Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa

Voit seurata ja hallita tietoja ajan kuluessa luetteloiden ja kirjastojen versiotietojen avulla sekä tarkastella ja palauttaa kohteen historiatietoja.

Kun ominaisuus on käytössä, kohteen historiaan lisätään uusia versioita, kun muutokset on tallennettu. Tallennettujen versioiden määrää ja luonnos- tai aliversioiden näkyvyyttä voidaan muokata kussakin luettelossa ja kirjastossa.

Moderni 2016, 2013 2010



Versioimisen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa

Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat ottaa versioimisen käyttöön.
Valitse asetukset ja valitse sitten Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset.
Valitse Asetukset-sivullaVersioasetukset.
Versioasetukset-sivulla on käytettävissä seuraavat asetukset:
- Tiedostokirjasto:
  - Vaadi lähetettyjen kohteiden sisällön hyväksyntä.
  - Luo versio aina, kun muokkaat tiedostoa tässä tiedostokirjastossa käyttämällä joko pääversioita tai pää- ja aliversioita.
  - Rajoita säilytettävien versioiden ja luonnosten määrää.
  - Määritä, kuka voi nähdä versiokohteita.
  - Edellytä asiakirjojen kuittaamista ulos ennen kuin niitä voi muokata.
- Luettelo:
  - Vaadi lähetettyjen kohteiden sisällön hyväksyntä.
  - Luo versio aina luettelokohdetta muokattaessa
  - Rajoita säilytettävien versioiden ja luonnosten määrää.
  - Määritä, kuka voi nähdä luettelon luonnoskohteita.
Valitse OK.

Aiemman version tarkasteleminen, palauttaminen tai poistaminen luettelossa tai kirjastossa

Avaa luettelo tai kirjasto sen kohteen tai tiedoston kanssa, jonka historiaa haluat tarkastella.
Valitse sen kohteen vierestä, jonka historiaa haluat tarkastella, ... (kolme pistettä).
Valitse Versiohistoria.

Jos et näe versiohistoriaa,valitse Lisääja valitse sitten Versiohistoria.
Vie hiiren osoitin Versiohistoria-valintaikkunassa aiemman version päivämäärälinkin päälle ja avaa valikko valitsemalla alanuoli.
Valikossa voit tehdä seuraavia asioita.
- Näyttää nykyinen asiakirja. Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit palauttaa tai poistaa aiemman version sekä nähdä nykyisen hyväksyntätilan. Voit myös muokata nykyistä versiota tässä valintaikkunassa.
- Palauttaa asiakirjan. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kehotetaan tekemään siitä parhaillaan hyväksytty asiakirja. Tällöin tämä lisätään uutena versiona.
- Poistaa asiakirjan. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään, haluatko varmasti lähettää kohteen roskakoriin.
- Hylätä tämän version. Näkyy vain hyväksytyssä tiedostossa Delete-dokumentin sijaan.
Kun olet valmis, valitse oikeassa yläkulmassa X.

Versioimisen ottaminen käyttöön ja määrittäminen SharePoint 2016:n tai SharePoint 2013:n luettelossa tai -kirjastossa

Siirry kirjastoon tai luetteloon, jossa haluat ottaa versiot käyttöön.
Valitse valintanauhassa Kirjasto tai Luettelo.

tai
Valitse Asetukset-ryhmässäKirjaston asetukset taiLuetteloasetukset.

tai
Valitse Asetukset-sivullaVersioasetukset.
Versioasetukset-sivulla on käytettävissä seuraavat asetukset:
- Tiedostokirjastoa varten
  - Vaadi lähetettyjen kohteiden sisällön hyväksyntä.
  - Luo versio joka kerta kun muokkaat tiedostoa tässä asiakirjakirjastossa, joko pääversioita tai pää- ja aliversioita.
  - Rajoita säilytettävien versioiden ja luonnosten määrää.
  - Määritä, kuka voi nähdä versiokohteita.
  - Edellytä asiakirjojen kuittaamista ulos ennen kuin niitä voi muokata.
- Luetteloa varten
  - Vaadi lähetettyjen kohteiden sisällön hyväksyntä.
  - Luo versio aina luettelokohdetta muokattaessa
  - Rajoita säilytettävien versioiden ja luonnosten määrää.
  - Määritä, kuka voi nähdä luettelon luonnoskohteita.
Valitse OK.

Versiotietojen poistaminen käytöstä SharePoint 2016- tai 2013 -luettelossa tai kirjastossa

Tee samat käyttöönottovaiheet, mutta valitse Versioasetukset-sivullaEi versioinnissa. Jos haluat edellyttää sisällön hyväksyntää,voit myös valita Ei.

Aiemman version tarkasteleminen, palauttaminen tai poistaminen

Jos haluat palauttaa asiakirjan aiemman version, suorita nämä vaiheet.

Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka sisältämän asiakirjan historiaa haluat tarkastella.
Valitse valintanauhassa Tiedostottai Valitse Kohteet. Jos valintanauhaa ei ole, valitse sen kohteen vieressä, jonka historiaa haluat tarkastella, ... (kolme pistettä).
Valitse Versiohistoria.

Jos et näe versiohistoriaa,valitse valintaikkunassa ... (kolme pistettä) ja valitse sitten Versiohistoria.
Vie hiiren osoitin Versiohistoria-valintaikkunassa aiemman version päivämäärälinkin päälle ja avaa valikko valitsemalla alanuoli.
Valikossa voit tehdä seuraavia asioita.
- Näyttää nykyinen asiakirja. Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit muokata, palauttaa tai poistaa sekä nähdä nykyisen hyväksyntätilan.
- Palauttaa asiakirjan. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kehotetaan tekemään siitä parhaillaan hyväksytty asiakirja. Tällöin tämä lisätään uutena versiona.
- Poistaa asiakirjan. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään, haluatko varmasti lähettää kohteen roskakoriin.
- Hylätä tämän version. Näkyy vain hyväksytyssä tiedostossa Delete-dokumentin sijaan.
Kun olet valmis, valitse X oikeassa yläkulmassa.

Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen SharePoint 2010 -luettelossa tai kirjastossa

Voit ottaa versioimisen käyttöön ja määrittää sen luettelossa tai kirjastossa seuraavasti.

Siirry luetteloon tai kirjastoon, jota aiot käyttää. Jos nimeä ei näy pikakäynnistysruudussa, valitse Kaikki sivuston sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.
Valitse valintanauhan Luettelotyökalut- taiKirjaston työkalut -ryhmässäLuettelo- taiKirjasto-välilehti.
Valitse Luetteloasetukset taiKirjaston asetukset.

tai

Luettelon asetukset- taiKirjaston asetukset -sivu avautuu.
Valitse Yleiset asetukset-kohdassa Versioasetukset.

Versioimisen asetukset -valintaikkuna avautuu.
Toimi seuraavasti:

Valitse tiedostokirjastojen Kohteen versiohistoria -osan Luo versio aina, kun muokkaat tiedostoa tässä tiedostokirjastossa? -kohdassa joko pääversiot tai pää- ja aliversiot.

ValitseLuettelot-kohdan Kohteen versiohistoria -osan Luo versio aina, kun muokkaat tämän luettelon kohdetta?-kohdassa Kyllä.
(Valinnainen) Valitse luettelosta niiden versioiden määrä, jotka haluat säilyttää.
(Valinnainen) Valitse luetteloissa niiden hyväksyttyjen versioiden määrä, joiden luonnoksia haluat säilyttää. Tämä asetus on käytettävissä Sisällön hyväksyntä -osassa, kun valitset Kyllä.

Valitse kirjastossa lukumäärä kohdassa Säilytä luonnokset seuraavalle määrälle pääversioita.
(Valinnainen) Määritä, kuka käyttäjät näkevät kohteiden luonnokset. Luettelossa tämä asetus on käytettävissä vain Sisällön hyväksyntä -osassa, kun asetat Vaadi sisällön hyväksyntä lähetetyille kohteisiin -asetuksen arvoksi Kyllä.

Valitse jokin seuraavista.
- Kaikki käyttäjät, jotka voivat lukea kohteita. Sallii pääsyn kaikille, joilla on sivuston lukuoikeudet.
- Vain käyttäjät, jotka voivat muokata kohteita. Rajoittaa luonnosten näkymän vain niille, joilla on muokkausoikeudet.
- Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä kohteita (ja kohteen tekijä). Rajaa näkymän vain kohteen alkuperäiseen tekijään ja niihin, joilla on oikeus hyväksyä luettelon kohteita.
Sulje valintaikkuna ja palaa Asetukset-sivulle valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Versiotietojen poistaminen käytöstä SharePoint 2010 -luettelossa tai -kirjastossa

Seuraa samoja vaiheita kuin versiotietojen käyttöönoton yhteydessä, mutta tee yksi seuraavista:

Valitse Tiedostokirjastojen Kohteen versiohistoria -osan Luo versio aina, kun muokkaat tiedostoa tässä tiedostokirjastossa? -kohdassa Ei versiotietoja.
ValitseLuettelot-kohdan Kohteen versiohistoria -osan Luo versio aina, kun muokkaat tämän luettelon kohdetta?-kohdassa Ei.
Valitse OK.

Sivun alkuun

Näytä, palauta tai poista versioita SharePoint 2010 -luettelossa tai kirjastossa

Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka sisältämän asiakirjan historiaa haluat tarkastella.
Valitse sen asiakirjan tai kohteen vierestä, jonka versiohistoriaa haluat tarkastella, alanuoli ja valitse sitten Versiohistoria.
Vie hiiren osoitin Versiohistoria-valintaikkunassa aiemman version päivämäärälinkin päälle ja avaa valikko valitsemalla alanuoli.
Valikossa voit tehdä seuraavia asioita.
- Näyttää nykyinen asiakirja. Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit muokata, palauttaa tai poistaa sekä nähdä nykyisen hyväksyntätilan.
  
  Lähettäjä näkymän -valintaikkunassa voi muokata, mutta se on tavallisesti poistettu käytöstä. Jos haluat muokata, valitse tiedoston tai kohteen avattavasta valikosta Muokkaa ominaisuuksia.
- Palauttaa asiakirjan. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kehotetaan tekemään siitä parhaillaan hyväksytty asiakirja. Se lisää sen uudesta versiosta.
- Poistaa asiakirjan. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään, haluatko varmasti lähettää kohteen roskakoriin.
- Poista tämän version julkaisu tulee näyttöön, jos käytät asiakirjoissasi tai kohteissasi hyväksymistä ja julkaisemista.
Kun olet valmis, valitse oikeassa yläkulmassa X,jos versiovalintaikkunaa ei ole vielä suljettu.

Muut versiotietoihin vaikuttavat asetukset

Voit määrittää muita asetuksia, jotka vaikuttavat versiotietoihin Luetteloissa tai kirjastoissa voit edellyttää sisällön hyväksyntää - tätä asetusta kutsutaan joskus sisällön valvonnaksi. Voit edellyttää, että sisältö hyväksytään luetteloissa ja kirjastoissa. Kirjastoissa voit edellyttää, että tiedostot kuitataan ulos.

Lisätietoja näistä asetuksista ja muuta on kohdassa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?