È possibile sincronizzare i dati tra un elenco esterno e Microsoft Excel, mantenendo aggiornati entrambi i set di dati. Ad esempio, potresti voler mantenere un inventario dei prodotti in un elenco in modo che sia facile da condividere e aggiornare, ma anche eseguire analisi periodica dell'inventario usando Microsoft Excel.
Nota: Non è possibile sincronizzare un elenco esterno con versioni precedenti a Excel 2013. Se si tenta di eseguire questa operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo di errore che indica che "non è possibile connettersi all'elenco".
Per altre info, Vedi trovare contenuto sui dati esterni.
L'uso di dati esterni richiede diverse attività necessarie per consentire l'accesso sicuro ai dati. Le informazioni seguenti consentono di pianificare i passaggi successivi. Inoltre, se si verificano problemi con l'utilizzo di dati esterni, queste informazioni possono essere utili per identificare il problema. Per accedere ai dati esterni, l'utente o un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti:
Preparare l'origine dati esterna Un amministratore potrebbe avere la necessità di creare un account e concedere le autorizzazioni per l'origine dati affinché solo le persone corrette giuste accesso ai dati, per evitare che questi ultimi vengano usati da persone non autorizzate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.
Configurare i servizi e gli account di SharePoint Un amministratore deve attivare il servizio di integrazione applicativa dei dati e il servizio di archiviazione sicura. Per informazioni sull'uso di questi servizi, vedere configurare soluzioni per servizi di integrazione applicativa per SharePoint 2013 e creare un elenco esterno da una tabella di SQL Azure con servizi di integrazione applicativa e archiviazione sicura.
Configurare il servizio di archiviazione sicura Un amministratore deve determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione. Per informazioni sull'uso di questi servizi, vedere creare o modificare un'applicazione di destinazione dell'archiviazione sicura.
Configurare il servizio di integrazione applicativa dei dati Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno abbia l'autorizzazione per l'archivio dei metadati del servizio di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno. Per informazioni sull'uso di questi servizi, vedere configurare le soluzioni di servizi di integrazione applicativa per SharePoint 2013.
Creare un tipo di contenuto esterno Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che includa informazioni sulle connessioni, l'accesso, i metodi operativi, le colonne, i filtri e gli altri metadati usati per il recupero dei dati dall'origine dati esterna.
Creare un elenco esterno Un utente deve creare un elenco esterno basato sul tipo di contenuto esterno e una o più visualizzazioni dell'elenco esterno, in base alle esigenze.
Assicurarsi che i prodotti Office siano pronti per l'uso Per sincronizzare i dati esterni con i prodotti Office, è necessario avere almeno Windows 7 e i seguenti prodotti di software libero in ogni computer client: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5,0 per OData v3 (se necessario, si viene automaticamente viene richiesto di scaricare il software). Verificare inoltre che l'opzione di installazione di Office, servizi di integrazione applicativa sia abilitata (impostazione predefinita). Questa opzione consente di installare il runtime client di servizi di integrazione applicativa che esegue le operazioni seguenti: memorizza nella cache e sincronizza con dati esterni, associa i dati aziendali a tipi di contenuto esterni, Visualizza il controllo selezione elementi esterni nei prodotti Office ed esegue Custom soluzioni all'interno di prodotti Office.
Per scaricare i prodotti software prerequisiti, vedere software prerequisito necessario per l'utilizzo di dati esterni in Office 2013.
Per altre informazioni generali sull'uso di dati esterni, vedere trovare contenuto sui dati esterni.
Esportare l'elenco esterno in Excel
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Passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco.
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Sulla barra di avvio veloce selezionare il nome dell'elenco di SharePoint oppure selezionare impostazioni
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Selezionare elenco e quindi Esporta in Excel.
Per impostazione predefinita, questa funzionalità è attivata per gli elenchi esterni, ma può essere disattivata da un amministratore di sistema.
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Se viene richiesto di confermare l'operazione, fare clic su OK.
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Nella finestra di dialogo Download file selezionare Apri.
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Se viene chiesto se abilitare le connessioni dati nel computer, selezionare Abilita se si ritiene che la connessione ai dati del sito di SharePoint sia sicura per l'abilitazione.
Viene creata una tabella di Excel con una connessione dati basata su un file di query Web. Le colonne nella tabella esportata sono determinate in base alla visualizzazione corrente dell'elenco esterno. I dati esterni esportati sono determinati dai filtri definiti sul tipo di contenuto esterno e nella visualizzazione dell'elenco esterno, nonché dalle impostazioni della lingua per il sito di SharePoint. Eventuali limiti di pagina vengono ignorati.
