Tổ chức một Engage kiện

Vai trò của người tổ chức và diễn giả

Người tổ chức là người tạo ra sự kiện. Người tổ chức có toàn quyền kiểm soát các chức năng sửa và xóa sự kiện.

Engage kiện này hỗ trợ tối đa 10 người đồng tổ chức. Người đồng tổ chức có thể điều tiết sự kiện, thay đổi các tùy chọn tương tác như điều hành nguồn cấp sự kiện và tương tác ẩn danh cũng như cập nhật các bản ghi sự kiện sau sự kiện.

Người tổ chức có thể hiển thị mọi người làm gương mặt của sự kiện. Người dùng nổi bật xuất hiện trên trang đích của sự kiện. Sự kiện sẽ xuất hiện trên dòng nội dung của những người dùng nổi bật, những người có quyền truy nhập vào sự kiện.

Người tổ chức và người đồng tổ chức không hiển thị với người dự trên trang sự kiện và họ không xuất hiện trên thẻ sự kiện. 

Các nhà tổ chức chỉ định diễn giả chia sẻ nội dung và phát biểu tại sự kiện. Tính năng này được đồng bộ với cài đặt diễn giả của Teams.

Diễn giả có thể là bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Họ có thể trình bày màn hình của mình cũng như chia sẻ giọng nói và video trong khi diễn ra sự kiện.

Các sự kiện diễn ra ở đâu?

Engage kiện mới diễn ra ở hai vị trí: cốt truyện của lãnh đạo hoặc trong một cộng đồng Engage microsoft Teams. 

Tạo sự kiện Engage mới

Để tạo sự kiện trên dòng nội dung hoặc cộng đồng, hãy đi đến dòng nội dung hoặc cộng đồng của bạn. Chọn tab Sự kiện > sự kiện.

Bạn cũng có thể bắt đầu một sự kiện mới từ mức cao nhất của Engage:

Từ dẫn hướng bên trái, chọn Tạo mới , rồi chọn Sự kiện.

1. Điền vào tiêu đề, ngày giờ và các mục khác của biểu mẫu này. Ngày bắt đầuvà kết thúc xác định cửa sổ thời gian cho sự kiện.

2. Chọn tổ chức sự kiện này trong Dòng nội dung hay trong Cộng đồng.

   Làm như vậy sẽ xác định ai có thể tham dự sự kiện và nơi lưu trữ nội dung.

   

   1. Để tạo các sự kiện cộng đồng, bạn phải là người quản trị cộng đồng.

   2. Để tạo sự kiện cốt truyện, đó phải là cốt truyện của riêng bạn , hoặc bạn có thể là đại diện cho một nhà lãnh đạo và có quyền truy cập vào cốt truyện của người lãnh đạo.

3. Chọn từ ba loại sự kiện: Không đồng bộ, Cuộc họp hoặc Phát rộng. Không đồng bộ là mặc định.

   1. Để nút bật tắt Cho phép phát rộng hoặc cuộc họp tắt để tạo sự kiện không đồng bộ mà không có chức năng video. Để biết các bước tiếp theo, hãy xem không đồng bộ Engage kiện.

   2. Bật nút bật tắt Cho phép phát rộng hoặc cuộc họp để chọn lựa chọn một buổi truyền phát hoặc cuộc họp. Để biết các bước tiếp theo, hãy xem Cuộc họp trong Engage kiện hoặc để cấu hình một buổi truyền phát, hãy xem Phát rộng Engage kiện.

      

Sau khi bạn tạo một sự kiện, những người tổ chức, đồng tổ chức và diễn giả được chỉ định sẽ nhận được lời mời trên lịch.

Calendar mời

Khi bạn lưu một sự kiện mới được tạo, người tổ chức, người đồng tổ chức và diễn giả sẽ tự động nhận được lời mời trên lịch. Mọi cập nhật về sự kiện Engage người tổ chức sẽ được phản ánh trong lời mời này. Chi tiết thao tác bao gồm:

Người dự có thể nhanh chóng thêm hoặc nhận lời mời trên lịch cho từng sự kiện:

• Tạo lời mời mới: người tổ chức tạo lời mời mới với các chi tiết và gửi lời mời vào thời điểm đã chọn cho người dự;

• Thêm vào lịch: Người dự tiềm năng có thể chọn Thêm vào lịch trên trang sự kiện để thêm sự kiện vào lịch của họ.

Tham gia sự kiện

Trên trang đích của sự kiện, người tổ chức sự kiện có thể tìm thấy các biện pháp tốt nhất để quảng bá sự kiện và có thể bắt đầu thu thập các câu hỏi người dự sự kiện trước khi phần trực tiếp của sự kiện diễn ra.  

Vào ngày diễn ra sự kiện, khi sự kiện "trực tiếp", khách mời chọn Tham gia cuộc họp hoặc Tham gia truyền phát' từ trang đích sự kiện hoặc từ lời mời lịch sự kiện của họ, nếu người tổ chức đã gửi lời mời riêng.

Ngoài việc xem và tham gia các sự kiện thông qua Engage web và thiết bị di động, hãy xem các sự kiện trực tiếp trong Cộng đồng trong Teams. Cho dù người dùng có Engage web, Microsoft Teams, ứng dụng Engage dành cho thiết bị di động hoặc ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động, người dùng đều có thể xem và tham gia vào các Engage kiện. 

Quản lý các bản ghi sự kiện video theo yêu cầu (VoD)

Sau khi phần cuộc họp video trực tiếp của sự kiện kết thúc, nếu sự kiện được ghi lại, bản ghi (video theo yêu cầu) sẽ xuất hiện ở đầu trang đích của sự kiện để dễ dàng truy nhập. 

• Cuộc họp cộng đồng và phát rộng các bản ghi video được tự động lưu trữ trong ổ đĩa SharePoint của cộng đồng lưu trữ. Nó kế thừa quyền truy nhập của cộng đồng.

  • Đối với các cuộc họp cộng đồng công cộng, mọi người trong mạng có thể tự động xem VoD.

  • Đối với các cuộc họp cộng đồng riêng tư, tất cả người dự được mời đều có thể tự động xem VoD.

• Cuộc họp dòng nội dung và bản ghi phát rộng được lưu trữ trong OneDrive của người tổ chức và theo dõi quyền truy cập của Microsoft Teams được xác định bởi danh sách cuộc trò chuyện. Người tổ chức phải chọn Cập nhật bản ghi để đảm bảo rằng tất cả người dự được mời đều có thể xem VoD cho các cuộc họp riêng tư và mọi người trong mạng có thể xem VoD cho các cuộc họp công cộng.

Để cập nhật bản ghi cuộc họp bằng phiên bản mới, hãy chọn Cập nhật bản ghi từ tiêu đề tràn trong trang sự kiện, thay thế liên kết, rồi chọn Cập nhật. Bản ghi sẽ cập nhật và cung cấp quyền truy nhập dựa trên cài đặt liên kết ghi.

Sau khi sự kiện của bạn kết thúc, hãy đảm bảo kiểm tra xem bản ghi của bạn có được Teams chia thành nhiều video hay không. Điều này xảy ra khi video dài và vượt quá giới hạn lưu trữ bản ghi của Teams. Tất cả các bản ghi sẽ được tải lên đúng vị Engage của bạn. Đối với các sự kiện cộng đồng trong ổ đĩa SharePoint của cộng đồng lưu trữ & cho các sự kiện dòng nội dung trong One Drive của người tổ chức, bạn có thể chỉ cần hợp nhất chúng với nhau và cập nhật liên kết ghi.

Biện pháp tốt nhất để lưu trữ sự kiện

Để đảm bảo có thể tham dự tốt nhất có thể cho sự kiện của bạn, hãy sử dụng các phương pháp tốt nhất để lập kế hoạch sau đây.

• Quảng bá sự kiện trước ít nhất 24 giờ. Chia sẻ liên kết sự kiện thông qua các bài đăng, thông báo hoặc lời mời lịch từ Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook hoặc SharePoint trong Microsoft 365.

• Trong lời mời của bạn, hãy nhắc mọi người rằng họ có thể tham gia từ bất kỳ thiết bị nào hoặc xem bản ghi sau.

• Chọn thời gian phù hợp với hầu hết người dự qua các múi giờ khác nhau.

• Gửi lời nhắc vào ngày trước và ngay trước khi sự kiện diễn ra - nó hoạt động!

• Tạo đà phát triển bằng cách yêu cầu người tham gia đặt câu hỏi trong tuần trước khi diễn ra sự kiện.

• Tạo động lực cho những người đóng góp bằng cách khuyến khích họ trả lời các câu hỏi:

  • Lọc và trả lời các câu hỏi chưa được trả lời.

  • Đánh dấu câu trả lời tốt nhất bằng cách chọn biểu tượng dấu kiểm bên dưới câu trả lời.

  • @Mention những người cụ thể để trả lời một câu hỏi.

• Sau khi sự kiện kết thúc, hãy tiếp tục cuộc hội thoại với những người theo dõi các câu hỏi chưa được trả lời.

Tìm hiểu thêm

Tham dự một Engage kiện

Sự kiện Engage không đồng bộ

Phát sóng trong các Engage kiện

Cuộc họp trong Engage kiện

Tổ chức một Engage kiện

Bảng điều khiển phân tích cho các Engage kiện