Χρήση του προτύπου τοποθεσίας ομάδας επικοινωνίας για την αντιμετώπιση κρίσεων

Το πρότυπο τοποθεσίας ομάδας επικοινωνίας κρίσεων του SharePoint είναι μια τοποθεσία ομάδας που έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί ως εσωτερική αρχική σελίδα για την ομάδα επικοινωνίας κρίσεων. Συντονίστε και προγραμματίστε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης με την ομάδα σας, διατηρώντας παράλληλα όλους ενήμερους.

Σε αυτό το άρθρο, μοιραζόμαστε τα στοιχεία που υπάρχουν στο πρότυπο τοποθεσίας ομάδας επικοινωνίας κρίσης του SharePoint και συζητάμε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε την τοποθεσία ώστε να την προσαρμόσετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. 

Δυνατότητες τοποθεσίας

• Προσαρμόσιμη τοποθεσία που συνοδεύεται από προσυμπληρωμένες εικόνες, τμήματα Web και περιεχόμενο που προορίζεται να εμπνεύσει τους συντάκτες τοποθεσιών όταν κάνουν προσαρμογές σύμφωνα με τις ανάγκες της ομάδας σας.
• Χρησιμοποιήστε Λίστες Microsoft για να δημιουργήσετε μια παρακολούθηση έργου και μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων για να διαχειριστείτε και να παρακολουθήσετε τις λεπτομέρειες του έργου με την ομάδα σας.

Βήμα 1: Προσθήκη του προτύπου τοποθεσίας ομάδας επικοινωνίας για κρίσεις

Πρώτα, ακολουθήστε τις οδηγίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης ενός προτύπου τοποθεσίας σε μια νέα ή υπάρχουσα τοποθεσία του SharePoint.

Βήμα 2: Εξέταση προ-συμπληρωμένου περιεχομένου τοποθεσίας

Εξερευνήστε προσυμπληρωμένο περιεχόμενο τοποθεσίας, τμήματα Web και σελίδες και αποφασίστε ποιες προσαρμογές τοποθεσίας θα είναι απαραίτητες για να ευθυγραμμίσετε με την εμπορική επωνυμία, τη φωνή και τον γενικό επιχειρηματικό στόχο της εταιρείας σας. 

Προ-συμπληρωμένες σελίδες τοποθεσίας:

• Αρχική σελίδα - Παρέχει και χώρο προσγείωσης για τους επισκέπτες για να διαβάσουν ειδήσεις σχετικά με τρέχουσες κρίσεις, ενημερώσεις απόκρισης, πληροφορίες σχετικά με πολιτικές και διαδικασίες και χρήσιμους πόρους.
• Τελευταία ενημέρωση - Αυτή η σελίδα παρέχει χώρο για να μοιραστείτε τρέχουσες ειδήσεις και ενημερώσεις σχετικά με κρίσεις και τον οργανισμό σας.
• Σχέδιο έργου – Παρακολουθήστε όλη την πρόοδο της εργασίας που σχετίζεται με επερχόμενα έργα. Προσαρμογή αυτού του προτύπου λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.
• Προγραμματιστής περιεχομένου – Οργανώνει περιεχόμενο που θα κοινοποιηθεί σχετικά με επερχόμενα συμβάντα. Προσαρμόστε αυτήν τη λίστα κάνοντας επεξεργασία στο πρότυπο λίστας.
• Συνομιλίες - Συνδέεται με ένα κοινόχρηστο ψευδώνυμο ομάδας και ένα ημερολόγιο ομάδας στο Outlook. Συνδέστε αυτήν την τοποθεσία σε μια ομάδα Microsoft 365 για να προσθέσετε συνομιλία σε πραγματικό χρόνο στο Microsoft Teams.
• Έγγραφα - Συνδέεται με ένα κοινόχρηστο ψευδώνυμο ομάδας και ένα ημερολόγιο ομάδας στο Outlook. Συνδέστε αυτήν την τοποθεσία σε μια ομάδα Microsoft 365 για να προσθέσετε συνομιλία σε πραγματικό χρόνο στο Microsoft Teams.
• Κάδος ανακύκλωσης - Παρέχει πρόσβαση σε περιεχόμενο ομάδας που απορρίφθηκε πρόσφατα.

Βήμα 3: Προσαρμογή της τοποθεσίας σας

Αφού προσθέσετε το πρότυπο τοποθεσίας ομάδας επικοινωνίας για κρίση, είναι ώρα να το προσαρμόσετε και να το κάνετε δικό σας. 

Προβολή σημαντικών ειδήσεων και ανακοινώσεων - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Hero για να επισημάνετε πρωτόκολλα κρίσης, ενημερώσεις καταστάσεων και χρήσιμους πόρους. Παροχή χρήσιμων πληροφοριών - Χρησιμοποιήστε το τμήμα web "Κείμενο" για να παράσχετε στην ομάδα χρήσιμες πληροφορίες. Επισήμανση συνδέσεων προς πόρους που χρησιμοποιούνται συχνά - Χρησιμοποιήστε το τμήμα web "Γρήγορες συνδέσεις" για να παρέχετε εύκολη πρόσβαση σε πόρους κρίσης. Παροχή πρόσβασης σε βασικές επαφές - Χρησιμοποιήστε το τμήμα web People για να παραθέσετε τις βασικές επαφές για την ομάδα κρίσης. Παροχή εύκολης πρόσβασης σε έγγραφα - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web βιβλιοθήκης εγγράφων για γρήγορη πρόσβαση σε πόρους και έγγραφα του τμήματος. Αναθεώρηση πρόσφατης δραστηριότητας τοποθεσίας ομάδας - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" για να προβάλετε περιεχόμενο στο οποίο απέκτησαν πρόσφατα πρόσβαση άλλα μέλη της ομάδας. Παροχή πρόσβασης σε εκπαιδευτικό υλικό και άλλους πόρους - Χρησιμοποιήστε το τμήμα web γρήγορων συνδέσεων για να επιμεληθείτε μια λίστα εσωτερικών και εξωτερικών πόρων του οργανισμού.

Προσαρμόστε την εμφάνιση, την περιήγηση στην τοποθεσία, τα τμήματα Web και το περιεχόμενο της τοποθεσίας σας, ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των χρηστών και της εταιρείας. Όταν κάνετε προσαρμογές, βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία βρίσκεται σε λειτουργία επεξεργασίας, επιλέγοντας " Επεξεργασία " στην επάνω δεξιά γωνία της τοποθεσίας. Καθώς εργάζεστε, επιλέξτε "Αποθήκευση ως πρόχειρο" ή "Αναδημοσίευση αλλαγών" για να κάνετε τις αλλαγές ορατές στους θεατές.

1. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Hero για να επισημάνετε πρωτόκολλα κρίσης, ενημερώσεις κατάστασης και χρήσιμους πόρους

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web κύριου στοιχείου και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ( ).
2. Στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές επιπέδου και πλακιδίου που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας.

Δείτε διαφορετικές διατάξεις και μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web κύριου στοιχείου.

2. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web κειμένου για να παράσχετε στην ομάδα χρήσιμες πληροφορίες

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web "Κείμενο" και επιλέξτε "Επεξεργασία ιδιοτήτων " ( ).
2. Επεξεργαστείτε το κείμενό σας απευθείας στο τμήμα Web. 

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web "Κείμενο".

3. Χρησιμοποιήστε το τμήμα web γρήγορων συνδέσεων για να παρέχετε εύκολη πρόσβαση σε πόρους κρίσης

1. Μεταβείτε στο τμήμα Web γρήγορων συνδέσεων, επιλέξτε τη σύνδεση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ( ).
2. Επεξεργαστείτε τη σύνδεση, τον τίτλο, το εικονίδιο και την περιγραφή, εάν είναι απαραίτητο.
3. Για να προσθέσετε μια σύνδεση, επιλέξτε + Προσθήκη συνδέσεων.

Δείτε διαφορετικές διατάξεις και μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web "Γρήγορες συνδέσεις".

4. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web People για να παραθέσετε τις βασικές επαφές για την ομάδα κρίσης

1. Ξεκινήστε διαγράφοντας το σύμβολο κράτησης θέσης People τμήμα Web.
2. Βρείτε την Εργαλειοθήκη ( ) στα δεξιά. Επιλέξτε "Προβολή όλων των τμημάτων Web" και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή People κάνετε μεταφορά και απόθεση από τη λίστα των τμημάτων Web.
3. Επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().
4. Προσαρμόστε τη διάταξη και εισαγάγετε το όνομα ενός ατόμου ή μιας ομάδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το τμήμα web People.

5. Χρήση του τμήματος Web βιβλιοθήκης εγγράφων για γρήγορη πρόσβαση σε πόρους και έγγραφα του τμήματος

1. Για να αλλάξετε την προβολή ή την προέλευση φακέλου για το Τμήμα Web βιβλιοθήκης εγγράφων, επιλέξτε τις ιδιότητες επεξεργασίας ( ).
2. Για να επεξεργαστείτε φακέλους, ετικέτες, περιεχόμενο βιβλιοθήκης εγγράφων, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στο περιεχόμενο τοποθεσίας, κάντε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, δείτε ενημέρωση περιεχομένου στο τμήμα Web.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web βιβλιοθήκης εγγράφων.

6. Χρησιμοποιήστε το τμήμα web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" για να παραμείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τη δραστηριότητα της ομάδας

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" και επιλέξτε "Επεξεργασία ιδιοτήτων " ( ).
2. Εισαγάγετε έναν αριθμό στην εργαλειοθήκη στην περιοχή Εμφάνιση τόσων στοιχείων κάθε φορά.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος web "Δραστηριότητα τοποθεσίας".

7. Χρήση του τμήματος web "Γρήγορες συνδέσεις" για την επιμέλεια μιας λίστας εσωτερικών και εξωτερικών πόρων της εταιρείας

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα web γρήγορων συνδέσεων και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ( ).
2. Επεξεργαστείτε τη σύνδεση, τον τίτλο, το εικονίδιο και την περιγραφή, εάν είναι απαραίτητο.
3. Για να προσθέσετε μια σύνδεση, επιλέξτε + Προσθήκη συνδέσεων.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος Γρήγορες συνδέσεις.

Προσαρμογή των ακόλουθων σελίδων εντός της τοποθεσίας

• Τελευταία ενημέρωση - Παρέχετε ενημερώσεις σχετικά με τις τρέχουσες κρίσεις και την ανταπόκριση της ομάδας σας. Προσαρμογή αυτής της σελίδας με επεξεργασία των τμημάτων web "Κείμενο " και " Παρότρυνση για δράση ".
• Σχέδιο έργου - Παρακολουθήστε τυχόν ζητήματα που μπορεί να εμποδίζουν το έργο.  Προσαρμογή αυτού του προτύπου λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.
• Χρονοδιάγραμμα περιεχομένου - Οργανώνει περιεχόμενο που θα κοινοποιηθεί πριν από τα συμβάντα. Προσαρμόστε αυτήν τη λίστα κάνοντας επεξεργασία στο πρότυπο λίστας.

Προσαρμογή της εμφάνισης και της περιήγησης τοποθεσίας

Πριν θέσετε την τοποθεσία σας σε κοινή χρήση με άλλους, βάλτε τις τελευταίες πινελιές στην τοποθεσία σας, εξασφαλίζοντας ότι οι χρήστες μπορούν να βρουν την τοποθεσία, να περιηγηθούν εύκολα σε συνδέσεις και σελίδες και να αποκτήσουν γρήγορα πρόσβαση σε περιεχόμενο της τοποθεσίας.

• Επεξεργαστείτε τις βιβλιοθήκες εγγράφων ενημερώνοντας τα ονόματα φακέλων και αποστέλλοντας πόρους.
• Επεξεργασία και προσαρμογή περιήγησης τοποθεσίας.
• Αλλάξτε την εμφάνιση της τοποθεσίας σας, προσαρμόζοντας το θέμα, το λογότυπο, τις διατάξεις κεφαλίδας και την εμφάνιση της τοποθεσίας σας.
• Προσθέστε ή καταργήστε σελίδες σε αυτήν την τοποθεσία ή την περιήγηση στην τοποθεσία για να συμπεριλάβετε υπάρχον περιεχόμενο.
• Επιλέξτε να συσχετίσετε αυτή την τοποθεσία με μια συγκεντρωτική τοποθεσία εντός του οργανισμού σας ή προσθέστε αυτή την τοποθεσία σε μια υπάρχουσα περιήγηση συγκεντρωτικής τοποθεσίας , εάν είναι απαραίτητο.

Βήμα 4: Κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με άλλους

Κάντε κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με άλλους αφού προσαρμόσετε την τοποθεσία σας, την εξετάσετε και δημοσιεύσετε το τελικό πρόχειρο. 

1. Επιλέξτε "Ρυθμίσεις " και, στη συνέχεια, "Δικαιώματα τοποθεσίας".
2. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Πρόσκληση ατόμων " και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη μελών"και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη μελών" για να παραχωρήσετε πλήρη πρόσβαση σε περιεχόμενο τοποθεσίας ομάδας, κοινόχρηστους πόρους, όπως η ομάδα, το ημερολόγιο του Outlook, και δικαιώματα επεξεργασίας στην τοποθεσία.
3. Στη συνέχεια, επιλέξτε Πρόσκληση ατόμων και, στη συνέχεια, Κοινή χρήση μόνο τοποθεσίας και, στη συνέχεια, Αποθήκευση για κοινή χρήση της τοποθεσίας, αλλά όχι κοινόχρηστων πόρων ή δικαιωμάτων επεξεργασίας τοποθεσίας.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση ρυθμίσεων τοποθεσίας ομάδας, πληροφοριών και δικαιωμάτων τοποθεσίας.

Βήμα 5: Διατηρήστε την τοποθεσία σας

Μετά τη δημιουργία και την εκκίνηση της τοποθεσίας σας, η επόμενη σημαντική φάση είναι η διατήρηση του περιεχομένου της τοποθεσίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο για να διατηρείτε ενημερωμένο το περιεχόμενο και τα τμήματα Web. 

Βέλτιστες πρακτικές συντήρησης τοποθεσίας:

• Σχεδιασμός για συντήρηση τοποθεσίας - Καταρτίστε ένα χρονοδιάγραμμα για την επανεξέταση του περιεχομένου της τοποθεσίας όσο συχνά χρειάζεται, ώστε να διασφαλίσετε ότι το περιεχόμενο εξακολουθεί να είναι ακριβές και σχετικό.
• Δημοσιεύετε τακτικά ειδήσεις - Διανείμετε τις πιο πρόσφατες ανακοινώσεις, πληροφορίες και κατάσταση σε ολόκληρη την εταιρεία.  Μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια δημοσίευση ειδήσεων σε μια τοποθεσία ομάδας ή μια τοποθεσία επικοινωνίας και δείξτε σε άλλα άτομα που θα δημοσιεύουν ανακοινώσεις πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις ειδήσεις του SharePoint.
• Έλεγχος συνδέσεων και τμημάτων Web - Διατηρήστε ενημερωμένες τις συνδέσεις και τα τμήματα Web για να βεβαιωθείτε ότι αξιοποιείτε την πλήρη αξία της τοποθεσίας σας.
• Χρήση αναλυτικών στοιχείων για τη βελτίωση της δέσμευσης - Προβάλετε τη χρήση της τοποθεσίας χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη αναφορά δεδομένων χρήσης για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με δημοφιλές περιεχόμενο, επισκέψεις τοποθεσιών και πολλά άλλα.
• Περιοδική αναθεώρηση των ρυθμίσεων τοποθεσίας - Αφού δημιουργήσετε μια τοποθεσία στο SharePoint, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις ρυθμίσεις, τις πληροφορίες τοποθεσίας και τα δικαιώματα για την τοποθεσία.

Περισσότεροι πόροι προσαρμογής

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το σχεδιασμό, τη δημιουργία και τη συντήρηση τοποθεσιών του SharePoint.

Δείτε περισσότερα πρότυπα τοποθεσίας του SharePoint.