Základní informace: Vedení, oprávnění a sdílení webů pro vlastníky webů

Moderní zásady správného řízení webu

V moderním SharePointu je řízení webu důležitější než v předchozích verzích, protože nabízí větší kontrolu a možnosti pro vytváření webu. Zásady správného řízení vaší organizace závisí na tom, jakou míru kontroly organizace potřebuje nad obsahem, což určuje podrobnosti o vytváření webů a zásadách správného řízení jejich vlastníků. Správce SharePointu vám pomůže porozumět zásadám týkajícím se požadavků na zabezpečení, vládním předpisům, firemní značce, přístupnosti a pokynům pro školení. Před vytvořením plánu zásad správného řízení webů požádejte správce SharePointu o další informace o zásadách vytváření webů a používání webů ve vaší organizaci.

Moderní struktura navigace na webu SharePointu

Nejefektivnější weby SharePointu umožňují uživatelům rychle najít, co potřebují, aby se mohli pomocí získaných informací rozhodnout, dozvědět se, co se děje, získat přístup k nástrojům, které potřebují, nebo spolupracovat s kolegy při řešení problémů. Přečtěte si další informace o plánování navigace na webu v SharePointu.

Součástí informační architektury může být klasifikace informací. Pokud mají vámi publikované informace pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na ně vztahují pravidla dodržování předpisů, zvažte možnost nastavit klasifikační schéma, které identifikuje konkrétní typy obsahu, které je potřeba pečlivě spravovat. Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení spravovat způsob zobrazení obsahu.

Moderní architektura SharePointu je navržená tak, aby byla flexibilní a přizpůsobovala se měnícím se potřebám vaší organizace. Moderní weby je možné přidružit k centrálním webům. Přidružené weby sdílejí navigaci a branding s centrem. Pokud to vlastník centrálního webu povolí a vlastníci webu to schválí, můžou přidružená pracoviště také sdílet oprávnění k centru.

Při určování navigační struktury webu zvažte následující:

• Jaký druh obsahu budete mít na webu? Jak se to promítne do stránek, seznamů a knihoven?
• Jak budou informace na webu prezentovány?
• Jak budou uživatelé webu procházet web?
• Jak budou informace cílené na konkrétní cílové skupiny?
• Jak bude vyhledávání nakonfigurováno a optimalizováno?

Správa oprávnění na moderních webech

Integrita, důvěrnost a ochrana informací, které jsou pro organizaci klíčová, závisí na zabezpečení webu – konkrétně na tom, komu se rozhodnete udělit přístup k webu. Správa oprávnění na moderních webech zahrnuje jak uživatele, tak skupiny uživatelů. Oprávnění v moderní komunikaci a na týmových webech pocházejí ze šablon webů, které poskytují různé možnosti. pro každou lokalitu.

Komunikační weby nejsou přidružené ke skupinám Microsoft 365 a mají tři výchozí role – vlastníci webu, členové webu a návštěvníci webu.

Tady je několik tipů, které je dobré mít na paměti při vytváření strategie oprávnění:

• Dodržujte zásadu nejnižších oprávnění: Přidělte uživatelům nejnižší úrovně oprávnění, které potřebují k plnění přiřazených úkolů.
• Použijte standardní výchozí skupiny: Uživatelům můžete udělit přístup přidáním do standardních výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci).
• Zvažte segmentaci obsahu podle úrovně zabezpečení: Vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty, místo abyste je rozptýlili ve větší knihovně a chránili jedinečnými oprávněními.

Oprávnění moderních webů podle názvu

Další zdroje informací pro vlastníky webu:

• Přizpůsobení sharepointového webu
• Přizpůsobení navigace sharepointového webu
• Hledání v moderním SharePointu
• Nastavení sharepointového centrálního webu
• Správa komunikačního webu SharePointu
• Správa nastavení sharepointového webu
• Sdílení webu
• Úpravy oprávnění u seznamu, knihovny nebo jednotlivé položky

Zásady správného řízení webu

Důležitou a často neviditelnou součástí každého webu je jeho model zásad správného řízení – sada zásad, rolí, zodpovědností a procesů, které vytvoříte, abyste určili, jak budou uživatelé ve vaší skupině používat SharePoint.

Řada organizací má pro weby na úrovni Centrální správy nebo na úrovni kolekce webů zavedený model zásad správného řízení, který může vytvářet a udržovat IT oddělení nebo tým. Jako vlastník webu musíte zjistit, jestli už model zásad správného řízení kolekce webů nebo farmy existuje. Pokud ano, můžete ho použít jako vodítko pro uživatele webu nebo vytvořit další model zásad správného řízení, který bude řešit vaše konkrétní problémy. Pokud jste například vlastníkem podřízeného webu v kolekci webů, třeba klasického týmového webu, může být vhodné vytvořit další vlastní model zásad správného řízení. pro řešení konkrétních problémů na podřízeném webu.

Model zásad správného řízení webu usnadňuje uživatelům webu zjistit, kdy mají vytvořit nový podřízený web, seznam nebo jiný obsah webu. Zajišťuje, aby se podřízené weby a obsah vyřadily, když jsou zastaralé, a ušetřil se tak úložný prostor a výsledky hledání byly stále přesné. Poskytuje uživatelům přístup k správnému obsahu. Zachová stejné značení webu v celém rozsahu tím, že vlastníky podřízených webů informuje o dostupných šablonách a motivech. Usnadní to taky změnu vlastníka webu, když někdo opustí organizaci nebo se změní role.

Dobrý model zásad správného řízení webu by se měl zaměřit na následující části:

• Vytváření webů
• Správa oprávnění
• Informační architektura
• Životní cyklus webu a jeho vyřazení z provozu
• Limity úložiště
• Klasifikace informací
• Vlastní nastavení
• Ochrana dat
• Navigace
• Hledání
• Role a odpovědnosti za podporu webu

Některé části předchozího seznamu už můžou být nastavené na základě modelu řízení na úrovni kolekce webů nebo organizace, například kolik úložného prostoru máte pro web k dispozici a jaké druhy přizpůsobení můžete udělat pro vzhled a chování webu. Jiné nemusí být relevantní – záleží na tom, jak složitý je váš týmový web a kolik lidí ho používá. Ale i když se o těchto tématech rozhodovat nemusíte, je dobré vědět, jaká rozhodnutí už proběhla, abyste mohli uživatele webu informovat a náležitě vynutit zásady.

Vytvoření podřízeného webu

Můžete chtít, aby členové vašeho týmu mohli vytvářet podřízené weby pod týmovým webem pro použití na konkrétních projektech.

Možnost spontánně vytvářet nové podřízené weby může být pro skupinu velkým přínosem, ale neomezené vytváření webů se může vymknout kontrole. Když se podřízené weby volně množí, můžou vzniknout problémy. Příklady:

• Pro uživatele je těžké najít správný podřízený web nebo ověřit, jestli ano.
• Informace je možné duplikovat na několika podřízených webech, což využívá drahý úložný prostor a vyžaduje duplicitní úsilí při jeho údržbě.
• Zastaralé informace můžou být uložené na podřízených webech (někdy i roky) a zobrazovat se ve výsledcích hledání. Může být obtížné určit, která verze informací je správná.
• Správa oprávnění pro množství podřízených webů může být úmorná a uživatelé můžou nechtěně skončit s přístupem k informacím, které by ve skutečnosti neměli mít.
• Při odchodu zaměstnanců ze skupiny můžou být jimi vytvořené podřízené weby opuštěné. To může vést ke zmatkům a zamlžení výsledků hledání pro zbývající uživatele webu.

Čas i energii můžete ušetřit, pokud nastavíte zásady pro vytváření webů, které se týkají těchto oblastí:

• Kdo smí vytvářet podřízené weby?
• Je nutné nové podřízené weby předem schválit? Pokud ano, jaká jsou kritéria pro schválení a kdo schválení uděluje?
• Mají nové podřízené weby používat zavedené šablony a motivy?
• Kolik informací může být uloženo na webu? Kolik místa na disku serveru tedy může zabrat?
• Jaká jsou pravidla pro zahrnutí navigačních strategií na web?
• Jak dlouho by měly být informace uložené na podřízených webech, než se odstraní nebo archivují?

Další informace najdete v tématu Vytvoření webu nebo podřízeného webu .

Správa oprávnění

Integrita, důvěrnost a ochrana informací, které jsou pro organizaci klíčová, závisí na zabezpečení webu – konkrétně na tom, komu se rozhodnete udělit přístup k webu.

Udělení a omezení přístupu k webu se označuje jako správa oprávnění a je to jedna z nejdůležitějších povinností, které máte jako vlastník webu.

Tady je několik tipů, které je dobré mít na paměti při vytváření strategie oprávnění.

• Dodržujte zásadu nejnižších oprávnění: Přidělte uživatelům nejnižší úrovně oprávnění, kterou potřebují k plnění přiřazených úkolů.
• Uživatelům můžete udělit přístup přidáním do standardních výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci). Udělejte z většiny lidí členy skupin Členové nebo Návštěvníci a omezte počet lidí ve skupině Vlastníci.
• Pomocí dědičnosti oprávnění můžete vytvořit čistou a snadno vizualizovatelnou hierarchii. To znamená, že se vyhněte udělování oprávnění jednotlivcům, místo toho pracujte se skupinami. Tam, kde je to možné, umožněte, aby podřízené weby jednoduše dědily oprávnění z týmového webu, místo aby měly jedinečná oprávnění.
• Uspořádejte svůj obsah tak, abyste využili dědičnost oprávnění: Zvažte segmentaci obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty, než abyste je rozptýlili ve větší knihovně a chránili jedinečnými oprávněními.

Informace o nastavování oprávnění najdete v tématech Principy úrovní oprávnění v SharePointu a Úprava oprávnění pro seznam, knihovnu nebo samostatnou položku .

Informační architektura

Informační architektura webu se podobá obsahu knihy: určuje, jak jsou informace na tomto webu – jeho webové stránky, dokumenty, seznamy a data – uspořádány a prezentovány uživatelům webu. Informační architektura se často zaznamenává jako hierarchický seznam obsahu webu, klíčových slov hledání, datových typů a dalších konceptů.

Chcete-li vytvořit informační architekturu, musíte analyzovat informace, které mají být na webu prezentovány. Zde jsou některé z otázek, které můžete použít k vývoji informační architektury:

• Jaký druh obsahu budete mít na webu? Jak se to promítne do podřízených webů, seznamů, knihoven a tak dále?
• Jak budou informace na webu prezentovány?
• Jak budou uživatelé webu procházet web?
• Jak budou informace cílené na konkrétní cílové skupiny?
• Jak bude vyhledávání nakonfigurováno a optimalizováno?

Součástí informační architektury může být klasifikace informací.

Pokud mají informace, se kterými máte co do činění, vysokou hodnotu pro společnost, vyžadují speciální zabezpečení nebo se na ně vztahují pravidla pro dodržování předpisů, můžete nastavit klasifikační schéma, které identifikuje konkrétní typy obsahu, které je potřeba pečlivě spravovat.

Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení spravovat způsob správy obsahu. Příklady:

Požadovat rezervaci souborů

Pokud požadujete rezervaci souboru, zajistíte, že dokud nebude vrácen se změnami, může soubor upravovat jenom jedna osoba. Vyžadováním rezervace dokumentů zabráníte tomu, aby změny provádělo více uživatelů současně, což může vést ke konfliktům při úpravách a ke zmatkům. Povinná rezervace souborů může také pomoct připomenout členům týmu, že mají při vrácení souboru se změnami přidat komentář, takže budete moci snadněji sledovat, co se v jednotlivých verzích změnilo. Další informace najdete v článku Nastavení knihovny tak, aby byla vyžadována rezervace souborů.

Sledování verzí

Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, můžou vám se sledováním, ukládáním a obnovováním souborů pomoct knihovny. Můžete se rozhodnout sledovat všechny verze stejným způsobem. Nebo můžete některé verze označit jako hlavní (například přidání nové kapitoly do příručky) a některé verze jako vedlejší (například oprava chyby pravopisu). Pokud chcete usnadnit správu prostoru úložiště, můžete zvolit počet jednotlivých typů verzí, které chcete uložit. Další informace o správě verzí najdete v článku Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně.

Vyžadovat schválení dokumentu

Můžete určit, že schválení dokumentu je povinné. Dokumenty zůstávají ve stavu čekání na vyřízení, dokud je neschválí nebo neodmítne někdo, kdo má oprávnění tak učinit. Můžete určit, které skupiny uživatelů můžou dokument před schválením zobrazit. Tato funkce může být užitečná, pokud vaše knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, které musí být konečné, aby je ostatní viděli. Další informace o schvalování dokumentů najdete v článku Požadování schvalování položek v seznamu nebo knihovně webu.

Mějte přehled o změnách

Knihovny podporují technologii RSS, aby členové vaší pracovní skupiny mohli automaticky přijímat a zobrazovat aktualizace nebo informační kanály novinek a informací v konsolidovaném umístění. Technologie RSS vás může upozornit na jakékoli změny v knihovně, například na změnu souborů uložených v knihovně. Informační kanály RSS umožňují členům vaší pracovní skupiny zobrazit sloučený seznam souborů, které se změnily. Můžete taky vytvořit e-mailová upozornění, abyste byli upozorněni na změnu souborů. Další informace o informačních kanálech RSS najdete v článku Správa informačních kanálů RSS webu nebo kolekce webů.

Vytváření pracovních postupů

Knihovna dokumentů nebo typ obsahu můžou používat pracovní postupy, které organizace definovala pro obchodní procesy, třeba správu schvalování nebo revizí dokumentů. Vaše skupina může na svoje dokumenty aplikovat obchodní procesy, známé jako pracovní postupy, které určují akce, které je potřeba provést v určitém pořadí, například schválení nebo překlad dokumentů. Pracovní postup je automatizovaný způsob přesouvání dokumentů nebo položek v posloupnosti akcí nebo úkolů. Ve výchozím nastavení mají knihovny k dispozici tři pracovní postupy: Schválení, který směruje dokument skupině osob ke schválení; Shromáždit názory, která směruje dokument skupině osob k vyjádření názorů a vrací dokument osobě, která pracovní postup zahájila, jako kompilaci; a Shromáždit podpisy, která směruje dokument skupině osob za účelem shromáždění jejich digitálních podpisů. Další informace o pracovních postupech najdete v tématu Přehled pracovních postupů, které jsou součástí SharePointu.

Definování typů obsahu

Pokud vaše skupina pracuje s několika typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkčnost knihovny povolením a definováním více typů obsahu. Typy obsahu zvyšují flexibilitu a konzistenci napříč různými knihovnami. Každý typ obsahu může určovat šablonu a dokonce i procesy pracovního postupu. Šablony slouží jako výchozí bod pro formátování a všechny často používané texty a pro vlastnosti, které se vztahují k dokumentům daného typu, jako je název oddělení nebo číslo smlouvy. Další informace o typech obsahu najdete v tématu Úvod do typů obsahu a jejich publikování

Sledování auditu

Pokud máte skupinu citlivých souborů a bylo by užitečné vědět, jak byly tyto dokumenty používány, můžete definovat zásady, které vám umožní povolit sledování událostí, jako jsou změny, kopírování nebo mazání souborů, pomocí možnosti Audit. Informace o nastavení auditování najdete v tématu Konfigurace nastavení auditování pro kolekci webů.

Životní cyklus webu a jeho vyřazení z provozu

Weby jako třeba pracovní weby dokumentů a diskusní weby se obvykle povalují k tomu, že se pozastaví, když už nejsou užitečné, a zabírají cenné místo v úložišti a zahlcují výsledky hledání. Je dobré si stanovit plán kontroly webů a jejich obsahu (alespoň jednou ročně) a zjistit, jestli stojí za to je zachovat.

Je taky dobré mít na paměti, že větší model zásad správného řízení vaší organizace může taky dávat pozor na zastaralé weby. Správce může například automaticky odstranit weby, které byly 90 dní nedotčené. Jako vlastník webu byste dostali e-mail s upozorněním, že se to stane. Další informace o zásadách životního cyklu a vyřazení najdete v tématu Zásady uzavírání webů.