Mihin Viva Engage -tiedostoni tallennetaan?

Viva Engage -pilvitallennustilaan tallennetut tiedostot

Ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon tallennetut tiedostot

Uusien tiedostojen tallennussijainti

Uudet tiedostot tallennetaan Viva Engage -pilvitallennustilaan ryhmään, johon tiedosto liitetään tai ladataan. Ne näkyvät ryhmän Tiedostot-luettelosta .

Microsoft 365 yhdistettyjen ryhmien uudet tiedostot tallennetaan yhteisön SharePoint-tiedostokirjastoon. Ne näkyvät Viva Engage -ryhmän Tiedostot-luettelossa tai yhteisön SharePoint-tiedostokirjaston Sovellukset/Viva Engage -kansiossa.

Viva Engageen tallennetut tiedostot, ennen kuin organisaatiosi saa uuden ominaisuuden, säilyvät Viva Engage -pilvitallennustilassa.

Uuden Office-tiedoston luominen

Valitse Viva Engage -ryhmän Tiedostot-luettelostaUusi ja valitse Word-asiakirja, PowerPoint-esitys tai Excel-työkirja.

Et voi luoda uusia tiedostoja Tiedostot-sivulta. Tiedostot on luotava toisessa sijainnissa ja ladattava sitten Viva Engageen.

Tiedostojen järjestely

Kunkin ryhmän tiedostot tallennetaan luetteloon. Voit tarkastella kaikkia asiakirjoja, kuvia tai videoita, mutta muita tapoja luettelon lajitteluun tai uudelleenjärjestämiseen ei ole.

Napsauta oikeanpuoleisessa siirtymisruudussa ryhmän SharePoint-tiedostokirjastolinkkiä , valitse Sovellukset/Viva Engage - kansio ja voit lajitella ja suodattaa tiedostoluettelon.

Tiedostot voidaan järjestää uudelleen alikansioihin tai siirtää, ja Viva Engagen linkit toimivat edelleen. Tämä uudelleenjärjestely näkyy vain siirtymällä SharePoint-tiedostokirjastoon.

Huomaa, että kun tarkastelet Viva Engage -tiedostojen luetteloa, luettelo osoittaa vain, että tiedosto on tallennettu SharePointiin eikä määritä kansion nimeä.

Tiedoston esikatselu

Napsauta tiedostoa ja valitse sitten Napsauta tätä, jos haluat tarkastella tätä tiedostoa.

Napsauta tiedostoa.

Viva Engage -tiedoston muokkaaminen

Word-, Excel- ja PowerPoint-asiakirjoissa muutokset on tehtävä Office Onlinessa. Et voi käyttää Word-, Excel- tai PowerPoint-sovelluksia tiedoston muokkaamiseen ja uuden version lataamiseen.

Muokkaa tiedostoa ja muita toimintoja sijaitsee esikatselun alapuolella.

Jos Muokkaa tiedostoa -toimintoa ei näytetä, asiakirja on vain luku -muotoinen, koska uusia tiedostoja tallennetaan SharePointiin. Jotta voit muokata sitä, sinun on ladattava se ja ladattava se uudelleen. Lisätietoja on artikkelissa Aiemmin päivitetyn tiedoston muokkaaminen, kun Yhdistetty Viva Engage -ryhmä tallentaa tiedostoja SharePointiin

Word-, Excel- ja PowerPoint-asiakirjoissa muutoksia voi tehdä Office Onlinessa tai sovelluksessa. Muutoksia seurataan SharePoint-tiedostokirjastossa.

Muokkaa asiakirjaa ja muita toimintoja sijaitsee esikatselun yläpuolella.

Kuka voi käyttää tiedostoja

Käyttöoikeudet määräytyvät sen yhteisön mukaan, jossa tiedosto on. Kuka tahansa voi tarkastella ja muokata tiedostoja julkisissa yhteisöissä. Vain jäsenet voivat tarkastella ja muokata yksityisten yhteisöjen tiedostoja. Liitetiedostoja sisältävien yksityisten viestien vastaanottajat voivat tarkastella näitä tiedostoja.

Alkuperäiset käyttöoikeudet määräytyvät sen yhteisön mukaan, johon tiedosto tallennetaan, mutta SharePoint-järjestelmänvalvojat voivat muuttaa yksittäisten tiedostojen käyttöoikeuksia.

Miten vieraat käyttävät tiedostoja

Kaikki organisaation sisäiset tai ulkopuoliset käyttäjät tai vieraat voivat liittää tiedoston yhteisöön, jonka jäsen he ovat, sekä lukea ja muokata yhteisön tiedostoja.

Tiedostojen vieraskäyttö riippuu vieraan tyypistä:

Verkkotason vierailla ei ole oletusarvoista käyttöoikeutta SharePointiin tallennettujen Viva Engage -tiedostojen tarkastelemiseen.

• Jos haluat, että hän voi pyytää tiettyjen tiedostojen tarkasteluoikeutta, hänet on lisättävä Azure B2B -vieraana Microsoft 365 alihallintaan. Lisätietoja on artikkelissa Azure Active Directory B2B -dokumentaatio.

• Verkkotason vieraat, jotka ovat Azure B2B -vieraita ja yhteisön jäseniä, voivat tarkastella, ladata ja muokata SPO-tiedostokirjastosta. He eivät voi tehdä sitä Viva Engagelta.

• Jos haluat, että he voivat ladata tiedostoja tiettyyn yhteisöön SharePointista tai käyttää SharePointiin ladattuja tiedostoja oletusarvoisesti, lisää ne yhteisön jäseniksi SharePointissa.

• Keskustelutason vierailla ei ole oletusarvoista käyttöoikeutta SharePointiin tallennettuihin tiedostoihin. Jos haluat, että he voivat pyytää pääsyä keskustelun tiettyihin tiedostoihin, lisää ne Azure B2B -vieraana Microsoft 365 vuokraajassa. He eivät voi ladata tiedostoja.

• Ulkoiset vieraat voivat olla vain ulkoisten ryhmien jäseniä. Ulkoiset ryhmät tallentavat tiedostoja vain Viva Engagessa.

Estä muita tekemästä muutoksia

Yhteisön järjestelmänvalvojat tai tiedostojen omistajat voivat merkitä tiedoston version viralliseksi versioksi. Tämä estää muita muokkaamasta sitä.

SharePointissa kuka tahansa yhteisön jäsen voi kuitata tiedoston ulos, mikä estää muita muokkaamasta sitä. SharePoint-järjestelmänvalvojat voivat myös muuttaa yksittäisen tiedoston käyttöoikeuksia.

Muutosten jäljittäminen

Viva Engagen tiedostosivun muutosten seuraaminen ja tarkasteleminen.

Vanhoja versioita ei voi poistaa.

Tarkastele SharePoint-tiedostokirjaston muokkaushistoriaa ja aiempia versioita.

Muutosloki sisältää lisää muutostietoja, ja vanhemmat versiot voidaan poistaa.

Merkitse viralliseksi

Yhteisön järjestelmänvalvojat tai tiedostojen omistajat voivat merkitä tiedoston version viralliseksi versioksi. Tämä estää muita muokkaamasta sitä, ja tiedosto näkyy keltaisella tähdellä Tiedosto-luettelossa.

Tiedoston tiettyä versiota ei voi merkitä viralliseksi.

Haku

Viva Engage -haku sisältää .docx, .pptx ja .pdf tiedostojen uusimman version ensimmäiset 5 000 merkkiä sekä metatiedot, kuten otsikon ja tekijän.

Viva Engage -haku hakee vain otsikkoa ja tekijää. Jos haluat tehdä Sisältöhaun Viva Engage -tiedostoista SharePointissa, sinun on tehtävä haku SharePoint-tiedostokirjastosta.