إضافة حدث خارج المكتب إلى تقويم Outlook للآخرين

إنشاء "حدث خارج المكتب" على التقويم في Outlook الجديد

1. في Calendar، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، حدد حدث جديد. 
2. أضف عنوانا للحدث، ثم حدد تواريخ البدء والانتهاء.
3. لحظر يوم كامل (أو أيام)، قم بتمرير مفتاح التبديل طوال اليوم . 
4. في المجموعة خيارات ، حدد مشغول، ثم اختر خارج المكتب من القائمة المنسدلة.
5. حدد حفظ.

إرسال "حدث خارج المكتب" هذا إلى الآخرين

إذا اتبعت الخطوات الواردة في القسم السابق، يظهر لك الحدث الذي قمت بإنشائه علامة "خارج المكتب". وهذا يعني أنه إذا حاول شخص ما جدولة اجتماع معك، فسيرى أنك غير متوفر. 

خطأ شائع عند إرسال حدث خارج المكتب إلى الآخرين هو فتح الحدث الأصلي وتغيير متوفر/مشغول لإظهارك على أنه مجاني بدلا من الخروج من المكتب. ومع ذلك، يعني القيام بذلك أنك ستظهر الآن على أنه متوفر لأي شخص يحاول جدولة اجتماع معك. لتجنب ذلك، يجب إنشاء موعد مكرر في التقويم باستخدام قم بتعيين Free/Busy إلى Free، وقم بتعديل الحدث حسب الحاجة، ثم أرسله إلى الآخرين في Outlook الجديد.

1. في Calendar في Outlook الجديد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق حدث خارج المكتب الذي أنشأته سابقا وحدد تكرار الحدث.
2. أضف عنوانا جديدا للحدث. على سبيل المثال، قد ترغب في تضمين اسمك في العنوان حتى يعرف أي شخص ينظر إلى هذا في تقويمه الخاص على الفور ما المقصود به.
3. في المجموعة الحضور ، حدد خيارات الاستجابة، وقم بإلغاء تحديد استجابات الطلب في القائمة المنسدلة.
4. في المجموعة خيارات ، حدد متوفر/مشغول، ومن القائمة المنسدلة حدد مجاني.
5. في دعوة الحضور، أضف المستلمين المقصودين.
6. اكتب أي معلومات تريد مشاركتها مع المستلمين.
7. إذا كنت تنبه الأشخاص إلى سلسلة من الأوقات المتكررة التي ستكون فيها بعيدا عن المكتب، في القائمة المنسدلة عدم التكرار ، حدد نمط التكرار، ثم حدد حفظ.
8. حدد إرسال.

عند إرسال طلب الاجتماع هذا باستخدام يتم تعيين "التوفر/الانشغال " إلى "مجاني"، ويظهر الحدث في أعلى كل يوم في تقويم المستلم في Outlook الجديد ، وهو تذكير مرئي لا يمنع أي وقت عمل خاص به.

إدارة التوفر في التقويم في Outlook الجديد

بشكل افتراضي، عند إضافة عنصر إلى التقويم أو قبول دعوة من شخص آخر، يتم وضع علامة على العنصر على أنه مشغول في التقويم الخاص بك:

• يؤثر ذلك على وقت التوفر/التوفر الذي يراه الآخرون في التقويم عند محاولة جدولة اجتماع معك.
• إذا كنت تستخدم Teams، فإنه يؤثر أيضا على مؤشر الحالة الخاص بك وسيظهر لك على أنه مشغول عندما يكون لديك اجتماعات أو مواعيد مجدولة.

عند إلقاء نظرة على التقويم، يتم ترميز الحافة اليسرى لكل عنصر للإشارة إلى حالته: تشير الحافة البيضاء إلى حر، ويشير اللون الداكن إلى مشغول.

يمكنك ضبط أي عنصر تقويم لإظهاره على أنه مشغول أو مجاني أو خارج المكتب وما إلى ذلك:

1. في التقويم، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العنصر الذي تريد تغييره.
2. في القائمة التي تظهر، أشر إلى إظهار باسم، ثم حدد الخيار الذي تريده.

هل تريد ضبط حالتك في Teams؟ راجع تغيير حالتك في Microsoft Teams.

تعد جدولة وقت العطلة مع طلب اجتماع في Outlook الكلاسيكي عملية من خطوتين. تحتاج إلى حظر إجازتك في التقويم الخاص بك، والسماح أيضا لزملائك في العمل بمعرفة أنك ستتغيب عن طريق إضافة وقت عطلتك إلى تقويماتهم.

الخطوة 1: إضافة وقت العطلة إلى تقويمات زملائك في العمل

عندما تضع علامة "خارج المكتب" على الوقت في تقويمك في Outlook الكلاسيكي، يراه زملاء العمل عندما يحاولون جدولة اجتماع معك. ولكن أليس من الرائع أن تتمكن من تنبيه الجميع في وقت واحد قبل وقتك بعيدا دون التأثير على حالة التوفر/الانشغال أو الفوضى في تقويماتهم؟ يمكنك القيام بذلك عن طريق تعيين معلوماتك لتظهر على تقويماتها كحدث طوال اليوم، ولكن على عكس حدث عادي طوال اليوم، والذي يتم تعيينه عادة إلى "مشغول"، يتم عرض هذا الحدث طوال اليوم كوقت فراغ. لا يتأثر توفر التوفر/انشغال زملائك في العمل.

1. في Calendar، على علامة التبويب الصفحة الرئيسية، حدد اجتماع جديد في Outlook الكلاسيكي.

   تلميح

   يمكنك أيضا استخدام اختصار لوحة المفاتيح لإنشاء طلب اجتماع جديد، عن طريق الضغط على CTRL+SHIFT+Q.

2. اكتب وصفا في المربع عنوان ، وإذا رغبت في ذلك، أدخل موقعا في المربع الموقع .

3. في قائمتي وقت البدءووقت الانتهاء ، حدد وقت البدء والانتهاء لوقتك بعيدا عن المكتب. بالنسبة للعطلات، يتضمن هذا عادة أياما كاملة. إذا كانت هذه هي الحالة، فحدد خانة الاختيار حدث طوال اليوم .

   ملاحظة

   بشكل افتراضي، يستخدم Outlook إعداد المنطقة الزمنية الحالية على الكمبيوتر للجدولة. إذا كنت تريد جدولة وقتك بعيدا عن المكتب استنادا إلى منطقة زمنية مختلفة، فحدد خانة الاختيار المناطق الزمنية وحدد المنطقة الزمنية المناسبة.

4. في المجموعة الحضور ، لخيارات الاستجابة، امسح طلب الاستجابات في الزر المنسدلة.

5. في المجموعة خيارات ، لإظهار باسم، حدد مجاني في القائمة المنسدلة. إذا حددت بالفعل أن هذا حدث طوال اليوم، يتم تعيين إظهار باسم تلقائيا إلى مجاني.

   هام

   • تأكد من تعيين الإعداد إظهار باسم إلى مجاني. يسمح هذا لمستلمي طلب الاجتماع بقبول طلب الاجتماع وإضافة وقت إجازتك إلى تقويمهم، ولكن ليس حظر أي وقت في تقويمهم. سيظل تقويم المستلم يظهر توفرا مجانيا للجدولة خلال وقت العطلة.
   • عند اختيار حدث طوال اليوم، يكون وقت بدء الحدث في منتصف الليل. لتجنب تلقي زملائك في العمل تنبيهات في أوقات فردية، قم بتعيين إعداد التذكير إلى بلا.

6. اكتب أي معلومات تريد مشاركتها مع المستلمين.

7. أضف المستلمين المقصودين إلى السطر مطلوب أو اختياري .

8. إذا كنت تنبه الأشخاص إلى سلسلة من الأوقات المتكررة التي ستكون فيها بعيدا عن المكتب، في المجموعة خيارات ، حدد تكرار، وحدد نمط التكرار، ثم حدد موافق.

9. حدد إرسال.

عند إرسال طلب الاجتماع هذا مع تعيين إظهار باسم إلى مجاني، يظهر الحدث في أعلى كل يوم في تقويمات Outlook الخاصة بزملاء العمل ، وهو تذكير مرئي لا يمنع أي وقت عمل.

الخطوة 2: حظر وقت العطلة في التقويم

إذا اتبعت الخطوات الواردة في القسم السابق، فقد تم وضع علامة على طلب الاجتماع الذي أرسلته كوقت فراغ لمنع حظر الوقت على تقويمات الأشخاص الآخرين. ومع ذلك، يتم أيضا وضع علامة على الوقت على أنه مجاني في التقويم الخاص بك. تحتاج الآن إلى إنشاء موعد إضافي لنفسك في Outlook الكلاسيكي حتى يتمكن الآخرون من رؤية عدم توفرك خلال الوقت الذي تحدده.

من الأخطاء الشائعة فتح عنصر طلب الاجتماع في التقويم وتغيير الإعداد إظهار باسم من مجاني إلى خارج المكتب بعد إرسال الطلب الأصلي. ومع ذلك، عند القيام بذلك، يتم إرسال تحديث إلى كل شخص أرسلت إليه طلب الاجتماع، وتغيير Free إلى Out of office وهزيمة الخطوات التي اتخذتها لتجنب القيام بذلك. يجب إنشاء موعد مكرر في التقويم الخاص بك مع تعيين الإعداد إظهار باسم إلى خارج المكتب.

عندما يستخدم الأشخاص تقويم Outlook الكلاسيكي لجدولة الاجتماعات والأحداث الأخرى، يمكنهم رؤية توفرك ما لم تقم بتغيير أذونات التقويم لمنع ذلك. عادة ما تحتوي المواعيد والاجتماعات والأحداث على إعداد إظهار كمشغول. يمكنك أيضا إنشاء عناصر باستخدام إعداد إظهار كخارج المكتب. تعتبر العناصر التي تم تعيينها إلى خارج المكتب مشابهة للعناصر التي تم تعيينها إلى مشغول - يجب ألا يتوقع شخص ما أن تكون متوفرا في ذلك الوقت. بشكل مرئي، يختلف النوعان — تظهر العناصر التي تم تعيينها إلى خارج المكتب بلون أرجواني، ويتم تحديد العناصر التي تم تعيينها إلى مشغول بواسطة نسق لون أزرق. يساعد هذا الاختلاف في المظهر على التأكيد على سبب عدم توفرك. على سبيل المثال، قد تتمكن من نقل عنصر مشغول متعارض، ولكنك ربما لا تستطيع تغيير عنصر خارج المكتب مثل عطلتك أو ترغب في تغييره.

1. في Calendar، على علامة التبويب الصفحة الرئيسية، حدد موعد جديد في Outlook الكلاسيكي.
2. في المربع عنوان ، اكتب اسما لوقتك بعيدا.
3. في وقت البدءووقت الانتهاء، حدد التواريخ التي يبدأ فيها وقتك وينتهي.
4. حدد خانة الاختيار حدث طوال اليوم .
5. قم بتغيير الإعداد إظهار باسم إلى خارج المكتب.
6. حدد حفظ & إغلاق.