Các tổ chức và nhóm có tất cả các hình dạng và quy mô khác nhau, đồng thời các thành viên nhóm có thể ở địa phương hoặc trải rộng trên toàn cầu. Họ có thể bao gồm các nhà cung cấp và nhà thầu cùng với nhân viên toàn thời gian. Các sáng kiến và công việc có thể mở rộng đối với các doanh nghiệp, tổ chức và các nhóm dự án nhỏ.
Microsoft 365 — bao gồm Teams, SharePoint và OneDrive— được thiết kế để trở thành một bộ công cụ chung nhằm cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn những cách thức linh hoạt và tích hợp để làm việc cho các dự án và nhiệm vụ của họ.
Hướng dẫn này tập trung vào các chức năng mạnh mẽ của Teams, SharePoint và OneDrive, bao gồm lưu trữ tài liệu, cộng tác, chia sẻ và cuộc hội thoại. Bạn không cần phải chỉ sử dụng một công cụ để hoàn thành công việc — từng công việc cùng nhau để mang lại hiệu suất tối ưu.
Đây là ví dụ về cách bạn có thể dùng các dịch vụ này cùng nhau: Khi bạn tạo một nhóm, một nhóm Office 365 và một site nhóm SharePoint sẽ tự động được tạo ra cho bạn. Bạn có thể tải lên tài liệu của mình trong site nhóm SharePoint. Sau đó, khi bản nháp của tài liệu của bạn đã sẵn sàng để xem xét, thật dễ dàng để thêm tệp vào nhóm Teams của bạn và sử dụng hệ thống dựa trên trò chuyện để cho mọi người biết rằng nó đã sẵn sàng để xem xét. Các thành viên nhóm có thể mở tệp ngay trong Teams và bắt đầu thực hiện thay đổi hoặc nhận xét. Nếu một thành viên nhóm lưu trữ tệp trong OneDrive, bạn cũng có thể thêm tệp đó vào kênh Teams bằng cách sử dụng tab Tệp trong Teams. Điều tuyệt nhất là bạn có thể di động với Teams để các thành viên trong dự án của bạn có thể làm việc ở mọi nơi.
Tóm tắt
Bảng này cung cấp bản tóm tắt ở mức cao về cách bạn có thể sử dụng Teams, SharePoint và OneDrive trong các tình huống khác nhau. Cuộn xuống trang để biết thêm thông tin.
|
(Các) người dùng chính |
Tuyệt vời cho... |
Kiểm soát chia sẻ và truy nhập |
Hội thoại và giao tiếp |
|
|
|
Nhóm |
Các nhóm hướng đến dự ánđể có cuộc hội thoại, làm việc cùng nhau trong các tệp,gọi điện và họpngay tại nơi công việc đang diễn ra. |
Teams có thể được công khai (mở cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn) hoặc riêng tư(tư cách thành viên được quản lý). |
Liên lạc trong thời gian thực với bạn cùng nhóm trong môi trường dựa trên trò chuyện và trong các cuộc họp trực tuyến. |
|
|
Nhóm, nhóm, tổ chức |
Lưu trữ tệp trong đám mây và chia sẻ chúng với nhóm hoặc tổ chức của bạn, bằng cách sử dụng quản lý quyền mạnh mẽ và tạo các site có tính năng phong phú để được thêm vào kênh Teams của bạn. |
Chia sẻ tệp với nhóm, tổ chức và người dùng bên ngoài của bạn. Sử dụng Office 365 Nhóm để kiểm soát quyền truy nhập trên site nhóm hoặc thiết lập các quyền mạnh mẽ hơn cho site và tài liệu. |
Liên lạc bằng cách sử dụng Tin tức SharePoint. Tin tức cũng có thể được thêm vào kênh Teams của bạn. Và bạn có thể thêm chú thích và lượt thích vào trang SharePoint. |
|
|
Cá nhân và nhóm |
Lưu trữ và đồng bộ tệp cho cá nhân và cơquan hoặc trường học trên đám mây và truy cập chúng từ mọi nơi trên mọi thiết bị. Lý tưởng cho công việc đang được tiến hành và chia sẻ với các cá nhân cụ thể. |
Tài liệu sẽ ở chế độ riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng. Chia sẻ tệp riêng lẻ và làm việc đồng thời trên các tài liệu Office với người khác. |
Chú thích trên tài liệu và sử @dấu bằng tên của người khác. Người mà bạn đề cập sẽ nhận được thư kèm theo liên kết đến chú thích của bạn. |
Sử dụng Teams, SharePoint và OneDrive
Bạn có thể lưu trữ và chia sẻ tệp bằng SharePoint, OneDrive và Microsoft Teams. SharePoint sẽ nhấn mạnh từng công cụ trong số này, nhưng mỗi công cụ có thể được sử dụng theo cách riêng để tăng tốc khả năng cộng tác và hiệu quả trong các tình huống khác nhau.
Lưu ý:
-
Khi bạn tạo một nhóm mới hoặc kênh riêng tư trong Microsoft Teams, site nhóm trong SharePoint sẽ được tạo tự động. Để chỉnh sửa mô tả site hoặc phân loại site cho site nhóm này, hãy đi tới cài đặt của kênh tương ứng trong Microsoft Teams.
-
Tìm hiểu thêm về cách quản lý site nhóm được kết nối của Microsoft Teams.
Khi bạn cộng tác theo thời gian thực, tiết kiệm thời gian tuyệt vời để dễ dàng truy nhập vào các tệp quan trọng đối với dự án của bạn. Các tệp được chia sẻ trên Microsoft Teams có sẵn ngay tại nơi bạn đang trò chuyện và họp, đồng thời nhóm của bạn có thể sở hữu chúng cùng nhau. Các tài liệu được chia sẻ trong Microsoft Teams được lưu trữ trong SharePoint, vì vậy bạn sẽ nhận được những điều tốt nhất của cả hai thế giới.
Bạn có thể liên lạc thông qua trò chuyện theo luồng và trò chuyện có nhiều người tham gia liên tục cũng như giúp mọi người biết rõ. Trong Microsoft Teams, bạn cũng có thể trò chuyện riêng tư với bất kỳ liên hệ nào, ngay cả khi họ ngoại tuyến – điều này đặc biệt thuận tiện khi liên hệ của bạn đang ở múi giờ khác. Với lịch sử hội thoại có nhiều người tham gia liên tục, bạn có thể bắt đầu và tiếp tục trao đổi bất cứ lúc nào. Sử dụng trò chuyện riêng tư để đồng tác giả tài liệu theo thời gian thực và tiếp tục cộng tác sau khi thực hiện cuộc gọi. Bạn thậm chí có thể ghim các cuộc trò chuyện quan trọng để dễ dàng truy xuất.
Teams có thể ở chế độ công khai hoặc riêng tư. Các nhóm công khai được mở cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Tư cách thành viên trong các nhóm riêng tư được quản lý.
Tìm hiểu thêm về Microsoft Teams.
Mỗi kênh Teams có một site nhóm SharePoint và mọi site nhóm SharePoint đều có một kênh Teams. SharePoint rất thích hợp để lưu trữ tệp trong đám mây và giúp người xem rộng có thể truy nhập chúng. Và bạn có thể tận dụng lợi thế của quản lý quyền tệp mạnh mẽ, dòng quy trình tài liệu, chính sách duy trì và nhiều hơn nữa. Dưới đây là các cách làm việc với SharePoint:
-
Cộng tác trên các tệp trong Teams, tạo trang, sử dụng sổ tay dùng chung và sử dụng nhóm Office 365 tích hợp để tập hợp các cuộc hội thoại, lịch và tác vụ.
-
Lan tỏa quyền và quyền sở hữu trong một tập hợp nhiều người hơn. Nếu một tài liệu rất quan trọng đối với thành công của một dự án, thì tốt nhất là nên có những người khác ngoài bạn có thể kiểm soát điều gì xảy ra ở site đó.
-
Cấp quyền trên cơ sở site, thay vì theo từng tài liệu riêng lẻ. Nếu mọi người có quyền truy cập vào site nhóm, thì họ sẽ có quyền truy cập vào những tài liệu lưu giữ trong site đó.
-
Tạo các trang site hấp dẫn và hiệu quả để sắp xếp thông tin, đăng tin tức, cung cấp thông tin liên hệ và cung cấp dẫn hướng đến tài liệu, phương tiện và các loại thông tin khác.
Tìm hiểu thêm về SharePoint.
Các tệp hoặc tài liệu cá nhân mà chỉ mình bạn đang làm việc mới có thể được lưu trữ an toàn trên OneDrive. Hãy coi nó như kho lưu trữ cá nhân của bạn – một phiên bản điện toán đám mây của Tài liệu của Tôi. Tệp luôn được đồng bộ và sẵn dùng để truy nhập ngay cả khi bạn ngoại tuyến. Với OneDrive, tệp của bạn luôn đồng hành cùng bạn và sẵn sàng để chia sẻ. Về tuổi thọ, OneDrive rất tốt cho công việc đang được tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể tận dụng OneDrive:
-
Bạn muốn chia sẻ các tệp riêng lẻ với chỉ vài người, hoặc không chia sẻ gì cả.
Tài liệu bạn đặt trong OneDrive là riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng. Bạn có thể chia sẻ tệp riêng lẻ và làm việc đồng thời trên các tài liệu Office với người khác. Điều này khiến OneDrive cho cơ quan hoặc trường học trở thành lựa chọn tuyệt vời cho bản thảo mà không ai khác cần xem. Ví dụ: bạn đang viết bài đăng blog có thể không được liên kết với dự án nào, đồng thời muốn một vài đồng nghiệp xem lại bài đăng trước khi bạn đăng. Trong trường hợp này, bạn muốn mọi người sử dụng tài liệu một lần mà không cần thông tin về ngữ cảnh hoặc dung lượng lưu trữ bổ sung. Mọi thứ họ cần chỉ là một liên kết dẫn tới tài liệu và quyền chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn có thể nhận xét trên tài liệu và sử dụng ký hiệu @cùng với tên của người khác và người mà bạn đề cập đến sẽ nhận được thư kèm theo liên kết đến chú thích của bạn.
-
Đăng tệp từ OneDrive kênh Teams để xem lại.
-
Bạn không thể xác định một site nhóm hiện tại để lưu tài liệu của mình ở đó và bạn không nghĩ rằng mục đích của tài liệu này đòi hỏi phải tạo site nhóm mới.
Để biết thêm thông tin chuyên sâu, hãy xem tôi có nên lưu tài liệu của mình vào OneDrive cho site nhóm không?
