Tổng quan: Quản trị site, quyền và chia sẻ cho chủ sở hữu site

Tổng quan: Quản trị site, quyền và chia sẻ cho chủ sở hữu site

Sử dụng bài viết này làm tổng quan về các ý tưởng và cách thực hành tốt nhất cho mô hình quản trị site của bạn. Nếu bạn là chủ sở hữu site, hãy tạo một mô hình quản trị để giải quyết các chính sách, quy trình, vai trò và trách nhiệm của site của bạn. Một mô hình như thế này sẽ giúp bạn quản lý cách mọi người sử dụng site của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn yêu cầu kiểm xuất tệp để nhiều người không tìm cách chỉnh sửa tệp cùng lúc. 

Lưu ý: Nhiều quy tắc chia sẻ và quyền được xác định bởi người quản SharePoint bạn. Sử dụng bài viết này làm hướng dẫn cơ bản để hiểu rõ những gì bạn có thể kiểm soát với tư cách là chủ sở hữu site. Hợp tác với người quản SharePoint của bạn để thực hiện thay đổi cho chiến lược quản trị của tổ chức của bạn.

Vai trò và trách nhiệm hỗ trợ trang web

Việc xác định vai trò trách nhiệm trong khi lập kế hoạch và xây dựng site của bạn sẽ giảm nhu cầu dọn dẹp hoặc sắp xếp lại site khi nhân viên xoay vào hoặc ra khỏi nhóm. Việc quản trị site cần cân nhắc việc bao gồm kế hoạch đào tạo người dùng, giám sát việc sử dụng site, kiểm tra nội dung và truyền đạt kỳ vọng cho các thành viên nhóm quản lý site. 

Cân nhắc việc ưu tiên và xác định những điều sau đây:

  • Nội dung đào tạo site cho chủ sở hữu site: Cung cấp dẫn hướng cơ bản, tìm kiếm và đào tạo về quản lý tài liệu cho những chủ sở hữu site mới.

  • Hỗ trợ site: Giao một chuyên gia site được chỉ định trong nhóm của bạn để khắc phục sự cố và liên lạc với người quản SharePoint của bạn.

  • Hướng dẫn tạo và sử dụng site: Thông thường, tổ chức đã vạch ra chính sách công ty về việc tạo site. Cung cấp liên kết cập nhật đến các hướng dẫn thích hợp, cung cấp thông tin liên hệ cho các chủ sở hữu và tác giả nội dung site trong trường hợp họ cần trợ giúp. 

  • Phát hành và kiểm tra nội dung: Lập kế hoạch kiểm tra nội dung site và trang mọi khi cần thiết để giữ liên quan đến site. Thiết lập lịch biểu kiểm tra và gán chủ sở hữu nội dung cho các danh sách và thư viện lớn. 

Nhóm SharePoint mặc định

Tiêu đề

Mức cấp phép mặc định

Được sử dụng cho

Chủ sở hữu

Toàn quyền kiểm soát

Những người cần phải có khả năng quản lý quyền, thiết đặt và hình thức site.

Phần tử

Sửa và đóng góp

Những người cần phải có khả năng sửa nội dung site. Mức cấp phép phụ thuộc vào mẫu site đã được dùng để tạo site.

Khách truy cập

Chỉ đọc

Những người phải có khả năng xem nội dung site, nhưng không thể sửa nó.

Quản trị site hiện đại

Trong phương pháp SharePoint đại, việc quản trị site quan trọng hơn trong các phiên bản trước vì có nhiều quyền kiểm soát và tùy chọn hơn cho việc tạo site mới. Việc quản trị tổ chức của bạn sẽ phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn cần bao nhiêu quyền kiểm soát đối với nội dung, điều này sẽ xác định các chi tiết cho việc tạo site và quản trị chủ sở hữu site. Người quản SharePoint của bạn có thể giúp bạn hiểu rõ các chính sách về các yêu cầu bảo mật, quy định của chính phủ, thương hiệu công ty, trợ năng và hướng dẫn đào tạo. Làm việc với người quản SharePoint của bạn để tìm hiểu thêm về chính sách tạo và sử dụng site của tổ chức của bạn trước khi tạo kế hoạch quản trị site của bạn.

Cấu trúc SharePoint hướng site hiện đại

Các site SharePoint hiệu quả nhất sẽ giúp người dùng tìm thấy những gì họ cần nhanh chóng để có thể sử dụng thông tin họ tìm thấy để đưa ra quyết định, tìm hiểu về điều đang diễn ra, truy nhập các công cụ họ cần hoặc tham gia với các đồng nghiệp để giúp giải quyết vấn đề. Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch dẫn hướng trang trong SharePoint.

Một phần trong kiến trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin. Nếu thông tin bạn phát hành có giá trị cao với công ty, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc được đề cập trong các quy tắc tuân thủ quy định, hãy cân nhắc thiết lập sơ đồ phân loại để xác định loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận. Sau khi bạn đã sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể dùng các tính năng quản trị để quản lý cách xem nội dung.

Kiến trúc SharePoint đại được thiết kế để linh hoạt và thích nghi với các nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn. Site hiện đại có thể được liên kết với site hub. Sau đó, các site được liên kết sẽ chia sẻ dẫn hướng và thương hiệu với hub và nếu chủ sở hữu site phê duyệt cũng có thể chia sẻ quyền hub.

Hãy cân nhắc những điều sau đây khi xác định cấu trúc dẫn hướng của site:

  • Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site? Tính năng đó sẽ dịch thành các trang, danh sách và thư viện như thế nào?

  • Thông tin được trình bày trên site sẽ như thế nào?

  • Người dùng site sẽ dẫn hướng qua site như thế nào?

  • Thông tin sẽ được hướng tới đối tượng người xem cụ thể như thế nào?

  • Tìm kiếm sẽ được đặt cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Quản lý quyền trong các site hiện đại

Tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin đối với nhiệm vụ quan trọng của tổ chức bạn phụ thuộc vào mức độ bảo mật của trang web của bạn — cụ thể là người bạn chọn cấp quyền truy nhập vào site của bạn. Việc quản lý quyền trong các site hiện đại bao gồm cả người dùng và nhóm người dùng. Các quyền trong giao tiếp hiện đại và site nhóm đến từ những mẫu site cung cấp các tùy chọn khác nhau. cho mỗi site.

Site liên lạc không được liên kết vớiMicrosoft 365 nhóm và có ba vai trò mặc định - Chủ sở hữu site, thành viên Site và khách truy nhập Site. 

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn đang phát triển một chiến lược quyền:

  • Làm theo Nguyên tắc của Đặc quyền Tối thiểu: Cấp cho những người mức cấp phép thấp nhất mà họ cần để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

  • Sử dụng các nhóm mặc định chuẩn: Cấp quyền truy nhập cho mọi người bằng cách thêm họ vào các nhóm mặc định tiêu chuẩn (như Thành viên, Khách thăm và Người sở hữu).

  • Cân nhắc việc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật: Tạo một site hoặc thư viện dành riêng cho những tài liệu nhạy cảm, chứ không phải để chúng nằm rải rác trong một thư viện lớn hơn và được bảo vệ bởi các quyền duy nhất.

Quyền đối với site hiện đại theo tiêu đề

Tiêu đề

Mức cấp phép

Có quyền:

Chủ sở hữu site

Toàn quyền kiểm soát

Ngoài mọi thứ mà thành viên Trang có thể làm, người sở hữu cũng có thể:

Thay đổi chủ đề site

Thay đổi bố trí dẫn hướng

Thay đổi logo site

Thêm hoặc loại bỏ chủ sở hữu site

Sửa thiết đặt thành viên site

Thêm hoặc loại bỏ khách truy cập site

Sửa thiết đặt site

Xóa site

Thêm nhóm Microsoft 365 trang

Liên kết site với hub

Thành viên site

Sửa và đóng góp

Thêm, sửa và xóa danh sách

Thêm, sửa và xóa thư viện tài liệu

Thêm hoặc loại bỏ thành viên site

Thêm, chỉnh sửa và loại bỏ tài liệu

Thêm, sửa và xóa trang

Thêm, chỉnh sửa, xóa bài đăng tin tức

Thêm, sửa và xóa các phần của trang

Thêm, chỉnh sửa và xóa phần web

Thêm, sửa và xóa dẫn hướng site

Tạo hoặc xóa mẫu trang

Xem số liệu về mức sử dụng site

Khách truy cập site

Chỉ đọc

Xem nội dung

Tài nguyên khác dành cho chủ sở hữu site:

Quản trị site

Một phần quan trọng nhưng thường không nhìn thấy được của bất kỳ site nào là mô hình quản trị bộ chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình mà bạn thiết lập để xác định cách sử dụng các thành viên trong nhóm của bạn SharePoint.

Nhiều tổ chức có mô hình quản trị tại chỗ cho các site ở cấp Quản trị Trung tâm hoặc tuyển tập site, có thể được bộ phận IT hoặc nhóm 66 tạo và duy trì. Là chủ sở hữu site, bạn cần phải tìm hiểu xem mô hình quản trị đã tồn tại cho tuyển tập site hoặc nhóm hay chưa. Nếu vậy, bạn có thể dùng mô hình đó để hướng dẫn người dùng site hoặc tạo một mô hình quản trị bổ sung để giải quyết các vấn đề cụ thể của bạn. Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu site cho site con trong tuyển tập site, chẳng hạn như site nhóm cổ điển, bạn nên tạo mô hình quản trị bổ sung của riêng mình. để giải quyết các vấn đề cụ thể trong một trang con.

Mô hình quản trị cho một site, giúp người dùng site dễ dàng biết được thời điểm họ nên tạo site con, danh sách hoặc nội dung site khác. Đảm bảo rằng các trang con và nội dung không còn được sử dụng nữa khi đã lỗi thời để tiết kiệm dung lượng lưu trữ và đảm bảo kết quả tìm kiếm chính xác. Cấp cho người dùng quyền truy nhập vào nội dung phù hợp, Duy trì thương hiệu site đồng nhất bằng cách cho phép chủ sở hữu site con biết mẫu và chủ đề nào đang sẵn dùng. Nó cũng giúp dễ dàng thay đổi chủ sở hữu site khi mọi người rời khỏi tổ chức hoặc vai trò thay đổi.

Một mô hình quản trị tốt cho một site, nên tập trung vào các phần sau đây:

  • Tạo site

  • Quản lý quyền

  • Kiến trúc thông tin

  • Vòng đời và nghỉ hưu của trang

  • Giới hạn lưu trữ

  • Phân loại thông tin

  • Tùy chỉnh

  • Bảo vệ dữ liệu

  • Dẫn hướng

  • Tìm kiếm

  • Vai trò và trách nhiệm hỗ trợ trang web

Một số phần trong danh sách trước có thể đã được quyết định bởi mô hình quản trị mức tổ chức hoặc tuyển tập site, chẳng hạn như bạn có bao nhiêu dung lượng lưu trữ cho site của mình và loại tùy chỉnh mà bạn có thể thực hiện đối với giao diện của site. Những người khác có thể không liên quan, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của site nhóm và số người mà bạn có sử dụng site nhóm. Nhưng ngay cả khi bạn không phải đưa ra quyết định về những chủ đề này, bạn nên biết quyết định nào đã được đưa ra, để bạn có thể thông báo cho người dùng site của mình và thực thi các chính sách một cách thích hợp.

Tạo trang con

Bạn có thể muốn các thành viên nhóm có thể tạo site con bên dưới site nhóm để sử dụng cho các dự án cụ thể.

Khả năng tự động tạo site con mới có thể là một lợi ích tuyệt vời cho nhóm, nhưng việc tạo site không hạn chế có thể thoát khỏi tay. Khi các trang con sinh sôi tự do, vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ:

  • Việc người dùng tìm thấy đúng trang con hay không là điều khó khăn hoặc hãy chắc chắn họ có hay không.

  • Thông tin có thể được trùng lặp trong một số trang con, sử dụng dung lượng lưu trữ tốn kém và yêu cầu phải duy trì hoạt động trùng lặp.

  • Thông tin cập nhật có thể nằm trên các trang con, có khả năng là trong nhiều năm, hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Có thể khó cho biết phiên bản thông tin nào là chính xác.

  • Việc quản lý quyền cho hàng đa dạng các trang con có thể trở thành công việc lớn và người dùng có thể vô tình lướt qua với quyền truy nhập vào thông tin mà họ thực sự không nên có.

  • Khi nhân viên rời khỏi nhóm, các site con mà họ tạo có thể bị bỏ đi, tạo ra sự nhầm lẫn và làm mất kết quả tìm kiếm cho những người dùng site còn lại.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng nếu bạn đặt một số chính sách cho việc tạo site có đề địa chỉ các khu vực sau đây:

  • Who được phép tạo trang con?

  • Các trang con mới có cần được phê duyệt trước không? Nếu vậy, tiêu chí để phê duyệt là gì và ai cấp phê duyệt?

  • Các trang con mới có nên sử dụng các mẫu và chủ đề đã được thiết lập không?

  • Bao nhiêu thông tin có thể được lưu trữ trên một site? Nghĩa là mất bao nhiêu dung lượng đĩa máy chủ?

  • Các quy tắc để bao gồm các chiến lược dẫn hướng trên site là gì?

  • Thông tin sẽ được lưu trữ trên các trang con trước khi bị xóa hoặc lưu trữ trong bao lâu?

Xem Tạo site hoặc site con để biết thêm thông tin.

Quản lý quyền

Tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin đối với nhiệm vụ quan trọng của tổ chức bạn phụ thuộc vào mức độ bảo mật của trang web của bạn — cụ thể là người bạn chọn cấp quyền truy nhập vào site của bạn.

Việc cấp và hạn chế quyền truy nhập vào site của bạn được gọi là quản lý quyền và đó là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn với tư cách là chủ sở hữu site.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn đang phát triển một chiến lược quyền.

  • Làm theo Nguyên tắc của đặc quyền tối thiểu: Cấp cho mọi người mức cấp phép thấp nhất mà họ cần để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

  • Cấp quyền truy nhập cho mọi người bằng cách thêm họ vào các nhóm mặc định tiêu chuẩn (như Thành viên, Khách thăm và Người sở hữu). Đặt hầu hết mọi người thành viên của nhóm Thành viên hoặc Khách và giới hạn số người trong nhóm Chủ sở hữu.

  • Dùng kế thừa quyền để tạo một cấu trúc phân cấp gọn gàng, dễ trực quan hóa. Nghĩa là, tránh cấp quyền cho cá nhân, thay vào đó làm việc với nhóm. Nếu có thể, chỉ cần có site con kế thừa quyền từ site nhóm của bạn, chứ không phải là có quyền duy nhất.

  • Tổ chức nội dung của bạn để tận dụng lợi thế của kế thừa quyền: Cân nhắc việc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật - tạo một site hoặc thư viện dành riêng cho các tài liệu nhạy cảm, thay vì để chúng nằm rải rác trong một thư viện lớn hơn và được bảo vệ bởi các quyền duy nhất.

Hãy xem mục Hiểu các mức quyền SharePoint quyền Chỉnh sửa đối với danh sách, thư viện hoặc mục riêng lẻ để biết thông tin về quyền thiết đặt.

Kiến trúc thông tin

Kiến trúc thông tin của site cũng giống như mục lục cho một cuốn sách: Nó xác định cách thông tin trong site đó — các trang web, tài liệu, danh sách và dữ liệu — được sắp xếp và trình bày cho người dùng site. Kiến trúc thông tin thường được ghi lại như một danh sách phân cấp của nội dung site, từ khóa tìm kiếm, kiểu dữ liệu và các khái niệm khác.

Để tạo cấu trúc thông tin, bạn phải phân tích thông tin cần trình bày trong site. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để phát triển cấu trúc thông tin:

  • Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site? Làm thế nào để chuyển thành site con, danh sách, thư viện, v.v.?

  • Thông tin được trình bày trên site sẽ như thế nào?

  • Người dùng site sẽ dẫn hướng qua site như thế nào?

  • Thông tin sẽ được hướng tới đối tượng người xem cụ thể như thế nào?

  • Tìm kiếm sẽ được đặt cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Một phần trong kiến trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin.

Nếu thông tin bạn đang xử lý có giá trị cao với công ty, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc được đề cập bởi các quy tắc tuân thủ quy định, bạn có thể muốn thiết lập sơ đồ phân loại để xác định loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận.

Sau khi bạn đã sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể sử dụng các tính năng quản trị để quản lý cách quản lý nội dung. Ví dụ:

Yêu cầu kiểm xuất tệp

Khi bạn yêu cầu kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ một người có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi tệp được kiểm nhập. Việc yêu cầu tài liệu được kiểm xuất ngăn không cho nhiều người thực hiện thay đổi cùng một lúc, điều này có thể tạo ra xung đột chỉnh sửa và dẫn đến nhầm lẫn. Yêu cầu kiểm xuất cũng có thể giúp nhắc các thành viên nhóm thêm chú thích khi họ kiểm nhập tệp, để bạn có thể dễ dàng theo dõi những thay đổi trong từng phiên bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Theo dõi phiên bản

Nếu bạn cần giữ lại các phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục các tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả các phiên bản theo cùng một cách. Hoặc bạn có thể chọn chỉ định một số phiên bản là phiên bản chính, chẳng hạn như thêm một chương mới vào sổ tay hướng dẫn và một số phiên bản dưới dạng phụ, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn số lượng của từng loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem mục Lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện?.

Bạn có thể chỉ rõ phê duyệt đó cho tài liệu là bắt buộc. Tài liệu vẫn ở trạng thái đang chờ xử lý cho đến khi được chấp thuận hoặc từ chối bởi một người có quyền để làm như vậy. Bạn có thể kiểm soát nhóm người dùng nào có thể xem tài liệu trước khi tài liệu được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn chứa các hướng dẫn hoặc quy trình quan trọng cần phải hoàn tất trước khi người khác nhìn thấy chúng. Để biết thêm thông tin về phê duyệt tài liệu, hãy xem mục Yêu cầu phê duyệt các mục trong danh sách site hoặc thư viện.

Các thư viện hỗ trợ công nghệ RSS, để các thành viên của nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận và xem các bản cập nhật hoặc nguồn cấp tin tức và thông tin trong một vị trí tổng hợp. Bạn có thể sử dụng công nghệ RSS để cảnh báo cho bạn về mọi thay đổi đối với thư viện, chẳng hạn như khi tệp được lưu trữ trong thư viện thay đổi. Nguồn cấp RSS cho phép các thành viên của nhóm làm việc của bạn xem danh sách các tệp tổng hợp đã thay đổi. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo email để nhận được thông báo khi tệp thay đổi. Để biết thêm thông tin về nguồn cấp RSS, hãy xem mục Quản lý nguồn cấp RSS cho một site hoặc tuyển tập site.

Thư viện tài liệu hoặc loại nội dung có thể dùng dòng công việc mà tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt hoặc xem xét tài liệu. Nhóm của bạn có thể áp dụng quy trình kinh doanh cho tài liệu của nó, được gọi là dòng công việc, quy định những hành động cần thực hiện theo trình tự, chẳng hạn như phê duyệt hoặc dịch tài liệu. Dòng công việc là một cách tự động để di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một chuỗi các hành động hoặc tác vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng cho thư viện theo mặc định: Phê duyệt, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt; Thu thập Phản hồi, định tuyến tài liệu tới một nhóm người để phản hồi và trả lại tài liệu cho người đã khởi tạo dòng công việc dưới dạng biên soạn; và Thu thập Chữ ký, định tuyến tài liệu tới một nhóm người để thu thập chữ ký số của họ. Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem Tổng quan về các dòng công việc được bao gồm SharePoint

Nếu nhóm của bạn làm việc với một số loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng chức năng của thư viện bằng cách bật và xác định nhiều kiểu nội dung. Các loại nội dung bổ sung tính linh hoạt và nhất quán cho nhiều thư viện. Mỗi kiểu nội dung có thể xác định mẫu và thậm chí là quy trình dòng công việc. Các mẫu đóng vai trò như điểm bắt đầu, dùng cho định dạng và bất kỳ văn bản mẫu sẵn nào và cho các thuộc tính áp dụng cho tài liệu của kiểu đó, chẳng hạn như tên phòng ban hoặc số hợp đồng. Để biết thêm thông tin về các loại nội dung, hãy xem mục Giới thiệu về các kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung

Nếu bạn có một nhóm các tệp nhạy cảm và sẽ rất hữu ích nếu biết được tài liệu đang được sử dụng như thế nào, bạn có thể xác định một chính sách cho phép bạn bật chức năng theo dõi sự kiện 'Kiểm tra', chẳng hạn như thay đổi tệp, sao chép hoặc xóa. For info on setting up auditing, see Configure audit settings for a site collection

Vòng đời và nghỉ hưu của trang

Các site như site tài liệu và site thảo luận có xu hướng bị treo sau khi chúng không còn hữu ích, sử dụng dung lượng lưu trữ có giá trị và kết quả tìm kiếm làm trống. Bạn nên lên lịch để xem lại các site và nội dung của site (ít nhất một lần trong năm) để xem chúng có đáng giữ hay không.

Bạn cũng nên ghi nhớ rằng mô hình quản trị lớn hơn trong tổ chức của bạn cũng có thể nằm trong tầm nhìn cho các site cũ. Ví dụ: người quản trị có thể tự động xóa bỏ các site đã không bị ảnh hưởng trong 90 ngày. Với tư cách là chủ sở hữu site, bạn sẽ nhận được email cảnh báo rằng điều này sẽ xảy ra. Để biết thêm thông tin về vòng đời và chính sách nghỉ hưu, hãy xem mục Chính sách đóng site.

Giới hạn lưu trữ

Người quản trị có thể đã đặt giới hạn về dung lượng lưu trữ đĩa mà nhóm của bạn có thể sử dụng. Bạn cần tìm hiểu xem có giới hạn không, đồng thời, nếu có, hãy quyết định cách bạn sẽ phân phối giới hạn giới hạn giữa các site, trang và thư viện của mình.

Theo mặc định, SharePoint Server áp đặt giới hạn 50 MB cho kích cỡ của một tài liệu duy nhất có thể được tải lên thư viện tài liệu. Ngoài ra, theo mặc định, Chủ sở hữu site nhóm sẽ nhận được cảnh báo khi dung lượng lưu trữ ở 90% hạn mức.

Sau khi đã biết giới hạn của mình là gì, bạn có thể sử dụng các tính năng như theo dõi phiên bản hoặc kiểm tra để đảm bảo site của bạn vẫn nằm trong các giới hạn đó. 

Tìm kiếm

Nội dung xuất hiện ở nhiều vị trí bao gồm các site, danh sách, thư viện, phần web và cột danh sách. Theo mặc định, khi ai đó tìm kiếm site của bạn, tất cả nội dung trên site và trang sẽ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.

Là người sở hữu site, bạn có thể chọn xem nội dung trên site của bạn có xuất hiện trong kết quả tìm kiếm hay không. Khi bạn ngăn nội dung của site xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, nội dung của tất cả các site con bên dưới cũng sẽ bị chặn xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.

Theo mặc định, nội dung với quyền hạn chế sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm cho người dùng không có quyền đọc nó. Bạn có thể thay đổi để nội dung bị hạn chế hiển thị trong kết quả tìm kiếm, nhưng người dùng sẽ không thể mở nội dung mà họ không có quyền.

Bảo vệ dữ liệu

Các tính năng sao lưu và phục hồi sẽ bảo vệ dữ liệu của bạn tránh bị mất một cách ngẫu nhiên. Tần suất sao lưu, tốc độ và mức khôi phục do người quản trị thiết lập. Để khôi phục nội dung trong site của bạn, hãy tìm hiểu thêm về việc khôi phục các mục trong thùng rác.

Xem thêm tài nguyên

Cách tạo site

Cách xóa site

Lập kế hoạch site liên lạc của bạn

Lấy cảm hứng từ cuốn sách Look book

Thư viện năng suất

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×