Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Realizar un seguimiento de la información y administrarla con el control de versiones en SharePoint listas y bibliotecas. Ver y recuperar versiones anteriores desde el historial del elemento.

Cuando se habilita, se agregan nuevas versiones al historial de un elemento después de que se hayan guardado los cambios. El número de versiones almacenadas y la visibilidad de borradores o versiones secundarias se pueden modificar para cada lista y biblioteca.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint Online

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. Seleccione configuración Botón configuración de forma de engranaje y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca o configuración de lista.

    Menú configuración con la configuración de la biblioteca seleccionada o Menú configuración con la configuración de lista resaltada

  3. En la página configuración , seleccione configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  4. En la página configuración de versión , tiene las siguientes opciones disponibles:

    • Para una biblioteca de documentos

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos con solo versiones principales o versiones principales y secundarias.

      • Limite el número de versiones y borradores que desea conservar.

      • Establezca quién puede ver los elementos borradores.

      • Requerir que los documentos se revisen antes de poder modificarlos.

        Opciones de configuración de biblioteca en SharePoint Online, que muestra el control de versiones habilitado
    • Para obtener una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limite el número de versiones y borradores que desea conservar.

      • Establezca quién puede ver los elementos borradores de la lista.

        Opciones de configuración de lista en SharePoint Online, que muestra el control de versiones habilitado
  5. Seleccione Aceptar.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior en una lista o biblioteca de SharePoint Online

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. Junto al elemento para el que desea ver el historial, seleccione ... (puntos suspensivos).

  3. Seleccione historial de versiones.

    Menú contextual de la biblioteca de documentos con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve historial de versiones, seleccione másy, a continuación, seleccione historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo historial de versiones , mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha en una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha hacia abajo.

    Botón del cuadro de diálogo desplegable versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú de elemento de versión
    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo en el que puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaure el documento. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. La agregará como una nueva versión.

    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Solo aparece en documentos aprobados, en lugar de eliminar.

  6. Cuando haya terminado, en la esquina superior derecha, seleccione X.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2016 o 2013

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. En la cinta de opciones, seleccione biblioteca o lista.

    La pestaña biblioteca y examinar de la cinta de opciones o Pestaña lista seleccionada en la cinta

  3. En el Grupo configuración, seleccione configuración de biblioteca o configuración de lista.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta o Configuración de la lista en la cinta

  4. En la página configuración , seleccione configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  5. En la página Configuración de la versión , están disponibles las siguientes opciones:

    • Para una biblioteca de documentos

      Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones
      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos, ya sea en las versiones principales o en las versiones principales y secundarias.

      • Limite el número de versiones y borradores que desea conservar.

      • Establezca quién puede ver los elementos borradores.

      • Requerir que los documentos se revisen antes de poder modificarlos.

    • Para obtener una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limite el número de versiones y borradores que desea conservar.

      • Establezca quién puede ver los elementos borradores de la lista.

  6. Seleccione Aceptar.

Para deshabilitar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2016 o 2013

Siga los mismos pasos para habilitar, pero en la página Configuración de la versión , seleccione sin control de versiones. Para requerir la aprobación de contenido, también puede seleccionar no.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. En la cinta de opciones, seleccione archivoso seleccione elementos. Si no hay una cinta, junto al elemento para el que desea ver el historial, seleccione ... (puntos suspensivos).

  3. Seleccione historial de versiones.

    La pestaña Archivo con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve historial de versiones, en el cuadro de diálogo, seleccione ... (puntos suspensivos) y, a continuación, seleccione historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo historial de versiones , mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha en una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha hacia abajo.

    Botón del cuadro de diálogo desplegable versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú de elemento de versión
    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo en el que puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaure el documento. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. La agregará como una nueva versión.

    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Solo aparece en documentos aprobados, en lugar de eliminar.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en la X situada en la esquina superior derecha.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca de 2010 de SharePoint

Para habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre no aparece en el panel de Inicio rápido , seleccione todo el contenido del sitioy, a continuación, seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo herramientas de lista o herramientas de biblioteca , seleccione la pestaña lista o biblioteca .

  3. Seleccione configuración de la lista o configuración de la biblioteca.

    Botón Configuración de lista de una cinta de opciones de SharePoint o Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation

    Se abrirá la página Configuración de la lista o configuración de la biblioteca .

  4. En Configuración general, seleccione configuración de versiones.

    Subconjuntos, selección de configuración de versiones

    Se abrirá el cuadro de diálogo configuración de versiones .

    Establecer las versiones principales y secundarias, requerir aprobación, especificar quién puede ver los elementos y requerir la desprotección.
  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Para las bibliotecas de documentos, en la sección historial de versiones del elemento , en ¿desea crear una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos?, seleccione solo versiones principales o versiones principales y secundarias.

    Para las listas, en la sección historial de versiones del elemento , en ¿desea crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista?, seleccione .

  6. Faculta Seleccione el número de versiones que desea conservar en la lista.

  7. Faculta Para listas, seleccione el número de versiones aprobadas para las que desea conservar los borradores. Esta opción está disponible en la sección aprobación de contenido cuando selecciona .

    Para bibliotecas, establezca un número en mantener borradores para el siguiente número de versiones principales.

  8. Faculta Determinar qué usuarios pueden ver el borrador de elementos. En una lista, esta opción solo está disponible en la sección aprobación de contenido cuando establece la aprobación de contenido para los elementos enviados en .

    Seleccione una de las opciones siguientes.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Permite el acceso a cualquier persona que tenga permisos de lectura para el sitio.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos. Restringe la vista de los borradores a aquellos que tienen permisos de edición.

    • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento). Restringe la vista solo al autor original del elemento y a aquellos que tienen permisos para aprobar elementos de la lista.

  9. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página configuración , seleccione Aceptar.

Principio de página

Deshabilitar el control de versiones en una lista o biblioteca de 2010 de SharePoint

Siga los mismos pasos para habilitar el control de versiones, pero siga uno de estos procedimientos:

  1. Para las bibliotecas de documentos, en la sección historial de versiones del elemento , en ¿desea crear una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos?, seleccione sin control de versiones.

  2. Para las listas, en la sección historial de versiones del elemento , en ¿desea crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista?, seleccione no.

  3. Seleccione Aceptar.

Principio de página

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista o biblioteca de 2010 de SharePoint

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. Junto al documento o elemento que desea ver en el historial de versiones, seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione historial de versiones.

    Menú desplegable de un documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo historial de versiones , mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha en una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha hacia abajo.

    Vesrion con lista desplegable con la vista resaltada
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo en el que puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Cuadro de diálogo historial de versiones de SharePoint 2010

      En el cuadro de diálogo Ver , es posible que pueda editarse, aunque normalmente está desactivado. Para editar, desde la lista desplegable en el archivo o elemento, seleccione Editar propiedades.

    • Restaure el documento. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. Lo agrega como una nueva versión.

      Lista desplegable de versiones con la restauración resaltada.
    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

      Historial de versiones con la eliminación resaltada en una versión
    • La anulación de la publicación de esta versión se muestra al usar la aprobación y la publicación en los documentos o elementos.

      Lista desplegable de versiones con la anulación de la publicación resaltada
  5. Cuando haya terminado, en la esquina superior derecha, seleccione Xsi el cuadro de diálogo de versión no se ha cerrado todavía.

Habilitar el control de versiones en un elemento de SharePoint 2007

  1. Si la lista o biblioteca aún no está abierta, en Inicio rápido, seleccione su nombre.

    Si el nombre de la lista o biblioteca no aparece, seleccione ver todo el contenido del sitioy, a continuación, seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

    1. Seleccione configuración Menú Configuración y, después, seleccione Configuración de la lista o configuración de la biblioteca de documentos.

      Selección de la opción Configuración de la biblioteca de documentos en el menú configuración
  2. En Configuración general, seleccione configuración de versiones.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Configuración de versiones para activar el control de versiones, la aprobación y requerir la protección
    • Para los elementos de la lista, para especificar que se realice el seguimiento de las versiones, en la sección historial de versiones del elemento , seleccione crear una versión cada vez que edite un elemento de una lista.

    • En el caso de los archivos, para especificar que solo se realiza el seguimiento de un tipo de versión, en la sección historial de versiones del documento , seleccione crear versiones principales.

    • Para los archivos, para especificar que se realice el seguimiento de las versiones principales y secundarias, en la sección historial de versiones del documento , seleccione crear versiones principales y secundarias (borradores).

  4. Puede especificar cuántas versiones de elementos o archivos desea conservar. Siga uno de estos procedimientos en la sección historial de versiones del elemento o historial de versiones del documento :

    • Para especificar el número de versiones de los elementos de lista que se almacenan, active la casilla mantener el siguiente número de versiones y, a continuación, escriba el número de versiones que desea conservar.

    • Para especificar el número de versiones principales de archivos de documentos que se almacenan, active la casilla mantener el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales que desea conservar.

    • Para especificar el número de versiones de documento secundarias que se van a mantener, active la casilla mantener borradores para el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales para las que desea conservar borradores (versiones secundarias).

  5. Seleccione Aceptar.

Deshabilitar el control de versiones en un elemento de SharePoint 2007

Siga los pasos para habilitar el control de versiones, pero en el cuadro de diálogo configuración de versiones , seleccione sin control de versiones.

Control de versiones y aprobación desactivado

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista o biblioteca de 2007 de SharePoint

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. Junto al documento o elemento que desea ver en el historial de versiones, seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione historial de versiones.

    Menú desplegable de un documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo historial de versiones , mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha en una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha hacia abajo.

    Vesrion con lista desplegable con la vista resaltada
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo en el que puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Cuadro de diálogo ver una versión

      En el cuadro de diálogo Ver , elimine o restaure el elemento o vuelva al historial de versiones.

    • Restaure el documento. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. La agregará como una nueva versión.

      Menú desplegable de versiones con la restauración resaltada
    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

      Cuadro desplegable de versiones en un archivo con la opción eliminar resaltada
    • La anulación de la publicación de esta versión se muestra al usar la aprobación y la publicación en los documentos o elementos.

      Lista desplegable de archivos publicados con la opción anular la publicación de esta versión resaltada
  5. Cuando haya terminado, en la esquina superior derecha, seleccione X si el cuadro de diálogo de versión no se ha cerrado todavía.

Otras opciones de configuración que afectan al control de versiones

Puede configurar otras opciones que afecten al control de versiones. En las listas o bibliotecas, puede requerir que se apruebe el contenido. En las bibliotecas, puede requerir que los archivos estén desprotegidos.

Para obtener más información sobre esta configuración y más, consulte ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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