Connecter une liste externe à Outlook

Tâches prérequises courantes

Préparer la source de données externe    Un administrateur peut être amené à créer un compte et fournir des autorisations sur la source de données pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données et que ces données ne tombent pas dans de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.

Configurer les services et les comptes SharePoint    Un administrateur doit activer les services Business Data Connectivity et les services banque d’informations sécurisés.

Configurer les services banque d’informations sécurisés    Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le meilleur mode d’accès pour la source de données externe, créer une application cible et définir les informations d’identification de l’application cible.

Configurer les services BDC    Un administrateur doit s’assurer que l’utilisateur qui crée le type de contenu externe a l’autorisation d’accéder au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe sur lequel la liste externe est basée.

Créer un type de contenu externe    Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, l’accès, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et d’autres métadonnées utilisées pour récupérer les données à partir de la source de données externe.

Créer une liste externe    Un utilisateur doit créer une liste externe basée sur le type de contenu externe et une ou plusieurs vues de la liste externe en fonction des besoins.

Vérifier que les produits Office sont prêts à être utilisés    Pour synchroniser des données externes avec des produits Office, vous devez avoir Windows 7 ou version ultérieure, ainsi que les produits logiciels gratuits SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 et WCF Data Services 5.0 pour OData V3 sur chaque ordinateur client (si nécessaire, vous êtes invité automatiquement à télécharger ces logiciels). Vérifiez également que l’option d’installation d’Office Business Connectivity Services est activée (elle l’est par défaut). Cette option installe Business Connectivity Services Client Runtime, qui assure les fonctions suivantes : mise en cache et synchronisation avec les données externes, mappage des données métiers aux types de contenu externe, affichage du sélecteur d’élément externe dans les produits Office et exécution des solutions personnalisées dans les produits Office.

Tâches préalables spécifiques à Outlook

Activer la fonctionnalité Synchronisation hors connexion pour les Listes externes    La fonctionnalité de batterie de serveurs et de site, Synchronisation hors connexion pour les Listes externes, doit également être active. Cette fonctionnalité est active par défaut au niveau de la batterie de serveurs, mais pas par défaut au niveau du site.

Créer un type de contenu externe pris en charge par Outlook     Lorsque vous créez un type de contenu externe, un utilisateur doit activer l’option de prise en charge de la synchronisation hors connexion et définir le champ Type d’élément Office sur l’un des éléments suivants : Contact, Rendez-vous, Tâche ou Publication.

Mapper les champs correspondants    Un utilisateur doit mapper un ou plusieurs des champs de type de contenu externe à leurs champs Outlook respectifs.

Lorsque vous mappez un type de contenu externe, tel qu’un client, à un type d’élément Outlook, tel qu’un contact, vous devez mapper explicitement les champs individuels du type de contenu externe, tels que le prénom du client, le nom du client, l’adresse du client et le numéro de téléphone du client, à leurs champs De type d’élément Outlook respectifs, tels que firstname d’un contact, LastName, BusinessAddress et BusinessPhone.

Vous n’avez pas besoin de mapper tous les champs correspondants, mais les champs suivants doivent être mappés.

Les champs non mappés, en fonction du nombre, sont affichés en tant que propriétés étendues comme suit :

• Adjacent    Ajouté à la zone de formulaire en bas de la page par défaut d’un formulaire Outlook (2 à 5 champs).

• Séparer    Ajout en tant que nouvelle page à un formulaire Outlook (6 champs ou plus).

Si le type de contenu externe ne correspond pas directement à un type d’élément Outlook, vous pouvez mapper les champs à un type d’élément Post Outlook, qui est le type d’élément le plus générique.

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