概述：网站管理、权限和网站所有者共享

子网站创建

你可能希望团队成员能够在团队网站下创建子网站，以用于特定项目。

能够自发地创建新的子网站对组来说可能是非常有益的，但不受限制的网站创建可能会使局势失控。 当子网站自由涌现时，问题可能也会随之出现。 例如：

• 对用户来说，查找相应的子网站（或确定他们是否具有相应的子网站）是较为困难的。

• 信息可能会在多个子网站中重复出现，从而耗尽宝贵的存储空间，而且在维护方面需要进行重复工作。

• 过时的信息可能位于多个子网站中（可能会存在若干年），显示在搜索结果中。 这可能会造成很难判断哪一版本的信息是正确的。

• 管理对众多子网站的权限可能会变成一个大麻烦，用户最终可能会不经意地访问其实际上不应该访问的信息。

• 作为退出组的员工，他们创建的子网站可能会被舍弃，从而让其余的网站用户感到困惑并使搜索结果变得混乱。

如果你为网站创建设置一些用于解决以下领域问题的策略，则可以节省时间和精力：

• 谁可以创建子网站？

• 新的子网站是否需要预先审批？ 如果新的子网站需要预先审批，那么审批标准是什么，由谁授予批准？

• 新的子网站可以使用已建立的模板和主题吗？

• 网站中可以存储多少信息？ 即信息可以占用多少服务器磁盘空间？

• 在网站中纳入导航策略的规则是什么？

• 信息在子网站中存储多长时间后会被删除或存档？

请参阅创建网站或子网站，了解详细信息。

权限管理

组织的关键业务信息的完整性、机密性和隐私性取决于网站的安全程度，特别是选择向哪些人员授予网站访问权。

对网站访问权的授予和限制称为管理权限，这是您作为网站所有者最重要的职责之一。

下面是您在制定权限策略时需要牢记的一些提示。

• 按照最低权限原则操作：向用户授予执行其已分配的任务所需的最低权限级别。

• 通过将用户添加至标准、默认组（如“成员”、“访问者”和“所有者”）向用户授予访问权。 使大多数用户成为“成员”或“访问者”组的成员，从而限制“所有者”组中用户的数量。

• 使用权限继承创建整齐有序、易于展现的层次结构。 也就是说，避免向个人授予权限，而是与组协作。 如果可能，让子网站从你的团队网站继承权限，而不是拥有独有权限。

• 对内容进行组织以利用权限继承：考虑按照安全级别来划分内容 – 专门为敏感文档创建网站或库，而不是使它们分散在较大的库中并通过独有权限进行保护。

请参阅了解 SharePoint 中的权限级别或编辑列表、库或单个项目的权限，了解有关设置权限的信息。

信息体系结构

网站信息体系结构类似于书的目录：它可决定如何组织网站中的信息（其网页、文档、列表和数据）并将其呈现给网站用户。 信息体系结构常记录为网站内容、搜索关键字、数据类型和其他概念的层次列表。

要创建信息体系结构，必须分析要在网站中显示的信息。 下面是一些您可用来创建信息体系结构的问题：

• 在网站中您将拥有哪些类型的内容？ 如何将其转换为子网站、列表、库等？

• 信息将如何显示在网站中？

• 网站用户将如何浏览网站？

• 如何使信息面向特定访问群体？

• 如何配置和优化搜索？

信息体系结构的某部分可能包含信息分类。

如果您正在处理的信息对公司具有很高的价值，则需要特殊安全性或遵守法规遵从规则，您可能需要设置分类方案来确定需要仔细管理内容的特定类型。

在将信息组织到特定列表和库中之后，您可以使用管理功能来控制管理内容的方式。 例如：

要求签出文件

要求签出文件时，可确保在文件签入前，只能有一人可编辑该文件。 要求签出文档可防止出现多人同时更改的情况，多人同时更改会造成编辑冲突并导致混淆。 要求签出还有助于提醒团队成员在签入文件时添加批注，这样便可更轻松的跟踪每个文件版本中所做的更改。 有关详细信息，请参阅设置库以要求签出文件。

跟踪版本

如需保留早期文件版本，库可帮助跟踪、存储和恢复文件。 可选择以同一方式跟踪所有版本。 或者选择将一些版本指定为主要版本（例如，向手册添加新的章节），将一些指定为次要版本（例如，修正拼写错误）。 为帮助管理存储空间，可选择想要存储的每个文件类型的数量。 有关版本控制的详细信息，请参阅列表或库中版本控制的工作原理。

网站生命周期与停用

诸如文档工作网站和讨论网站之类的网站在其失去效用之后会保留下来，这样会耗尽宝贵的存储空间并使搜索结果变得混乱。 最好是为查看网站及其内容设置一个日程（每年至少设置一次），以确定它们是否值得保留。

同时也应谨记，组织中的大型管理模型可能也会寻找过时的网站。 例如，管理员可能会自动删除已 90 天未使用的网站。 作为网站所有者，会收到一封电子邮件，提醒即将执行此操作。 有关生命周期和停用策略的详细信息，请参阅网站关闭策略。