Utiliser le modèle de site du service SharePoint

Le modèle de site Département est un site de communication conçu pour servir de page d’accueil interne aux services, divisions ou régions de votre organisation. Engage et connecter les spectateurs aux équipes de direction, aux actualités du service, mettre en évidence les événements à venir et fournir un accès facile aux fichiers fréquemment utilisés.

Dans cet article, vous apprendrez à utiliser les éléments du modèle de site du service SharePoint et à personnaliser le site pour l’adapter aux besoins de votre organisation et à vos objectifs.

Fonctionnalités de site

• Site personnalisable fourni avec des images préremplies, des composants WebPart et du contenu pour inspirer les éditeurs de site lors de la réalisation de personnalisations pour répondre aux besoins de votre organisation.
• Modèles de publication d’actualités prêts à l’emploi qui facilitent la publication et le partage des actualités départementales.
• Pages et composants WebPart préremplis qui présentent la direction, les équipes, les profils des services, la culture d’entreprise et l’accès aux listes, documents et ressources des services.

Étape 1 : Ajouter le modèle de site du département

Tout d’abord, suivez les instructions sur l’ajout du modèle à un site nouveau ou existant.

Étape 2 : Examiner le contenu prérempli du site

Explorez le contenu de site prérempli, les composants WebPart et les pages et décidez des personnalisations de site nécessaires pour s’aligner sur la marque, la voix et l’objectif commercial global de votre organisation. 

Pages de site et modèles de page préremplis :

• Page d’accueil- Offre aux téléspectateurs un point d’atterrissage pour s’intéresser aux actualités, aux événements et aux conversations du département et en apprendre davantage sur le leadership et la vision.
• Notre leadership - Introduction aux profils de leadership des départements. Personnaliser cette page en modifiant les composants WebPart Image et Texte.
• Nos équipes - Vue d’ensemble des équipes qui collaborent au sein d’un service ou d’une division. Personnaliser cette page en modifiant les parties web Image, Texte et Liens rapides.
• Vision et priorités - Affiche les valeurs et les priorités de l’organisation au niveau du service. Personnaliser cette page en modifiant les composants WebPart Texte.
• Culture - Met en évidence la culture et les méthodes de travail du service. Personnalisez cette page en modifiant les composants WebPart Texte et Héros.
• Documents - La bibliothèque de documents permet d’accéder facilement aux ressources du département.
• Pages - Stocke les pages du site et le contenu des modèles de page.
• Modèles de publication d’actualités : utilisez des modèles de publication d’actualités prêts à l’emploi pour les récapitulatifs d’événements et les bulletins d’informations mensuels afin de partager rapidement les actualités du département. Personnalisez ces modèles de publication d’actualités en modifiant les parties web Texte, Image, People et Lien rapide.

Étape 3 : Personnalisez votre site

Une fois que vous avez ajouté le modèle de site Department, il est temps de le personnaliser et de vous l’approprier.

Présenter les actualités et les annonces - Utilisez le composant WebPart Hero pour mettre en évidence des informations importantes. Mettre en surbrillance des ressources - Utilisez le composant WebPart Liens rapides pour faciliter l’accès aux ressources du service. Créer une culture et une communauté - Utilisez le composant WebPart Événements pour connecter des équipes entre elles, à des groupes d’intérêt et à des événements. Gagnez du temps en utilisant des modèles de page prêts à l’emploi - Utilisez des modèles de page pour les bulletins d’informations et les récapitulatifs d’événements. Engage équipes avec leadership : utilisez le composant WebPart People pour présenter les équipes et les profils de leadership. Connecter des personnes entre elles : utilisez le composant WebPart Conversations Yammer pour démarrer et rejoindre des conversations.

Personnalisez l’apparence de votre site, sa navigation, ses composants WebPart et son contenu pour répondre aux besoins de vos visiteurs et de votre organisation. Commencez à modifier le site en mode édition en sélectionnant Modifier en haut à droite du site. Pendant que vous travaillez, enregistrez en tant que brouillon ou publiez à nouveau les modifications pour les rendre visibles aux utilisateurs.

1. Utiliser le composant WebPart Hero pour présenter des actualités et des annonces

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Hero et sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
2. Ensuite, choisissez les options de couche et de tuile qui correspondent le mieux aux besoins de l’organisation.

En savoir plus sur la modification du composant WebPart Hero.

2. Utilisez le composant WebPart Liens rapides pour fournir un accès rapide aux ressources du service

1. Naviguez dans le composant WebPart Liens rapides, sélectionnez le lien, puis Modifier les propriétés ( ).
2. Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.
3. Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.

Découvrez différents types de mises en page et options d’édition pour le composant WebPart Liens rapides.

3. Utiliser le composant WebPart Événements pour afficher les événements à venir

1.  Sélectionnez Modifier les propriétés ( de la section) sur le composant WebPart Événements pour déterminer la source et la disposition de l’événement.
2. Pour ajouter ou modifier des événements dans le composant WebPart Événement, accédez au composant WebPart Événement et sélectionnez + Ajouter un événement.

En savoir plus sur l’utilisation et la modification du composant WebPart Événements.

4. Utiliser le composant WebPart Actualités pour afficher des annonces et des nouveautés

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Actualités et choisissez Modifier les propriétés ( ).
2. Ensuite, sélectionnez la source d’actualités qui contient les informations que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez la disposition, les options d’affichage et le filtre qui affichent le mieux les membres de l’équipe de l’organisation.
4. Dans la section Organiser , déterminez l’ordre dans lequel les actualités doivent être affichées.

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Actualités.

Utiliser des modèles de page prêts à l’être pour les bulletins d’informations et les récapitulatifs d’événements

1. Pour afficher les modèles de bulletin d’informations et de billets d’actualités, accédez à Paramètres , puis sélectionnez Contenu du site, puis Pages du site.
2. Sélectionnez le dossier Templates pour afficher les modèles de billets d’actualités.
3. Apportez des modifications aux modèles, puis sélectionnez Enregistrer le modèle de page.

Utiliser des modèles de page pour les billets d’actualités et les récapitulatifs d’événements

1. Pour utiliser l’un des modèles dans un nouveau billet d’actualités, commencez par sélectionner Nouveau dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez Billet d’actualités.
2. Sélectionnez le modèle de publication d’actualités que vous souhaitez utiliser, puis commencez à rédiger votre publication d’actualités.

En savoir plus sur la création et l’utilisation de modèles de page.

5. Utiliser le composant WebPart People pour afficher les contacts clés du service

1. Commencez par supprimer l’image du composant WebPart People.
2. Recherchez la boîte à outils ( ) sur la droite. Sélectionnez Afficher tous les composants WebPart, puis sélectionnez ou glissez-déplacez People dans la liste des composants WebPart.
3. Sélectionnez Modifier les propriétés ( de la section) sur le composant WebPart People.
4. Entrez le nom d’une personne ou d’un groupe, puis sélectionnez Enregistrer .

En savoir plus sur le composant WebPart People.

6. Utiliser le composant WebPart Conversations Yammer pour connecter des personnes entre elles

1. Sélectionnez Modifier les propriétés ( de la section) sur le composant WebPart Conversations Yammer.
2. Sélectionnez une source de conversation et le nombre de conversations à afficher.

En savoir plus sur le composant WebPart Conversations Yammer.

Personnalisez les pages suivantes du site :

• Notre leadership - Personnalisez cette page en modifiant les composants WebPart Image et Texte .
• Nos équipes - Personnaliser cette page en modifiant les composants WebPart Image, Texte et Liens rapides .
• Vision et priorités - Personnaliser cette page en modifiant les composants WebPart Texte .
• Culture - Personnalisez cette page en modifiant le composant WebPart Texte et héros .
• Modèles de publication d’actualités - À partir de la page d’accueil, accédez à Paramètres, puis sélectionnez Contenu du site. Vous pouvez y consulter des modèles de publication d’actualités prêts à l’emploi. Personnalisez ces modèles de publication d’actualités en modifiant les parties web Texte, Image, People et Liens rapides.

Personnaliser l’apparence et la navigation du site

Avant de partager votre site avec d’autres personnes, mettez la touche finale à votre site en veillant à ce que les utilisateurs puissent trouver le site, parcourir facilement les liens et les pages, et accéder rapidement au contenu du site.

• Modifier les bibliothèques de documents en mettant à jour les noms de dossiers et en téléchargeant des ressources
• Modifier et personnaliser la navigation du site
• Changez l'apparence de votre site en personnalisant le thème, le logo, la disposition des en-têtes et l'apparence de votre site.
• Ajouter ou supprimer des pages sur ce site ou dans la navigation du site pour adapter le contenu existant.
• Choisissez d'associer ce site à un site pivot au sein de votre site hub, ou ajoutez ce site à la navigation d'un site pivot existant si nécessaire.

Étape 4 : Partagez votre site avec d’autres personnes

Partagez votre site avec d’autres personnes après l’avoir personnalisé, revu pour l’exactitude et publié la version finale. 

1. Sélectionnez Partager le site dans le coin droit.
2. Obtenez de l’aide pour gérer votre site en ajoutant des propriétaires et des membres qui auront l’autorisation de modifier le contenu du site.
3. Dans le volet Partager le site , entrez les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le site. Vous pouvez sélectionner Tout le monde (sauf les utilisateurs externes) si vous souhaitez que tous les membres de votre organisation aient accès au site. Le niveau d’autorisation par défaut est Lecture seule.
   
4. Entrez un message facultatif à envoyer avec la notification par e-mail qui sera envoyée lorsque le site sera partagé, ou décochez la case Envoyer un e-mail si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mail.
5. Sélectionnez Partager.

Étape 5 : Maintenir votre site

Après la création et le lancement de votre site, la phase suivante est la mise à jour de son contenu. Assurez-vous d'avoir un plan pour maintenir le contenu et les parties web à jour. 

Meilleures pratiques de maintenance du site :

• Planifiez la maintenance du site - Établissez un calendrier pour revoir le contenu du site aussi souvent que nécessaire afin de vous assurer que le contenu est toujours exact et pertinent.
• Publiez régulièrement des nouvelles - Distribuez les dernières annonces, informations et statuts à travers l'organisation.  Apprenez à ajouter un message d'actualité sur un site d'équipe ou un site de communication, et montrez aux autres personnes qui publieront des annonces comment elles peuvent utiliser les actualités SharePoint.
• Vérifier les liens et les composants WebPart : maintenez les liens et les composants WebPart à jour pour vous assurer que vous exploitez toute la valeur de votre site.
• Utiliser les analyses pour améliorer l’engagement : affichez l’utilisation du site à l’aide du rapport de données d’utilisation intégré pour obtenir des informations sur le contenu populaire, les visites du site, etc.
• Examinez régulièrement les paramètres de votre site : Une fois que vous avez créé un site dans SharePoint, vous pouvez apporter des modifications aux paramètres, aux informations de site et aux autorisations du site.

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