Các tác vụ cơ bản cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Access liệu mới có thể giúp bạn lưu trữ và theo dõi về mọi loại thông tin, chẳng hạn như kiểm kê, danh bạ hoặc quy trình kinh doanh. Hãy cùng xem qua các đường dẫn bạn có thể thực hiện để tạo cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đó, rồi tìm hiểu về các bước tiếp theo hướng tới tùy chỉnh và sử dụng cơ sở dữ liệu mới của bạn.

Chọn một mẫu

Access mẫu có bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo dựng sẵn để sử dụng. Lựa chọn mẫu là điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy khi bắt đầu Access, và bạn có thể tìm kiếm trực tuyến để có thêm mẫu.

Dạng xem Mẫu trên màn hình khởi động Access

Trong Access bấm Tệp >Mới.
Chọn một mẫu cơ sở dữ liệu trên máy tính, rồi nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn dưới Tên Tệp. (Nếu bạn không thấy mẫu có tác dụng, hãy sử dụng hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến.)
Bạn có thể sử dụng vị trí mặc định Access hiển thị bên dưới hộp Tên Tệp hoặc bấm vào biểu tượng thư mục để chọn một vị trí.
Bấm Tạo.

Tạo cơ sở dữ liệu Access trên máy tính từ mẫu

Tùy thuộc vào mẫu, bạn có thể cần thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây để bắt đầu:

Nếu Access hiển thị hộp thoại Đăng nhập với danh sách người dùng trống:
1. Bấm vào Người dùng Mới.
2. Điền vào biểu mẫu Chi tiết Người dùng.
3. Bấm Lưu & Đóng.
4. Chọn tên người dùng bạn vừa nhập, rồi bấm vào Đăng nhập.
Nếu Access hiển thị thông báo Cảnh báo Bảo mật trong thanh thông báo và bạn tin cậy nguồn của mẫu, hãy bấm Bật Nội dung. Nếu cơ sở dữ liệu yêu cầu đăng nhập, hãy đăng nhập lại.

Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo cơ sở dữ liệu Access trên máy tính từ mẫu.

Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu

Nếu không có một mẫu nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể khởi động bằng một cơ sở dữ liệu bàn làm việc trống.

Từ danh Access, bấm vào Cơ sở dữ liệu > trống trên máy tính.
Nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn vào hộp Tên Tệp.
Bạn có thể sử dụng vị trí mặc định Access hiển thị bên dưới hộp Tên Tệp hoặc bấm vào biểu tượng thư mục để chọn một vị trí.
Bấm Tạo.

Thêm bảng

Trong cơ sở dữ liệu, thông tin của bạn được lưu trữ trong nhiều bảng có liên quan. Để tạo bảng:

Khi bạn mở cơ sở dữ liệu lần đầu tiên, bạn sẽ thấy một bảng trống trong dạng xem Biểu dữ liệu nơi bạn có thể thêm dữ liệu. Để thêm bảng khác, hãy bấm Tạo > Bảng. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào trường (ô) trống hoặc dán dữ liệu từ một nguồn khác như sổ Excel làm việc.
Để đổi tên cho một cột (trường), hãy bấm đúp chuột vào đầu đề cột, rồi nhập tên mới vào.

Mẹo: Các tên có ý nghĩa sẽ giúp bạn biết mỗi trường chứa thông tin gì mà không cần xem nội dung.
Bấm Tệp > Lưu.

Để thêm vào các trường khác, hãy nhập vào cột Bấm để Thêm.
Để di chuyển cột, hãy chọn nó bằng cách bấm vào đầu đề cột, rồi kéo nó đến vị trí bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn các cột liền kề rồi kéo tất cả chúng tới một vị trí mới.

Để biết thêm thông tin, xem mục Giới thiệu về bảng.

Sao chép và dán dữ liệu

Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ một chương trình khác như Excel hoặc Word dữ liệu vào Access khác. Thao tác này hoạt động tốt nhất nếu dữ liệu được phân tách thành các cột. Nếu dữ liệu nằm trong chương trình xử lý văn bản, chẳng hạn như Word, hãy dùng thẻ để phân tách các cột hoặc chuyển đổi thành định dạng bảng trước khi sao chép.

Nếu bạn cần sửa dữ liệu, chẳng hạn như tách họ tên thành họ và tên, hãy làm điều đó trước tiên ở chương trình nguồn.
Hãy mở nguồn và sao chép (Ctrl + C) dữ liệu đó.
Mở bảng Access bạn muốn thêm dữ liệu ở dạng xem Biểu dữ liệu và dán dữ liệu đó (Ctrl + V).
Bấm đúp chuột vào từng đầu đề cột và nhập tên có nghĩa.
Bấm vào Tệp > Lưu, rồi đặt tên cho bảng mới của bạn.

Lưu ý: Access đặt kiểu dữ liệu của từng trường dựa trên thông tin bạn dán vào hàng đầu tiên của mỗi cột, để đảm bảo thông tin trong các hàng sau khớp với hàng đầu tiên.

Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu

Bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác hoặc bạn có thể liên kết đến dữ liệu từ Access mà không cần di chuyển thông tin từ nơi lưu trữ. Liên kết có thể là một tùy chọn tốt nếu bạn có nhiều người dùng cùng cập nhật dữ liệu và bạn muốn đảm bảo rằng mình đang xem phiên bản mới nhất hoặc nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng lưu trữ. Bạn có thể chọn xem mình muốn liên kết hay nhập dữ liệu cho hầu hết các định dạng. Xem mục Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access khác để biết thêm thông tin.

Quy trình này hơi khác nhau tùy thuộc vào nguồn dữ liệu nhưng các chỉ dẫn sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu:

Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, hãy bấm Nguồn Dữ liệu Mới rồi chọn định dạng dữ liệu mà bạn sẽ nhập từ hoặc nối kết đến từ các tùy chọn menu con được liệt kê.

Lưu ý: Nếu bạn vẫn không thể tìm thấy định dạng phù hợp, trước tiên bạn có thể cần xuất dữ liệu sang định dạng tệp mà Access hỗ trợ (chẳng hạn như tệp văn bản được phân tách).
Làm theo các hướng dẫn trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài.

Khi bạn liên kết, một số định dạng sẽ sẵn dùng ở dạng chỉ đọc. Dưới đây là các nguồn bên ngoài mà bạn có thể nhập dữ liệu hoặc liên kết từ đó:

	Nhập	Liên kết
Excel	Có	Có (chỉ đọc)
Access	Có	Có
Cơ sở dữ liệu ODBC, chẳng hạn SQL Server	Có	Có
Các tệp văn bản hoặc giá trị phân cách bằng dấu phẩy (CSV)	Có	Có (chỉ thêm bản ghi mới)
SharePoint Danh sách	Có	Có
XML	Có
Dịch vụ Dữ liệu		Có (chỉ đọc)
Tài liệu HTML	Có	Có
Outlook mục	Có	Có

Để biết thêm thông tin, xem mục Nhập hoặc liên kết với dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access khác.

Sắp xếp dữ liệu bằng Trình phân tích Bảng

Bạn có thể dùng Trình hướng dẫn Phân tích Bảng để nhận dạng nhanh chóng dữ liệu thừa. Trình hướng dẫn sẽ cung cấp một cách đơn giản để sắp xếp dữ liệu thành các bảng riêng biệt. Access giữ nguyên bảng gốc ở dạng bản sao lưu.

Mở cơ Access liệu có chứa bảng mà bạn muốn phân tích.
Bấm Công cụ Cơ sở dữ liệu > Phân tích Bảng.

Hai trang đầu tiên trong trình hướng dẫn có chứa một hướng dẫn ngắn gọn cùng với các ví dụ. Nếu bạn thấy một hộp kiểm có nhãn Hiện trang giới thiệu?, hãy chọn hộp kiểm rồi bấm Quay lại hai lần để xem phần giới thiệu này. Nếu bạn không muốn xem lại các trang giới thiệu, hãy bỏ chọn Hiện trang giới thiệu?

Để biết thêm thông tin, hãy xem Chuẩn hóa dữ liệu của bạn bằng cách dùng Trình phân tích Bảng.

Đầu Trang

Bước tiếp theo

Phần còn lại của quá trình thiết kế sẽ khác nhau tùy thuộc vào điều bạn muốn làm, tuy nhiên bạn có thể muốn xem xét việc tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro. Các bài viết này có thể hữu ích: