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當您為專案新增工作人員時，請牢記以下兩件事：
如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章，請參閱專案管理藍圖。 |
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開始前的專案管理建議。 . .
如果你是專案管理的新手 如果你是專案管理新手，可能會發現除了新增任務外，還有更多事情需要擔心，比如要安排多少人參與、如何計算員工的假期和假期，以及如何以及在哪裡填寫電話號碼、電子郵件地址和薪資等個人資訊。
以下是協助您入門的秘訣。
了解你可以分配哪些資源給任務 在你收集到專案任務所需的資訊後，先確定你需要哪些資源。
- People 資源 這些資源通常被認為是在執行任務。 專案經理有時會稱這些為工作資源，而非材料和設備。
- 企業資源 這些資源是組織內管理和共享的工作資源。 企業資源與 Project 專業版一起使用。
- 物資資源 這些資源包括用於完成任務的電腦或機械。
- 通用資源 這些資源規定的是任務的人力需求，而非特定個人，如木匠或開發者。
考慮資源數量如何改變持續時間 當你在一個任務上放多個資源時，你會預期任務的持續時間會縮短。 然而，在許多情況下，加入人員反而可能產生相反的效果。 這會增加額外成本、更多溝通以及其他效率低下。 舉例來說，如果建築師人數加倍，新收費橋的設計速度可能不會更快。 專案讓你能控制新增任務後任務的持續時間。
考慮一個人的能力如何影響任務時間 一個人的經驗會直接影響任務的持續時間。 你可能會期望擁有五年經驗的人能比兩年經驗的人更快完成一項任務。
如果你是經驗豐富的專案經理 隨著專案規模擴大，需要思考的事情也越來越多。 你現在還要擔心使用其他部門的資源、聘請供應商、追蹤一百個人的工作、為主管製作報告，以及許多你還沒想到的複雜事務。 幸運的是，Microsoft Project 擁有你需要的專家工具。
以下是提升您專業知識的秘訣。
檢視並精煉持續時間估算 利用你收集到的關於目前專案及類似專案的資訊，來精煉你的工期估算。 你對資源需求 (最終專案成本的估算準確度) 很大程度上取決於你任務時長估算的準確性。
追蹤資源進度 確保專案團隊定期發送任務狀態更新。 Microsoft Project 的檢視與報告幫助你不忘大家的動態。
識別資源過度配置問題 Project 能幫助你辨識人們何時同時處理太多任務。
持續關注你的基準線 基線能讓你看到專案的快照，讓你能比較目前進度與一開始的計畫。
透過平整分配工作 當人們同時處理太多任務時，Project 可以調整分配以符合更實際的工作量。 調整資源分配是平衡負擔的一種方法。
將專案資料匯出至 Excel 進行進一步分析 當你需要進一步分析專案資訊時，Excel 可以協助你。 例如，您可以將任務和資源資訊匯出到 Excel，以製作進階的實獲值報告，然後使用走勢圖顯示資訊，以查看成本耗用狀況與完成工作量之間有何關聯性。
培訓員工掌握新技能 大型組織投入時間與金錢，訓練員工掌握新技能及在多元環境中的工作能力。 比起新聘人員，訓練目前的員工可能是較為符合成本效益的效能改善方法。
步驟 1：新增人員至專案
| 新增人員至專案 | 您必須先新增人員及其他資源，然後才能分派他們來處理任務。 其他資源可能包括水泥或油漆這類的材料資源，或是機票及餐飲費用這類的成本資源。 |
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| 變更專案行事曆的工作日 | 在你將人員加入專案後，修改他們的工作行事曆，以考慮他們的工作時間。 專案假設大多數人工作一週，週一至週五，上午8點至下午5點。但你不必一直遵守那個工作時間表。 |
| 新增假日及假期 | 我們都需要假期。 我們都會生病。 我們都喜歡假期。 學會如何將這段未排定的時間加入行程表。 |
| 使用資源資料庫共用人員 | 您可以從資源資料庫新增人員至您的專案。 資源資料庫可讓您在單一 Project 檔案中保留人員的所有相關資訊，以做為主專案的一部分使用。 |
| 隱藏機密資訊欄 | 您可以新增薪水與電話號碼等機密資訊至專案中，但隱藏此類資訊不開放檢視，以將資訊一網打盡。 |
步驟 2：分派人員及其他資源給任務
| 分派人員處理任務 | 當您新增任務至排程後，您就可以開始分派人員進行處理。 |
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你可以找出專案內或跨專案的資源分配過多或不足，並查看你所分配的任務是否造成衝突。 |
| 在甘特圖長條旁顯示任務名稱 | 如果在甘特圖長條旁邊顯示任務名稱，您就更能瞭解它們所代表的意義。 這在報表與會議中非常實用。 |
| 輸入人員與材料的成本 | 當您新增人員至專案時，您可為其加入成本。 之後，當您指定人員處理任務時，Microsoft Project 會自動計算專案的成本。 |
| 檢查狀態更新 | 如果有人已在 Project Web App 輸入工作狀態，你可以在 Project 中看到排程的變更。 |
| 移除專案中的人員 | 有人離開專案、離開公司，或者只是因為您拼錯名字，根本從一開始就不存在。 這些都是您可能需要從專案移除使用者的理由。 |
步驟 3：管理人員及其他資源
| 選擇正確的視角來瀏覽資源 | 當您將人員分派給任務且任務開始之後，您可以使用 Project 中的許多檢視監控其進度並變更排程。 |
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| 變更任務工期 | 處理任務負載問題的其中一個方法是減少工期。 |
| 分散工作以減輕人員的工作量 | 當專案人員同時處理太多任務分派時，您可以讓 Project 更加平均地分配工作。 |
| 變更任務類型的投入比導向設定 | 當您在任務中新增或移除人力資源時，Project 會增加或縮短工期。 這就是投入比導向排程。 如果您不想要變更工期，您可以變更任務的投入比導向設定。 |
| 追蹤排程的進度 | 追蹤專案進度不僅是確保專案準時完成的關鍵。 它也讓你能從專案中的錯誤與成功中學習。 |
| 儲存比較基準 | 當你的老闆問你的專案進展如何，跟原本計畫相比，你最不想說的就是「我不知道」。 只要在專案開始之前，先將比較基準設定為原本排程的快照，就可以避免這種窘境。 |
| 檢視人員進度的專案報表 | 為專案進度建立和自訂圖形報表。 您可以在 Project 中檢視這些報表，或匯出到其他應用程式，例如 PowerPoint、Word 或 Excel。 |
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