Cíl uživatele: Zvolení správného zobrazení plánu projektu

	V Ganttových diagramech je přehledně vidět, jak se projekt vyvíjí. V zobrazeních Projectu ale uvidíte důležité informace o všech oblastech projektového plánu. Volba správného zobrazení vašeho plánu je prvním důležitým krokem k zajištění hladkého průběhu projektu. Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce projektem.

Tipy pro řízení projektů, než začnete . . .

• Chcete zjistit, které úkoly ve vašem plánu jsou ze všech nejdůležitější? Všechny úkoly ve vašem plánu jsou důležité. Některé z nich vám ale v plánu víc ovlivní datum dokončení projektu. Takovým úkolům se v terminologii řízení projektů říká kritické úkoly. Na ty byste se měli zaměřit ze všeho nejdřív, pokud byste měli problémy s dodržením data podle plánu.
• Chcete se podívat, jak spolu úkoly v projektu souvisí? Pokud byste potřebovali zjistit, jak spolu úkoly souvisí, jednou z možností je použít Ganttův diagram. Nebojte se ale použít i jiné zobrazení. Vztahy mezi úkoly můžete detailněji zkoumat v zobrazení Síťový diagram. V zobrazení Kalendář uvidíte úkoly v kalendáři na celý měsíc, tak jako ho znáte z jiných aplikací. Časová osa vám ukáže, kde máte v plánu hlavní milníky.
• Chcete zjistit, jak si vedou vaši lidé? Pokud chcete mít kompletní přehled o plánu, podívejte se na zobrazení Používání zdrojů. V zobrazení Týmový plánovač se můžete na úkoly podívat z pohledu lidí, kteří na nich pracují.
• Chcete projekt ukázat vedení? Odeslání kopie plánu vedoucímu pracovníkovi často nemusí být úplně správné. Vedení a další zúčastněné osoby potřebují znát všechny detaily projektu. Project naštěstí nabízí úplně novou sadu vizuálních sestav, ve kterých je v grafech a diagramech vidět akorát tolik detailů, kolik v takových případech nebudete mít vůbec žádnou práci.
• Chcete se podívat na náklady a rozpočet? V Projectu není problém si zobrazit celkové náklady nebo třeba nějakou složitější sestavu vytvořené hodnoty. Taky ale můžete vždycky, když si budete chtít udělat komplexnější analýzu nákladů, data vyexportovat do Excelu.
• Jste s plánováním projektu teprve na začátku a nechcete ještě projekt zobrazit v Microsoft Projectu? Na začátku plánování nebudete třeba hned chtít použít Project. Dost možná budete začínat jenom s jednoduchým seznamem na webu SharePointu nebo v Excelu nebo někde na papírku. Svoje počáteční představy a nápady k projektu není problém nejdřív prodiskutovat s ostatními v nějaké jednodušší podobě a teprve potom si spustit Project a začít dávat dohromady plán.

Krok 1: Nalezení vhodného zobrazení

Zvolení správného zobrazení	Nejprve je třeba najít správné zobrazení ke správnému účelu. Například je lepší dívat se na informace o týmu v zobrazení Týmový plánovač nebo Používání zdrojů než v Ganttově diagramu, ve kterém jsou vidět informace o úkolech.
Zobrazení průběhu plánu v Ganttově diagramu	Průběh projektu můžete nejjednodušeji zjistit tak, že bude sledovat, jak se mění pruhy Ganttova diagramu při dokončování jednotlivých prací.
Zobrazení aktivit na projektu na časové ose	Časová osa vám pomůže sestavit celkový obraz. Poskytuje snímek klíčových úkolů a milníků pro schůzky o stavu. Stačí si ji dát do snímku v PowerPointu, vytisknout nebo poslat e-mailem nadřízenému jako okamžitou zprávu.
Zobrazení práce v síťovém diagramu	Některé projekty jsou občas hodně složité. Může se pak hodit podívat se na síťový diagram vztahů mezi úkoly, který vám pomůže zorientovat se v tom, jak jsou části plánu navzájem propojené. Síťové diagramy zobrazují klasické zobrazení informací o projektu s čárami a políčky, které jednotlivé projekty propojují.
Zobrazení zpráv o stavu k vytvořené hodnotě	Vytvořená hodnota je výkonná funkce Projectu pro sledování a rozpočtování, která není nijak zvlášť složitá. Vytvořená hodnota vám pomůže odpovědět na otázky typu: "Když se podívám na to, kolik práce se zatím na projektu udělalo, kolik peněz jsme podle plánu zatím mohli utratit?" nebo "Skončíme včas?"
Zobrazení informací o projektu v působivě vypadající sestavě	Vytvářejte si přehledné a profesionálně vypadající grafické sestavy, ve kterých budou přesně ty projektové informace, které v nich budete chtít mít. A když se vám nějaká sestava nebude líbit, můžete si ji během pár sekund upravit.
Zvýraznění vazeb mezi úkoly	U složitějších projektů může přestat být část Ganttova diagramu s pruhy kvůli množství barevných pruhů a čar propojení přehledná. Aby byl diagram přehlednější, můžete si zobrazit cestu úkolu, která vám ukáže předchůdce a následníky úkolu.
Tisk zobrazení	Zobrazení si z Projectu můžete vytisknout: například na stolní tiskárně nebo taky na velkém plotru (abyste si vytištěné zobrazení pak mohli dát třeba na chodbu na nástěnku nebo na rýsovací stůl).

Krok 2: Úprava zobrazení

Přidání sloupce do zobrazení	Pokud budete chtít k úkolu zobrazit nějaké další informace, můžete si do zobrazení projektu přidat sloupce. Pokud budete chtít chránit nějaké citlivé informace, můžete pak sloupce taky skrýt.
Změna časové osy v zobrazení	Časovou osu si můžete upravit tak, aby se na ní zobrazovaly menší nebo větší časové jednotky, jak budete chtít − od hodin až po roky. Můžete třeba chtít zobrazit čas podle fiskálních a ne kalendářních roků nebo můžete chtít, aby se pruhy Ganttova diagramu zobrazovaly po měsících místo po dnech.
Seskupování úkolů nebo zdrojů	Pokud je projekt nepřehledný, protože je v něm moc úkolů, zkuste úkoly seskupit do kategorií. Při seskupování si můžete úkoly různě seřazovat, třeba podle priority, typu omezení nebo stavu dokončení.
Rozdělení zobrazení	Někdy se může hodit dívat se na dvě zobrazení najednou. Můžete mít například nahoře Ganttův diagram a dole se můžete dívat na detaily ke konkrétnímu úkolu. Když se projektoví manažeři naučí rozdělená zobrazení používat, může jim to urychlit každodenní práci při řízení projektů.
Seřazení projektových informací podle úkolu, zdroje nebo data	Většinou se budete na úkoly dívat v pořadí, v jakém jdou chronologicky za sebou. U rozsáhlejších projektů se ale může hodit možnost uspořádat si úkoly abecedně podle stavu nebo zdroje.
Filtrování zobrazení	Na informace o projektu se nemusíte vždycky dívat jenom chronologicky, jako to asi většinou děláte. Můžete si je různě filtrovat.
Vytvoření dílčích a souhrnných úkolů odsazením úkolů	Odsazením úkolů (zvětšením nebo zmenšením odsazení) si můžete zobrazit hierarchii úkolů nebo se podívat na to, jak spolu úkoly souvisí v jednotlivých fázích a dílčích fázích.
Zužitkování vlastních úprav pro budoucí projekty	Když si nějaké zobrazení upravíte podle svých představ, může se vám nebo někomu jinému takové zobrazení hodit i na dalších projektech. Můžete ho sdílet s ostatními nebo si ho uložit jako šablonu pro budoucí projekty.

Krok 3: Zobrazení dat projektu v jiné aplikaci

Zobrazení informací o projektu na webu SharePointu	Napadlo vás někdy, že by nebylo špatné, kdyby se daly projekty synchronizovat se sharepointovým seznamem úkolů (bez použití Project Serveru)? Project Professional vám pomůže vytvořit sharepointový seznam úkolů, který se synchronizuje s vaším projektem. Členové vašeho týmu v SharePointu vidí plán, můžou aktualizovat práci a vy uvidíte změny v Projectu.
Zobrazení projektu v PDF	Když si projektový plán převedete do PDF nebo XPS dokumentu, můžete ho pak sdílet s kýmkoliv, kdo má počítač, dokonce i s lidmi, co nemají Microsoft Project.
Import excelových dat do Projectu	Pokud máte v Excelu (nebo v databázi) rozplánovaný složitější projekt a máte strach, že by se ho nemuselo úplně bez problémů povést převést do Microsoft Projectu, použijte průvodce importem. Ten si dokáže poradit s importem i těch nejnáročnějších projektů.
Uložení projektového souboru do jiného formátu	Project umí exportovat projektové informace do Excelu, Visia, PDF a několika dalších formátů, které se běžně používají.

Zpátky do Průvodce řízením projektů