Usare i filtri per modificare una visualizzazione di SharePoint

I filtri riducono la quantità di dati restituiti selezionando gli elementi in base alle operazioni, ad esempio maggiore o minore di, e ai dati corrispondenti. Quando si crea una visualizzazione filtrata, la prima colonna indicizzata nell'espressione di filtro dovrebbe ridurre la quantità massima dei set di dati. Ad esempio, il filtro in un campo di stato o di data spesso può ridurre notevolmente un set di dati. Se si hanno 15.000 elementi, è consigliabile che il primo indice restituisca meno di 5.000 elementi. Anche se il set di dati non include più di 5000 elementi, è comunque consigliabile.

SharePoint seleziona la prima colonna indicizzata in una query e quindi usa il resto delle colonne per selezionare i dati. Altre colonne specificate nel filtro della visualizzazione possono essere indicizzate o meno. La visualizzazione non usa questi indici, anche se il risultato della visualizzazione filtrata restituisce un valore inferiore alla soglia della visualizzazione elenco.

Si ha, ad esempio, una query: dimensione = grande AND colore = rosso. Nell'elenco il valore "dimensione" non è indicizzato, mentre "colore" sì. A condizione che nell'elenco siano presenti meno di 5.000 elementi di colore "rosso", la query riesce in un elenco di grandi dimensioni. Se, tuttavia, è presente una query dimensione = grande OR colore = rosso, anche se il database può trovare tutti gli elementi di colore rosso, deve analizzare l'elenco completo per trovare tutti gli elementi con dimensione grande. Se ci sono più di 5.000 elementi restituiti, la query viene limitata.

Se si usano due o più colonne nell'espressione di filtro, l'indice o gli indici determinanti devono usare un operatore AND. Si vuole, ad esempio, restituire Cani da un elenco di animali di grandi dimensioni. È presente una colonna non indicizzata denominata Specie in cui è incluso il valore Cane. Se si esegue semplicemente una query per Specie = Cane, la query verrà limitata. Se tuttavia c'è una colonna indicizzata denominata Classe, la query sarà Classe = Mammiferi AND Specie = Cane. È anche possibile cercare cani e gatti con la query Classe = Mammiferi AND (Specie = Cane OR Specie = Gatto). La seconda query seleziona tutti i mammiferi e quindi filtra i cani e i gatti.

Se le colonne che si useranno per filtrare non hanno indici, è consigliabile iniziare creando gli indici. Per altre informazioni, vedere Aggiungere un indice a una colonna di SharePoint.

È possibile usare le colonne per filtrare i dati nell'elenco, creando una visualizzazione. È quindi possibile modificare la visualizzazione ed eliminare i filtri. Le colonne nascoste possono essere usate anche per ordinare l'elenco, anche se non sono visualizzate.

Creare una visualizzazione

Aprire la raccolta o l'elenco in cui si vuole creare una visualizzazione.

1. Fare clic sull'intestazione della colonna in base alla quale filtrare e scegliere Filtro dalle opzioni di menu.

   

2. Nel riquadro di filtro che si apre sul lato destro della pagina scegliere i valori di colonna in base ai quali filtrare l'elenco. Al termine, selezionare il pulsante Applica .
   
   
   
   Si dovrebbe notare che accanto all'intestazione di colonna è presente un'icona di filtro, per indicare che l'elenco viene filtrato in base ai valori nella colonna.
   
   
   
   Per altre informazioni sul riquadro Filtri e su come filtrare in base ai valori archiviati in più colonne diverse, vedere Informazioni sul riquadro Filtri per elenchi e raccolte.

3. Ripetere i passaggi 1 e 2 per tutte le altre colonne in base a cui filtrare.

4. Osservare il menu Visualizzazioni nell'angolo in alto a destra dell'elenco o della raccolta. Si dovrebbe notare il nome della visualizzazione corrente, con un asterisco (*) accanto, che indica che la visualizzazione non è salvata. Per creare una nuova visualizzazione, selezionare il nome della visualizzazione corrente e quindi scegliere Salva visualizzazione con nome dalle opzioni di menu.
   
   

5. Nella casella "Salva con nome" visualizzata digitare un nuovo nome per la visualizzazione. Se si vuole consentire a tutti di visualizzare la visualizzazione, lasciare selezionata l'opzione Imposta come visualizzazione pubblica . In caso contrario, deselezionare questa opzione per rendere la visualizzazione visibile solo all'utente corrente. Fare clic sul pulsante Salva per creare la nuova visualizzazione.
   
   
   
   Dovrebbe essere visualizzata una visualizzazione filtrata dell'elenco o della raccolta con il nome assegnato.

   Nota: È possibile filtrare l'elenco o la raccolta senza salvarla come visualizzazione. 

Rimuovere un filtro

I filtri correnti vengono visualizzati sotto il titolo dell'elenco. Per rimuovere un filtro, è sufficiente selezionare il filtro sotto il titolo dell'elenco. Per rimuovere tutti i filtri contemporaneamente, seleziona Cancella filtri a destra.  

Modificare una visualizzazione

Aprire la raccolta o l'elenco in cui si vuole creare una visualizzazione.

1. Apportare altre modifiche alla visualizzazione, ad esempio ordinamento, raggruppamento o aggiunta di altri filtri.

2. Seguire le istruzioni descritte nei passaggi 3 e 4 precedenti, ma questa volta non modificare il nome della visualizzazione. Fare clic sul pulsante Salva. La visualizzazione esistente verrà aggiornata.

Modificare una visualizzazione nell'editor visualizzazione classica

1. Scorrere verso il basso fino alla sezione Filtri e selezionare Mostra elementi solo quando è vero quanto segue.

2. Aggiungere istruzioni per definire la colonna o le colonne in base a cui filtrare.

   

   Se sono presenti istruzioni Or , specificarle prima di tutto. Quindi aggiungere le istruzioni And necessarie.

3. Se è necessario aggiungere un'altra voce alla definizione del filtro, selezionare Mostra altre colonne in basso a destra. È possibile inserire fino a 10 istruzioni in una definizione di filtro.

   

4. Al termine, selezionare OK nella parte superiore o inferiore della pagina per salvare la visualizzazione.

   La pagina Modifica visualizzazione viene chiusa e sostituita dalla visualizzazione definita.

Per filtrare rapidamente molti elementi in una visualizzazione, è necessario che la prima colonna specificata nel filtro sia indicizzata. Le altre colonne specificate nel filtro della visualizzazione possono essere indicizzate o meno, ma la visualizzazione non usa tali indici. La prima colonna del filtro deve restituire meno elementi della soglia della visualizzazione elenco.

Se la prima colonna del filtro restituisce più elementi della soglia di visualizzazione elenco, è possibile usare un filtro con due o più colonne. Quando si definisce una visualizzazione filtrata che usa due o più colonne, usare un operatore AND per limitare il numero totale di elementi restituiti. Anche in questo caso tuttavia è necessario specificare come prima colonna del filtro quella che probabilmente restituirà il numero minore di dati. L'uso di un filtro OR comporta quasi sempre l'aumento del numero degli elementi restituiti e in queste circostanze non si rivela efficace.

Per altre informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.

Esistono due parole chiave che possono essere usate per filtrare in base al giorno corrente [Oggi] o all'utente corrente [Me]. Si tratta di elementi dinamici perché cambiano a seconda della data o dell'utente.

[Me] può essere utile quando si vogliono visualizzare i documenti in una raccolta di grandi dimensioni. [Me] funziona sulle colonne basate sulle persone, ad esempio Autore o Modificato da. Ad esempio, per visualizzare tutti i documenti creati, impostare un filtro con la colonna Autore uguale a [Me]. Gli editor che vogliono visualizzare gli ultimi file su cui stavano lavorando possono impostare un filtro con la colonna Modificato da uguale a [Me]. Per visualizzare entrambi, creare due filtri collegati da OR.

La parola chiave [Oggi] funziona con le colonne basate sulla data. È possibile usare la matematica per ottenere gli intervalli che cambiano con la data odierna. Ad esempio, per visualizzare tutti i documenti modificati negli ultimi 30 giorni, è possibile creare un filtro nella colonna Data maggiore o uguale a [Oggi] - 30. Per lasciare il giorno corrente, impostare un secondo filtro con la colonna Data minore di [Oggi] e connetterlo con AND.

È possibile filtrare un elenco di SharePoint con una colonna di metadati. 

Aggiungere una colonna di metadati all'elenco

Passare all'elenco e selezionare +Aggiungi colonna.

Selezionare Altro scegliere il pulsante di opzione Metadati gestiti e quindi fare clic su OK.

In alternativa, dopo aver creato una colonna Metadati gestiti e aver aggiunto elementi all'elenco, è possibile applicare i tag di metadati facendo clic sull'icona Tag nel riquadro delle voci di elenco di modifica.

Applicare tag di metadati nel riquadro della visualizzazione albero .

Filtrare in base ai tag metadati gestiti

1. Selezionare l'icona del filtro per accedere al riquadro dei filtri.

   

   Nota: È possibile selezionare l'opzione Visualizzazione albero nell'elenco a discesa nella parte superiore del riquadro, che fornisce una visualizzazione gerarchica dei termini associati alla colonna selezionata.

2. Selezionare i tag di metadati in base ai quali filtrare.

   

3. In alternativa, se nella colonna Metadati gestiti sono stati definiti almeno 5 valori, selezionare il collegamento Visualizza tutto per visualizzare il riquadro dei filtri.

   

4. Controllare i tag di metadati in base ai quali si vuole filtrare e selezionare Applica.

Di seguito sono indicati alcuni suggerimenti utili per ottenere visualizzazioni compatibili con colonne indicizzate:

Per filtrare in base a:	Indicizzare:	Ad esempio:
Elementi modificati di recente	Colonna Data modifica	Per visualizzare solo gli elementi modificati nell'ultima settimana, applicare il filtro Data modifica è maggiore di[Oggi]-7.
Nuovi elementi	Colonna Data creazione	Per creare una visualizzazione solo degli elementi aggiunti nell'ultima settimana, applicare il filtro Data creazione è maggiore di [Oggi]-7.
Elementi personali	Colonna Autore	Per creare una visualizzazione solo degli elementi aggiunti personalmente, applicare il filtro Autore è uguale a [Utente].
Elementi in scadenza oggi	Colonna Scadenza (creata dall'utente in un elenco o una raccolta)	Per creare una visualizzazione solo degli elementi che scadono in data odierna, applicare il filtro Scadenza è uguale a [Oggi].
Aggiornamenti dell'area discussioni	Colonna Ultimo aggiornamento	Per creare una visualizzazione solo delle discussioni aggiornate nell'ultimo mese, applicare il filtro Ultimo aggiornamento è maggiore di [Oggi]-30.
File di archivio in una raccolta documenti	Data modifica	Per creare una visualizzazione di documenti che non sono stati modificati dopo il 2016 (e quindi da archiviare), applicare il filtro Data modifica è minore di 31 dicembre 2016.
Sottoinsieme di dati finanziari	Area, Anno (come due indici semplici)	Per creare una visualizzazione di dati finanziari per l'area nord-est nel 2015, applicare il filtro Area è uguale a "NE" AND Anno è uguale a 2015 perché è probabile che la colonna Area contenga meno valori della colonna Anno.
Metadati	Colonna Metadati gestiti	Per creare una visualizzazione dei metadati gestiti, applicare un filtro basato sui tag di metadati definiti nel riquadroFiltri elenco e raccolta. Per informazioni, vedere Che cos'è il riquadro filtri per elenchi e raccolte?

Tipi di colonna supportati Una riga di testo Scelta (valore singolo) Numero Valuta Data e ora Utente o gruppo (valore singolo) Metadati gestiti Sì/No Ricerca

Tipi di colonna non supportati Più righe di testo Scelta (multivalore) Valore calcolato Collegamento ipertestuale o immagine Colonne personalizzate Utente o gruppo (multivalore) Dati esterni

I filtri riducono la quantità di dati restituiti selezionando gli elementi in base alle operazioni, ad esempio maggiore o minore di, e ai dati corrispondenti. Quando si crea una visualizzazione filtrata, la prima colonna indicizzata nell'espressione di filtro dovrebbe ridurre la quantità massima dei set di dati. Ad esempio, il filtro in un campo di stato o di data spesso può ridurre notevolmente un set di dati. Se si hanno 15.000 elementi, è consigliabile che il primo indice restituisca meno di 5.000 elementi. Se il set di dati non ha più di 5.000 elementi, è comunque consigliabile.

SharePoint seleziona la prima colonna indicizzata in una query e quindi usa il resto delle colonne per selezionare i dati. Altre colonne specificate nel filtro della visualizzazione possono essere indicizzate o meno. La visualizzazione non usa questi indici, anche se il risultato della visualizzazione filtrata restituisce un valore inferiore alla soglia della visualizzazione elenco.

Si ha, ad esempio, una query: dimensione = grande AND colore = rosso. Nell'elenco il valore "dimensione" non è indicizzato, mentre "colore" sì. A condizione che nell'elenco siano presenti meno di 5.000 elementi di colore "rosso", la query riesce in un elenco di grandi dimensioni. Se, tuttavia, è presente una query dimensione = grande OR colore = rosso, anche se il database può trovare tutti gli elementi di colore rosso, deve analizzare l'elenco completo per trovare tutti gli elementi con dimensione grande. Se ci sono più di 5.000 elementi restituiti, la query viene limitata.

Se si usano due o più colonne nell'espressione di filtro, l'indice o gli indici determinanti devono usare un operatore AND. Si vuole, ad esempio, restituire Cani da un elenco di animali di grandi dimensioni. È presente una colonna non indicizzata denominata Specie in cui è incluso il valore Cane. Se si esegue semplicemente una query per Specie = Cane, la query verrà limitata. Se tuttavia c'è una colonna indicizzata denominata Classe, la query sarà Classe = Mammiferi AND Specie = Cane. È anche possibile cercare cani e gatti con la query Classe = Mammiferi AND (Specie = Cane OR Specie = Gatto). La seconda query seleziona tutti i mammiferi e quindi filtra i cani e i gatti.

Se le colonne che si useranno per filtrare non hanno indici, è consigliabile iniziare creando gli indici. Per altre informazioni, vedere Aggiungere un indice a una colonna di SharePoint.

Dopo aver indicizzato una colonna, è possibile aggiungerla durante la creazione o la modifica di una visualizzazione e quindi usarla per filtrare la visualizzazione. Prima di creare una visualizzazione, è possibile aggiungere altre colonne all'elenco per consentire maggiore flessibilità per l'ordinamento, il raggruppamento e il filtro. Per l'ordinamento e il filtro, si possono scegliere colonne incluse ma non visualizzate nel set di dati.

Creare una visualizzazione

Aprire la raccolta o l'elenco in cui si vuole creare una visualizzazione.

1. Fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta e quindi su Crea visualizzazione.
   
   

2. Nella pagina Tipo di visualizzazione fare clic sulla visualizzazione da usare. Se non si è certi, scegliere Visualizzazione Standard.

   

3. Digitare un nome della visualizzazione.

   

4. Modificare l'indirizzo Web per la visualizzazione o accettare l'impostazione predefinita. È possibile tornare indietro e modificarla in seguito.

5. Nella sezione Filtro fare clic su Mostra elementi solo quando la condizione seguente è vera e quindi scegliere in che modo filtrare gli elementi in base a una delle colonne indicizzate.

   Per creare ad esempio una visualizzazione dei soli elementi modificati in data odierna, scegliere la colonna Data modifica (indicizzata) e la condizione è uguale a e quindi digitare [Oggi].

   

   Nota: Se non viene visualizzata alcuna colonna il cui nome sia seguito dalla dicitura (indicizzata), per l'elenco o la raccolta non sono disponibili colonne indicizzate. È quindi necessario innanzitutto Creare un indice semplice o composto.

6. Per limitare il numero di elementi visualizzati in ogni pagina, scorrere verso il basso fino a Limite elementi e impostare il valore di Numero di elementi da visualizzare. Quando si crea una visualizzazione, il numero predefinito di elementi da visualizzare è 30.

   

7. Per l'impostazione di un limite di elementi in una pagina è possibile scegliere tra due opzioni:

   • Visualizza elementi in blocchi delle dimensioni specificate crea una visualizzazione pagina per pagina dei dati, utile quando si esplorano gli elementi in modo non interattivo.

     Quando sono presenti più elementi rispetto all'impostazione del limite, verrà usata la visualizzazione a pagine.

     

   • Limitare il numero totale di elementi restituiti alla quantità specificata crea un limite fisso che può restituire o meno l'intero risultato dell'operazione di filtro. Ciò può risultare utile quando si testa la visualizzazione, si crea un prototipo o si vogliono recuperare solo i primi valori di una visualizzazione.

8. In Stile è possibile scegliere Riquadro di anteprima per visualizzare tutte le informazioni degli elementi nell'elenco in un riquadro verticale. Il riquadro di anteprima è uno degli stili di visualizzazione che è possibile scegliere in Stile quando si modifica o si crea una visualizzazione.

   

   È possibile esplorare più rapidamente i dati posizionando il puntatore del mouse sul titolo di un elemento in un'area scorrevole sul lato sinistro della pagina, in modo da vedere tutti i valori di colonna dell'elemento corrente elencati in formato verticale sul lato destro della pagina. Vengono visualizzati meno dati iniziali, in modo da accelerare la visualizzazione. Questo stile è anche molto utile quando l'elenco è ampio o ha molte colonne e sarebbe necessario scorrere i dati orizzontalmente per visualizzarli.

   

9. Fare clic su OK.

È possibile eseguire altre operazioni con una visualizzazione, ma è sufficiente visualizzare i dati che hanno superato la soglia della visualizzazione elenco se si è bloccati. È anche possibile ordinare o raggruppare i totali dei set, espandere le cartelle e ottimizzare la visualizzazione con un dispositivo mobile.

Modificare una visualizzazione

Aprire la raccolta o l'elenco in cui si vuole creare una visualizzazione.

1. Fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta , selezionare la visualizzazione in Visualizzazione corrente e quindi fare clic su Modifica visualizzazione.
   
   

2. Scorrere verso il basso fino alla sezione Visualizzazioni e quindi fare clic su una visualizzazione.

3. È quindi possibile modificare le impostazioni come descritto nei passaggi da 5 a 9 nella sezione Creare una visualizzazione precedente.

4. Fare clic su OK.

Per filtrare rapidamente molti elementi in una visualizzazione, è necessario che la prima colonna specificata nel filtro sia indicizzata. Le altre colonne specificate nel filtro della visualizzazione possono essere indicizzate o meno, ma la visualizzazione non usa tali indici. La prima colonna del filtro deve restituire meno elementi della soglia della visualizzazione elenco.

Se la prima colonna del filtro restituisce più elementi della soglia di visualizzazione elenco, è possibile usare un filtro con due o più colonne. Quando si definisce una visualizzazione filtrata che usa due o più colonne, usare un operatore AND per limitare il numero totale di elementi restituiti. Anche in questo caso tuttavia è necessario specificare come prima colonna del filtro quella che probabilmente restituirà il numero minore di dati. L'uso di un filtro OR comporta quasi sempre l'aumento del numero degli elementi restituiti e in queste circostanze non si rivela efficace.

Per altre informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.

Esistono due parole chiave che possono essere usate per filtrare in base al giorno corrente [Oggi] o all'utente corrente [Me]. Si tratta di elementi dinamici perché cambiano a seconda della data o dell'utente.

[Me] può essere utile quando si vogliono visualizzare i documenti in una raccolta di grandi dimensioni. [Me] funziona sulle colonne basate sulle persone, ad esempio Autore o Modificato da. Ad esempio, per visualizzare tutti i documenti creati, impostare un filtro con la colonna Autore uguale a [Me]. Gli editor che vogliono visualizzare gli ultimi file su cui stavano lavorando possono impostare un filtro con la colonna Modificato da uguale a [Me]. Per visualizzare entrambi, creare due filtri collegati da OR.

La parola chiave [Oggi] funziona con le colonne basate sulla data. È possibile usare la matematica per ottenere gli intervalli che cambiano con la data odierna. Ad esempio, per visualizzare tutti i documenti modificati negli ultimi 30 giorni, è possibile creare un filtro nella colonna Data maggiore o uguale a [Oggi] - 30. Per lasciare il giorno corrente, impostare un secondo filtro con la colonna Data minore di [Oggi] e connetterlo con AND.

È possibile filtrare un elenco di SharePoint con una colonna di metadati. 

Aggiungere una colonna di metadati all'elenco

Passare all'elenco e selezionare +Aggiungi colonna.

Selezionare Altro scegliere il pulsante di opzione Metadati gestiti e quindi fare clic su OK.

In alternativa, dopo aver creato una colonna Metadati gestiti e aver aggiunto elementi all'elenco, è possibile applicare i tag di metadati facendo clic sull'icona Tag nel riquadro delle voci di elenco di modifica.

Applicare tag di metadati nel riquadro della visualizzazione albero .

Filtrare in base ai tag metadati gestiti

1. Selezionare l'icona del filtro per accedere al riquadro dei filtri.

   

   Nota: È possibile selezionare l'opzione Visualizzazione albero nell'elenco a discesa nella parte superiore del riquadro, che fornisce una visualizzazione gerarchica dei termini associati alla colonna selezionata.

2. Selezionare i tag di metadati in base ai quali filtrare.

   

3. In alternativa, se nella colonna Metadati gestiti sono stati definiti almeno 5 valori, selezionare il collegamento Visualizza tutto per visualizzare il riquadro dei filtri.

   

4. Controllare i tag di metadati in base ai quali si vuole filtrare e selezionare Applica.

Di seguito sono indicati alcuni suggerimenti utili per ottenere visualizzazioni compatibili con colonne indicizzate:

Per filtrare in base a:	Indicizzare:	Ad esempio:
Elementi modificati di recente	Colonna Data modifica	Per visualizzare solo gli elementi modificati nell'ultima settimana, applicare il filtro Data modifica è maggiore di[Oggi]-7.
Nuovi elementi	Colonna Data creazione	Per creare una visualizzazione solo degli elementi aggiunti nell'ultima settimana, applicare il filtro Data creazione è maggiore di [Oggi]-7.
Elementi personali	Colonna Autore	Per creare una visualizzazione solo degli elementi aggiunti personalmente, applicare il filtro Autore è uguale a [Utente].
Elementi in scadenza oggi	Colonna Scadenza (creata dall'utente in un elenco o una raccolta)	Per creare una visualizzazione solo degli elementi che scadono in data odierna, applicare il filtro Scadenza è uguale a [Oggi].
Aggiornamenti dell'area discussioni	Colonna Ultimo aggiornamento	Per creare una visualizzazione solo delle discussioni aggiornate nell'ultimo mese, applicare il filtro Ultimo aggiornamento è maggiore di [Oggi]-30.
File di archivio in una raccolta documenti	Data modifica	Per creare una visualizzazione di documenti che non sono stati modificati dopo il 2016 (e quindi da archiviare), applicare il filtro Data modifica è minore di 31 dicembre 2016.
Sottoinsieme di dati finanziari	Area, Anno (come due indici semplici)	Per creare una visualizzazione di dati finanziari per l'area nord-est nel 2015, applicare il filtro Area è uguale a "NE" AND Anno è uguale a 2015 perché è probabile che la colonna Area contenga meno valori della colonna Anno.
Metadati	Colonna Metadati gestiti	Per creare una visualizzazione dei metadati gestiti, applicare un filtro basato sui tag di metadati definiti nel riquadroFiltri elenco e raccolta. Per informazioni, vedere Che cos'è il riquadro filtri per elenchi e raccolte?

Tipi di colonna supportati Una riga di testo Scelta (valore singolo) Numero Valuta Data e ora Utente o gruppo (valore singolo) Metadati gestiti Sì/No Ricerca

Tipi di colonna non supportati Più righe di testo Scelta (multivalore) Valore calcolato Collegamento ipertestuale o immagine Colonne personalizzate Utente o gruppo (multivalore) Dati esterni