|
Když budete lidem přiřazovat práci na projektu, měli byste myslet na to, že:
Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů. |
|---|
Tipy pro řízení projektů před zahájením . . .
Pokud s řízením projektů začínáte Pokud s řízením projektů teprve začínáte, možná si uvědomíte, že se nemusíte starat o nic jiného než jen o přidávání úkolů, jako je počet lidí, kolik lidí se má nasadit, jak počítat se svátky a časy dovolených a jak a kam vložit osobní údaje, jako jsou telefonní čísla, e-mailové adresy a informace o platu.
Máme pro vás pár tipů, abyste se do všeho dokázali rychle dostat.
Informace o typech zdrojů, které můžete přiřadit k úkolům Jakmile shromáždíte potřebné informace o úkolech projektu, identifikujte typy zdrojů, které budete potřebovat.
- People zdroje: Jedná se o zdroje, které obvykle považujeme za práci na úkolech. Projektoví manažeři jim taky někdy říkají pracovní zdroje, aby bylo jasné, že nemluví o materiálu ani o vybavení.
- Zdroje organizace Tyto prostředky jsou pracovní prostředky spravované a sdílené v rámci organizace. Zdroje organizace se používají v Projectu Professional.
- Materiálové zdroje Tyto zdroje zahrnují počítače nebo stroje používané k dokončení práce na úkolech.
- Obecné zdroje informací Tyto zdroje informací určují požadavky na personální obsazení pro úkoly, nikoli konkrétní jednotlivce, jako jsou tesaři nebo vývojáři.
Zvažte, jak počet prostředků mění dobu trvání . Když do úkolu vložíte více zdrojů, očekáváte, že se doba trvání úkolu zkrátí. V mnoha případech ale může mít přidání lidí k úkolu opačný účinek. Můžou se tím přidat další náklady, další komunikace a další neektivosti. Pokud například zdvojnásobíte počet architektů na projektu, návrh nového mostu s placeným mostem pravděpodobně nepůjde rychleji. Project umožňuje řídit, co se stane s dobami trvání úkolů po přidání do úkolů.
Zvažte, jak schopnosti osoby ovlivňují dobu trvání úkolů . Zkušenosti osoby mohou přímo ovlivnit dobu trvání úkolu. Můžete očekávat, že osoba s pětiletými zkušenostmi dokončí úkol za kratší dobu než osoba se dvěma osobami.
Pokud jste ostřílí projektový manažer S tím, jak se projekty zvětšují, je potřeba myslet na další věci. Budete například muset zorganizovat využívání zdrojů z jiných oddělení, zajistit dodavatele, sledovat práce desítek nebo stovek lidí a taky dělat zprávy a sestavy pro vedení a spoustu dalších docela složitých věcí, které vás dřív možná ani nenapadly. V Microsoft Projectu naštěstí najdete všechny nástroje, které budete při takových odborných organizačních věcech potřebovat.
Máme pro vás pár tipů, jak se v řízení projektů zlepšit a mít všechno pod kontrolou.
Kontrola a upřesnění odhadů doby trvání Pomocí informací, které shromáždíte o aktuálním projektu a podobných projektech, můžete upřesnit odhady doby trvání. Přesnost toho, jak odhadnete požadavky na zdroje (což se nakonec promítne do projektových nákladů), závisí hodně na tom, jak přesně odhadnete dobu trvání úkolů.
Sledování průběhu prostředků Ujistěte se, že lidé ve vašem projektu odesílají pravidelné aktualizace stavu úkolů. Různá zobrazení a taky zprávy a sestavy v Microsoft Projectu vám pomůžou mít pořád přehled o tom, co každý dělá.
Identifikace problémů s přetížením prostředků Project vám pomůže zjistit, kdy lidé pracují na příliš mnoha úkolech najednou.
Sledujte směrné plány Směrné plány poskytují snímek projektu, abyste mohli porovnat aktuální průběh s tím, co jste naplánovali na začátku.
Distribuce práce vyrovnáním Když lidé pracují na příliš mnoha úkolech najednou, může Project upravit přiřazení pro realističtější úlohy. Vyrovnání přiřazení zdrojů je jeden ze způsobů, jak vyrovnat zatížení.
Export projektových dat do Excelu pro další analýzu Excel vám může pomoct, když potřebujete další analýzu informací o Projectu. Můžete například exportovat informace o úkolech a zdroji do Excelu pro pokročilé sestavy vytvořené hodnoty a pak zobrazit informace pomocí minigrafů, abyste viděli, jak jsou náklady vynaloženy v poměru k množství dokončené práce.
Školení zaměstnanců s novými dovednostmi Velké organizace investují čas a peníze do trénování svých zaměstnanců pro nové dovednosti a práci v různých prostředích. Školení stávajících zaměstnanců může být nákladově efektivní způsob, jak zlepšit výkon než přivést nové lidi.
Krok 1: Přidání lidí do projektu
| Přidání lidí do projektu | Abyste mohli lidem a dalším zdrojům přiřadit práci na úkolech, musíte je nejdřív přidat do projektového plánu. Kromě lidských zdrojů to můžou být například materiálové zdroje (jako třeba cement nebo barva) nebo nákladové zdroje (jako třeba letenky a diety). |
|---|---|
| Změna pracovních dnů v kalendáři projektu | Po přidání lidí do projektu upravte jejich pracovní kalendáře tak, aby se zohlednila jejich pracovní doba. Project předpokládá, že většina lidí pracuje standardní týden od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00. Ale nemusíte se držet pracovního plánu. |
| Přidání svátků a dovolené | Každý z nás někdy potřebuje dovolenou. Každý z nás někdy onemocní. A všichni máme rádi svátky. Zjistěte, jak s tímto nenaplánovaným časem počítat – přidejte si ho do plánu. |
| Sdílení lidí přes fond zdrojů | Lidi do projektu můžete přidávat z fondu zdrojů. Fond zdrojů umožňuje uchovávat všechny informace o lidech v jednom souboru Projectu, který může být součástí hlavních projektů. |
| Skrytí sloupce s citlivými informacemi | Pokud si do projektu přidáte citlivé informace, jako například platy nebo telefonní čísla, můžete je v zobrazení skrýt (budou jenom skryté, skrytím se neztratí). |
Krok 2: Přiřazení lidí a dalších zdrojů k úkolům
| Přiřazení lidí pro práci na úkolech | Až si do plánu přidáte úkoly, můžete k nim přiřazovat lidi, kteří na nich mají pracovat. |
|---|---|
| Zobrazení pracovního vytížení a dostupnosti zdrojů | V projektu nebo mezi projekty můžete najít přetížené nebo nepřidělené zdroje a zjistit, jestli přiřazení, která jste provedli, způsobila nějaké konflikty. |
| Zobrazení názvů úkolů vedle pruhů Ganttova diagramu | Pruhy Ganttova diagramu vám budou dávat větší smysl, když se vám vedle nich budou zobrazovat názvy úkolů. To může být užitečné hlavně pro zprávy a sestavy a taky pro schůzky. |
| Zadání nákladů na lidi a materiál | Pokud do projektu někoho přidáte, zvýší se vám tím v projektu náklady. Když pak tyto nové lidi přiřadíte na úkoly, na kterých mají pracovat, Microsoft Project automaticky vypočítá náklady na celý projekt. |
| Vyhledání aktualizací stavu | Pokud uživatelé zadali svůj stav práce do Project Web Appu, uvidíte změny plánu v Projectu. |
| Odebrání člověka z projektu | Někdy můžete potřebovat lidi z projektu odebrat. Důvody pro to můžou být různé (třeba proto, že odejdou ze společnosti, nebo proto, že jste předtím neměli správně napsané jejich jméno, takže vlastně ani nikdy nikdo takový na projektu nebyl). |
Krok 3: Řízení lidí a dalších zdrojů
| Volba správného zobrazení pro zobrazení prostředků | Až na úkoly přidáte lidi a začne se na úkolech dělat, můžete pomocí různých zobrazení v Projectu monitorovat, jak se daří plnit plán, a podle potřeby pak plán jakkoliv upravit. |
|---|---|
| Změna doby trvání úkolu | Jedním ze způsobů, jak zvládat problémy se zátěží na projektu, je některé úkoly zkrátit. |
| Snížení vytížení lidí na projektu rozdělením práce | Pokud mají lidé pracující na projektu najednou přiřazených moc úkolů, můžete Project nechat přerozdělit práci rovnoměrněji. |
| Změna nastavení pro řízení úsilím u různých typů úkolů | Když na úkol přidáte lidi, Project úkol zkrátí, když je naopak z úkolu odeberete, úkol prodlouží. Říká se tomu plánování řízené úsilím. Pokud nechcete, aby se délka úkolu změnila, můžete u úkolu změnit nastavení „Řízené úsilím“. |
| Sledování průběhu plánu | Sledovat práci na projektu je důležité nejenom kvůli tomu, aby projekt skončil včas. Můžete se tím taky učit ze svých chyb a úspěchů na projektu. |
| Nastavení směrného plánu | Když se šéf zeptá, jak si váš projekt vede v porovnání s původním plánem, poslední věc, kterou chcete říct, je "Nevím". Ani to tak dopadnout nemusí, když si nastavíte směrný plán, který budete mít uložený jako snímek původního plánu z doby, než projekt začal. |
| Zobrazení sestavy projektu pro informace o postupu prací na projektu | Pro postup prací na projektu si můžete vytvářet a přizpůsobovat grafické zprávy a sestavy. Ty si pak můžete zobrazit buď přímo v Projectu, nebo si je můžete vyexportovat do nějaké jiné aplikace, třeba do PowerPointu, Wordu nebo Excelu. |
Zpátky do Průvodce řízením projektů