Общ преглед: Управление на сайта, разрешение и споделяне за собствениците на сайтове

Създаване на подсайтове

Може да искате членовете на екипа ви да могат да създават подсайтове в екипния сайт за използване в определени проекти.

Възможността за спонтанно създаване на нови подсайтове може да бъде от голяма полза за групата, но неограниченото създаване на сайтове може да излезе от ръка. Когато подсайтовете се преживяват свободно, могат да възникнат проблеми. Например:

• За потребителите е трудно да намерят правилния подсайт или се уверете, че имат.

• Информацията може да бъде дублирана в няколко подсайта, като се използва скъпо място за съхранение и се изискват дублирани усилия за поддържане.

• Остаряла информация може да се съхранява в подсайтове, потенциално в продължение на години, която се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се каже коя версия на информацията е правилна.

• Управлението на разрешенията за множество подсайтове може да се превърне в основна задача и потребителите по невнимание може да пристъпят към достъп до информацията, която наистина не трябва да имат.

• Докато служителите излизат от групата, създадените от тях подсайтове може да бъдат изоставени, създавайки объркване и разкаляващи резултати от търсенето за останалите потребители на сайта.

Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайтове, които са в следните области:

• Кой може да създава подсайтове?

• Трябва ли новите подсайтове да бъдат предварително одобрени? Ако е така, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?

• Трябва ли новите подсайтове да използват установени шаблони и теми?

• Колко информация може да се съхранява в сайт? Това значи, колко място на диска може да заема?

• Какви са правилата за включване на стратегии за навигация на сайта?

• Колко дълго информацията трябва да се съхранява в подсайтове, преди да бъде изтрита или архивирана?

Вижте Създаване на сайт или подсайт за повече информация.

Управление на разрешения

Целостта, поверителността и поверителността на особено важната информация на вашата организация се основава на това колко защитен правите своя сайт – по-конкретно на кого сте избрали да предоставите достъп до вашия сайт.

Предоставянето и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешения и е една от най-важните ви отговорности като собственик на сайта.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения.

• Следвайте принципа на най-малката привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените им задачи.

• Дайте достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например "Членове", "Посетители" и "Собственици"). Направете повечето хора членове на групите "Членове" или "Посетители" и ограничете броя на хората в групата "Собственици".

• Използвайте наследяването на разрешения, за да създадете изчистена и лесна за визуализиране йерархия. Т.е. избягвайте да давате разрешения на отделни лица, вместо да работите с групи. Когато е възможно, подсайтовете просто наследяват разрешения от вашия екипен сайт, вместо да имат уникални разрешения.

• Организирайте съдържанието си, за да се възползвате от наследяването на разрешения: Помислете дали да не сегментирате съдържанието си по ниво на защита – създайте сайт или библиотека специално за поверителни документи, вместо да ги разделяте в по-голяма библиотека и да сте защитени с уникални разрешения.

Вижте Запознаване с нивата на разрешение в Разрешения за SharePoint или Редактиране на списък, библиотека или отделен елемент за информация относно задаването на разрешения.

Информационна архитектура

Информационната архитектура на сайта е като съдържанието на книга: Тя определя как информацията в този сайт – нейните уеб страници, документи, списъци и данни – се организира и представя на потребителите на сайта. Архитектурата на информацията често се записва като йерархичен списък със съдържание на сайта, ключови думи за търсене, типове данни и други концепции.

За да създадете информационна архитектура, трябва да анализирате информацията, която трябва да бъде представена в сайта. Ето някои от въпросите, които можете да използвате за разработване на информационна архитектура:

• Какъв вид съдържание ще имате на сайта? Как това ще се превърне в подсайтове, списъци, библиотеки и т.н.?

• Как ще бъде представена информацията в сайта?

• Как ще навигират потребителите на сайта през сайта?

• Как информацията ще бъде насочена към конкретна аудитория?

• Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Част от вашата архитектура за информация може да включва класификация на информацията.

Ако информацията, с която се занимавате, има висока стойност за компанията, изисква специална защита или е обхваната от регулаторни правила за съответствие, можете да настроите схема за класификация, за да идентифицирате конкретни типове съдържание, които трябва да се управляват внимателно.

След като сте организирали информацията в конкретни списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за управление, за да управлявате начина, по който се управлява съдържанието. Например:

Изискване на извличане на файлове

Когато изисквате извличане на файл, гарантирате, че само едно лице може да редактира файла, докато не бъде вкаран обратно. Изискването на извлечени документи не позволява на няколко души да правят промени едновременно, което може да създаде конфликти при редактирането и да доведе до объркване. Изискването на извличане може също да помогне на членовете на екипа да добавят коментар, когато вкарат файл, така че да можете по-лесно да следите какво е променено във всяка версия. За повече информация вижте Настройване на библиотека за изискване на извличане на файлове.

Проследяване на версии

Ако трябва да запазите предишни версии на файловете, библиотеките могат да ви помогнат да проследявате, съхранявате и възстановявате файловете. Можете да изберете да проследявате всички версии по един и същ начин. Или можете да изберете да посочите някои версии като основни, като например добавяне на нова глава към ръководството, както и някои версии като второстепенни, като например коригиране на правописна грешка. За да помогнете за управлението на мястото за съхранение, можете да изберете броя на всеки тип версия, която искате да съхраните. За повече информация относно създаването на версии вижте Как работи създаването на версии в списък или библиотека?.

Жизнен цикъл и оттегляне на сайта

Сайтове като работните места за документи и сайтовете за обсъждания обикновено се мотаят, след като вече не са полезни, като използват ценно място за съхранение и разкаляват резултатите от търсенето. Добра идея е да зададете график за преглед на сайтовете и тяхното съдържание (най-малко веднъж годишно), за да видите дали си струва да ги запазите.

Добре е също така да имате предвид, че по-големият модел за управление на вашата организация също може да е нащрек за остарели сайтове. Например администратор може автоматично да изтрие сайтове, които са били недокоснати в продължение на 90 дни. Като собственик на сайта, ще получите имейл с предупреждение, че това ще се случи. За повече информация относно правилата за жизнения цикъл и оттеглянето вижте Правила за затваряне на сайт.