Office 365 tiedostojen muokkaaminen Viva Engage

Kuka tahansa Viva Engage yhteisön jäsen voi muokata tiedostoja, joita käyttäjät julkaisevat siellä. Viva Engage tallentaa kunkin tiedoston versiohistorian.

Huomautukset:

Viva Engage tallentaa kaikkien yhdistettyjen yhteisöjen tiedostot SharePointiin. Kaikki tiedostot ovat käytettävissä Viva Engage. Kun Viva Engage muodostaa yhteyden Microsoft 365:een, kukin yhteisö linkittää Microsoft 365 -ryhmään. Jos haluat tarkistaa, onko organisaatiossasi tämä ominaisuus, lue artikkeli Viva Engage tiedostojen tallennussijainti.
Vanhat Viva Engage asennukset käyttävät eri pilvitallennusjärjestelmää. Useimmat on muunnettu Microsoft 365:ksi SharePoint-tallennustilan avulla. Tämän muunnoksen aikana kaikki Viva Engage yhdistettyjen yhteisöjen aiemmin luodut tiedostot ovat vain luku -muotoisia. Tällaisissa tapauksissa sinun on ladattava ja ladattava tiedosto uudelleen ja muokattava sitten äskettäin ladattua versiota tarvittaessa. Lisätietoja on seuraavissa osissa.

Tiedostojen muokkaustavat, versiohistorian tarkasteleminen ja aiempien muokkausten avaaminen määräytyvät tiedostotyypin ja tiedoston tallennuspaikan mukaan.

Word-, PowerPoint- tai Excel-tiedostot, jotka on tallennettu Viva Engage: Voit seurata muutoksia tiedoston Viva Engage-sivulta avaamalla tiedoston Office 365.

Työskentely Microsoft 365:n verkkoversio on samanlaista kuin työpöydälläMicrosoft 365. Vihjeitä ja ohjeita Microsoft 365:n verkkoversio sovellusten käsittelemiseen on artikkelissa Word verkkoversion perustoiminnot, Excel Onlinen perustoiminnot ja PowerPointin verkkoversio perustoiminnot.
Jos haluat nähdä versiohistorian, tarkista kunkin tiedoston Viva Engage sivu.
SharePointiin tallennetut Word-, PowerPoint- tai Excel-tiedostot: Voit seurata muutoksia joko Microsoft 365:n verkkoversio tai suoraan Word, PowerPointissa tai Excelissä. Versiohistoriaa tarkastellaan ryhmän SharePoint Online -tiedostokirjastossa.
Muuntyyppiset tiedostot: Lataa tiedosto, tee muutoksia ja lataa päivitetty tiedosto. Viva Engage seuraa tiedostojen tiedostomuutoksia pilvitallennustilassa ja SharePointissa SharePointiin tallennettujen tiedostojen osalta.

Keskustelun tiedoston esikatselu tai muokkaaminen

Valitse tiedosto. Viva Engage avaa tiedostosivun ja näyttää esikatselun, jos se on käytettävissä.

Vihje: Jos haluat muita tiedostoasetuksia, valitse keskustelun liiteruudusta Lisää .
Valitse Tiedostotoiminnot-luettelostaMuokkaa tiedostoa. Tiedostolle avautuu uusi välilehti.
Tee haluamasi muutokset. Lopeta muokkaaminen sulkemalla selaimen välilehti. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti liitettyyn tiedostoon.
Jos tiedosto on tallennettu SharePointiin, näet yläreunassa vaihtoehdon muokata tiedostoa Word, Excelissä tai PowerPointissa.

Jos esikatselua ei ole tai Muokkaa tiedostoa -linkkiä ei ole, toimi seuraavasti:
Valitse Lataa (tai Lataa) napsauttamalla ja tallenna tiedosto tietokoneeseesi.
Muokkaa tiedostoa (ei tarvita latauksia varten).
Lataa se Viva Engage etsimällä alkuperäinen versio. Valitse sitten Tiedostotoiminnot > Lataa uusi versio. Lataus palauttaa tiedoston luku- ja kirjoitustilaan.

Ryhmän tiedoston esikatselu tai muokkaaminen

Valitse ryhmässä Tiedostot ja napsauta sitten tiedostonimeä. Tiedosto näkyy keskustelussa, johon se on lähetetty.
Jos haluat esikatsella tiedostoa, valitse Napsauta tätä, jos haluat tarkastella asiakirjaa. Jos tiedostoa voi esikatsella, esikatselu avautuu.
Jos haluat muokata tiedostoa, valitse Tiedostotoiminnot > Muokkaa tiedostoa.
Tee haluamasi muutokset. Lopeta muokkaaminen sulkemalla selaimen välilehti. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti liitettyyn tiedostoon.
Jos tiedosto on tallennettu SharePointiin, voit muokata tiedostoa yläreunassa Word, Excelissä tai PowerPointissa.

Jos et voi valita Muokkaa tiedostoaTiedostotoiminnot-luettelosta :
Valitse Tiedostotoiminnot-luettelostaLataa ja tallenna tiedosto tietokoneeseesi.
Muokkaa tiedostoa tarvittaessa ja lataa se Viva Engage etsimällä alkuperäinen versio. Valitse sitten Tiedostotoiminnot > Lataa uusi versio. Lataus palauttaa tiedoston luku- ja kirjoitustilaan.

Tiedoston esikatselu tai muokkaaminen Viva Engage tiedostot -luettelosta

Jos haluat etsiä tiedoston, kun et ole varma, missä yhteisössä se on, valitse asetuskuvake , valitse Tiedostot ja tutustu sitten tiedoston todennäköisimpään sijaintiin.

Tässä näkymässä tiedostotoiminnot näkyvät Viimeksi päivitetty -sarakkeen avattavassa valikossa.
Jos haluat esikatsella tiedostoa, valitse Esikatselu.

Jos esikatselu ei ole luettelossa, se ei ole käytettävissä tämän tyyppisessä tiedostossa.
Jos haluat muokata tiedostoa, valitse Muokkaa.
Muokkaa tiedostoa. Lopeta muokkaaminen sulkemalla selaimen välilehti. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti liitettyyn tiedostoon.
Jos tiedosto on tallennettu SharePointiin, voit muokata tiedostoa yläreunassa Word, Excelissä tai PowerPointissa.

Jos muokkaaminen ei onnistu, sinun on ladattava ja muokattava tiedostoa ja ladattava se sitten uudelleen.
Tallenna tiedosto tietokoneeseesi valitsemalla Lataa.
Muokkaa tiedostoa ja lataa se Viva Engage etsimällä alkuperäinen versio. Valitse sitten Tiedostotoiminnot > Lataa uusi versio.

Tiedostojen käsitteleminen SharePointista

Jos haluat suorittaa tehtäviä Tiedostoille SharePointissa, valitse ryhmäsivun SharePoint-tiedostokirjasto-linkki ja siirry Sovellukset-kansioon.

Lisätietoja Tiedostojen käsittelemisestä SharePointista on seuraavissa artikkeleissa:

Usein kysytyt kysymykset

K: Miten voin varmistaa, että Office 365 tiedostoon tekemäni muutokset tallennetaan?

A: Muutokset tallennetaan, kun teet niitä Office 365. Jos haluat tarkistaa, että muutokset ovat tiedostossa, päivitä selain ja katso tiedoston esikatselua.

K: Miksi jotkin Office 365 tiedostot ovat vain luku -tilassa?

A: Jos Muokkaa-linkki puuttuu Word-, PowerPoint- tai Excel-tiedostoista, organisaatiosi Viva Engage asennus on siirtynyt Office 365 ja Viva Engage tiedostot tallennetaan nyt SharePointiin. Tiedosto on ladattava ja ladattava uudelleen. Tämä palauttaa tiedoston luettavaksi ja kirjoitettavaksi.

K: Kun käsittelen tiedostotyyppiä, jota en voi muokata Viva Engage, voinko korvata aiemman version päivitetyllä?

A: Jos tiedostotyyppi on jokin muu kuin Word, PowerPoint ja Excel, kyllä. Etsi tiedoston alkuperäinen versio Viva Engage ja valitse Lataa uusi versioTiedostotoiminnot-luettelosta. Uuden version lataaminen ei ole käytettävissä Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjoissa: tämäntyyppisten tiedostojen versioiden seuranta on mahdollista vain, jos muutokset tehdään Office 365 avulla.

K: Miten voin varmistaa, ettei kukaan muuta tiedostoani?

A: Jos tiedosto on tallennettu Viva Engage, pyydä ryhmän järjestelmänvalvojaa napsauttamaan sen nimeä ja valitse sitten vasemmalla olevasta Tiedostotoiminnot-luettelostaMerkitse viralliseksi ja Lukitse muutokset.

Tiedosto näkyy keltaisella tähdellä.
Jos tiedosto on SharePointissa, voit kuitata tiedoston ulos ja varmistaa, ettei kukaan muu voi avata sitä, tai voit muuttaa tiedoston SharePoint-käyttöoikeuksia.
1. Voit etsiä tiedoston SharePointista napsauttamalla SharePoint-tiedostokirjasto-linkkiä yhdistetyn ryhmän sivulla ja selaamalla Sovellukset-kansioon.
2. Noudata SharePoint-ohjeita kohdassa Kirjaston tiedostojen uloskuittaaminen, sisäänkuittaaminen tai hylkääminen tai SharePoint-luettelon tai -kirjaston käyttöoikeuksien muokkaaminen ja hallinta.