її як централізоване розташування для учасників групи, щоб переглядати часові шкали проекту, завдання та проміжні етапи. Це дає командам змогу відстежувати прогрес, залишатися на графіку та ефективніше співпрацювати.

• Щоб створити новий файл у SharePoint, перейдіть до бібліотеки документів, у якій потрібно створити файл, і натисніть кнопку Створити .

• Щоб керувати файлами, тягніть файл на редагування, щоб внести до нього зміни, а потім поверніть його з редагування, коли все буде готово.

• Щоб надати спільний доступ до файлів, клацніть файл і виберіть пункт Спільний доступ. Ви також можете співпрацювати в реальному часі, відкривши файл у відповідній програмі, наприклад Word або Excel, і активуйте співавторство. Щоб переглянути попередні версії файлу, клацніть його та виберіть Журнал версій. Дізнайтеся більше про те, як керувати файлами в SharePoint.