Meilleures pratiques pour les chefs d’établissement créant des équipes et des canaux dans Microsoft Teams pour l’éducation

S’applique à

Microsoft Teams pour l’Éducation

Si vous êtes un chef d’établissement ou un Administration informatique déployant Microsoft Teams pour la première fois, votre objectif est de préparer vos administrateurs, écoles et enseignants à la réussite dès le premier jour. Passez en revue certaines bonnes pratiques d’architecture de vos équipes et canaux afin de rationaliser la communication et de gagner du temps dans l’organisation. Nous l’avons décomposé pour vous dans ce guide pratique.

Pour modéliser les meilleures pratiques dès le début, nous vous recommandons d’ajouter des enseignants à un nombre réduit d’équipes mieux organisées au lieu de créer des équipes distinctes pour chaque initiative scolaire. Lorsque les enseignants commencent à participer à Teams pour communiquer avec leurs collègues et les administrateurs, ils commencent simultanément à apprendre à organiser et à optimiser leurs équipes pour les étudiants. Cette approche peut être une stratégie fantastique pour l’adoption de Teams dans votre établissement scolaire ou votre district. Nous pensons que vous apprécierez également l’efficacité interdépartementale et l’amélioration de la communication !

Examinons d’abord les types d’équipe disponibles pour les enseignants

Capture d’écran du cours.

Les types d’équipe font la distinction entre les classes, les communautés d’apprentissage professionnel (CAP), le personnel et les autres, tels que les clubs ou les groupes d’intérêt.

En savoir plus :Choisissez un type d’équipe pour collaborer dans Microsoft Teams

Recommandation : Commencer par les équipes du personnel

Nous nous concentrerons principalement sur les équipes du personnel, qui vous aideront à organiser votre district par direction d’école, école et/ou département. Considérez-le comme votre pilote. À partir de là, les enseignants apprennent et se familiarisent avec Teams en tant qu’outil, ce qui leur donne la confiance nécessaire pour le déployer dans leurs classes. Notez que tous les types d’équipe contiennent des canaux qui peuvent être personnalisés par scénario. Nous couvrons plus d’exemples ci-dessous.

Que sont le personnel, les équipes et les canaux ?

Vous pouvez créer des équipes de personnel pour différents projets, activités, comités et processus, selon vos besoins. Les chefs d’équipe peuvent inviter d’autres personnes de l’établissement scolaire ou du district à rejoindre l’équipe.

Remarque

Il peut être tentant de mapper un certain nombre de vos listes de distribution d’adresses électroniques à des équipes de personnel individuelles, mais Teams permet de travailler dans un environnement hautement collaboratif vers un objectif commun. Vous pouvez surmonter les limitations des listes de distribution en créant vos équipes de personnel aux niveaux appropriés pour les groupes de travail de votre établissement scolaire ou de votre district.

Vous pouvez également organiser les équipes de personnel individuelles en canaux contenant des onglets pour les conversations, les fichiers, les notes, etc. Les canaux doivent être créés en fonction des différents besoins de l’équipe, par exemple, par rubrique, discipline ou sujet. Les onglets permettent au personnel de charger, vérifier et modifier des fichiers, des notes et du contenu personnalisé (comme des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des vidéos, des liens externes, d’autres applications, etc). Tous les membres de l’équipe peuvent alors facilement accéder au contenu.

Qu’est-ce que le canal Général ?

Chaque type d’équipe inclut un canal Général. Nous vous recommandons d’utiliser le canal Général dans n’importe quelle équipe comme espace pour publier des annonces, présenter le personnel et partager des documents importants qui doivent être consultés souvent. Vous pouvez mettre le canal Général en lecture seule (c’est-à-dire empêcher quiconque d’y publier) en modifiant ses paramètres.

Remarque

Pour modifier les paramètres de canal pour le canal Général ou autres, sélectionnez Autres options sur la vignette de votre équipe. Ensuite, sélectionnez Gérer les autorisations des membres des paramètres de > l’équipe>.

Autorisations de membre

Exemples de scénarios Teams pour l’éducation

Examinez les objectifs de votre département, de votre école ou de votre district et prenez une décision sur les points suivants :

Les responsabilités actuelles en matière de rapports que vous avez.
Les objectifs de listes de courrier ou de réunions pouvant être converties en conversations en ligne et en partage de fichiers.
Comment vous souhaitez que la communication circule et à qui est signalé.
Les membres clés dont chaque équipe avait besoin et les rôles qu’ils devaient jouer.
Le meilleur moyen d’organiser les fichiers et les conversations dans chaque équipe.

Ci-dessous, nous avons rassemblé des exemples de la façon dont un district, une école ou un autre service peut aborder la configuration de ses équipes et canaux pour rationaliser la collaboration et tout regrouper au même endroit. Gardez à l’esprit que ce ne sont que des idées pour vous aider à démarrer. Chaque district, école et département a ses propres besoins.

Équipe	Membres/Rôles	Canaux	Files et applications	Avantages
Commission scolaire Ministère de l’Éducation Initiatives éducatives à grande échelle (personnel ou équipe PLC)	Président, membres et conseillers scolaires du conseil scolaire Présidents des comités Surintendants Responsables de l’organisation	Annonces Réunions Calendriers et chronologies Canaux pour chaque district, comté ou organisation. Canaux pour les comités ou sous-équipes Suivi des objectifs	Power BI pour suivre les données et les réussites des élèves. Portails de sites web Mises à jour des normes et lois du pays/état/province. Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, présence, commentaires et notes. Politiques et procédures	Gagnez du temps Réduire les chaînes d’e-mails improductives Simplifiez la communication bidirectionnelle entre les parties prenantes, les administrateurs et les responsables scolaires. Augmentez le nombre de sites pour recevoir et suivre les commentaires. Créez un emplacement unique pour accéder aux minutes de réunion et aux documents importants. Contribuer à la transparence et à l’efficacité des opérations à grande échelle
Direction d’école (Équipe du personnel)	Surintendant Personnel d’assistance Les chefs d’établissement responsables de la mise à jour du surintendant sur les initiatives clés.	Réunions du conseil scolaire Canaux pour chaque école. Canal pour suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs au niveau du district.	Power BI pour suivre les données et les réussites des élèves. Informations sur la Charte Mises à jour des normes et lois du pays/état/province. Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, présence, commentaires et notes. Politiques et procédures Initiatives de dotation et d’embauche Réunions	Gagnez du temps Réduire les chaînes d’e-mails improductives Créez un emplacement unique pour accéder aux minutes de réunion et aux documents importants Créez une « trace écrite » comme référence pour les discussions importantes à l’échelle du district.
Départements scolaires Exemples : Éducation spécialisée, arts du langage, mathématiques au secondaire (PLC ou équipe du personnel)	Chefs d’établissement et/ou directeurs de département Enseignants	Perfectionnement professionnel Normes et objectifs des résultats d’apprentissage Budgets, planification Collaboration sur le programme Observations en classe Planification IEP Réunions du personnel	Notes d’observation en classe Initiatives de dotation et d’embauche Semestre/trimestre Calendriers et dates Manuel de l’employé Ressources de développement professionnel Ressources en matière de planification et de programme d’études IEP Notes de réunion du personnel Réunions Graphiques des marées Exemples de travaux d’élèves	Gagnez du temps Réduire les chaînes d’e-mails improductives Créez un emplacement unique pour accéder aux minutes de réunion et aux documents importants Encourager chaque éducateur à contribuer de manière plus équitable et à fournir une communauté Créez une « trace écrite » comme référence pour les discussions importantes à l’échelle du district. Offrir un lieu informel et moins intimidant pour partager des idées pédagogiques et des commentaires
Établissements d’enseignement (Équipe du personnel)	Chef d’établissement Personnel d’assistance Enseignants	Assemblées et planification d’événements à l’échelle de l’école Annonces Politiques et communication du plan de sécurité Présence Planification de l’amélioration des écoles Observations en classe Demandes de substitution Groupes de recherche et/ou de travail Planification IEP	Manuels de l’employé ou de l’école Ordre du jour et notes des réunions du personnel Notes d’observation de classe Plans de cours Résultats des données de test Planification du développement professionnel Calendriers IEP Graphiques des marées	Gagnez du temps Réduire les chaînes d’e-mails improductives Permettre des interactions positives avec le personnel Fournir un espace de travail collaboratif Économisez du budget grâce aux économies sur les coûts de copie et de papier
Technologie éducative (Personnel ou autre équipe)	Chef d’établissement Professionnel du perfectionnement du personnel Coachs pédagogiques Spécialiste en technologie éducative	Programmes d’études et logiciels pilotes Évaluations d’appareils et de sites Planification d’événements et de formations Coordination LMS/SIS	Calendriers Credentials Documents de stratégie Commentaires sur le terrain Budgets Résolution des problèmes liés à LMS/SIS et informations d’identification	Gagnez du temps Réduire les e-mails improductifs Fournir un environnement de « formation des formateurs » au personnel de soutien technique clé de l’école Consolidez les objectifs techniques et de sensibilisation au programme en un seul endroit
Service informatique (Personnel ou autre équipe)	Administrateur informatique Personnel du support informatique Responsables technologiques pour les enseignants Coach pédagogique Spécialiste en technologie éducative	Planification et suivi des appareils Demandes de support Achats d’appareils et déploiements Suivi réseau Coordination LMS/SIS	Calendriers Informations sur la commande Credentials Tickets de support et résolution des problèmes Budgets Formulaires de demande et de paiement d’appareils	Gagnez du temps Réduire les e-mails improductifs Fournir un « hub » pour le support technique et le dépannage à l’échelle de l’école ou du district Centraliser la gestion des appareils Encourage l’appréciation de l’application par le service informatique et leur permet de fournir un support technique de qualité supérieure au personnel timide.
API pour les enseignants (équipe PLC)	Enseignants Assistants d’éducation	Groupes d’apprentissage Élaboration de programmes d’études Perfectionnement professionnel Ouvrir le forum de discussion Des hackathons Textes des cours Groupe de soutien des conseils nationaux	Ressources de formation et de support Références aux normes Objectifs de l’école et du département Résultats de la recherche et articles Calendriers Exemples de travaux d’élèves	Gagnez du temps Réduire les chaînes d’e-mails improductives Encourager chaque enseignant à apporter son expertise et à renforcer la communauté Offrir un espace aux enseignants : « salon de l’éducateur » virtuel
Classes (Équipe de classe)	Enseignants Éduquer les étudiants	Unités Sujets Travail en petits groupes Annonces Labs Groupes pour apprenants différenciés	Programme Règles de classe Feuilles de référence et sites web épinglés Contenu du cours Devoirs Projets Vidéos Formulaires d’autorisation et d’absence Questionnaires Microsoft Forms Flipgrid Quizlet	Encourage l’apprentissage^du 21e siècle Amplifie la voix de chaque étudiant ISTE 4 C La transformation numérique en classe Encourage la citoyenneté numérique Permet aux étudiants d’accéder aux supports de cours, quel que soit l’accès à domicile aux appareils ou à la suite Microsoft 365 Encourage les fonctions exécutives Gagner du temps Centralise les devoirs et les notations en un seul endroit Facilite le partage et la distribution des devoirs et du contenu des cours Fournit un espace riche pour la collaboration

Voici quelques exemples de collaboration entre enseignants et membres du personnel qui s’intègrent bien aux équipes du personnel :

Scénario	Description
Comités consultatifs sur l’amélioration des établissements (SIAC)	Les programmes et initiatives d’amélioration des établissements d'enseignement nécessitent que le personnel ait accès à des analyses de données enrichies (comme des classements en pourcentage) et une collaboration simple entre les diverses équipes qui incluent les administrateurs, les enseignants et les autres personnes du district.
Plans de réponse aux incident	Lorsqu’un incident (comme un risque d’intégrité) se produit, une communication rapide et précise permet d’assurer une réponse efficace. En utilisant Teams, les équipes chargées de répondre aux incidents peuvent facilement rédiger et partager des informations pertinentes en temps opportun avec les étudiants, les parents et la communauté, ainsi que coordonner des ressources supplémentaires (comme des infirmières scolaires).
Programmes d’apprentissage social et affectif (SEL)	Les programmes SEL peuvent favoriser la réussite scolaire et un comportement positif tout en réduisant les troubles affectifs et la mauvaise conduite générale¹. Les canaux dans Teams peuvent être organisés, par exemple, autour des cinq aptitudes SEL : conscience de soi, gestion autonome, conscience sociale, aptitudes relationnelles et prise de décision responsable.
Évaluations des enseignants	L’évaluation des performances des enseignants est une activité régulière qui prend du temps, mais qui est importante. Grâce à Teams, les administrateurs peuvent partager des ressources de développement professionnel avec tous les enseignants dans le Canal général, et gérer des communications privées (dans Conversations) et du contenu ( par exemple, à l’aide des blocs-notes OneNote pour le personnel enseignant) avec des enseignants individuels dans des canaux distincts.

Création d’une hiérarchie

Au sein de votre district ou de votre école, il est possible de créer des équipes qui suivent une structure organisationnelle. Utilisez cette approche si vous avez des exigences strictes en matière de rapports, si vous gérez un grand district avec un nombre élevé d’employés ou si vous souhaitez accroître la transparence au sein d’un ensemble diversifié d’établissements scolaires et d’employés. Voici à quoi cela pourrait ressembler, avec des équipes « relevant » de la chaîne aux autres équipes. Ainsi, les chefs d’établissement, le personnel et les enseignants sont membres des équipes pertinentes.

Exemple de hiérarchie d’équipe dans Microsoft Teams

Comment nommer vos équipes

Nous vous recommandons d’utiliser la Synchronisation des données scolaires (SDS) pour créer vos équipes. School Synchronisation des données est un service gratuit qui extrait des listes et des noms de votre SIE. Cela garantit un nommage cohérent dans tout le district. Les adhésions sont mises à jour automatiquement lorsque les étudiants changent de classe ou d’école. Cela dit, de nombreuses écoles et districts ont partagé leurs propres « trucs et astuces » pour nommer le personnel, PLC ou les équipes de personnel :

Service ou équipe de l’API	Nom du sujet du cours + année de classe + lieu de l’école (Ex : Physique 2018 Pineview) Code ou nom du bâtiment + département/niveau scolaire (Ex : PHS 7) Code d’école + département (Ex : Département d’histoire PHS)
Équipes de l’école	Préfixe avec les initiales de l’école (Ex : PHS)
Équipes de classe	Code de l’école + code de l’horaire de la matière + année (Ex : PHS 11PH1 18-19) Suffixe par année pour faciliter l’archivage (Ex : 2018-19) Initiales de l’école + nom de l’éducateur + nom de la classe (Ex. PHS Asher Adv Eng 11A) Commencez par le nom de famille de l’enseignant pour faciliter la recherche de classe par nom. (Ex : Asher Adv Eng 11A PHS)