文件庫簡介

圖書館是網站上一個你可以上傳、建立、更新並與團隊成員協作檔案的地方。 每個函式庫會顯示檔案清單及檔案的關鍵資訊，例如最後修改檔案的人是誰。 大多數網站在建立網站時都會附帶一個函式庫。 例如，團隊網站有一個文件庫，你可以在那裡整理和分享文件。 

隨著你需要更多圖書館，你可以從多個現成的圖書館應用程式中選擇，並將它們加入你的網站。 你也可以用多種方式自訂函式庫。 例如，你可以控制文件的瀏覽、管理和建立方式。 或追蹤檔案的版本，包括數量及版本類型。 你甚至可以建立自訂檢視、表單和工作流程，幫助你管理專案和業務流程。

操作指南

如果你只是想創建或使用圖書館，需要操作資訊，以下是一些常見且實用的任務。

• 建立、新增、檢視及重新命名文件函式庫
• 影片：在 Microsoft 365 中設定文件儲存與分享
• 在檔案總管中開啟 SharePoint 檔案
• 在文件庫中建立資料夾
• 刪除 SharePoint 文件庫中的檔案、資料夾或連結
• 在文件庫中上傳、建立或刪除檔案
• 建立清單或文件庫中的欄
• 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視
• 啟用和設定清單或文件庫的版本設定
• 設定文件庫或表單庫的檔案範本
• 在 Windows 中使用 OneDrive 同步處理檔案
• 使用函式庫的工作流程
• 在函式庫中設定權限與進階設定 了解 SharePoint 中的權限等級
• 使用圖片庫中的相片
• 設定資產庫以儲存影像、音訊或視訊檔案
• 管理含大量項目的清單與文件庫
• 透過使用元資料管理大型文件與記錄庫 (詳見 「受管理元資料導論 」)

一個典型的團隊如何使用資料庫？

Contoso 的行銷團隊建立一個團隊網站，計劃管理專案與文件。 他們會選擇一位網站擁有者來管理網站。 當網站擁有者加入該網站的擁有者群組時，她會獲得完全控制權限等級。 她分享網站，並允許所有人貢獻。 團隊決定使用文件庫來管理新聞稿、預算檔案、合約、提案及其他團隊文件。

網站擁有者會上傳重要文件，讓團隊開始使用圖書館作為中心據點。 接著她開啟版本控制，讓團隊掌握檔案演變的歷史，必要時能還原先前版本。 網站擁有者也會為行銷報告、銷售合約、活動計畫和預算工作表加入標準範本。 每個範本都包含公司標誌及所有人同意使用的格式。 當成員從文件庫建立新檔案時，他們可以輕鬆選擇想要使用的範本。

當團隊成員新增檔案並協作文件時，他們會透過新增欄位和建立檢視來組織資料庫，幫助快速找到文件。 例如，網站擁有者會新增一個「專案名稱」欄位，讓會員可以依該欄位篩選或排序。 其他團隊成員則依財政季度分類公開瀏覽，並篩選六個月內到期的合約。 每位成員也會建立個人視圖，幫助他們快速找到資訊並完成工作。

經過多次員工會議討論後，團隊決定在圖書館層級設置警示，每週報告一次更新。 每位成員可根據需要決定如何在特定檔案上設置額外的警示或 RSS 訂閱源。

團隊也承諾在這個協作新世界中，遵循一項重要的「最佳實務」。 當成員想分享文件時，他們會抗拒將文件附加到電子郵件中的誘惑，而是透過電子郵件發送文件連結。 從圖書館寄送連結很容易，並引導大家到團隊網站上的最新版本。

這個團隊的一項重要責任是提出行銷活動以推動銷售與營收。 當團隊成員制定新的活動計畫時，他們會共同撰寫文件並追蹤檔案的次要版本。 共同撰寫讓多人同時編輯文件，無需擔心變更的對帳問題。 如果他們在某個版本中出錯，可以還原之前的版本。 當他們完成活動計畫後，可以製作主要版本，然後送交法務部門和經理審核。 當檔案通過後，公司內其他員工可以查看該檔案。

網站擁有者會研究線上文件與訓練，學習如何建立工作流程、將其與資料庫關聯，以及自動化收集回饋、收集簽名及發布最終文件的流程。

經過三個月的使用，文件庫與網站已成為行銷團隊的關鍵，並協助提升他們在整個企業的生產力與能見度。 他們無法想像沒有 SharePoint，並探索其他利用 SharePoint 技術來更好協作的方法。

與圖書館合作的方式

以下是一些使用函式庫並讓它們對你的團隊更有用的方法， (從基礎到進階的鬆散組織) ：

使用並建立檢視 你可以用檢視圖查看函式庫中對你最重要或最適合用途的檔案。 函式庫的內容不會改變，但每個檢視都會組織或篩選檔案，讓它們更容易被找到並以有意義的方式瀏覽。 欲了解更多關於檢視的資訊，請參閱 「建立、變更或刪除清單或函式庫的檢視」。

曲目版本 如果你需要保留檔案的舊版本，函式庫可以幫助你追蹤、儲存和還原檔案。 您可以選擇以相同方式追蹤所有版本。 或者您可以選擇將部分版本指定為主要版本 (例如在手冊中加入新章節)，以及將部分版本指定為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。 為了協助管理儲存空間，你可以選擇每種想要儲存的版本數量。

欲了解更多版本控制資訊，請參閱 「啟用並設定版本管理」以供列表或函式庫使用。

檔案的共同作者或借出當你在圖書館編輯Microsoft Word或 PowerPoint 文件但未借閱時，其他人可以同時編輯， (共同作者) 。 當你借用檔案時，你要確保只有一個人可以編輯檔案直到被登記為止。 你可以要求文件在包含敏感文件的圖書館借出，或當你想仔細追蹤文件的演變時。 但要注意，要求借閱會讓人們無法共同撰寫文件。 使用借出功能時，會提示使用者留言說明文件中修改了什麼，但借出也會拖慢編輯和審查的進度。 欲了解更多資訊，請參閱 文件協作與共同作者 ，或「 借出、登記或丟棄資料庫中檔案變更」。

從桌面程式編輯檔案當你在 SharePoint 網站儲存文件時，你可以直接從相容的桌面程式（如 Microsoft Word 或 PowerPoint）建立、編輯並共同撰寫文件，甚至不必前往網站。 例如，你可以在其他人編輯的同時編輯 PowerPoint 簡報 (也稱為共同作者) 。 你也可以直接從 PowerPoint 管理簽到和退房。 此外，你也可以使用 OneDrive 工作、上學或 Outlook 將圖書館內容離線，遠端操作，然後在重新上線時順暢同步變更。

隨時掌握最新變動 若想隨時掌握圖書館文件變動，請設定提醒、訂閱RSS訂閱或追蹤文件。 提醒、RSS 和追蹤的主要差別在於你收到通知的來源。 警示和 RSS 訂閱都會通知你更新，並且都允許你自訂收到多少資訊。 你可以設定警示或 RSS，隨時知道圖書館有變動。 如果你只關心某份文件，請設定警示或追蹤該文件。 警示可以以電子郵件或簡訊形式抵達。 RSS 通知以整合的訂閱源形式送達，你可以在 Outlook 或其他訂閱閱讀器中閱讀。 如果你追蹤某份文件， (你的組織是否使用新聞動態) ，你會在新聞動態中收到通知。 欲了解更多通知資訊，請參閱「建立提醒」或訂閱 RSS 訂閱。

要求文件核准 你可以要求文件在所有人看到前都必須先核准。 文件在由擁有核准與拒絕權限的人員核准或拒絕之前，都會維持在擱置狀態。 您可以控制哪些群組的使用者可以在文件核准之前檢視文件。 如果您的文件庫包含需要先完成才能讓其他人查看的重要指導方針或程序，這個功能會很有用。

設定權限 SharePoint 群組與權限等級有助於你有效管理內容存取。 預設情況下，資料庫、資料庫內資料夾及文件的權限會繼承自網站。 為特定圖書館或文件指派獨特權限，有助於保護敏感內容，如合約或預算資訊，同時不限制對網站其他部分的存取。 欲了解更多權限資訊，請參閱 「了解 SharePoint 中的權限等級」。

建立工作流程 文件庫或內容類型可以使用你組織為業務流程定義的工作流程，例如管理文件審核或審查。 您的團隊可以將業務流程套用到文件上，稱為工作流程，這些流程指定需要依序執行的行動，例如批准文件。 SharePoint 工作流程是一種自動化的方式，用來透過一系列動作或任務將文件或項目移動。 預設有三個工作流程可供文件庫使用：核准 (將文件路由傳送給一群人員以供核准)；收集意見反應 (將文件路由傳送給一群人員以取得意見反應，然後將文件傳回給起始該工作流程的人員來完成工作流程)；以及收集簽章 (將文件路由傳送給一群人員來收集他們的數位簽章)。

欲了解更多工作流程資訊，請參閱 「關於 SharePoint 所包含的工作流程」。

定義內容類型 如果你的團隊處理多種類型的檔案，例如工作紙、簡報和文件，你可以透過啟用並定義多種內容類型來擴展函式庫的功能。 內容類型可增加跨多個文件庫的彈性與一致性。 每種內容類型可以指定一個範本，甚至可以指定一個工作流程處理。 範本可做為起點，用於格式化和任何重複使用文字，以及用於套用至該類型文件的內容 (例如部門名稱或合約號碼)。

審計追蹤 如果你有一組敏感檔案，且想知道這些文件的使用情況會很有幫助，你可以定義一項政策，讓你能啟用對事件的稽核追蹤，例如檔案變更、複製或刪除。

設定政策 政策設定可透過工作流程) 文件過期、自動刪除或定期 (審查文件，啟用已達指定期限的文件。 隨著函式庫的演進，使用這些處置設定可以節省時間與精力，而非手動清理已滿的硬碟空間，或避免達到配額上限。

使用文件中心網站 當你想建立、管理和儲存大量文件時，可以使用文件中心網站。 文件中心設計為管理大量文件的集中式資料庫。 功能如元資料與樹狀檢視導覽、內容類型及網頁部分，有助於你組織與檢索文件。 「內容管理者」能快速設定以元資料驅動的導覽，讓大多數圖書館都能良好運作，而無需明確建立索引。 或者內容管理員可以建立索引，以提升在更廣泛的篩選條件和檢視中表現。 你可以使用文件中心網站作為創作環境， (使用者可以借入或出出檔案，並為這些檔案建立資料夾結構) ，或是作為內容檔案庫 (，使用者只在) 查看或上傳文件。

在網站上組織圖書館

你在資料庫中組織檔案的方式，取決於你團隊的需求，以及你偏好如何儲存和搜尋資訊。 一些規劃可以幫助你建立最適合你團隊的結構。 函式庫有多項功能，幫助你在同一函式庫中處理多個檔案。 不過，多家圖書館可能更適合你的團隊。

將文件存放於一個圖書館

你可能希望一個圖書館能滿足多元需求。 例如，你可能在同一組內有多個專案，或多個組同時在做同一專案。 考慮在以下情況下使用單一函式庫：

• 你的團隊需要看到同一組檔案的摘要資訊，或是不同的視圖。 例如，經理可能希望看到所有檔案依部門或截止日期分組。
• People 想在網站上搜尋同一位置的檔案。
• 你想對檔案套用相同的設定，例如追蹤檔案的版本或要求核准。
• 與圖書館合作的群組有相似的特徵，例如權限等級相同。
• 你想分析試算表中的檔案資訊，或是接收檔案的綜合更新。

為了有效處理一個資料庫中的文件，你可以透過新增欄位、定義檢視圖或建立資料夾來組織檔案。

在多個資料庫中儲存文件

當你想儲存和管理的檔案集合，或是處理這些檔案的團隊之間存在明顯差異時，你可能會想建立多個函式庫。 以下情況下使用多個函式庫：

• 你想要儲存和管理的檔案類型是不同的，你不會期待人們經常查看檔案摘要或一起搜尋檔案。
• 使用這些檔案的群組是獨立且權限等級也明顯不同的。
• 你需要對不同檔案集套用不同的設定，例如版本控制或核准。
• 你不需要一起分析檔案，也不需要接收檔案的綜合更新。
• 你想提供不同的選項組合來建立新檔案，或者你希望函式庫新選單中的選項以不同的順序出現。

以下是一些你可以有效運用多個函式庫的方法。

建立網站範本和欄位 如果你的組織想在各函式庫中建立一致的設定，可以設置網站範本和網站欄位。 你可以在多個函式庫間共享設定，這樣就不用每次都重新建立設定。

將檔案傳送到其他地點 如果你想讓檔案在多個圖書館中都能取得，你可以先存放在一個圖書館，然後再把副本寄給其他圖書館。 當您修改原始文件時，可以選擇提醒更新任何副本。

建立函式庫範本 如果你想為函式庫建立統一設定或重複使用特性，可以將函式庫存為範本。 圖書館範本可於您網站的「新增應用程式」頁面提供。

在函式庫中組織檔案

在資料庫中組織檔案有好幾種方式。 你可以新增欄位、定義檢視圖，並建立資料夾。 每種方法都有其優勢，你可以將兩種方法結合起來，以符合你圖書館和團隊的獨特需求。

新增欄位

預設情況下，函式庫會追蹤檔案名稱，以及檔案狀態資訊，例如是否已登記。 但你也可以指定額外的欄位，幫助團隊分類和追蹤檔案，例如活動名稱、專案編號或其他對團隊重要的資訊。 你可以選擇多種欄位類型，包括一行文字、下拉選單的選項清單、從其他欄位計算出的數字，甚至是網站上某個人的名字和照片。

欄位提供欄位標題，方便人們分類和篩選文件。 當你在函式庫中顯示檔案時，你可以暫時透過指向欄位名稱，然後點擊名稱旁的向下箭頭來排序或篩選檔案。 如果你需要以特定方式查看檔案，但下次查看資料庫時必須重複這些步驟，這很有幫助。

欲了解更多關於新增欄位的資訊，請參閱「 建立、變更或刪除清單或函式庫中的欄位」。

定義觀點

使用者是否常想查看：與特定專案相關的所有文件、屬於特定部門的所有文件，或依截止月份將文件分組？ 如果你預期會以某種方式頻繁瀏覽檔案，你可以定義一個檢視。 你在任何使用圖書館時都可以使用這個檢視。 當你建立一個檢視時，它會被加入位於函式庫功能區的「目前檢視」下拉選單。

圖書館視圖是頁面上的一組欄位，用來顯示圖書館中的項目，通常會定義特定的排序順序、篩選條件、分組方式及自訂版面。 圖書館可以有個人觀點，也可以有公開觀點。 任何被分配到網站上擁有貢獻權限) 等級 (成員群組的人，都可以建立個人檢視，以特定方式查看檔案，或只篩選他們想看的檔案。 如果你有設計圖書館的權限，你可以建立一個公開檢視，任何人在瀏覽資料庫時都能使用。 你也可以把任何公開視圖設為預設視圖，讓大家自動看到該資料庫的視圖。

如果你的團隊成員在行動裝置上瀏覽資料庫，你甚至可以建立行動檢視，提供根據裝置頻寬與限制的最佳項目數量限制，例如檢視中顯示的項目數量。

欲了解更多關於檢視的資訊，請參閱 「建立、變更或刪除清單或函式庫的檢視」。

建立與使用資料夾

資料夾是用來分組和管理函式庫或清單內容的容器。 如果函式庫啟用了資料夾，你可以在大多數類型的函式庫中新增資料夾。 如果你的圖書館有許多項目，資料夾也能提升存取這些項目的效率。 當您建立資料夾時，您同時在幕後建立一個內部索引。 這個內部索引也會為根目錄或函式庫或清單的頂層建立。 當您存取資料夾中的項目時，您同時有效率地使用此內部索引存取資料。

如果一個圖書館有許多可以以特定方式分組的項目，你可以使用資料夾來組織資料庫內的內容。 團體的良好範例包括專案、團隊、部門、產品類別、年齡範圍、字母順序列表，以及字母子群組 (A-C、D-F等) 。 資料夾可以幫助人們以熟悉的方式掃描和管理大量檔案。

預設情況下，啟用資料夾的函式庫會以預設視圖顯示資料夾，且沒有任何篩選功能。 這很有用，因為使用者在插入新文件時可以選擇適當的資料夾。 顯示所有資料夾也能降低物品錯誤加入資料庫外的機率。 你可以利用圖書館功能區上的「 以資源管理器開啟 」指令，輕鬆將文件重新整理到不同的圖書館資料夾。

雖然圖書館資料夾不會顯示在網站導覽中，但網站擁有者或擁有設計網站權限的使用者可以啟用樹狀檢視，該功能會在網站導覽中顯示 網站內容 區塊，並允許你展開、摺疊及輕鬆瀏覽圖書館資料夾。

欲了解更多資料夾相關資訊，請參閱「 在文件庫中建立資料夾 」或 「在函式庫中刪除資料夾」。

結合欄位、檢視和資料夾

這三種方法都可以協同運作。 你用來追蹤資料庫預設檢視文件的欄位，也可以用來建立包含多個篩選條件的檢視。 People 可以透過點擊欄位標頭動態排序和篩選檢視，隨時找到內容。 如果函式庫中已定義資料夾結構，您可以在建立或修改檢視圖時，在資料夾區塊設定「顯示所有無資料夾的項目」選項，來「平整」圖書館檢視。 兩種方法都能互補，讓你在正確的時間和方式獲得合適的內容。

函式庫類型

有些函式庫會在你建立新網站時自動建立，例如團隊網站中的文件函式庫。 你可以根據自己的需求自訂這些函式庫，或是自行建立額外的函式庫。 每種函式庫都有其特定用途，有些則有不同的行為和功能。

資產庫 若要分享和管理數位媒體資產，如影像、音訊和影片檔案，請使用資產庫。 資產庫讓使用者更容易發現並重用他人已建立的數位媒體檔案，例如標誌和企業影像。 資產庫也提供內容類型，並附有屬性與檢視，用於管理和瀏覽媒體資產，例如縮圖和元資料關鍵字。 例如，您可能想管理並儲存品牌圖片及應用程式中的可重複使用內容片段，使其在整個企業中都能持續使用。

儀表板函式庫 包含網頁零件頁面、帶有狀態清單的網頁零件頁面，以及已部署的 PerformancePoint 儀表板。

資料連接函式庫 為了簡化資料連線的維護與管理，可以使用資料連線函式庫。 資料連線函式庫是一個集中式儲存 Office 資料連線 (ODC) 檔案的地方。 這些檔案 (.odc) 包含如何定位、登入、查詢及存取外部資料來源的資訊。 將 ODC 檔案集中於資料連接函式庫，也使得在 SharePoint 站點內共享、管理及搜尋資料連接檔案成為可能，並有助於確保業務資料與報告，尤其是試算表，維持一組一致的數值與公式結果，作為「單一真實版本」。

文件庫 對於許多檔案類型，包括文件和試算表，都使用文件函式庫。 你可以將其他類型的檔案儲存在文件庫中，儘管某些檔案類型因安全考量而被封鎖。 當你使用未被封鎖的程式時，你可以從函式庫中建立這些檔案。 例如，您的行銷團隊可能擁有自己的文件庫，用於規劃材料、新聞稿和出版品。

表單函式庫 如果你需要管理一組基於 XML 的商業表單，可以使用表單函式庫。 例如，您的組織可能想使用表單庫來處理費用報表。 建立表單函式庫需要 XML 編輯器或 XML 表單設計程式，例如 Microsoft InfoPath。 人們填寫的表格只是一個 .xml 檔案，裡面包含資料 (，且只包含表格中輸入的資料) ，例如支出日期和金額。 其他組成費用報表的內容都是由表格範本提供。 填寫表單後，你可以合併表單資料或匯出分析。

圖片庫 若要分享數位照片或圖像收藏，請使用圖片庫。 雖然圖片也可以儲存在其他類型的 SharePoint 函式庫中，但圖片庫有多項優點。 例如，從圖片庫中你可以查看投影片中的圖片、下載圖片到電腦，並使用相容的繪圖軟體（如 Microsoft 小畫家）編輯圖片。 如果你想儲存球隊活動或產品發表的照片，可以考慮建立圖片庫。 你也可以連結到網站其他地方的照片，例如維基和部落格。

紀錄庫 為了維持一個集中儲存與管理組織紀錄或重要商業文件的資料庫，請使用紀錄庫。 例如，您的組織可能需要遵守合規法規，這些法規要求有組織的流程來管理相關文件。 檔案中心網站可包含多個用於儲存不同類型紀錄的資料庫。 對於每個圖書館，你可以設定政策，決定要儲存哪些紀錄、如何路由和管理這些文件，以及這些紀錄必須保留多久。

報告庫 為了簡化網頁、文件及關鍵績效指標的建立、管理與交付， (指標與指標的 KPI) ，請使用報告函式庫。 報表庫是一個集中的地方，你可以在這裡建立和儲存報表，例如 Excel 工作簿和儀表板頁面。 當你將 Excel 工作簿發佈到報表資料庫時，它啟用了單點點擊，可以在瀏覽器檢視中開啟，這是個方便的方式，可以在不把工作簿加入網頁頁面的情況下查看。

流程圖庫 (公制與美制單位) 若要儲存和分享流程圖文件，例如使用 Microsoft Visio 建立的，請使用流程圖庫。 公制與美制單位函式庫依其各自的度量身打造。

維基頁面圖書館 要建立一系列相連的維基頁面集合，請使用維基頁面函式庫。 維基讓多人能以易於創建和修改的格式收集資訊。 你也可以將包含圖片、表格、超連結和內部連結的維基頁面加入你的圖書館。 舉例來說，如果你的團隊為某個專案建立了一個維基網站，該網站可以將技巧和技巧儲存在一系列相互連結的頁面中。