|
Když budete lidem přiřazovat práci na projektu, měli byste myslet na to, že:
Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů. |
|---|
Tipy k řízení projektů před tím, než začnete . .
Pokud ještě nejste v řízení projektů úplně zběhlí Pokud je to jeden z prvních projektů, které řídíte, brzo vám začne docházet, že řídit projekt, to není jenom to, že budete muset do projektu přidat úkoly nebo rozhodnout, kolik lidí na nich má pracovat, jak se postavit ke schvalování dovolených během projektu nebo jak a kam ukládat osobních údaje lidí, jako telefonní čísla, e-mailové adresy nebo informace o platech.
Máme pro vás pár tipů, abyste se do všeho dokázali rychle dostat.
Zjistěte, jaké typy zdrojů můžete na úkoly přiřazovat Až budete mít všechny informace o projektových úkolech, které budete potřebovat, určete typy zdrojů, které budete potřebovat.
- People resources Když mluvíme o práci na úkolech, mluvíme většinou i o těchto zdrojích. Projektoví manažeři jim taky někdy říkají pracovní zdroje, aby bylo jasné, že nemluví o materiálu ani o vybavení.
- Zdroje organizace: Jedná se o pracovní zdroje řízené a sdílené v rámci organizace. Zdroje organizace se používají v Projectu Professional.
- Materiálové zdroje : Sem patří počítače nebo různé stroje, které se používají při práci na úkolech.
- Obecné zdroje Tyto zdroje určují požadavky na personální obsazení jednotlivých úkolů, ne konkrétní osoby, jako jsou tesaři nebo vývojáři.
Zvažte, jak počet zdrojů změní doby trvání: Když úkolu dáte víc zdrojů, můžete očekávat, že se doba trvání úkolu zkrátí. V mnoha případech ale může mít přidání lidí k úkolu opačný efekt. Může to přidat další náklady, komunikaci navíc a další neefektivitu. Například návrh nového zpoplatněného mostu pravděpodobně nepůjde rychleji, pokud na projektu zdvojnásobíte počet architektů. Project umožňuje řídit, co se stane s dobou trvání úkolů poté, co je k úkolům přidáte.
Zvažte, jak schopnosti člověka ovlivňují dobu trvání úkolů Zkušenosti člověka můžou mít přímý vliv na dobu trvání úkolu. Můžete očekávat, že člověk s pětiletou zkušeností dokončí úkol za kratší dobu než někdo, kdo má dva.
Pokud jste zkušený projektový manažer: U větších projektů se musí myslet na daleko víc věcí. Budete například muset zorganizovat využívání zdrojů z jiných oddělení, zajistit dodavatele, sledovat práce desítek nebo stovek lidí a taky dělat zprávy a sestavy pro vedení a spoustu dalších docela složitých věcí, které vás dřív možná ani nenapadly. V Microsoft Projectu naštěstí najdete všechny nástroje, které budete při takových odborných organizačních věcech potřebovat.
Máme pro vás pár tipů, jak se v řízení projektů zlepšit a mít všechno pod kontrolou.
Zkontrolujte a upřesněte odhady doby trvání. Pomocí informací, které shromáždíte o současném projektu a podobných projektech, upřesněte odhady doby trvání. Přesnost toho, jak odhadnete požadavky na zdroje (což se nakonec promítne do projektových nákladů), závisí hodně na tom, jak přesně odhadnete dobu trvání úkolů.
Sledujte průběžně, jak si zdroje na projektu vedou : Zajistěte si, aby vám lidé na projektu pravidelně posílali informace o stavu prací na úkolech. Různá zobrazení a taky zprávy a sestavy v Microsoft Projectu vám pomůžou mít pořád přehled o tom, co každý dělá.
Identifikace problémů přetížení zdrojů Project vám pomůže rozpoznat, když lidé pracují na moc úkolech najednou.
Sledujte směrné plány : Směrné plány vám poskytují snímek projektu, takže můžete porovnat současný průběh s průběhem, který jste naplánovali na začátku.
Rozdělte práci vyrovnáním Když lidé pracují na moc úkolech najednou, může Project upravit přiřazení tak, aby jejich vytížení bylo trochu reálnější. Vyrovnání přiřazení zdrojů je jeden ze způsobů, jak vyrovnat zatížení.
Export dat projektu do Excelu pro další analýzu Excel vám pomůže, když potřebujete provést další analýzu informací o projektu. Můžete například exportovat informace o úkolech a zdrojích do Excelu pro účely rozšířených sestav vytvořené hodnoty a potom zobrazit tyto informace pomocí minigrafů, abyste viděli, jak jsou náklady vynakládány v poměru k množství dokončené práce.
Proškolení zaměstnanců o nových dovednostech Velké organizace investují čas a peníze do školení svých zaměstnanců pro nové dovednosti a pro práci v různých prostředích. Školení stávajících zaměstnanců může být nákladově efektivním způsobem, jak zlepšit výkon, než přivádění nových lidí.
Krok 1: Přidání lidí do projektu
| Přidání lidí do projektu | Abyste mohli lidem a dalším zdrojům přiřadit práci na úkolech, musíte je nejdřív přidat do projektového plánu. Kromě lidských zdrojů to můžou být například materiálové zdroje (jako třeba cement nebo barva) nebo nákladové zdroje (jako třeba letenky a diety). |
|---|---|
| Změna pracovních dnů v kalendáři projektu | Po přidání lidí do projektu upravte jejich pracovní kalendáře tak, aby zohledňovaly jejich pracovní dobu. Project předpokládá, že většina lidí má standardní pracovní týden (tzn. že pracují od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00). Nemusíte se ale tohoto pracovního plánu držet. |
| Přidání svátků a dovolené | Každý z nás někdy potřebuje dovolenou. Každý z nás někdy onemocní. A všichni máme rádi svátky. Zjistěte, jak s tímto nenaplánovaným časem počítat – přidejte si ho do plánu. |
| Sdílení lidí přes fond zdrojů | Lidi do projektu můžete přidávat z fondu zdrojů. Fond zdrojů umožňuje uchovávat všechny informace o lidech v jednom souboru Projectu, který může být součástí hlavních projektů. |
| Skrytí sloupce s citlivými informacemi | Pokud si do projektu přidáte citlivé informace, jako například platy nebo telefonní čísla, můžete je v zobrazení skrýt (budou jenom skryté, skrytím se neztratí). |
Krok 2: Přiřazení lidí a dalších zdrojů k úkolům
| Přiřazení lidí pro práci na úkolech | Až si do plánu přidáte úkoly, můžete k nim přiřazovat lidi, kteří na nich mají pracovat. |
|---|---|
| Zobrazení pracovního vytížení a dostupnosti zdrojů | Můžete najít přetížené nebo nevytížené zdroje v projektu nebo napříč projekty a zjistit, jestli výsledkem přiřazení, které jste provedli, nejsou nějaké konflikty. |
| Zobrazení názvů úkolů vedle pruhů Ganttova diagramu | Pruhy Ganttova diagramu vám budou dávat větší smysl, když se vám vedle nich budou zobrazovat názvy úkolů. To může být užitečné hlavně pro zprávy a sestavy a taky pro schůzky. |
| Zadání nákladů na lidi a materiál | Pokud do projektu někoho přidáte, zvýší se vám tím v projektu náklady. Když pak tyto nové lidi přiřadíte na úkoly, na kterých mají pracovat, Microsoft Project automaticky vypočítá náklady na celý projekt. |
| Vyhledání aktualizací stavu | Pokud uživatelé zadali do Project Web Appu stav své práce, uvidíte změny plánu v Projectu. |
| Odebrání člověka z projektu | Někdy můžete potřebovat lidi z projektu odebrat. Důvody pro to můžou být různé (třeba proto, že odejdou ze společnosti, nebo proto, že jste předtím neměli správně napsané jejich jméno, takže vlastně ani nikdy nikdo takový na projektu nebyl). |
Krok 3: Řízení lidí a dalších zdrojů
| Výběr správného zobrazení pro zobrazení zdrojů | Až na úkoly přidáte lidi a začne se na úkolech dělat, můžete pomocí různých zobrazení v Projectu monitorovat, jak se daří plnit plán, a podle potřeby pak plán jakkoliv upravit. |
|---|---|
| Změna doby trvání úkolu | Jedním ze způsobů, jak zvládat problémy se zátěží na projektu, je některé úkoly zkrátit. |
| Snížení vytížení lidí na projektu rozdělením práce | Pokud mají lidé pracující na projektu najednou přiřazených moc úkolů, můžete Project nechat přerozdělit práci rovnoměrněji. |
| Změna nastavení pro řízení úsilím u různých typů úkolů | Když na úkol přidáte lidi, Project úkol zkrátí, když je naopak z úkolu odeberete, úkol prodlouží. Říká se tomu plánování řízené úsilím. Pokud nechcete, aby se délka úkolu změnila, můžete u úkolu změnit nastavení „Řízené úsilím“. |
| Sledování průběhu plánu | Sledovat práci na projektu je důležité nejenom kvůli tomu, aby projekt skončil včas. Můžete se tím taky učit ze svých chyb a úspěchů na projektu. |
| Nastavení směrného plánu | Když se vás nadřízený zeptá, jak je na tom váš projekt ve srovnání s původním plánem, to poslední, co byste chtěli odpovědět, je: "Nevím". Ani to tak dopadnout nemusí, když si nastavíte směrný plán, který budete mít uložený jako snímek původního plánu z doby, než projekt začal. |
| Zobrazení sestavy projektu pro informace o postupu prací na projektu | Pro postup prací na projektu si můžete vytvářet a přizpůsobovat grafické zprávy a sestavy. Ty si pak můžete zobrazit buď přímo v Projectu, nebo si je můžete vyexportovat do nějaké jiné aplikace, třeba do PowerPointu, Wordu nebo Excelu. |
Zpátky do Průvodce řízením projektů