|
Uděláte v plánu projektu nějaké změny a najednou zjistíte, že se vám datum dokončení projektu moc posunulo na nějaké pozdější datum. Datum dokončení projektu můžete zase zkrátit tak, že upravíte úkoly, které na něj mají největší vliv. Tyto úkoly jsou na kritické cestě projektu. Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce projektem. |
|---|
Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...
Když budete v projektovém plánu dělat nějaké změny, musíte brát v potaz tyto tři věci: náklady na projekt, rozsah dodávek a čas. Často se o nich mluví jako o projektovém trojúhelníku nebo taky jako o trojimperativu. Nemůžete změnit jeden bod trojúhelníku bez toho, že byste nějak neovlivnili zbývající dva.
Na příkladech si ukážeme, co to znamená pro datum dokončení vašeho projektu.
- Když zkrátíte plánované datum dokončení projektu, můžete to pro vás nakonec znamenat vyšší náklady nebo menší rozsah dodávek.
- Pokud nebudete chtít zvyšovat náklady na projekt, může to znamenat delší plán a menší rozsah dodávek.
- Pokud zvětšíte rozsah nebo počet dodávek, může projekt trvat déle a stát vás víc, protože budete potřebovat zaplatit víc pracovníků nebo zdrojů.
Pokud ještě nejste v řízení projektů úplně zběhlí Projekt si můžete stokrát dobře naplánovat, ale vždycky se může něco pokazit. Pokud zjistíte, že někde něco asi nebude dobře, zkuste začít zjišťovat, co to je, radši co nejdřív, aby pak nebylo pozdě.
Na pár příkladech si ukážeme, jak začít projekt sledovat, a když zjistíte, že něco není tak, jak se to naplánovalo, jak to spravit.
- Napřed se podívejte na nejdůležitější úkoly Když potřebujete řešit problémy s projektem, jsou některé úkoly důležitější než ty ostatní. Úkolům, které mají na projekt největší vliv, říkáme kritické úkoly a právě na ty byste se měli maximálně zaměřit.
- Získání toho správného zobrazení projektu V Projectu máte různá zobrazení a sestavy, které vám můžou pomoct zjistit, co byste mohli mít v projektu za problém. U jednoduchých projektů si stačí hlídat datum dokončení v Ganttově diagramu. U složitějších projektů můžete sledovat tabulky odchylek nebo sestavy vytvořených hodnot.
- Shromažďujte týdenní zprávy o stavu Pro lidi nemusí být vždycky jednoduché posílat zprávy o stavu. Stav se dá často poměrně jednoduše sledovat tak, že budete s týmem mít týdenní schůzky. Zjišťování stavu projektu častěji než jednou týdně může být spíš na škodu.
Pokud jste zkušený projektový manažer: Pracujete jako projektový manažer už poměrně dlouho, ale teď před sebou máte projekt, který se musí dobře sledovat, abyste nepřekročili rozpočet.
Sponzor vám navíc řekne, že od vás bude každý měsíc chtít pro vedení zprávu o stavu.
Ukážeme si pár věcí, které vám můžou pomoct, když budete chtít projekt začít monitorovat, vytvářet si k němu zprávy a sestavy a začít na něm řešit problémy, které zjistíte.
- Vytvořte si směrný plán projektu Až vytvoříte plán, uložte si směrný plán. Směrný plán budete mít jako původní verzi projektu, podle které si budete moct porovnat, jak postupuje práce na úkolech.
- Získání toho správného zobrazení projektu V Projectu máte různá zobrazení a sestavy, které vám můžou pomoct zjistit, co byste mohli mít v projektu za problém. S rostoucí složitostí projektů se podívejte na tabulky odchylek nebo sestavy vytvořených hodnot, abyste zjistili, kde je chyba.
- Shromažďujte týdenní zprávy o stavu S rostoucí složitostí projektů budete nuceni používat dokonalejší metody shromažďování zpráv o stavu. Členové týmu můžou zadávat informace o stavu do seznamu úkolů na SharePointu, který se pak dá synchronizovat s Microsoft Projectem. Pokud používáte Project Professional, můžete shromažďovat zprávy o stavu od týmu pomocí Project Web Appu. Zjišťování stavu projektu častěji než jednou týdně může být spíš na škodu.
- Pochopte principy analýzy vytvořené hodnoty: Analýza vytvořené hodnoty vám pomůže zjistit, jestli jde projekt podle plánu.
Monitorování projektu
| Sledování průběhu plánu | To, kde jsou na projektu jaké problémy, můžete taky sledovat podle aktualizací úkolů od členů týmu. Postup prací můžete rychle zjistit podle Ganttova diagramu, můžete ale taky ke sledování použít sofistikovanější metodu − můžete si udělat analýzu vytvořené hodnoty. Pomůže vám to zjistit, jestli práce na projektu postupují tak, jak se čekalo. |
| Zobrazení informací o plánování úkolů a plánování projektu | Zjistěte, jak je projekt naplánovaný. Uvidíte, jak změny plánu úkolů ovlivňují datum dokončení vašeho projektu. |
| Zobrazení kritické cesty projektu | Nechte si zobrazit úkoly, které mají největší vliv na datum dokončení projektu. Pokud budete potřebovat vyřešit problémy s plánem, doporučujeme podívat se na tyto úkoly úplně ze všeho nejdřív. |
| Volba správného zobrazení plánu projektu | Zobrazení a taky zprávy a sestavy v Projectu vám pomůžou zjistit, kde by mohly být v projektu problémy, a plán změnit tak, abyste je vyřešili. |
| Nastavení a uložení směrného plánu | Pokud budete chtít projekt znova začít sledovat ne úplně od začátku, ale až od nějakého data, udělejte si k tomu datu nový směrný plán, podle kterého pak budete moct porovnávat další postup prací na projektu od toho data. |
| Vytvoření sestavy potenciálních problémů | Pro postup prací na projektu si můžete vytvářet a přizpůsobovat grafické zprávy a sestavy. Ty si pak můžete zobrazit buď přímo v Projectu, nebo si je můžete vyexportovat do nějaké jiné aplikace, třeba do PowerPointu, Wordu nebo Excelu. |
| Zjišťování problémů podle analýzy vytvořené hodnoty | Vytvořená hodnota vám pomůže odpovědět na otázky typu: "Když se podívám na to, kolik práce se zatím na projektu udělalo, kolik peněz jsme podle plánu zatím mohli utratit?" nebo "Skončíme včas?" |
Řešení problémů
| Změna data zahájení nebo dokončení | Vyberte datum, které začíná nebo končí datem, které je ještě před datem současného plánu. Pokud je to u vašeho projektu vhodné, zkuste nejdřív změnit počáteční datum. |
|---|---|
| Změna doby trvání úkolu | Pokud budete chtít datum dokončení projektu zkrátit, zkraťte dobu trvání úkolů. Dbejte na zkrácení doby trvání kritických úkolů, které mají největší vliv na datum dokončení projektu. |
| Změna přiřazení práce na úkolu | Pokud mají lidé pracující na projektu najednou přiřazených moc úkolů, můžete Project nechat přerozdělit práci rovnoměrněji vyrovnáním přiřazení zdrojů. |
| Rozdělení úkolu | Jeden úkol můžete rozdělit, pokud se skládá z několika prvků, na kterých mohou současně pracovat různé zdroje. Pokud úkol kritické cesty rozdělíte na tyto různé prvky s různými přiřazeními, můžete dosáhnout data dokončení. |
| Přidání dalších lidí na projekt | Na úkoly, které zdržují projekt a oddalují jeho dokončení, můžete přiřadit další lidi. |
| Odebrání člověka z týmu | Další způsob, jak zkrátit datum dokončení projektu, je nechat na některých úkolech míň lidí. Když totiž na něčem dělá moc lidí najednou nebo pokud to nejsou lidé na správném místě, můžou být problémy s komunikací a to pak může úkol naopak prodlužovat. |
| Změna pracovních dnů v kalendáři projektu | Datum dokončení projektu můžete zkrátit tak, že lidem upravíte pracovní kalendáře. Do plánů můžete lidem přidat další pracovní dny nebo je nechat pracovat přesčas. |
| Položení otázky ve fóru Projectu | Ptejte se na to, co vás k Projectu zajímá, odborníků. Ve fóru pro Project na Answers.com jsou zkušení uživatelé a taky konzultanti, kteří Projectu rozumí a kteří vám rádi odpoví na vaše otázky. |
| Výměna informací o projektu | Když u někoho v plánu uděláte nějaké změny, informujte o nich ostatní, aby o nich všichni věděli. |
| Kompromisy při řízení projektu | Jakákoliv změna v projektu znamená změnu délky, rozpočtu a rozsahu projektu. Jedná se o faktory, jejichž úpravou se denně snažíte zachovat správný průběh plánu projektu. Doporučujeme vám naučit se s těmito omezeními pracovat. |
| Jak Project plánuje úkoly | Když vám Project upraví plán, může vás překvapit, jak vám úkoly přeorganizuje. Pochopte velké "Proč?" který stojí za výkonným plánovacím modulem Projectu. |